Einsatzszenario
Elektronische Krankmeldung digital verwalten
Bundesweit fallen jährlich circa 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) an. Seit 01. Januar 2023 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese elektronisch bei der Krankenkasse anzufordern. Ärzt:innen übermitteln nun die Krankmeldungen elektronisch an die Krankenkassen. Ziel der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinung (eAU) ist es, Bürokratie und Papierberge zu reduzieren sowie Entlastung auf allen Seiten zu schaffen. Der gelbe Schein bleibt lediglich für Arbeitnehmende in Papierform erhalten. Um alle Krankmeldungen zentral zu verwalten und stets zu wissen, welche eAUs bereits übermittelt wurden, setzen Kunden auf JobRouter®.
HR-Prozesse automatisieren
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) digital verwalten
Generell bleibt die Nachweispflicht bzw. Anzeigepflicht der Arbeitsunfähigkeit von Arbeitnehmenden bestehen. Sie müssen sicherstellen, dass die Krankmeldung die Arbeitgebenden auch erreicht (per Telefon, E-Mail oder Messenger-Dienst über das Smartphone).
Diese Neuregelung zur digitalen Krankschreibung kann für das Unternehmen und HR-Angestellte eine deutliche Entlastung mitbringen, sofern auch die internen Prozesse für eine elektronische Krankmeldung ausgerichtet sind. Es kann nicht zielführend sein, die elektronisch eintreffenden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAUs) auszudrucken und abzulegen oder lediglich digital zu archivieren. Die Daten sollten gebündelt und übersichtlich gespeichert werden.
So unterstützt Sie JobRouter® bei der digitalen Krankmeldung
Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform geben Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit, ihre Krankmeldung digital zu melden, die eintreffenden eAUs zu verarbeiten und entsprechende Kolleg:innen automatisiert zu informieren.
Dank der JobRouter®-Prozessautomatisierung können Sie zahlreiche Geschäftsprozesse im HR digitalisieren und automatisieren. Zum Beispiel die Abwicklung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Sie starten eine elektronische Krankmeldung für sich oder andere Beschäftigte digital und verwalten diese durchweg elektronisch. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen lassen sich via Systemaktivität elektronisch übermitteln und in JobRouter® ablegen. Der JobRouter®-Prozess steuert alle Aufgaben entsprechend einem definierten Rechte- und Rollen-Management. So arbeiten Sie sicher und vollständig nachvollziehbar, ohne wichtige Informationen zu verlieren.
Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform geben Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit, ihre Krankmeldung digital zu melden, die eintreffenden eAUs zu verarbeiten und entsprechende Kolleg:innen automatisiert zu informieren.
Dank der JobRouter®-Prozessautomatisierung können Sie zahlreiche Geschäftsprozesse im HR digitalisieren und automatisieren. Zum Beispiel die Abwicklung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Sie starten eine elektronische Krankmeldung für sich oder andere Beschäftigte digital und verwalten diese durchweg elektronisch. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen lassen sich via Systemaktivität elektronisch übermitteln und in JobRouter® ablegen. Der JobRouter®-Prozess steuert alle Aufgaben entsprechend einem definierten Rechte- und Rollen-Management. So arbeiten Sie sicher und vollständig nachvollziehbar, ohne wichtige Informationen zu verlieren.
Funktionen der elektronischen Krankmeldung
- Krankmeldung für sich oder Kolleg:innen digital starten
- Start- und ggf. Endzeitpunkt flexibel wählen
- Kommentarfunktion für Rückfragen und Erläuterungen
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) automatisiert einbinden
- Vorgesetzte und Kolleg:innen automatisiert benachrichtigen
- Vertreterregelungen automatisiert anstoßen
- Alle involvierten Abteilungen erhalten die entsprechenden Informationen automatisiert
- Personalabteilung hat eine Übersicht über alle eingehenden, aktiven und abgeschlossenen Krankmeldungen
- Vorhandene elektronische Personalakte kann automatisiert aktualisiert werden
Online Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeit (AU) effizient managen - Beispielprozesse
Krankmeldeprozess starten
Über die JobRouter®-Eingangsbox können Sie Ihren Krankmeldeprozess starten. Im nächsten Schritt füllen Sie ein definiertes Formular aus, so dass die Fehlerquote sinkt und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann. Falls Sie die Krankmeldung für eine andere Person im Unternehmen durchführen, tragen Sie den entsprechenden Namen sowie das Start- und ggf. Enddatum des Ausfalls ein. Diese Daten können auch direkt von der Krankenkasse übermittelt werden.
Ärztliches Attest hochladen bzw. einbinden
Sollten Sie bereits eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) haben, scannen Sie diese einfach ein oder laden Sie diese per Smartphone als Bilddatei hoch. Darüber hinaus kann eine eAU mit eingehenden Daten, z. B. aus dem XML-Format von der Krankenkasse, direkt eingebunden werden. Sofern keine AU notwendig ist oder noch nicht vorliegt, können Sie eine Checkbox aktivieren, um das Ende des Ausfalls offen zu lassen und die Krankmeldung nachzureichen.
Krankmeldeprozess absenden
Bei Bedarf hinterlassen Sie ein Kommentar und hinterlegen, welche Kolleg:innen Sie benachrichtigen möchten. Je nachdem, welche Informationen vorliegen, ändert sich der Prozessverlauf: Sofern die Bescheinigung bereits vorliegt, kann die Personalabteilung die Krankmeldung einstufen und abschließen. Liegt kein Attest vor, wird ein Benachrichtigungsschritt eingeleitet, der Sie entsprechend erinnert.
Krankmeldeprozess abschließen
Sobald Sie die Krankmeldung gemeldet haben und die eAU von der Krankenkasse vorliegt, ist der Prozess abgeschlossen. Alle Daten und Informationen wurden zirkuliert und nachvollziehbar archiviert. Sofern eine digitale Personalakte vom Unternehmen angeboten wird, können alle Informationen hier zusammenfließen und bilden immer den aktuellen Status der Mitarbeitenden ab.
Ihr Nutzen
Vorteile der elektronischen Krankmeldung
- Krankmeldungen können zügig von überall aus gestartet werden
- Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) liegen Unternehmen schneller vor
- Rechte- und Rollen-Management ermöglicht sicheren Informationsaustausch und geregelten Zugriff auf sensible Daten
- Übersicht aller Informationen zu Fehltagen und eingereichten eAUs einsehbar
- Personenbezogene Daten können effizient im Prozess bereitgestellt werden
- Angestellte werden entlastet
- Papierberge werden reduziert
- Durchgehende digitale Prozesse (End-to-End)
- Jederzeit Sicherheit und Transparenz über den Prozessstatus, personenbezogene Daten und Abrechnungen