Direkt zum Hauptinhalt

Software für digitales Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im Überblick

Haben Sie sich auch schon gefragt, was Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind und welche Vorteile das digitale Dokumentenmanagement für Unternehmen hat? Dann sind Sie hier genau richtig! Erhalten Sie eine Definition zu DMS-Systemen und erfahren Sie mehr über Funktionen und Anforderungen an entsprechende Lösungen.

Einfache Definition

Was sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?

Dokumentenmanagementsysteme sind laut Definition Software-Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement. Einfach erklärt, bieten elektronische Dokumentenmanagementsysteme die Möglichkeit, ein Dokument anhand eines Workflows über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg zu erstellen, zu bearbeiten, zu überwachen, zu verteilen, zu archivieren oder zu löschen.

Abkürzungen & Synonyme

Die Bedeutung der Abkürzung „DMS“ ist in diesem Zusammenhang „Dokumentenmanagementsystem“. Manchmal ist von DMS-Systemen oder DMS-Software die Rede. Im Englischen heißen die Lösungen „document management systems“.

Einsatzmöglichkeiten

Die Einsatzszenarien für digitales Dokumentenmanagement sind schier endlos. Hier nur einige Beispiele:

Vorteile für Unternehmen

Warum lohnt sich ein Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenmanagementsysteme sind die Software-Lösungen, mit denen Sie dem Traum vom papierlosen Büro näherkommen. Außerdem hat das DMS noch weitere Vorteile:

  • Zeitgewinn: Sie sparen Zeit, weil Sie schneller auf Informationen zugreifen können.
  • Platzgewinn: Sie benötigen keine Räumlichkeiten mehr für all die Aktenberge.
  • Weniger Materialverbrauch: Sie arbeiten mit elektronischen Dokumenten und sparen so Materialien wie Papier.
  • Höhere Transparenz: Sie arbeiten nachvollziehbar für bessere Zusammenarbeit.
  • Mehr Kundenzufriedenheit: Sie sind weniger anfällig für Fehler und können Kunden schneller Auskunft geben.
  • Größere Rechtssicherheit: Sie können Dokumente nach rechtlichen Vorgaben archivieren und löschen.

Kurz gesagt sind sie effektiver, schonen Ressourcen und sind rechtlich auf der sicheren Seite. Im Arbeitsalltag können Sie sich so auf das Wesentliche konzentrieren und besser Ihrem Kerngeschäft nachgehen. Insbesondere in Krisenzeiten wie der Corona-Pandemie sichern sich Unternehmen, die auf ein DMS-System (im Home Office) setzen, zudem einen Wettbewerbsvorteil.

6 Phasen der Dokumentenarbeit

Wie unterstützt das DMS den Dokumentenlebenszyklus?

Bei der DMS-Systemauswahl für eine effiziente Lösung zur digitalen Dokumentenarbeit sollten Sie den Dokumentenlebenszyklus (Englisch: Document Life Cycle) beachten. Anhand des Kreislaufes können Sie prüfen, ob die Dokumentenmanagement-Software der Wahl alle notwendigen Funktionen mitbringt und Ihrer Anforderungsanalyse genügt.

1. Dokument erstellen bzw. generieren

In der ersten Phase erstellen Benutzer:innen ein Dokument –  auf Papier, am Monitor oder am mobilen Endgerät. Oder es wird dank automatisierter Texterkennung sowie Datenerfassung und -verarbeitung aus unterschiedlichen Quellen und Daten automatisiert im Dokumentenmanagementsystem zusammengefügt.

Wird das Dokument am PC erstellt, kommt zusätzliche Software wie Microsoft Word, PowerPoint oder Excel zum Einsatz – abhängig vom Dokumenttyp. Abschließend kann das Dokument an einem zentralen Speicherort abgelegt und für die Weiterverarbeitung vorbereitet werden.

2. Inhalte bearbeiten und nutzbar machen

In der zweiten Phase soll das Dokument im DMS-System für andere nutzbar gemacht und Informationen abgestimmt, weitergegeben, dokumentiert und verschlagwortet werden. Mehrere Personen oder Abteilungen können parallel oder konsekutiv Dokumente gemeinsam bearbeiten. Deshalb spielen Revisionssicherheit, Versionierung und Synchronisierung als Anforderungen an das digitale Dokumentenmanagement eine wichtige Rolle. Zwingend sind auch eine effiziente Suche, ein geregeltes Ablagesystem sowie strukturierte Datenverarbeitung und Zugriffskontrollen.

3. Dokument verbreiten

Sobald die interne Vorbereitung und Bearbeitung abgeschlossen sind, kommt das Dokument wieder in Umlauf. Rein informative Dokumente wie Bedienungsanleitungen oder Notizen legen Beteiligte beispielsweise in elektronischen Akten innerhalb der DMS-Software ab, während Verträge oder Eingangsrechnungen (automatisiert) komplexere Geschäftsprozesse durchlaufen und viele Abteilungen sowie involvierte Mitarbeitenden vernetzen. Darüber hinaus werden Wiedervorlagen automatisiert eingeplant und ausgeführt. Erreichbar sind die Dokumente über alle Endgeräte hinweg.

4. Dokument aktiv nutzen

Die vierte Phase definiert, wie Anwendende auf ein Dokument zugreifen und nutzen können. Im Dokumentenmanagementsystem kann der Zugriff permanent oder einfach festgelegt sein, Inhalte können wiederholt oder einfach abgerufen und Lese- oder Schreib- sowie Freigaberechte hinterlegt werden. Bei Änderungen am Dokument, wird dieses in Phase drei zurückgestuft, sodass alle Änderungen nachvollziehbar bleiben. DMS-Software unterstützt das Unternehmen besonders bei rechtlichen Dokumenten und schützen vor Manipulation sowie nachträglichen Änderungen.

5. Dokument revisionssicher archivieren

Im vorletzten Schritt stellt die revisionssichere Langzeitarchivierung innerhalb des Dokumentenmanagementsystems sicher, dass das Dokument nach den geltenden Richtlinien aufbewahrt und vor Manipulation geschützt wird. Ein DMS-System speichert Dokumente nach rechtlichen Vorgaben und Löschfristen in einem digitalen Archiv. Jeder Zugriff auf das Dokument wird lückenlos dokumentiert. Das Dokument kann dank integrierter Volltext- oder Schlagwortsuche sekundenschnell gefunden und aus dem Archiv heraus geteilt werden.

6. Dokument rechtskonform löschen bzw. vernichten

In der letzten Phase des Dokumentenlebenszyklus definiert die rechtskonforme Entsorgung bzw. Löschung des Dokuments, wann ein Dokument keinen Nutzen mehr für das Unternehmen bietet. Digitale Archive innerhalb von Dokumentenmanagementsystemen übernehmen diese Aufgabe automatisiert und löschen ein Dokument samt begleitender Daten endgültig.

Funktionen moderner DMS

Was muss die Dokumentenmanagement-Software können?

Dokumente digitalisieren, erstellen, teilen, verwalten und digital archivieren: Die Liste der allgemeinen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems ist bei vielen Software-Anbietern weitestgehend gleich. Wie automatisiert und medienbruchfrei einzelne Zwischenschritte durchlaufen, hängt von der Leistung der Prozessautomatisierung ab, die je nach DMS-Anbieter unterschiedlich sein kann.

Der Anforderungskatalog an moderne DMS-Lösungen:

  • Schnittstellen und Integrationen zu Drittsystemen
  • regelbasierte Workflows
  • Erfassung strukturierter und nicht strukturierter Daten (integrierte OCR-Erkennung)
  • Unterbau eines Rechte- und Rollen-Managements inkl. Positionsbezogener Schwärzung
  • gestuftes Eskalationsmanagement
  • revisionssicheres Archiv mit regelbasierter Archivierung
  • Verschlagwortung und automatische Anreicherung mit Metadaten
  • Vorgangsmonitoring
  • Versionierung
  • Protokollierung
  • Dunkelbuchung
  • Rechtssicheres Stempeln inkl. Metadatenspeicherung
  • Rechtskonforme digitale Signatur
  • gemeinsame Informationsbasis durch webbasierten / Cloud-basierten Zugriff
  • gesicherte Bereitstellung von Informationen

DMS unterstützen Unternehmensprozesse

Warum ist ein prozessbasiertes DMS-System sinnvoll?

Das vollständige Potential von DMS-Systemen können Unternehmen nur mit einer vollständig integrierten IT-Infrastruktur entfalten, die auch die Abläufe beachtet, die nicht papierbasiert sind. Denn: Nicht das Dokument bestimmt den Arbeitsalltag, sondern Prozesse. Sie sind bestenfalls hinsichtlich Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung optimiert und verbinden Aufgaben, Mitarbeitende und Software.

Um dem Ziel vom papierlosen Büro so nah wie möglich zu kommen, ist das Workflow-Management innerhalb des Dokumentenmanagementsystems ausschlaggebend. Im besten Fall entscheidet sich das Unternehmen für eine Digitalisierungsplattform, welche DMS-System und BPM-Tool zusammenbringt, um sämtliche Prozesse digitalisieren zu können.

Ein Dokumentenmanagementsystem, das eine starke Prozessautomatisierung im Kern der Software hat, automatisiert sowohl dokumentbasierte als auch datengetriebene Prozesse. Der Mitarbeitende bleibt flexibel und kann einen Prozess von Anfang bis Ende digital bearbeiten. Denn: der Workflow steuert die digitale Dokumentenverwaltung unternehmensweit.

DMS ganzheitlich einführen

Warum sind DMS-Systeme als Insellösung keine Lösung?

Jeder Entscheidende sollte sich bewusst sein, dass sich jede Unterbrechung eines digitalen Prozesses durch Medienbrüche negativ auf die Gesamteffizienz des Unternehmens auswirkt. Jeder Prozess, der nicht automatisiert geregelt ist, birgt eine höhere Gefahr für Flüchtigkeitsfehler, Auslassungen oder einen unzureichenden Informationsaustausch. Dies kann sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken. In einem weiteren Schluss können darunter die Arbeitseffizienz und Güte leiden, was sich abermals negativ auf das Gesamtergebnis des Unternehmens übertragen kann.

Digitalisierungsplattform von JobRouter®

Dokumentenmanagementsysteme frei von Medienbrüchen

Neue Tools, Systeme und digitale Infrastrukturen bilden ein Ökosystem, das sowohl komplex als auch funktionsstark ist und stetig wächst. Eine zentrale Anforderung an ein Dokumentenmanagementsystem ist daher: Sie sollte möglichst mit den verschiedenen Anwendungen verknüpft und Medienbrüche reduziert werden. Hierbei können Sie auf eine Digitalisierungsplattform wie JobRouter® mit agilem Dokumentenmanagement zurückgreifen und so einen echten digitalen Dokumentenlebenszyklus schaffen. Denn: Nur wenn der DMS-Software eine starke Prozess-Engine zugrunde liegt, profitieren Sie als Unternehmen von durchgängigem digitalem Dokumentenmanagement. Fordern Sie daher direkt unsere JobRouter®-Demo an und überzeugen Sie sich selbst von unserer ganzheitlichen Lösung.

Mehr zum Thema Dokumentenmanagementsystem

  • document on laptop display

    Agiles Dokumentenmanagement

    Erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sie mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform das Dokumentenmanagement im Unternehmen agil gestalten können.

  • Digitale Archivierung - Dokumente digital archivieren

    In unserem Artikel lesen Sie, wie das digitale Archiv mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems funktioniert.

  • Dokumente gemeinsam bearbeiten

    In unserem Einsatzszenario erklären wir, wie die gemeinsame Dokumentenarbeit Ihren Papierverbrauch weiter senken kann.

nach oben