Dokumente gemeinsam bearbeiten

Kollaboration und Kommunikation – das sind die Eckpfeiler effizienter Teamarbeit. In Unternehmen, wo weiterhin manuelle Prozesse dominieren und papiergebundene Dokumentenarbeit die Regel ist, fallen diese jedoch hinter Organisationsdruck, Rückfragen und langen Liegezeiten zurück. Zwar gibt es immer mehr Unternehmen, die Dokumentenmanagementsysteme oder Tools zur Unternehmensdigitalisierung nutzen, dennoch verbraucht jeder Deutsche noch immer über 240 Kilo Papier, Pappe oder Kartonage pro Jahr. 40 Prozent entfallen allein auf Kopierpapier. So rückt das papierlose Büro auch 2021 für viele Unternehmen in weite Ferne. Dabei sind die Vorteile durch digitale Dokumentenarbeit nicht von der Hand zu weisen: Mehr Flexibilität, bessere Nachvollziehbarkeit, reduzierte Kosten und Ablage sowie optimierte Prozessabläufe, sind nur die offensichtlichsten.

Nicht zuletzt optimiert digitale Dokumentenarbeit nämlich die Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen – und stärkt somit die Mitarbeiterzufriedenheit. Dies gelingt dann besonders gut, wenn digitale Dokumente in unternehmensweiten Geschäftsprozessen bereitgestellt, gemeinsam bearbeitet und entsprechend weiterverarbeitet werden können. Meist reichen einfache oder isolierte Systeme wie Dokumentenmanagementsysteme für den Start in die Unternehmensdigitalisierung. Arbeiten zunehmend mehr Mitarbeiter digital und kommen neue Tools hinzu, stellen Medienbrüche und abgeschnittene Prozesse eine große Effizienzhürde dar.