Mehr Zeit durch Workflow Automation
Wie Sie von der Workflow-Automatisierung profitieren
Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform schenkt Ihnen Zeit für die wirklich wertschöpfenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen und beschleunigt Ihre Abläufe. Die Workflow-Automation-Software bietet eine große Vielfalt an integrierten Schnittstellen und Modulen, um alle möglichen Szenarien mit Prozessautomatisierung umzusetzen. Im Vergleich zu reinen Dokumentenmanagementsystemen unterstützt die Plattform dokumenten- und datenbezogene Prozesse im gleichen Umfang. Lesen Sie auf der Seite, wie Sie JobRouter® bei der Workflow-Automatisierung unterstützen kann und erfahren Sie wertvolle Tipps zum Thema.
Definition: Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung bedeutet, dass ein Unternehmen Aufgaben und Geschäftsvorgänge nicht nur dokumentiert und visualisiert, sondern auch digital abbildet. Das geschieht durch die Entwicklung und Durchführung von automatisierten Prozessen, um beispielsweise Routineaufgaben zu erledigen oder Daten und Dateien zwischen Personen und Systemen auf Grundlage von Geschäftsregeln weiterzuleiten. Eine Workflow-Automation-Software übernimmt die Steuerung des Ablaufs und sorgt automatisch dafür, dass alle Prozessbeteiligten korrekt in den digitalen Workflow eingebunden werden. Dazu bekommen die für diesen Prozess relevanten Personen Aufgaben (Prozessschritte) zugeteilt. Im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung von Geschäftsprozessen, bei der die Beteiligten selbst den weiteren Verlauf des Prozesses bestimmen müssen (z.B. durch Versand einer E-Mail oder das Weiterleiten eines Dokumentes oder Falles), übernimmt das Workflow-Management-System diese Arbeit. Die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse dieser verschiedenen Abläufe lassen sich, vereinfacht gesagt, auch mit dem Begriff Workflow-Management zusammenfassen.
Doch Automatisierung findet nicht nur durch das softwaregestützte Steuern der Prozessabläufe statt. Ein zentraler Gedanke bei der Workflow-Automatisierung ist es, Schritt für Schritt manuelle Tätigkeiten im Workflow durch automatische Schritte zu ersetzen und somit die Effizienz des Workflows stetig zu erhöhen.
Gute Gründe für Workflow Automation
Mit geeigneter Workflow-Automation-Software können Sie die Produktivität abteilungsübergreifend in Ihrem Unternehmen steigern, da häufig auftretende Arbeitsvorgänge automatisiert ablaufen. Die gewonnene Zeit können Sie und Ihre Mitarbeitenden nutzen, um Kundenwünschen schneller nachzukommen und so die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Gegenüber Ihren Konkurrenten, die ihre Prozesse manuell erledigen, verschaffen Sie sich damit einen Wettbewerbsvorteil.
Workflow Automation - Ihre Vorteile im Überblick
Produktivität steigern
Fehlerquote senken
Transparenz erhöhen
Kundenzufriedenheit steigern
Wettbewerbsvorteil nutzen
Wie Sie JobRouter® bei der Workflow-Automatisierung unterstützt
Vernetzung im ganzen Unternehmen
Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform verbindet Prozesse, Daten- und Dokumentenmanagement in einer einzigartigen Plattform, mit der Sie Workflow-Automatisierung nach Ihren Wünschen umsetzen. Durch den branchenunabhängigen Ansatz können Sie zudem alle Systeme und Fachabteilungen im gesamten Unternehmen vernetzen. Das gelingt dank vieler modularer Bausteine und flexibler Schnittstellen, so dass Sie eine leistungsstarke Lösung für unzählige Einsatzszenarien erhalten. Die JobRouter®-Plattform skaliert immer so, wie Sie es wünschen: Führen Sie automatisierte Prozesse schrittweise oder bereits abteilungsübergreifend im Unternehmen ein.
Geschäftsprozess visuell abbilden und gestalten
Am Anfang eines jeden Workflow-Automatisierungsprojektes steht die Aufnahme des Ist-Zustands und die Definition des Ziel-Workflows. Hierbei unterstützt JobRouter® mit einem visuellen Flowchart-Designer, mit dem Sie simple bis komplexe Prozesse abbilden und gestalten. Vom ersten Moment an können sie den Workflow übersichtlich darstellen und modifizieren. Über eine Exportmöglichkeit steht Ihnen das Flowchart auch für weitere Dokumentationszwecke zur Verfügung.
Sollten Sie schon einen Flowchart mit einem anderen Tool im BPMN-Format erstellt haben, können Sie die Datei ab Version 2022.2 beim Prozessimport hochladen. Die Konvertierung in einen JobRouter®-Prozess findet dann direkt nach der Eingabe statt.
Digital Workplace für alle Prozessbeteiligten
Sie möchten einen zentralen Platz für alle prozessgesteuerten Aufgaben und den Zugriff auf relevante Daten und Dokumente? Mit JobRouter® kreieren Sie einen Digital Workplace. In der intuitiven Weboberfläche oder mobil mit der JobRouter® App haben Sie stets die Übersicht über anstehende Aufgaben. Interaktive Formulare unterstützen Anwendende bei der Bearbeitung der Vorgänge und liefern auch direkt relevante Informationen zum Vorgang, beispielsweise aus anderen Applikationen.
Workflow-Engine zur Steuerung des Ablaufs
Die Workflow-Engine von JobRouter® steuert Ihre digitalen Geschäftsprozesse und sorgt für die Einhaltung der definierten Geschäftsregeln. Die Engine ist hochskalierbar und kann Prozesse von wenigen bis zigtausenden Vorgängen pro Tag effizient bearbeiten.
Benutzerinteraktionen mit dem Formular-Designer gestalten
Formulare ermöglichen, dass Prozessbeteiligte relevante Informationen bekommen und daran arbeiten können. Mit dem Formular-Designer von JobRouter® können Sie neue Formulare ohne Programmierung erstellen. Ihnen stehen verschiedene Elemente zur Auswahl, die sich individuell konfigurieren und in den Dialog einfügen lassen. Typisch sind zum Beispiel Eingabefelder zum Anzeigen und Editieren von Vorgangsdaten oder Listenfelder zur Auswahl von Daten.
Prozess- und Schrittlaufzeiten überwachen
JobRouter® verfügt über integrierte Funktionen, um Prozess- und Schrittlaufzeiten zu überwachen. User werden nicht nur visuell auf die Fristüberschreitung hingewiesen, auch mehrstufige Eskalationsmechanismen lassen sich leicht in JobRouter® definieren. So lassen sich zum Beispiel E-Mails an Bearbeitende versenden oder Schritte automatisch einer anderen Person zuweisen.
Vertretungen einrichten und Aufgaben delegieren
User können für jede Rolle, die sie innehaben, eine Vertretung auswählen. Die Funktion lässt sich jederzeit aktivieren, um die Aufgaben des Benutzers während dessen Abwesenheit auszuführen. Es ist möglich, für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Vertretende zu wählen.
Daten und Dokumente integrieren
In fast jedem Prozess werden Daten oder Dokumente gebraucht. Mit der Plattform JobRouter® verarbeiten, verwalten und archivieren Sie Ihre Dokumente. Stammdaten können Sie zudem, wann immer benötigt, in Ihre Prozesse und Archive integrieren – durchgängig und effizient.
Kontinuierliche Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse
Ein wesentlicher Aspekt in der Workflow-Automatisierung ist die Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Auf Basis der aufgezeichneten Workflow-Daten können Sie in JobRouter® Vorgänge analysieren und stetig verbessern. Daran können Sie sich an allen Phasen des Business Process Managements orientieren.
Systemaktivitäten für durchgängig automatisierte Workflows
Mithilfe von Systemaktivitäten fügen Sie beliebige Funktionen ganz einfach in einen JobRouter®-Prozess ein. Systemaktivitäten können zum einen als Schnittstelle zu anderen Unternehmensapplikationen dienen wie zum Beispiel einem ERP- oder CRM-System. Zum anderen können die Aktivitäten auch für bestehende Funktionen, wie das Versenden von E-Mail-Nachrichten, das Archivieren von Dokumenten oder das Anlegen neuer User verwendet werden.
Innovative Prozessautomatisierung mit Bots
Sie haben die Möglichkeit, JobRouter®-Prozesse um die Einbindung von Robotic Process Automation (RPA) zu erweitern. So können Sie manuelle Aufgaben in JobRouter® automatisch ablaufen lassen – und das ganz ohne Vorhandensein einer Schnittstelle zu Drittsystemen.
Wie Sie Workflows richtig automatisieren
Workflow-Automatisierung kann sehr unterschiedlich aussehen. Sie können beispielsweise einen einfachen und einstufigen Freigabeprozess oder gleich mehrere verschiedene Aufgaben automatisieren, die sich durch vorab festgelegte Regeln steuern lassen. Bei der Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung sind beispielsweise Genehmigungsprozesse für Investitionen ein beliebter automatisierter Workflow. So können Angestellte sich Investitionsausgaben freigeben lassen, indem Sie ein Online-Formular ausfüllen. Dabei wird die Workflow-Automatisierung aktiv und leitet den Antrag zur Genehmigung an die entsprechende Führungskraft weiter. Diese kann den Antrag freigeben, ablehnen oder an eine weitere Person im Unternehmen übermitteln. Je nach Höhe ist es außerdem möglich, dass der Antrag nach der Freigabe durch die Führungskraft an einen weiteren Bereich oder an weitere Verantwortliche weitergeleitet wird. Zum Beispiel kann ein Betrag unter 20.000 Euro an einen Finanzmitarbeitenden übermittelt werden, während ein höherer Betrag dem CFO persönlich zugestellt wird. Ist der Antrag genehmigt, lassen sich bei Bedarf weitere involvierte Abteilungen (IT, Marketing usw.) per Workflow-Automatisierung hinzuziehen, um die Investition auszuführen.
1. Workflows visuell festhalten
Automatisierte Workflows zu erstellen, ist eine umfangreiche Aufgabe, die Sie mit einem guten Plan jedoch bewältigen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, sollten Sie den Plan in kleine, ausführbare Aufgaben unterteilen. Es ist sinnvoll, dass Sie Ihren Workflow in einem visuellen Leitfaden festhalten, zum Beispiel in einem Flussdiagramm für Geschäftsprozesse. Sie können die Prozesse in Schritte gliedern und unterschiedliche Phasen durch Farben kenntlich machen.
2. Feedback einholen
Holen Sie Feedback der Angestellten ein, die derzeit manuelle Tätigkeiten ausführen und später die automatisierten Workflows nutzen sollen. Sie können Vorschläge machen, welche Aufgaben sich für eine Automatisierung eignen, um den Output und die Produktivität zu maximieren
3. Messbare KPIs definieren und messen
Sie wollen mit der Automatisierung von Workflows messbare Ergebnisse erzielen? Dann sollten Sie sich schon in der Entwurfsphase der automatisierten Workflows Gedanken über die verschiedenen KPIs machen, die Ihren Erfolg am besten messen. Mögliche KPIs sind beispielsweise: eingesparte Arbeits- oder Durchlaufzeit pro Woche.
4. Geeignete Tools zur Workflow Automation verwenden
Für die Prozessautomatisierung gibt es verschiedene Technologien und Ansätze. Robotic Process Automation können Sie beispielsweise nutzen, um Routineaufgaben zu automatisieren, während sich Digital Process Automation auch für komplexere Anforderungen eignet. Wenn sich Ihre Anforderungen schnell verändern und Sie flexibel bleiben möchten, ist eine Low-Code-Plattform die richtige Wahl. So können Sie mit nur minimalem Coding bereits Workflows automatisieren. Achten Sie darauf, dass Ihr Unternehmen über das nötige Fachwissen verfügt, um die Workflow-Automation-Software richtig einzusetzen.
5. Tests durchführen
Ein gründlicher Test, bevor Sie Ihre Workflow-Automatisierung in einer Abteilung oder sogar im gesamten Unternehmen einsetzen, ist Pflicht. Es ist sinnvoll, mehrfach zu testen und verschiedene Einstellungen auszuprobieren. Beziehen Sie außerdem die Personen ein, die die Workflow-Automation-Software in der Praxis verwenden
6. Workflows einführen, überwachen, anpassen
Nun ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Ihre Workflow-Automatisierung in Betrieb gehen soll. Schulen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen im Umgang mit den Werkzeugen und machen Sie die Vorteile deutlich. Wenn Sie sich ein wenig Zeit nehmen, erleichtern Sie den Start für alle Beteiligten deutlich. Sind die Prozesse angelaufen, müssen Sie diese überwachen. Läuft alles korrekt oder melden Beteiligte Probleme? Nehmen Sie – falls notwendig – Anpassungen vor.
Workflows automatisieren – häufige Beispiele in der Praxis
Unternehmen, die auf automatisierte Workflows setzen, wenden dafür in der Regel eine Lösung aus dem Bereich Prozessautomatisierung oder Workflow Automation an. Diese Tools sorgen dafür, dass Informationen nach festgelegten Regeln von A nach B weitergeleitet und Aktionen ohne Zeitverzug abgeschlossen werden.
Bereits einfache Prozesse lassen sich so automatisieren, zum Beispiel die Erstellung und der Versand von Rechnungen. Sie können Rechnungen auf die klassische Art und Weise verfassen, indem Sie die Daten des Kunden in ein vorgefertigtes Dokument eingeben, die Posten auflisten und Preise eingeben. Nachdem Sie das Dokument abgespeichert haben, müssen Sie die Rechnung per Mail verschicken und auf den Zahlungseingang warten. Ist die Rechnung bezahlt, muss dies entsprechend festgehalten werden.
Mit einer Workflow-Automation-Software lassen sich viele der oben beschriebenen Aufgaben automatisieren. Eine Automatisierungssoftware kann beispielsweise erkennen, wann die Kundenfirma einen Artikel erworben oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen hat, die Summe berechnen und die Kundendaten automatisch in die Rechnung übernehmen. Durch einen Prüfschritt können Sie sicherstellen, dass alle Daten stimmen, sodass die Software die Rechnung danach automatisch an den Kunden schicken kann. Ist die Rechnungssumme beglichen, lässt sich dies ebenfalls in der Software vermerken.
Häufige Einsatzszenarien für automatisierte Workflows sind:
- Rechnungsverarbeitung
- Urlaubsantrag
- Genehmigung
- Bewerbungsmanagement
- Mitarbeiter-Onboarding
- Digitale Reisekostenabrechnung
- Digitales Vertragsmanagement
- Budgetfreigabe
- und viele mehr
Häufige Fragen
Muss ich Entwickler:in sein, um Workflow-Automatisierung nutzen zu können?
JobRouter® basiert auf der Low-Code-Entwicklung. Das heißt, durch dieses Prinzip sind auch Prozessdesigner:innen mit wenig Programmierkenntnissen in der Lage, Prozesse zu modellieren. Entwickler:innen können JobRouter® bei Bedarf mit zusätzlichen Systemen erweitern.
Kann ich mit JobRouter® mehrsprachige Prozesse gestalten?
Ja. Neben einer in 24 Sprachen verfügbaren Nutzeroberfläche bietet JobRouter® die Möglichkeit, Prozesse komplett zu übersetzen. Sämtliche Inhalte – von Bezeichnungen in den Formularen bis hin zu E-Mailtexten – können übersetzt werden. Zudem steht ein Repository zur Verfügung, in dem Sie zentral alle Bezeichnungen pflegen und zu Übersetzungszwecken nach Excel ex- und wieder importieren können.
Unterstützt JobRouter® die BPMN-Notation?
Workflows, die sich mit dem JobRouter® konzipieren lassen, orientieren sich am BPMN 2.0 Design. In der JobRouter®-Plattform können Sie ab Version 2022.2 BPMN-Dateien beim Prozessimport hochladen. Die Konvertierung in einen JobRouter®-Prozess findet dann direkt nach der Eingabe statt.
Lässt sich JobRouter® an Drittsysteme anbinden?
Ja. Für die Anbindung an Drittsysteme bietet JobRouter® eigene APIs und Integrationsmöglichkeiten, die u.a. das interne Archiv sowie die Workflowkomponente abdecken.
Welche Möglichkeiten zum Testen von Workflows gibt es?
Jeder JobRouter®-Prozess kann im integrierten Simulator vor der Produktivname getestet werden. Zudem ist es möglich, ein oder mehrere Testsysteme neben der JobRouter®-Umgebung zu betreiben. Hier stehen komfortable Funktionen zur Verfügung, um erstellte oder geänderte Prozessversionen und zugehörige Objekte vom Test- in das Produktivsystem zu übertragen.
Kann ich bei JobRouter® meine Workflows mobil steuern?
Ja. Es wird eine mobile App für iOS und Android angeboten, über die Sie Ihre Workflows steuern können. Zudem ist der JobRouter®-Client webbasiert und kann auf beliebigen Endgeräten im Browser geöffnet werden.
Welche Workflow-Arten gibt es und welche unterstützt JobRouter®?
Jeder Workflow stellt eine Abfolge bestimmter Arbeitsschritte und Ergebnisse dar, die ganz unterschiedlich gestaltet werden können. Wir unterscheiden fünf verschiedene Arten von Workflows: Sequenzielle, regelbasierte, parallele, aufgeteilte und anwendergesteuerte Workflow-Verarbeitung. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blog-Artikel zum Thema Workflow-Management.