Direkt zum Hauptinhalt

Einsatzszenario

Elektronische Krankmeldung digital verwalten

Bundesweit fallen jährlich circa 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) an. Wird der „gelbe Schein“ daraufhin in dreifacher Ausführung vom Arzt gedruckt, kommen rund 230 Millionen Dokumente zusammen. Diese müssen wiederum vom Arbeitgeber, Arbeitnehmer und der Krankenkasse verwaltet werden. Nicht verwunderlich, dass die online Krankmeldung nun Aufwind bekommen hat.

Mit einer Gesetzesänderung wurde 2018 der Grundstein gelegt zur Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Ziel ist es,dass Ärzte alle Krankmeldungen nur noch elektronisch an die Krankenkassen übermitteln und diese die digitale Krankmeldung ebenso verbindlich in elektronischer Form an die Arbeitgeber melden. Der gelbe Schein bleibt lediglich für den Arbeitnehmer in Papierform erhalten. Dadurch sollen Bürokratie und Papierberge reduziert und Entlastung auf allen Seiten geschaffen werden. Doch immer wieder kommt es vor, dass ein Attest zu spät eingereicht wird oder nicht klar ist, ob die geltende Frist eingehalten wurde. Deshalb sollte die Digitalisierung der online Krankmeldung an dieser Stelle nicht enden.

HR-Prozesse automatisieren

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) digital einreichen und verwalten

Generell bleibt die Nachweispflicht bzw. Anzeigepflicht der Arbeitsunfähigkeit vom Arbeitnehmer bestehen. Er muss sicherstellen, dass die Krankmeldung den Arbeitgeber auch erreicht (per Telefon, E-Mail oder Messenger-Dienst über das Smartphone).

Diese Neuregelung zur digitalen Krankschreibung kann für das Unternehmen und HR-Mitarbeiter eine deutliche Entlastung mitbringen, sofern auch die internen Prozesse für eine elektronische Krankmeldung ausgerichtet sind. Es kann nicht zielführend sein, die elektronisch eintreffenden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAUs) auszudrucken und abzulegen oder lediglich digital zu archivieren. Die Daten sollten gebündelt und übersichtlich gespeichert werden.

So unterstützt Sie JobRouter® bei der digitalen Krankmeldung

Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, eine Krankmeldung digital einzureichen, die eintreffenden eAUs zu verarbeiten und entsprechende Kollegen automatisiert zu informieren.

Dank der JobRouter®-Prozessautomatisierung können Sie zahlreiche Geschäftsprozesse im HR digitalisieren und automatisieren. Zum Beispiel die Abwicklung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Sie starten eine elektronische Krankmeldung für sich oder andere Beschäftigte digital und verwalten diese durchweg elektronisch. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können sowohl elektronisch angehängt oder direkt von der Krankenkasse übermittelt werden. Der JobRouter®-Prozess steuert alle Aufgaben entsprechend einem definierten Rechte- und Rollen-Management. So arbeiten Sie sicher und vollständig nachvollziehbar, ohne wichtige Informationen zu verlieren.

Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, eine Krankmeldung digital einzureichen, die eintreffenden eAUs zu verarbeiten und entsprechende Kollegen automatisiert zu informieren.

Dank der JobRouter®-Prozessautomatisierung können Sie zahlreiche Geschäftsprozesse im HR digitalisieren und automatisieren. Zum Beispiel die Abwicklung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Sie starten eine elektronische Krankmeldung für sich oder andere Beschäftigte digital und verwalten diese durchweg elektronisch. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können sowohl elektronisch angehängt oder direkt von der Krankenkasse übermittelt werden. Der JobRouter®-Prozess steuert alle Aufgaben entsprechend einem definierten Rechte- und Rollen-Management. So arbeiten Sie sicher und vollständig nachvollziehbar, ohne wichtige Informationen zu verlieren.

Funktionen der elektronischen Krankmeldung

  • Krankmeldung für sich oder einen Kollegen digital starten
  • Start- und ggf. Endzeitpunkt flexibel wählen
  • Kommentarfunktion für Rückfragen und Erläuterungen
  • Ärztliches Attest bzw. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) direkt elektronisch hochladen, automatisiert einbinden oder nachreichen
  • Vorgesetzte und Kollegen automatisiert benachrichtigen
  • Vertreterregelungen automatisiert anstoßen
  • Alle involvierten Abteilungen erhalten die entsprechenden Informationen automatisiert
  • Personalabteilung hat eine Übersicht über alle eingehenden, aktiven und abgeschlossenen Krankmeldungen
  • Vorhandene elektronische Personalakte kann automatisiert aktualisiert werden

Online Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeit (AU) effizient managen - Beispielprozesse

Krankmeldeprozess starten

Über die JobRouter®-Eingangsbox können Sie Ihren Krankmeldeprozess starten. Im nächsten Schritt füllen Sie ein definiertes Formular aus, so dass die Fehlerquote sinkt und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann. Falls Sie die Krankmeldung für eine andere Person im Unternehmen durchführen, tragen Sie den entsprechenden Namen sowie das Start- und ggf. Enddatum des Ausfalls ein. Diese Daten können auch direkt von der Krankenkasse übermittelt werden. 

Ärztliches Attest hochladen bzw. einbinden

Sollten Sie bereits eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) haben, scannen Sie diese einfach ein oder laden Sie diese per Smartphone als Bilddatei hoch. Darüber hinaus kann eine eAU mit eingehenden Daten, z. B. aus dem XML-Format von der Krankenkasse, direkt eingebunden werden. Sofern keine AU notwendig ist oder noch nicht vorliegt, können Sie eine Checkbox aktivieren, um das Ende des Ausfalls offen zu lassen und die Krankmeldung nachzureichen.

Krankmeldeprozess absenden

Bei Bedarf hinterlassen Sie ein Kommentar und hinterlegen, welche Kollegen Sie benachrichtigen möchten. Je nachdem, welche Informationen vorliegen, ändert sich der Prozessverlauf: Sofern die Bescheinigung bereits vorliegt, kann die Personalabteilung die Krankmeldung einstufen und abschließen. Liegt kein Attest vor, wird ein Benachrichtigungsschritt eingeleitet, der Sie entsprechend erinnert.

Krankmeldeprozess abschließen

Sobald Sie die Bescheinigung eingereicht haben, ist der Prozess abgeschlossen. Alle Daten und Informationen wurden zirkuliert und nachvollziehbar archiviert. Sofern eine digitale Personalakte vom Unternehmen angeboten wird, können alle Informationen hier zusammenfließen und bilden immer den aktuellen Status des Mitarbeiters ab

Ihr Nutzen

Vorteile der elektronischen Krankmeldung

  • Krankmeldungen können zügig von überall aus gestartet werden
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) bzw. elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) liegen Unternehmen schneller vor
  • Rechte- und Rollen-Management ermöglicht sicheren Informationsaustausch und geregelten Zugriff auf sensible Daten
  • Übersicht aller Informationen zu Fehltagen und eingereichten AU einsehbar
  • Personenbezogene Daten können effizient im Prozess bereitgestellt werden
  • Mitarbeiter werden entlastest
  • Papierberge werden reduziert
  • Durchgehende digitale Prozesse (End-to-End)
  • Jederzeit Sicherheit und Transparenz über den Prozessstatus, personenbezogene Daten und Abrechnungen
nach oben