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Digitalisierung in KMU: So gelingt die Umsetzung

Der digitale Wandel hat mittlerweile alle Branchen erreicht. Nicht nur große, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) befassen sich immer häufiger mit Themen wie mobilem Arbeiten, digitaler Zusammenarbeit und papierlosen, automatisierten Prozessen. Doch was bedeutet dieser Transformationsprozess eigentlich für Ihr Unternehmen? Wie finden Sie den optimalen Einstieg in die Digitalisierung in KMU? Und welche Fördermittel können Sie dabei beanspruchen? Dieser Artikel liefert hilfreiche Tipps.

Was bedeutet Digitalisierung für KMU?

Bereits seit vielen Jahren bestimmt der Begriff „Digitalisierung“ den Diskurs in der Wirtschaft. Tempo machen zahlreiche KMU bei diesem Thema jedoch erst, seit sie die Corona-Krise dazu „gezwungen“ hat. Das Erreichte ist vielerorts eine gute Basis. Der Transformationsprozess befindet sich jedoch meist erst am Anfang.

Unternehmensdigitalisierung ist ein umfassender Prozess, der alle Unternehmensbereiche betrifft und durch neue Technologien getrieben wird. Im Einzelnen ergeben sich für Ihr Unternehmen dadurch folgende Veränderungen:

  • Aus analogen Informationen werden digitale Inhalte
  • Geschäftsprozesse werden mit Software abgebildet und schrittweise automatisiert
  • Arbeitsmodelle werden flexibilisiert
  • Produkte und Services werden durch digitale Angebote ergänzt
  • Die interne und externe Kommunikation erfolgt über mehrere digitale Kanäle
  • Geschäftsentscheidungen basieren zunehmend auf Daten (Big Data)
  • Es entstehen neue, digitale Geschäftsmodelle

Wenn es Ihnen gelingt, die skizzierten Veränderungen richtig umzusetzen, generieren Sie nicht nur einen erheblichen Mehrwert, sondern sichern letztlich die langfristige Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Diese Vorteile der Digitalisierung sind für KMU besonders hervorzuheben:

  • Informationen (z. B. Akten, Preislisten, Produktinformationen, Verträge etc.) werden ortsunabhängig und für alle Mitarbeiter verfügbar
  • Prozesse werden wesentlich effizienter und schneller
  • Routineaufgaben können automatisiert werden, sodass mehr Zeit für wichtige Aufgaben entsteht
  • Durch flexible Arbeitsmodelle verbessert sich die Mitarbeiterzufriedenheit, Fachkräfte lassen sich besser rekrutieren
  • Durch die gute Datenverfügbarkeit und neue Kommunikationsmöglichkeiten verbessert sich der Kundenservice
  • Neue digitale Produkte und Services steigern den Geschäftserfolg
  • Es können bessere Entscheidungen auf Basis solider Daten getroffen werden

KMU-Digitalisierung: So finden Sie den Einstieg

Selbstverständlich lassen sich die oben genannten Veränderungen in Ihrem Unternehmen nicht alle gleichzeitig umsetzen. Denn Budgets und Ressourcen sind naturgemäß begrenzt. Zudem ist nicht jede Digitalisierungsmaßnahme gleich wirtschaftlich. Ihr Ziel sollte es demnach sein, die Transformation punktuell und in mehreren kleinen Schritten zu realisieren. Hierfür benötigen Sie eine Digitalisierungsstrategie, die Ihre Unternehmensziele und Ihre Kundenanforderungen berücksichtigt. Daraus können Sie dann wiederum Prioritäten für Digitalisierungsprojekte ableiten. Sehen wir uns einige Beispiele an, um dies deutlicher zu machen.

Welche Beispiele für die Digitalisierung in KMU gibt es?

Im Mittelpunkt der KMU-Digitalisierung stehen in der Regel drei Bausteine: Dokumente, Daten und Prozesse. Greifen wir für unser Beispiel die Prozesse heraus. „Leider“ existieren davon so viele, dass es nicht trivial ist, diejenigen mit der höchsten Digitalisierungsrelevanz auszuwählen. Annähern können Sie sich dem Ziel mit einer strukturierten Vorgehensweise, die folgende Schritte umfasst:

  1. Sammlung aller Geschäftsprozesse erstellen
  2. Einzelschritte visualisieren und analysieren
  3. Optimierungs- und Automatisierungspotenzial je Prozess evaluieren
  4. Prozesse absteigend nach Potenzial sortieren
  5. Workflows mit dem höchsten Potenzial zuerst digitalisieren und automatisieren

Ein klassisches Beispiel ist der digitale Rechnungseingang. Sehen Sie sich einmal genauer an, wie dieser Prozess in Ihrem Unternehmen gehandhabt wird. Wie lange dauert es durchschnittlich, bis die Einzelschritte wie Zuordnung, Verbuchung, Prüfung, Freigabe und Zahlung durchlaufen sind? Wie viele Rechnungen lassen sich pro Tag verarbeiten? Wie viele Stationen beziehungsweise Personen sind an dem Ablauf beteiligt? Welche Systeme verwenden Sie? Wie häufig begleichen Sie Rechnungen zu spät, sodass Sie Skontofristen verpassen oder gar Mahnkosten entstehen?

Nun können Sie die Prozesskosten und Einsparpotenziale berechnen. In aller Regel stellen Sie fest, dass durch die Digitalisierung und Automatisierung des Workflows erhebliche Kostensenkungen realisierbar sind. Übertragen lässt sich dieses Beispiel im Übrigen auf viele weitere Abläufe:

Wie steht es laut Studien um die Digitalisierung von KMU?

Halten wir als Zwischenfazit fest: Es gibt viele Ansatzpunkte, um mit der Digitalisierung in KMU zu starten. Doch wo steht der Mittelstand aktuell bei diesem Thema?

Der Digitalverband Bitkom veröffentlichte Ende 2021 Ergebnisse einer Umfrage, die eine coronabedingte digitale Aufbruchstimmung bestätigt. 92 Prozent der Befragten gaben an, die Digitalisierung habe durch die Corona-Krise für ihr Unternehmen an Bedeutung gewonnen. Allerdings stuften sich rund zwei Drittel (65 Prozent) als digitale Nachzügler ein. Ein Blick auf die angegangenen Maßnahmen seit Corona-Beginn zeigen, wo die Prioritäten liegen:

  • Videokonferenzen statt persönlicher Treffen: 92 Prozent
  • Tools zur digitalen Zusammenarbeit nutzen: 74 Prozent
  • Zusätzliche Hardware anschaffen: 63 Prozent

Der Fokus scheint also eher auf neuen Arbeitsformen als auf den Prozessen zu liegen. Wenn in der Studie von Prozessdigitalisierung die Rede ist, dann nur in Form von „digitalen Dokumenten statt Papier“ oder „digitalen Signaturen statt der handschriftlichen Unterschrift“. Dies greift selbstverständlich zu kurz. Das vorhandene Potenzial der Prozessdigitalisierung und -automatisierung wird somit nur in Teilen ausgeschöpft.

Auch der KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2021 bescheinigt einen „moderaten Schub“ der KMU-Digitalisierung durch die Corona-Pandemie. Dennoch führte ein Viertel der befragten KMU im Herbst 2021 unverändert keine Digitalisierungsaktivitäten durch. Es zeigte sich hierbei auch ein Gefälle von großen zu kleinen Betrieben. So setzten im Jahr 2021 67 Prozent der großen Mittelständler (über 50 Beschäftigte) Digitalisierungsvorhaben um. Bei den kleinen Betrieben (weniger als 5 Beschäftigte) waren es hingegen nur 30 Prozent. Was die Art der durchgeführten Maßnahmen betrifft, so kommt der Bericht zu folgendem Ergebnis:

  • Kontakt zu Kunden und Lieferanten digitalisieren: 58 Prozent
  • IT-Strukturen und Anwendungen erneuern: 54 Prozent
  • Know-how aufbauen: 40 Prozent

Erst auf dem sechsten Platz (22 Prozent) landet die Reorganisation von Workflows, welche ein Indikator für komplexere Digitalisierungsschritte ist. Ebenfalls nur 22 Prozent haben sich mit der Digitalisierung von Produkten und Dienstleistungen befasst.

Welche Förderung können KMU für die Digitalisierung erhalten?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Förderung der Digitalisierung bei KMU. So können kleine und mittlere Unternehmen beispielsweise Zuschüsse und günstige Kredite für Investitionen in digitale Technologien, für den Aufbau von Know-how, für Beratungsleistungen und für die Einführung moderner Software-Lösungen erhalten. Weitere Details können Sie nachstehender Tabelle entnehmen:

Ausgewählte Förderprogramme auf Bundesebene

Förderprogrammmaximale FörderungBesonderheiten
Digital Jetzt (BMWi)Zuschuss bis 50.000 Euro, 40-70 % Förderquote
  • Gefördert werden KMU mit 3 bis 499 Beschäftigten.
  • Betriebsstätte oder Niederlassung muss in Deutschland sein.
  • Vorhaben muss innerhalb von zwölf Monaten nach Bewilligung umgesetzt werden.
  • Unternehmen muss Fördermittel nachweisen.
  • Nicht gefördert werden Ausgaben für Hardware, Standardsoftware, interne Personalkosten und konzeptionelle Tätigkeiten (z. B. Erstellung einer Digitalstrategie).
  • Förderungssumme erhöht sich auf bis zu 100.000 Euro bei Zusammenarbeit mit einem Partner entlang der Wertschöpfungskette (Lieferanten, Kunden).
BAFA – Förderung unternehmerischen Know-howsZuschuss bis 4.000 Euro, 50-90 % Förderquote
  • KMU mit bis zu 250 Beschäftigten werden gefördert.
  • Sitz muss in Deutschland sein und Unternehmen muss der EU-Mittelstandsdefinition für KMU entsprechen.
  • Primäre Zielunternehmen sind: Startups, Bestandsunternehmen (älter als zwei Jahre) und Unternehmen in Schwierigkeiten.
  • Beratungsleistungen werden bezuschusst.
Go digital (BMWi)Zuschuss 16.500 Euro, 50 % Förderquote
  • KMU mit bis zu 100 Beschäftigten und einem maximalen Umsatz von 20 Millionen Euro werden gefördert.
  • Betriebsstätte oder Niederlassung muss in Deutschland sein.
  • Beratung darf nur von einem autorisierten Berater vorgenommen werden.
  • Zwei Beratertage zum Thema IT-Sicherheit sind Pflicht.
Go-Inno (BMWi)Zuschuss 27.500 Euro, 50 % Förderquote
  • Besonderheiten analog zu „Go digital“
ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit (KfW)Kredit, bis 25 Mio. Euro, Zins ab 1 %
  • Gefördert werden gewerbliche Unternehmen mit einem Umsatz niedriger als 500 Millionen Euro und Freiberufler, die seit mindestens 2 Jahren tätig sind.
  • Das Programm fördert eine Reihe von digitalen Vorhaben, z. B. Strategieberatung, digitale Plattformen, Agilitätsmaßnahmen etc.
ERP-Mezzanine für Innovationen (KfW)Kredit 25.000 bis 5 Mio. Euro, Zins ab 1 %, Nachrangkapital, Laufzeit 10 Jahre
  • Gefördert werden Investitionen und Betriebsmittel für marktnahe Forschungen von Unternehmen (<500 Mio. Umsatz) und Freiberuflern (länger als 2 Jahre tätig).
  • Die Forschungsprojekte müssen einen neuartigen Charakter haben und sich vom Stand der EU-Technik abgrenzen. Diese Eigenschaften müssen von einem zertifizierten Gutachter der KfW attestiert werden. 

Fazit: Digitalisierung in KMU als Chance

Die Digitalisierung ist für KMU eine große Chance. Sie kann flexible Formen der Zusammenarbeit fördern, die Belegschaft entlasten, Prozesse verbessern, Kosten senken, die Qualität und Geschwindigkeit von Geschäftsentscheidungen erhöhen, zusätzliche Umsätze generieren und Kundenzentrierung ermöglichen. Trotz dieser Potenziale und der verfügbaren Förderungen verhalten sich einige Unternehmen jedoch immer noch zurückhaltend. Dies legen zumindest viele Studien nahe, wonach sich die Betriebe eher auf Basismaßnahmen wie die Einführung von Videokonferenz-Tools oder die Beschaffung neuer Hardware konzentrieren.

Dabei bietet die digitale Transformation weitaus größeres Potenzial – insbesondere im Bereich der Geschäftsprozesse. Idealerweise setzen Sie in diesem Bereich auf eine universelle Plattform, die das Daten- und Dokumentenmanagement ebenso unterstützt wie die Prozessdigitalisierung und -automatisierung. Eine einzigartige Lösung, die diesem Ansatz folgt, ist JobRouter®.

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