Digitalisierungsprojekte umsetzen mit JobRouter®: ein Geheimrezept

„Im Wesentlichen orientieren wir uns an drei Punkten, wenn wir Digitalisierungsprojekte angehen: Wir holen die Erwartungen der Kunden ein, definieren Ziele und legen dann die Projektmethode fest.

Unsere Devise ist es immer, die Erwartungen der Kunden an das Projekt bestmöglich zu erfüllen. Deswegen sollte der/die zuständige Projektmanager:in auf jeden Fall erfragen, wieviel Zeit und Budget für das Projekt eingeplant sind. Außerdem spielt die Erwartung an den Inhalt und Umfang des Projekts eine entscheidende Rolle

Jeder spricht beim Projektmanagement von Zielen. Klar ist: Ziele sind das Fundament für erfolgreiches Projektmanagement. Diese zu definieren, ist nicht immer leicht. Wir im Professional Service von JobRouter verwenden deswegen das sogenannte SMART-Modell, um die Projektziele unserer Kundenfirma festzuhalten. Das heißt: Ziele sollten spezifisch, messbar, abgestimmt, realistisch und terminiert sein.

Last but not least einigen wir uns mit dem Auftraggebenden auf ein Projektvorgehen. Wir unterscheiden zwischen zwei Hauptkonzepten: Das Wasserfallmodell und das agile Projektmanagement.“

"Beim klassischen Wasserfallmodell dreht sich alles um die genaue Planung. Im Vorhinein wird ein Projekt in mehrere Phasen aufgeteilt, die linear bearbeitet werden. Nur wenn eine Phase abgeschlossen ist, kann die nächste beginnen. Eine hohe Planungssicherheit ist ein großer Vorteil dieses Modells, auch was Kosten und Zeit angeht. Leider ist dieses Vorgehen etwas starr. Mögliche Fehler in der Umsetzung werden erst am Ende sichtbar und eventuelle Anpassungen sind im Nachgang sehr zeitaufwendig und damit auch kostenintensiv.

Das agile Projektvorgehen soll diese Nachteile auffangen. Hier liegt der Fokus auf schnellen Ergebnissen, die dann immer wieder angepasst werden können. Tatsächlich sind die hohe Flexibilität und die hohe Anpassungsfähigkeit tolle Vorteile. Auf der anderen Seite ist der Aufwand, in zeitlicher und finanzieller Hinsicht, schlecht im Voraus abschätzbar."

„Das lässt sich so pauschal nicht sagen. Die Modelle sind auch nicht getrennt voneinander zu verstehen, sondern lassen sich wunderbar kombinieren. Damit fahren wir gewöhnlich am besten. Es ist sozusagen eine Kombination aus dem Besten der beiden Welten, die halb agile Methode.“

„Ich erkläre es immer wieder gerne an der Planung eines Hausbaus: Bei der Wasserfallmethode machen die Bauverantwortlichen einen detaillierten Plan und legt fest, welche Räume wo liegen sollen, wo wie viele Steckdosen angebracht werden sollen, und dass im Wohnzimmer beispielsweise ein Teppichboden verlegt wird. Das Haus wird gebaut und der Kunde sieht das umgesetzte Projekt dann erst bei der Schlüsselübergabe.

Bei der agilen Methode wird nur ein grober Plan konzipiert, mit dem Unterschied, dass die Verantwortlichen im Verlauf der Ausführung immer wieder eingreifen können. Beispielsweise dann, wenn sie nun doch Parkett im Wohnzimmer haben möchte. Sie sind laufend darüber informiert, wie viel Zeit und Kosten notwendig sind, um die neuen Ideen zu realisieren und haben so immer einen Überblick über das Projekt.

Das Projekt Hausbau wird also – wenn der übergreifende Plan steht – in kleine Aufgaben eingeteilt, die (agil) verändert beziehungsweise erweitert werden können. Nach dem gleichen Prinzip funktioniert das Projektmanagement bei JobRouter – nur eben für Digitalisierungsvorhaben.“

„Ein solches Projekt umzusetzen, ist enorm zeitintensiv. Deswegen braucht es die volle Unterstützung des Teams von beiden Seiten und vor allem einen starken Willen. Hier ist Kommunikation ein wichtiger Faktor. Und damit meine ich nicht nur die Kommunikation innerhalb des Projektes, sondern der ständige Austausch mit der Geschäftsleitung, den Stakeholdern und weiteren Projektbeteiligten. Feedback annehmen zu können und dieses dann direkt umzusetzen, sind ebenfalls enorm wichtige Faktoren, die über das Gelingen eines Projekts entscheiden.“

„Wir legen zu Beginn fest, welche Erwartungen an das Projekt hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität gerichtet sind. Unsere Kundenfirmen erwarten dann natürlich, dass diese umgesetzt werden. Meistens hat ein Projekt ein genehmigtes Budget und einen ambitionierten Zeitplan, die wir immer im Auge behalten müssen. Diese drei Faktoren im Einklang zu halten, ist definitiv eine Anforderung an uns als Projektleitung.“

„Ganz klar: Offene und transparente Kommunikation. Wir wollen der Kundenfirma in jeder Phase des Projektes sagen können: Hier stehst du und folgende Punkte fehlen noch. Im Gegenzug ist es für uns genauso wichtig zu erfahren, welche genauen Anforderungen die späteren Anwender:innen, Key User und Verantwortlichen an die neuen digitalisierten JobRouter®-Prozesse haben. Nur so können wir das richtige Ergebnis gemeinsam erzielen. Ich denke, Flexibilität, Aufgeschlossenheit für neue Ideen und Prozessveränderungen sind ebenfalls wichtige Eigenschaften, die wir und auch der Kunde mitbringen muss, um eine Zusammenarbeit erfolgreich zu machen. “