Direkt zum Hauptinhalt

Digitalisierung in KMU: Wie New Work alles verändert

  • Erscheinungsdatum
  • Lesedauer
  • KategorieDigitalisierung nach Fachbereichen

Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und mehr Eigenverantwortung: Die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bringt nicht nur für das Unternehmen selbst entscheidende Vorteile. Angestellte finden sichtbar Gefallen an der neuen digitalen Arbeitswelt, auf die die Corona-Pandemie wie ein Beschleuniger wirkte. Was früher als „New Work“ galt, ist heute zur Normalität geworden.

Lesen Sie in diesem Artikel, was New Work ist und wie es die Digitalisierung in KMU vorangetrieben hat. Außerdem erfahren Sie, mit welchen Förderungsprogrammen auf Bundesebene KMU digital durchstarten können.

Was ist New Work?

Die Idee des „New Work“ wird immer wieder neu gedacht, gibt es aber bereits seit den siebziger Jahren. Spätestens seit Corona ist das Thema in KMU und weiten Teilen der Gesellschaft ein Dauerbrenner.

Der amerikanische Professor Frithjof Bergmann hat das Konzept „New Work“ entwickelt. Nach seiner Definition umfasst es eine Alternative zum damaligen Lohnarbeitssystem, dem er kritisch gegenüberstand. Die zentralen Werte der neuen Arbeitswelt waren seiner Auffassung nach Freiheit, Selbstständigkeit und Teilhabe an der Gesellschaft – „New Work“ war geboren.

Heutzutage umfasst New Work mehrere Perspektiven eines modernen Arbeitens, deren Kern die Digitalisierung und eine Art von Flexibilisierung ist:

  • flexiblere Arbeitszeiten (verschiedene Arbeitszeitmodelle, Teilzeit etc.)
  • unabhängigere Arbeitsorte (Homeoffice, Remote Work)
  • anpassungsfähige Unternehmensstrukturen, Denkweisen und Gewohnheiten (Agilität, Wissenstransfer, vernetztes Arbeiten etc.) 

Insbesondere die Bandbreite an Themen macht New Work zu einem interessanten Ansatz für Unternehmen. Doch viele KMU und auch Großunternehmen identifizieren sich nur mit einer Komponente von New Work und sehen nicht das Große und Ganze. Es reicht zum Beispiel nicht aus, lediglich ein Tool zur digitalen Zusammenarbeit einzuführen und damit auf die New-Work-Welle aufzuspringen. So funktionieren weder eine ganzheitliche Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen noch neue Arbeitsmethoden. Trotzdem sind Homeoffice, flexible Arbeitsorte und agile Arbeitsmethoden jeweils ein Puzzleteil, das einen digitalen Arbeitsplatz und New Work einläutet.

KMU investieren in Digitalisierung

Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung in KMU beschleunigt und einen Wandel hin zum Digital Workplace befeuert. Dennoch haben sich KMU schon vorher aus einem wichtigen Grund mit modernen Arbeitsmodellen auseinandergesetzt: Der fortschreitende Fachkräftemangel. Laut einer aktuellen Studie haben 39 Prozent der befragten KMU Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu finden und zu halten. 40 Prozent sehen in flexiblen Arbeitszeitmodellen einen der attraktivsten Faktoren, um neue Beschäftigte zu gewinnen.

Der Plan geht auf: Viele Angestellte finden Gefallen am digitalen Büro und sind der Meinung, dass die Digitalisierung sie bei der eigenen Arbeit entlastet. Das geht aus einer DAK-Sonderanalyse hervor. Während vor der Pandemie nur jeder dritte Arbeiternehmer dieser Aussage zustimmte, war es während der Pandemie schon jeder zweite – ein Plus von 39 Prozent.

Digitalisierung und Homeoffice entlasten Arbeitnehmer in der Corona-Krise
Quelle: www.dak.de

Homeoffice allein ist nicht die Lösung für KMU

Eine weitere Befragung ergab, dass 92 Prozent der KMU-Angestellten im Homeoffice weitestgehend zufrieden sind. Der Wegfall des Arbeitsweges, mehr Flexibilität und die Möglichkeit, Beruf-, Familie- und Freizeitleben besser managen zu können, nannten die Befragten dabei als die größten Benefits. Jedoch zeichnet sich in der Umfrage auch ab, dass ein Arbeitsleben nur von Zuhause aus für viele nicht das Mittel der ersten Wahl ist. Die geringen sozialen Kontakte, die langen Kommunikationswege mit Kolleginnen und Kollegen und keinen Zugriff auf alle Unterlagen zu haben, sind für die Mehrheit der Befragten die zweite, negative Seite der Medaille. Deshalb spricht sich ein Großteil für einen Mix aus wechselnden Homeoffice- und Bürophasen aus.

Digitalisierung in KMU und New Work: Ein Blick in die Zukunft

Die plötzlichen Veränderungen aufgrund der Corona-Pandemie waren für zahlreiche KMU Fleißarbeit, in die ebenfalls viel Geld geflossen ist. Sie einfach rückgängig zu machen, ist deshalb für viele undenkbar. Die „neue“ Normalität und der digitale Arbeitsplatz wird sich auf lange Zeit etablieren. Aus der Studie geht hervor, dass die Hälfte aller befragten KMU-Führungskräfte an ein Weiterbestehen der veränderten Arbeitswelt auch nach der Corona-Pandemie glaubt.

Nicht nur der Platz zum Arbeiten, sondern auch die Kommunikation untereinander, hat einen entscheidenden Einfluss, wie New Work bei KMU aussehen wird. Es ist und wird zukünftig notwendig sein, den Austausch und die Arbeit abteilungsübergreifend mit einer zentralen Plattform zu ermöglichen. Ein entscheidender Faktor kann deshalb die Wahl einer geeigneten Software zur Prozessdigitalisierung und -automatisierung sein: Einfache und wiederkehrende Tätigkeiten werden automatisiert. Durch den Einsatz einer zentralen Plattform, die sowohl digitale Daten als auch Dokumente einbindet, ist es möglich, von überall aus vernetzt zu arbeiten. Verschiedene Förderprogramme auf Bundes- und Landesebene unterstützen KMU bei diesem Vorhaben. Das Ziel sollte sein, in Sachen Digitalisierung mit den „Großen“ mitzuhalten und nicht allein aus wirtschaftlichen Aspekten digital unterwegs zu sein.

Ausgewählte Förderprogramme auf Bundesebene

Förderprogrammmaximale FörderungBesonderheiten
Digital Jetzt (BMWi)Zuschuss bis 50.000 Euro, 40-70 % Förderquote
  • Gefördert werden KMU mit 3 bis 499 Beschäftigten.
  • Betriebsstätte oder Niederlassung muss in Deutschland sein.
  • Vorhaben muss innerhalb von zwölf Monaten nach Bewilligung umgesetzt werden.
  • Unternehmen muss Fördermittel nachweisen.
  • Nicht gefördert werden Ausgaben für Hardware, Standardsoftware, interne Personalkosten und konzeptionelle Tätigkeiten (z. B. Erstellung einer Digitalstrategie).
  • Förderungssumme erhöht sich auf bis zu 100.000 Euro bei Zusammenarbeit mit einem Partner entlang der Wertschöpfungskette (Lieferanten, Kunden).
BAFA – Förderung unternehmerischen Know-howsZuschuss bis 4.000 Euro, 50-90 % Förderquote
  • KMU mit bis zu 250 Beschäftigten werden gefördert.
  • Sitz muss in Deutschland sein und Unternehmen muss der EU-Mittelstandsdefinition für KMU entsprechen.
  • Primäre Zielunternehmen sind: Startups, Bestandsunternehmen (älter als zwei Jahre) und Unternehmen in Schwierigkeiten.
  • Beratungsleistungen werden bezuschusst.
Go digital (BMWi)Zuschuss 16.500 Euro, 50 % Förderquote
  • KMU mit bis zu 100 Beschäftigten und einem maximalen Umsatz von 20 Millionen Euro werden gefördert.
  • Betriebsstätte oder Niederlassung muss in Deutschland sein.
  • Beratung darf nur von einem autorisierten Berater vorgenommen werden.
  • Zwei Beratertage zum Thema IT-Sicherheit sind Pflicht.
Go-Inno (BMWi)Zuschuss 27.500 Euro, 50 % Förderquote
  • Besonderheiten analog zu „Go digital“
ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit (KfW)Kredit, bis 25 Mio. Euro, Zins ab 1 %
  • Gefördert werden gewerbliche Unternehmen mit einem Umsatz niedriger als 500 Millionen Euro und Freiberufler, die seit mindestens 2 Jahren tätig sind.
  • Das Programm fördert eine Reihe von digitalen Vorhaben, z. B. Strategieberatung, digitale Plattformen, Agilitätsmaßnahmen etc.
ERP-Mezzanine für Innovationen (KfW)Kredit 25.000 bis 5 Mio. Euro, Zins ab 1 %, Nachrangkapital, Laufzeit 10 Jahre
  • Gefördert werden Investitionen und Betriebsmittel für marktnahe Forschungen von Unternehmen (<500 Mio. Umsatz) und Freiberuflern (länger als 2 Jahre tätig).
  • Die Forschungsprojekte müssen einen neuartigen Charakter haben und sich vom Stand der EU-Technik abgrenzen. Diese Eigenschaften müssen von einem zertifizierten Gutachter der KfW attestiert werden. 

Der digitale Arbeitsplatz bedeutet gleichwohl mehr Flexibilität, die verstanden und von der Belegschaft genutzt werden muss. Dafür braucht es neue Kompetenzen und ein anderes Mindset von Arbeit. Die gesamte Belegschaft unabhängig der Position im Unternehmen muss ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit und Veränderungsbereitschaft mitbringen, damit Digitalisierung in KMU hin zu New Work gelingt.

Dabei können KMU ihren entscheidenden Vorteil gegenüber Großkonzernen nutzen, um New-Work-Konzepte umzusetzen: Sie sind aufgrund ihrer Größe agiler. Veränderungen können damit schnell vorangehen. Laut einer Studie von Ernst & Young freut sich sogar mehr als die Hälfte der befragten Arbeitnehmenden auf die zukünftige Arbeitswelt. Am Ende ist doch hauptsächlich ein Faktor für Unternehmenserfolg nicht zu unterschätzen: Dass die Belegschaft zufrieden ist.

nach oben