Zettelberge ade

Circa 35.000 analoge Ausgangsrechnungen und 250 volle Leitzordner pro Jahr – das war 2017 die Bilanz von Dirk Briesemeister, Geschäftsführer von KHS, und seinem Team. KHS ist ein Einkaufsverband für Sanitär, Heizungs- und Klimatechnik aus aktuell 46 Anschlusshäusern beziehungsweise Handwerksbetrieben, die bundesweit verteilt sind und unterschiedliche Unternehmensstrukturen aufweisen. Ein komplexes Konstrukt mit ebenso komplexen Auftragsabwicklungs-, und Rechnungsprozessen, die bis 2017 ausschließlich analog erfolgten. Zeit für Veränderungen, da waren sich viele im Verband einig.

Die Arbeitsabläufe von KHS kann man sich etwa so vorstellen: Wenn ein Anschlusshaus eine bestimmte Menge an Material benötigt, zum Beispiel Waschtische oder Heizkörper, wendet es sich an die KHS. Der Einkaufsverband vergleicht Angebote und schickt sie an das Anschlusshaus weiter. Nimmt das Anschlusshaus den Auftrag an, überliefert KHS dies an den Lieferanten und übergibt wiederum die Auftragsbestätigung an das Anschlusshaus. Dazwischen existieren mehrere Ablageschritte, um den jeweiligen Stand festzuhalten. Ist das Material ausgeliefert folgt für die Rechnungsverarbeitung ein ähnlicher Prozess: Die Rechnung des Lieferanten kommt bei KHS an, die Beschäftigten prüfen den Beleg und reichen ihn an das Anschlusshaus weiter. Verbucht wird die Rechnung in einem externen Finanzbuchhaltungssystem. Nach Ausgleich der Rechnung erfolgt seitens des Verbands die Bezahlung des Lieferanten.

• Transparenz über den aktuellen Stand der Bearbeitung
• Sichere Archivierung und schneller Zugriff auf Dokumente
• Beschleunigung von Arbeitsabläufen
• Minimierung von Fehlerquellen
• Entlastung des Personals und dadurch Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Professionalisierung des Unternehmens
• Kosteneinsparung durch Reduzierung der Papierdokumente

Die Herausforderung: Sämtliche Ablageschritte fanden analog statt. Das heißt: Anfragen, wie auch Angebote, hefteten KHS-Beschäftigte vor der Umstellung in Leitz-Ordner ab; die Erteilung von Aufträgen fand meist handschriftlich per Fax statt. Auch bei den Rechnungsprozessen sah es nicht viel anders aus: Rechnungen kamen per Post und wurden auf gleichem Wege an das jeweilige Anschlusshaus versendet. Das machte die Prozesse – insbesondere wegen des zeitaufwändigen, analogen Vorgehens – für Anschlusshäuser intransparent.

Briesemeister erinnert sich: „Am verständlichsten hat es mir ein Partner wie folgt beschrieben: „Wenn ich bei KHS etwas bestelle, ist das, als werfe ich es in ein dunkles Loch und weiß nicht, ob und wann wieder was rauskommt. Das bedeutet, ich weiß beispielsweise weder, ob der Auftrag angekommen ist, noch wann ich eine Lieferung bekomme.“ Es sollte deshalb ein digitales System her, das alle Vorgänge  für Beteiligte transparent und nachvollziehbar darstellt. Eine weitere Anforderung an das neue System war, die Prozesse adäquat abbilden zu können, die mit der über 25 Jahre gewachsenen Unternehmensstruktur einhergehen.

Anfang 2018 hat alles begonnen. Zusammen mit seinem Einkaufsleiter und Prokuristen Dirk Kohrs holte Dirk Briesemeister Angebote ein und verglich Systeme. Im Sommer 2018 machte das Team dann Nägel mit Köpfen:

„Am Ende waren noch drei Anbieter in der engeren Auswahl, das Rennen machte letztendlich JobRouter®. Von allen inspizierten Systemen hat die Digitalisierungsplattform JobRouter® unsere Anforderungen am besten erfüllt. So konnten wir endlich anfangen, zukunftsorientiert zu arbeiten. Dass wir nicht zweigleisig fahren und den digitalen Schritt 100 Prozent gehen können, hatte bei der Auswahl des Systems hohe Priorität.“, erklärt Briesemeister. Daher hat die KHS zunächst alle Gesellschafter für die digitale Kontaktaufnahme sensibilisiert. Anfragen wie auch der Eingangsrechnungen der Rechnungen werden per E-Mail verschickt gehen per E-Mail ein Zeitersparnis 50% ca. 85% 25% Aufträge per Fax oder Mail wurden nur noch digital über JobRouter® bearbeitet.

In einem weiteren Schritt, ab Januar 2019, sollten auch die Rechnungen der Lieferanten nur noch digital abgewickelt werden. Eine Schwierigkeit stellte dabei das verwendete Finanzbuchhaltungssystem dar, da anfänglich keine Schnittstelle hergestellt werden konnte. Nach einer intensiven Bearbeitungsphase konnte es jedoch zusammen mit dem IT-Dienstleister bk systems integriert werden, so dass seit Sommer 2019 auch Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen in JobRouter® digital verarbeitet werden. Für Transparenz bei den Beteiligten sorgen die Einsicht auf den aktuellen Arbeitsstatus sowie das zentrale Archiv.

Mehr als 85 Prozent der Eingangsrechnungen kommen mittlerweile per E-Mail – Tendenz steigend. Ebenfalls per E-Mail erfolgt der Versand der Rechnungen an fast die Hälfte der Anschlusshäuser. „Das sind die Auswirkungen der JobRouter®-Einführung“, meint Briesemeister. Zudem werden Kosten sowie 20 bis 25 Prozent an Zeit eingespart. „Wir merken auch, dass die Mitarbeiterzufriedenheit wächst. Auf Grund der digitalen Prozesse haben unsere Beschäftigten mehr Durchblick und können nun effizienter arbeiten. Zettelberge gehören der Vergangenheit an. Das alles verschafft uns letztendlich Umsatzsteigerungen.“ Doch Stillstand kommt bei KHS nicht in Frage – so wird bereits heute nach weiteren Vorgängen Ausschau gehalten, um diese zu digitalisieren. Geplant ist die Anbindung des Online-Shops an JobRouter® sowie die Bereitstellung von Rechnungen in der Handwerkersoftware von Anschlusshäusern. Daneben soll die Abwicklung von Rechnungsgutschriften in JobRouter® ein weiterer Meilenstein sein. Als Tipp für Unternehmen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, gibt Briesemeister folgendes mit auf den Weg: „Bei der Entscheidung für ein geeignetes System, sollte nicht die kostengünstigste, sondern die nachhaltigste Lösung gewählt werden. Ein System muss auch mit dem Unternehmen wachsen können.“ Genau diese Anforderung erfüllt JobRouter®.