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Digitale Archivierung: So archivieren Sie Dokumente digital

Frei von Papier – ein Traum, der durch die digitale Archivierung wahr wird. Wie die digitale Archivierung funktioniert und warum es sinnvoll ist, Dokumente digital zu archivieren, erfahren Sie hier. Sie lernen außerdem, wie Sie Software einsetzen, um Dokumente revisionssicher digital aufzubewahren.

Definition: Was ist die digitale Archivierung?

Die digitale oder elektronische Archivierung ist die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten und digitalen Datenträger. Dieser Prozess wird elektronische Speicherung genannt.

Das können ehemals papiergebundene Dokumente sein, die nun in digitaler Form vorliegen, oder bereits digitalisierte Dokumente, wie E-Mails, Bilderdateien oder digitale Rechnungen.  Für die digitale Archivierung benötigt ein Unternehmen ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das entweder aus der Cloud oder lokal betrieben wird.

Vorteile der digitalen Archivierung gegenüber analogen Formen

Die elektronische (oder digitale) Archivierung birgt viele Vorteile für Unternehmen und wird im Gegensatz zur analogen Archivierung in Papierform immer beliebter. Sie profitieren gleich auf mehreren Ebenen.

Zeitersparnis

Bei der elektronischen Archivierung erfolgt das Wiederauffinden von Dokumenten in der Regel über eine einfache Suchfunktion. Informationen sind damit deutlich schneller verfügbar. Ist ein Dokument erst digital archiviert, lässt es sich dank der Suche binnen Sekunden finden.

Platzeinsparung 

Archivieren Unternehmen zunehmend digital, gehören große Lagerräume, Aktenschränke und Papierstapel auf dem Schreibtisch der Vergangenheit an. Sie reduzieren Miet- und Materialkosten.

Skalierbarkeit

Jedes (analoge) Archiv hat Grenzen. Mit der digitalen Archivierung haben Unternehmen eine platzsparende Langzeitlösung und gleichzeitig viele Optionen, das digitale Archiv zu erweitern. Die Archivierungssoftware wächst mit und ermöglicht die sichere Aufbewahrung großer Dokumenten- und Datenmengen.

Mehr Nachhaltigkeit

Eine digitale Archivierung ist deutlich nachhaltiger und reduziert den Papierverbrauch. Greifen Sie zum Beispiel einfach auf die elektronische Signatur zurück und sparen Sie sich das Ausdrucken von Verträgen oder ähnlichem.  

Redundante Daten vermeiden

Gerade bei papiergebundenen Archiven sind Dokumente häufig doppelt abgelegt.  Im digitalen Archiv entstehen keine Duplikate und die neueste Version ist automatisch im System hinterlegt.

Transparenz und bessere Auffindbarkeit von Dokumenten

Im Gegensatz zu vielen analogen Archivierungsformen sind in einem digitalen Archiv alle Dokumente zentral abgelegt.  Außerdem wird die Ablage durch digitale Archivierung übersichtlicher: Sie profitieren von einer übersichtlichen Ablage und einem transparenten, aktuellen Datenbestand.

Flexibilität

Durch die elektronische Archivierung haben berechtigte Mitarbeitende jederzeit und überall Zugriff auf Dokumente – egal ob remote oder aus dem Homeoffice. 

Unantastbarkeit

Während physische Unterlagen leicht verändert werden könnten, sind digital archivierte Dokumente vor missbräuchlichen Änderungen geschützt. Das bringt die Revisionssicherheit ins Spiel: Nach der GoBD sind Unternehmen verpflichtet, ihre Dokumente revisionssicher zu archivieren.

Fristen einhalten

Für verschiedene Dokumententypen und -formen gelten unterschiedliche, oft unübersichtliche Aufbewahrungsvorschriften. Im Zuge der digitalen Archivierung können Unternehmen automatische Aufbewahrungs- und Löschfristen berücksichtigen, die helfen, die Archivierung vollständig konform zu gestalten. 

Welche Dokumente sollten Unternehmen archivieren?

Ob digitale Verträge, Belege oder E-Mails – für jedes Dokument gibt es nach Gesetzestext individuelle Archivierungsanforderungen. Bei der digitalen Archivierung gilt: Die rechtlichen Vorschriften können sich je nach Dokument unterscheiden.

Rechnungen

Für elektronische gilt wie für analoge Rechnungen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Bis zum Ablauf dieser Frist müssen digitale Rechnungen im Archiv jederzeit zugänglich sein. Für die Archivierung von Rechnungen per E-Mail sowie für Gehaltsabrechnungen gelten spezielle Anforderungen.

Verträge

Miet-, Arbeits- oder Darlehensverträge – oft verursachen diese Dokumente einen hohen Papierverbrauch. Durch die digitale Archivierung und einem digitalen Vertragsmanagement kann dem entgegengewirkt werden. Die jeweilige Aufbewahrungsfrist richtet sich nach der Vertragsart.

Belege

Der Oberbegriff Belege umfasst in erster Linie schriftliche Nachweise über Geschäftsvorfalle. Neben Rechnungen und Verträgen beinhaltet der Begriff unter anderem Quittungen, Zahlungsbelege, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen. Die digitale Belegarchivierung stellt die Beweiskraft der eigenen Buchhaltung sicher. Die Aufbewahrungsfrist für die meisten Belege beträgt zehn Jahre. 

E-Mails

Eine präzise Unterscheidung zwischen archivierungspflichtigen und nicht-archivierungspflichtigen E-Mails ist schwierig bis unmöglich. Viele Unternehmen setzen auf die sogenannte Journalarchivierung. Hierbei werden alle E-Mails direkt nach Ein- bzw. Ausgang auf dem E-Mail-Server in das Archivsystem kopiert – noch bevor diese im Postfach der Beteiligten erscheinen.

Akten

Digitale Personalakten, Patientenakten, E-Akten oder Projektakten sollten Unternehmen für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen aufbewahren, in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren. Bei der Archivierung digitaler Akten ist die sogenannte Verfahrensdokumentation zu beachten, das heißt die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung und Belegablage.

Arten der digitalen Archivierung

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Formen der digitalen Archivierung:

  1. Die elektronische Dokumentenarchivierung: langfristige, sichere, digitale und unveränderliche Verwahrung von Daten und Informationen in elektronischer Form, die sich jederzeit reproduzieren lassen. Der Zugriff erfolgt in der Regel über eine interne Archivierungssoftware im Unternehmen.
  2. Die elektronische Langzeitarchivierung: der Einsatzbereich nach Ende der Aufbewahrungsfrist von Dokumenten. Im Regelfall betrifft dies die Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen von mindestens zehn Jahren. 
  3. Die revisionssichere elektronische Archivierung: die ordnungsgemäße, sichere Aufbewahrung kaufmännischer und steuerrechtlicher Dokumente. Diese Art der digitalen Archivierung folgt den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und des GoBD und erfüllt eine Aufbewahrungsfrist zwischen sechs und zehn Jahren.

Die richtige Software für die digitale Archivierung finden

Bevor die digitale Archivierung losgehen kann, sollten Sie sich Gedanken über die passende Archivierungssoftware machen. Die Funktionen der verschiedenen Systeme sind facettenreich und variieren nach Systemanforderung. Bei der Wahl der Software zur digitalen Archivierung sollten Sie darauf achten, dass diese die rechtlichen Grundsätze erfüllt, insbesondere nach GoBD und DSGVO.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten für die digitale Archivierungssoftware:

  • Mit einem DMS digital archivieren

    Die digitale Archivierung mithilfe eines Dokumentenmanagementssystems (DMS) unterstützt Unternehmen vor allem bei der rechtssicheren digitalen Archivierung. Das DMS ermöglicht einen automatisierten und effizienten Archivierungsprozess und sorgt für die rechtlich nötige Revisionssicherheit.

  • Mit der Cloud digital archivieren

    Die digitale Dokumentenarchivierung kann bei einigen Archivierungssystemen per Cloud-Speicherung erfolgen. Hierbei der gravierende Unterschied: Der Dokumentenserver ist nicht Teil des Firmennetzwerkes, sondern wird extern angemietet. Im Endeffekt bietet die Kombination aus DMS und Cloud eine ortsunabhängige elektronische Archivierung.

Elektronische Archivierung in 5 Schritten einführen

Sobald die Entscheidung für ein Archivierungssystem gefallen ist, können Sie loslegen: Der elektronischen Archivierung und dem Aufbau des digitalen Archivs steht nichts mehr im Wege. Für das geordnete und erfolgreiche Aufbauen eines elektronischen Archivs gibt es einzelne Schritte, die Sie befolgen sollten. Diese können Sie im Folgenden nachlesen und am besten sofort anwenden.

Schritt 1: Installation des Systems

Der erste Schritt umfasst die Installation des ausgewählten Archivierungssystems. Danach kann die eigentliche Arbeit des digitalen Archivierens losgehen.

Schritt 2: Dokumente klassifizieren

Haben Sie alle relevanten Dokumente digital erfasst, empfiehlt sich eine Klassifizierung nach Art des Dokumentes. Sind Verträge digitalisiert und im Archiv abgelegt, können Sie Fehler anhand eines Dokumententyps leichter und schneller beheben. Dies hilft enorm bei der schrittweisen digitalen Archivierung weiterer Belegarten. Die Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens ist gegeben und es entsteht kein Bearbeitungsstau. 

Schritt 3: Dokumente digital erfassen

Im dritten Schritt sind alle papierbasierten Dokumente in einer vorher festgelegten Reihenfolge und Ordnung einzuscannen und zu digitalisieren. Mit einem passenden Dokumentenmanagementsystem ist dies kinderleicht: Die Software ist mit einem Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner verbunden und startet den Scanvorgang. Digitale Dokumente wie beispielsweise E-Mails werden automatisch erfasst. 

Schritt 4: Revisionssichere Archivierung im digitalen Archiv

Der wichtigste Schritt: Alle digitalisierten oder digital vorhandenen Dokumente werden zentral und revisionssicher im digitalen Archiv der DMS-Software oder der Cloud archiviert. 

Schritt 5: Digitale Archivierung nutzen und pflegen

Nach der Archivierung kann das neue (digitale) Archiv genutzt werden. Alle Dokumente können jederzeit von berechtigten Nutzenden recherchiert und aufgerufen werden. Nach und nach sollten Sie Prozesse, wie beispielsweise die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren, damit Sie nicht erneut Papierdokumente in ihr neues elektronisches Archiv einpflegen müssen.

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Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Rechnungen erfassen, prüfen & freigeben
Zeit ist Geld – das gilt auch bei Eingangsrechnungsverarbeitung. Dennoch ist der Prozess komplex, weil oft viele Schritte und Personen notwendig sind, um eine Rechnung zu bearbeiten.

Revisionssichere elektronische Archivierung: das sollten Sie beachten

Die revisionssichere elektronische Archivierung bezieht sich auf die Verwahrung in digitalen Archivsystemen. Wörtlich übersetzt bedeutet der Begriff die Sicherheit der Überprüfung bzw. Rückschau. In anderen Worten: Das digitale Abbild eines Dokuments kann weder verloren gehen, noch verändert werden.

Aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege und Unterlagen müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass Unternehmen die Dokumente nach den Richtlinien der GoBD sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches (HGB) verwahren und speichern müssen. 

Sofern die Revisionssicherheit gewährleistet ist, können Unternehmen die Papierdokumente nach der digitalen Archivierung entsorgen.

Was bedeutet die revisionssichere elektronische Archivierung in der Praxis?

  • Jegliche Änderungen sind zu erfassen.  
  • Überschreibungen oder Löschungen müssen im elektronischen Archiv nachvollziehbar sein.
  • Im Falle einer Betriebsprüfung ist die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente unerlässlich, da bei Verstoß Bußgeld oder eine Gefängnisstrafe drohen können.
  • Ein professionelles Archivierungssystem ist unumgänglich.

So geht digital archivieren mit JobRouter®

Das Modul JobArchive ist das integrierte, elektronische Dokumentenmanagementsystem von JobRouter®. Damit sind die revisionssichere elektronische Archivierung, die zentrale Ablage, schnelle Suche und Zugriffskontrolle von Dokumenten möglich.

Dabei ist JobArchive weitaus mehr als ein digitaler Speicher: Das DMS der JobRouter®-Digitalisierungsplattform umfasst einen intelligenten Belegleser sowie weitere Funktionen, um gemeinsam an Dokumenten arbeiten zu können. Dazu gehören unter anderem das Archivieren von beliebigen Dateien, die Verwendung verschiedener Speicheradapter, die Versionskontrolle von Dateien und den Aufruf von Dokumenten oder Trefferlisten aus externen Programmen.

Sie können beliebige Dokumente revisionssicher speichern, in entsprechenden Prozessen nutzen oder im Viewer öffnen und bearbeiten. Durch diesen einzigartigen Ansatz verknüpft die JobRouter®-Digitalisierungsplattform Prozess-, Daten- und agiles Dokumentenmanagement zu einer integrierten Lösung.

FAQ zur digitalen Archivierung

Wieso sollte ich digital archivieren?

Digitale Dokumente lassen sich einfach verschicken, transportieren und sichern. Sie sind für mehrere Mitarbeitenden ortsunabhängig sowie gleichzeitig verfügbar. Sie benötigen keine Lagerfläche, was vor allem bei großen Dokumentenmengen ein großer Vorteil ist.

Was muss ich bei der elektronischen Archivierung beachten?

Wie so oft sollten Sie für eine gelungene Umsetzung Ihres Digitalisierungsprojekts auch bei der digitalen Archivierung einige Punkte beachten. Das sind vor allem: klare Anforderungen an das Projekt definieren, einen Kosten- und Zeitplan erstellen sowie Projektverantwortliche definieren. 

Ist die Umstellung auf die digitale Archivierung kompliziert?

Nein, mit der richtigen Archivierungssoftware keinesfalls. Eine gute, digitale Archivierungslösung macht die Aufbewahrung Ihrer Dokumente online so einfach wie das Versenden einer E-Mail. Die Umstellung von analog auf digital ist auf kurze Sicht zeitintensiv, auf lange Sicht aber sparen Sie sich Unmengen an Zeit und Nerven.

Wieso sollte ich mit JobRouter® digital archivieren?

Das Modul JobArchive ist ein komplettes, in die Digitalisierungsplattform integriertes Dokumentenmanagementsystem mit intelligenter Belegerkennung und Funktionen zum gemeinsamen Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten. Darüber hinaus bietet die Digitalisierungsplattform JobRouter neben der elektronischen Archivierung noch viele weitere Funktionen wie Prozessautomatisierung, Verknüpfung von Daten und Dokumentenmanagement.

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