ECM-System: Was Sie über Enterprise Content Management wissen sollten
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- Kategorie Dokumentenmanagement
Die Aufgabe ist klar: Ihr Unternehmen soll digitaler werden – mit Enterprise Content Management! Das passende ECM-System zu finden, gestaltet sich jedoch als Mammutaufgabe? Erfahren Sie hier, was eine ECM-Software leisten kann, welche Funktionen und Vorteile sie bietet und wie Sie zwischen den Akronymen ECM, DMS und EIM den Überblick wahren.
ECM - das Wichtigste in Kürze
Was ist ECM?
- Als Gesamtkonzept integriert ein ECM-System unterschiedliche Softwarelösungen und Funktionen , um alle Unternehmensinformationen zu konsolidieren und ganzheitlich digital zu managen.
- Dabei ist es branchenunabhängig sowie abteilungsübergreifend einsetzbar und kann an die Anforderungen des Unternehmens oder gesetzliche Vorgaben angepasst werden.
- Die Vorteile sind enorm: Es soll die Effektivität der Prozesse, die Produktivität der Mitarbeitenden und die Sicherheit bei der Dokumentenarbeit steigern, während es verschiedene Kosten senkt und die IT-Infrastruktur strafft. Damit kann ein ECM das Unternehmenswachstum stärken und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen nachhaltig vorantreiben.
Was ist Enterprise Content Management (ECM)?
Enterprise Content Management (kurz ECM) hat sich als Begriff im deutschsprachigen Raum etabliert. Ganz im Gegensatz zum Dokumentenmanagement gibt es für ECM keine direkte Übersetzung. Es ist eine durchweg neue Kreation aus drei Worten, die den umfassenden Einsatzbereich eines ECM-Systems eingrenzen sollen.
Laut Definition des Branchenverbands AIIM (Association for Information and Image Management) dient Enterprise Content Management nicht nur der Steuerung von Content, vielmehr umfasst es das systematische Sammeln und Organisieren von Informationen für eine definierte Zielgruppe (Manager, Kunden, Partner).
ECM ist weder eine einzelne Technologie noch Methodik oder ein Prozess, sondern eine dynamische Kombination von Strategien, Methoden und Werkzeugen, um wichtige Unternehmensprozesse während ihres gesamten Lebenszyklus zu unterstützen.
Was ist Enterprise Content Management (ECM)?
Enterprise Content Management (kurz ECM) hat sich als Begriff im deutschsprachigen Raum etabliert. Ganz im Gegensatz zum Dokumentenmanagement gibt es für ECM keine direkte Übersetzung. Es ist eine durchweg neue Kreation aus drei Worten, die den umfassenden Einsatzbereich eines ECM-Systems eingrenzen sollen.
Laut Definition des Branchenverbands AIIM (Association for Information and Image Management) dient Enterprise Content Management nicht nur der Steuerung von Content, vielmehr umfasst es das systematische Sammeln und Organisieren von Informationen für eine definierte Zielgruppe (Manager, Kunden, Partner).
ECM ist weder eine einzelne Technologie noch Methodik oder ein Prozess, sondern eine dynamische Kombination von Strategien, Methoden und Werkzeugen, um wichtige Unternehmensprozesse während ihres gesamten Lebenszyklus zu unterstützen.
Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM-Systemen?
Während DMS als Teilbereich von ECM gelten und auf die sichere und effiziente Interaktion sowie Verwaltung und Bereitstellung von Schriftstücken in digitaler und digitalisierter Form zielen, beschreibt ECM ein Gesamtkonzept aus unterschiedlichen Systemen und Technologien.
Das klassische DMS zählt zum Bereich Verwaltung, da es ursprünglich die Digitalisierung von Papierbergen und die Arbeit mit diesen digitalisierten Dokumenten im Fokus hatte. Mittlerweile arbeiten moderne DMS aber auch mit digital erstellten Dokumenten ebenso wie mit dem Wissen aus Dokumenten, E-Mails oder Reports.
Der Fokus von ECM-Systemen hat sich ebenso ausgedehnt: Anfangs sollten vorwiegend strukturierte Daten verarbeitet werden (Rechnungs- und Buchungsdatensätze), doch Enterprise Content Management kann heute sowohl schwach strukturierte als auch unstrukturierte Daten wie Foto-, Video- und Audioformate, Textdateien, Sprachmemos oder Präsentationen filtern, verwerten und weiter in Geschäftsprozessen bereitstellen.
Was ist der Unterschied zwischen ECM und EIM?
Das Enterprise Information Management (EIM) geht nochmals funktionell einen Schritt weiter als ECM und wird im allgemeinen Sprachgebrauch auch als ECM 2.0 beschrieben. Damit ist es eine relativ neue Erscheinung, deren technologische Basis sowohl DMS als auch ECM bilden.
Der Schwerpunkt beim EIM liegt auf der Kollaboration und der Gestaltung von geschäftsrelevanten Prozessen. Dadurch sollen auch komplexe Workflows realisiert und digitale Geschäftsprozesse optimiert werden können.
Wie sind ECM-Systeme in Unternehmensprozesse integriert?
Eine ECM-Software ist als Teil des Informationsmanagements sehr tief in die Kernprozesse eines Unternehmens eingebunden. Es vertritt einen ganzheitlichen (Enterprise-)Ansatz, indem es unterschiedliche Systeme und Software integriert und so als unternehmensweite Lösung entlang der vorgegebenen Strukturen und Prozesse fungieren soll.
Dabei zielt das ECM-System auf sämtliche digitale und analoge Unternehmensinformationen (Content), die weit über das einfache „Dokument“ hinausgehen. Diese Daten können folgendermaßen vorliegen:
- Strukturiert, z. B. Rechnungen, Verträge, Kundeninformationen, Datensätze und Personalakten
- schwach strukturiert, z. B. E-Mails, Textdateien und Dokumente
- unstrukturiert, z. B. Gesprächsnotizen, Server-, Website- und Application-Logs, Sensordaten, Bilder, Video, Audio, Anwendungen und Web-Inhalte wie Social-Media
Was ist die Aufgabe von ECM-Systemen?
Die Aufgabe der Enterprise-Content-Management-Lösung ist es, die Arbeit mit einem Dokument
- zu digitalisieren,
- zu strukturieren und
- regelbasiert zu definieren
Dazu zählen die Erstellung, die aktive Verwaltung, Bearbeitung und digitale digitale Archivierung sowie die digitale Signatur. Somit hilft das Enterprise Content Management dabei, routinemäßige Aufgaben und organisatorische Prozesse im Unternehmen zu straffen und bestenfalls zu automatisieren.
Wie unterstützt ein ECM-System Geschäftsprozesse und Abteilungen?
Die Einsatzbereiche eines ECM-Systems sind ebenso vielfältig, wie die Branchen, in denen es genutzt werden kann. Es kann den Bedürfnissen einzelner Abteilungen oder ganzer Branchen angepasst werden und regelt administrative wie operative Geschäftsprozesse nach den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens.
Wir haben einige Prozesse zusammengestellt, die den Nutzen eines Enterprise-Content-Management-Systems deutlich machen und Sie inspirieren möchten:
- Digitale Personalakte
- Mitarbeiter Onboarding
- Elektronische Krankmeldung
- Digitaler Dienstreiseantrag
- Digitale Reisekostenabrechnung
- Digitales Vertragsmanagement
- Digitale Rechnungsverarbeitung
- Procure-to-Pay
- uvm.
Ganz gleich ob KMU, Großkonzern oder Behörde: Die Einsatzbereiche eines ECM-Systems sind ebenso vielfältig, wie die Branchen, in denen es genutzt werden kann. Es kann den Bedürfnissen einzelner Abteilungen oder ganzer Branchen angepasst werden und regelt administrative wie operative Geschäftsprozesse nach den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens sowie geltender Gesetze und Richtlinien. Dieser hohe Grad an Flexibilität birgt einerseits Potenzial für den dauerhaften Nutzen eines Enterprise Content Managements, andererseits kann es bei der Einführung des Systems überfordern.
Wie unterstützt ein ECM-System Geschäftsprozesse und Abteilungen?
Die Einsatzbereiche eines ECM-Systems sind ebenso vielfältig, wie die Branchen, in denen es genutzt werden kann. Es kann den Bedürfnissen einzelner Abteilungen oder ganzer Branchen angepasst werden und regelt administrative wie operative Geschäftsprozesse nach den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens.
Wir haben einige Prozesse zusammengestellt, die den Nutzen eines Enterprise-Content-Management-Systems deutlich machen und Sie inspirieren möchten:
- Digitale Personalakte
- Mitarbeiter Onboarding
- Elektronische Krankmeldung
- Digitaler Dienstreiseantrag
- Digitale Reisekostenabrechnung
- Digitales Vertragsmanagement
- Digitale Rechnungsverarbeitung
- Procure-to-Pay
- uvm.
Ganz gleich ob KMU, Großkonzern oder Behörde: Die Einsatzbereiche eines ECM-Systems sind ebenso vielfältig, wie die Branchen, in denen es genutzt werden kann. Es kann den Bedürfnissen einzelner Abteilungen oder ganzer Branchen angepasst werden und regelt administrative wie operative Geschäftsprozesse nach den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens sowie geltender Gesetze und Richtlinien. Dieser hohe Grad an Flexibilität birgt einerseits Potenzial für den dauerhaften Nutzen eines Enterprise Content Managements, andererseits kann es bei der Einführung des Systems überfordern.
Insellösungen, erschwerte Dateneinsicht & Co. – Herausforderungen für Unternehmen
Oft ist es in Unternehmen so, dass jede Abteilung eine unterschiedliche Ablage- und Ordnerstruktur hat. Daten werden mit verschiedenen Systemen – Stichpunkt Insellösungen - oder überhaupt keiner Software verwaltet und im seltensten Fall zentral gemanagt. In der Konsequenz entstehen Datensilos, Dokumente gehen verloren oder sind nur schwer auffindbar. Unterschiedliche Versionen eines Dokuments kursieren und der Arbeitsstatus ist oft undurchsichtig.
Daraus ergeben sich Fehlerpotenziale oder gar finanzielle und rechtliche Risiken für das Unternehmen. Hinzu kommt, dass die erschwerte Dateneinsicht auch eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung bremst – so gehen dem Unternehmen mögliche Wachstumschancen verloren und es kann sich im Wettbewerb nicht behaupten. Denn heute gilt mehr denn je: Der Wettbewerb schläft nicht. Jede Sekunde zählt.
Moderne Enterprise Content Management Systeme wollen ...
Ein ECM-System setzt an diesen Herausforderungen an und versucht sie mit den Möglichkeiten der Digitalisierung in Chancen zu wandeln.
- Zeit einsparen und Kosten senken, indem sie Struktur und Transparenz schaffen.
- die Effizienz im Unternehmen steigern, indem sie Funktionalitäten bereitstellten und Prozesse optimieren.
- den Wissenstransfer beschleunigen, indem sie Informationen zentral archivieren und zugänglich machen.
- den Komfort erhöhen, indem sie Aktenberge digitalisieren damit Informationen überall und jederzeit verfügbar bleiben.
- die Zusammenarbeit verbessern, indem sie Systeme und Content vernetzen – unternehmensweit.
10 Vorteile von ECM-Systemen
1. Kontrolle über Dokumente, Informationen und Daten (Content)
Ein großer Vorteil von ECM-Plattformen besteht darin, jegliche Unternehmensinhalte zentral abzulegen, zu speichern und revisionssicher zu archivieren. Dadurch entsteht eine zentrale, digitale Ablage aller Daten mit entsprechender Meta-Information, Verschlagwortung und Versionierung.
Damit bringt ein ECM-System bringt Ordnung und Struktur in den gesamten Informationsbestand. Es entstehen zentrale Datenpools mit festgeschriebenen Usern. Keine Infos gehen unter Papierbergen verloren oder bleiben im Datensilo zurück.
Diese neue Übersichtlichkeit vermeidet Dopplungen und redundante Dokumente sowie unnötige Anfragen. Ein Klick genügt, um alle notwendigen Informationen sowie den aktuellen Status einzusehen. Jeder Zugriff ist geregelt und wird nachverfolgt.
2. Kontrolle über Compliance und rechtliche Anforderungen
Dank der gewandelten technischen Möglichkeiten und rechtlichen Vorgaben, müssen Dokumente nicht länger papiergebunden archiviert werden. Die digitale, revisionssichere Archivierung wie sie ein ECM-System leistet, reicht vollkommen aus. Durch automatisierte Speicher-, Aufbewahrungs- und Löschvorgänge müssen sich Unternehmen auch keine Gedanken über rechtliche Vorgaben machen. Diese werden immer entsprechend dezidierten Regeln vorgenommen. Das eliminiert mögliche Risiken für die Compliance beim Umgang mit sensiblen Informationen.
3. Schnellere Ergebnisse bei der Dokumentensuche
Die festgelegte Ordnerstruktur und zentrale Ablage im Datenpool erleichtern einerseits die Speicherung von Dokumenten und Inhalten und regeln diese einheitlich. Andererseits unterstützt eine intelligente, performante Volltextsuche dabei, beliebige Informationen in Sekundenschnelle zu finden und im gewünschten Prozess bereitzustellen. Aufwändige Suchen, Rückfragen oder Dokumentenschwund gehören damit der Vergangenheit an.
4. Geringere Kosten und mehr Einsparungspotenzial
Natürlich denken viele bei der Kostenreduzierung sofort an Aktenberge, die durch das ECM-System digitalisiert werden und nachhaltig verschwunden. Auch wenn diese Kosten nicht zu vernachlässigen sind, ergeben sich durch die Digitalisierung von Dokumenten und der entsprechenden Dokumentenarbeit weitere Einsparungsmöglichkeiten:
Die Ausgaben für externe Archive sinken, ebenso für Kurierfahrten oder sonstige Lieferkosten, die Wartung von Aktenschränken und die Beschaffung von Office-Material sowie Papier. Hinzu kommt, dass die IT-Abteilung entlastet wird, da sich der Dateibestand reduziert und damit auch die Informationssicherheit optimiert wird. Diese Folgekosten können demnach reduziert werden.
5. Bessere Vernetzung des gesamten Unternehmens
Enterprise Content Management ist als Gesamtkonzept angelegt und verfolgt daher einen integrativen Ansatz. Durch eine agile Schnittstellentechnologie vernetzt es bestehende Software und integriert diese im Informationsfluss. Diese medienbruchfreien Informationskanäle erleichtern das Wissens- und Informationsmanagement in Unternehmen, straffen Prozesse und erhöhen die Chance für erfolgreiche Automatisierung. Während die Abteilungen weiter wie gewohnt arbeiten, kann sich die Produktivität stark erhöhen.
6. Bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz
Eine ECM-Software agiert nach festen, definierten Regeln: Speicherorte, Zugriffe, Berechtigungen und Dokumentaktionen sind je nach Geschäftsprozess oder Dokumententyp vorgegeben. Alle anfallenden Informationen werden im Hintergrund als Metadaten gespeichert und können jederzeit geprüft werden.
Dies verbessert die Nachweisfähigkeit sowie Auskunftspflicht bei rechtlichen Vorgaben. Zudem ist der Status eines Dokuments oder Workflows stets einsehbar und reduziert die Notwendigkeit für Rückfragen. Verantwortlichkeiten sind klar verteilt, Vertretungen und Eskalationen ebenso – Mitarbeitende erhalten größtmögliche Sicherheit bei der Bearbeitung ihrer Aufgaben.
7. Erleichterte Kollaboration
Wir haben bereits gezeigt, dass ECM-Systeme Informationen konsolidieren, zentral archivieren sowie bereitstellen. Ebenso fördern sie die Integration mit weiteren Systemen, um medienbruchfreie Prozesse zu schaffen. Das wirkt sich positiv auf die Kollaboration innerhalb von Abteilungen wie unternehmensweit aus.
Der Datenaustausch zwischen Anwendungen (z. B. SAP, Office 365, CRM- und ERP-Systeme) fördert den Komfort beim projektbezogenen, dezentralen Arbeiten und sichert die Compliance. Darüber hinaus können Daten und Content jederzeit genutzt, Dokumente und Prozesse zeitgleich bearbeitet werden: inklusive Änderungshistorie, Versionierung und Deduplizierung.
8. Einfachere und nachhaltigere Kundenkommunikation
Der integrative Ansatz des Enterprise Content Management erleichtert ebenso die interne wie externe Zusammenarbeit. Durch die effizientere Dateneinsicht und Analyse können Entscheidungen schneller getroffen und Anfragen sowie Rückfragen schneller beantwortet werden. Das kann sich bei Preisgestaltungen, Reklamationen oder Lieferanten auch wirtschaftlich und auf das gesamte Betriebsergebnis auszahlen. Schließlich helfen ECM-Systeme dabei, die Servicequalität nachhaltig zu optimieren und eine stabile Kunden-, Partner- und Lieferantenbeziehung zu etablieren.
9. Höhere Sicherheit auf vielen Ebenen
Die Sicherheit wächst einerseits bei der Speicherung und Aufbewahrung von allen Unternehmensinformationen, da diese eindeutig definiert werden. Zudem helfen Mechanismen für die Zugriffskontrolle und verschlüsselte Übertragung von Content bei der Datensicherheit und beim Datenzugriff. Auf der anderen Seite wächst die Sicherheit in Bezug auf den Umgang mit Daten und Informationen, da Zusammenhänge besser erkannt und schneller nutzbar gemacht werden können.
10. Optimierte digitale Geschäftsprozesse
Dokumentenzentrierte und contenthaltige Geschäftsprozesse können mit einem ECM-System flexibel und dynamisch verwaltet werden. Hierzu werden die Abläufe im Unternehmen hinterfragt und mit Blick auf den digitalen Mehrwert automatisiert. Die meisten Abläufe können so effektiv vereinfacht werden, die Produktivität steigt vielerorts und freigewordene Ressourcen können neu genutzt werden. Ehemalige Wartezeiten werden zu neuen Produktivzeiten, lästige manuelle Tätigkeiten erledigt nun die Software. Die gesamte Leistungsfähigkeit des Unternehmens kann durch eine ECM-Software signifikant erhöht werden, denn diese steuert Workflows nun zentral. Während die Transparenz über alle dokumentenbezogenen Vorgänge steigt.
Welche Funktionen übernehmen ECM-Systeme?
Eine gute ECM-Lösung sollte sich nahtlos in Ihre IT-Systemlandschaft einfügen und Daten sowie Dokumente zwischen den bestehenden Systemen austauschen. Dafür benötigt das Enterprise-Content-Management-System Funktionen, die sich grob in fünf Kategorien eingeteilt und um weitere Unterkategorien ergänzen lassen.
- Capture - Erfassung
- Manage - Verwaltung
- Store - Sicherung
- Preserve - Aufbewahrung
- Deliver - Ausgabe
Diese bieten eine Bandbreite an Werkzeugen an, um die alltägliche Arbeit mittels Enterprise Content Management effizienter und einfacher zu gestalten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die fünf Funktionen kurz vor.
Welche Funktionen übernehmen ECM-Systeme?
Eine gute ECM-Lösung sollte sich nahtlos in Ihre IT-Systemlandschaft einfügen und Daten sowie Dokumente zwischen den bestehenden Systemen austauschen. Dafür benötigt das Enterprise-Content-Management-System Funktionen, die sich grob in fünf Kategorien eingeteilt und um weitere Unterkategorien ergänzen lassen.
- Capture - Erfassung
- Manage - Verwaltung
- Store - Sicherung
- Preserve - Aufbewahrung
- Deliver - Ausgabe
Diese bieten eine Bandbreite an Werkzeugen an, um die alltägliche Arbeit mittels Enterprise Content Management effizienter und einfacher zu gestalten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die fünf Funktionen kurz vor.
5 ECM-Funktionen im Überblick
1. ECM-System Funktion: Capture | Erfassen
Der Dokument-Lebenszyklus beginnt – abgesehen von dessen Erstellung – mit dessen Erfassung im Unternehmen. Dabei ist es zunächst zweitrangig, ob das Dokument analog oder digital vorliegt. In jedem Fall muss es erstellt, erfasst, aufbereitet und schließlich verarbeitet werden.
Die Basis bildet dabei die Erfassung, denn diese stellt die Informationen des Dokuments sowie das Dokument selbst für die weitere Nutzung digital zur Verfügung. So können Dokumente digital über zahlreiche Software und Hardware ins Unternehmen gelangen oder papiergebunden als Rechnung und Beleg gescannt werden. Nach der Aufbereitung liegen sie in digitalen Archiven bzw. Akten und Ordnern vor, so dass sie mit weiteren technischen Funktionen angereichert werden können und Abläufe automatisieren.
Dadurch sind Dokumente im ECM-System
- schneller verfügbar | digitale Archive,
- direkt auffindbar | Volltextsuche,
- nachvollziehbar | Metadaten,
- revisionssicher | Langzeitarchivierung,
- verschlagwortet | Deduplizierung,
- eindeutig zugewiesen | Rechte- und Rollenmanagement.
Zu den wichtigen Funktionen in diesem Bereich zählen eine OCR-Integration zur automatisierten Erkennung von Rechnungsinformationen, Feldern, Handschriften und optischen Zeichen sowie Barcodes. Im Anschluss können die daraus gewonnenen Informationen direkt in Prozessen und Geschäftsanwendungen bereitgestellt werden.
2. ECM-System Funktion: Manage | Verwalten
Ist das Dokument bzw. dessen Inhalt angelegt und vorbereitet, sollte es in entsprechenden Geschäftsprozessen genutzt, also verwaltet, bearbeitet, bereitgestellt werden. Dies hört sich einfacher an, als es ist. Denn: Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl an Datenbanken und -typen sowie bereits vorhandener oder zukünftiger Software. Hinzu kommen eine sehr variable Rechtearchitektur und nicht zuletzt hochgradig individuelle Arbeitsabläufe. Eine ECM-Software benötigt dazu mehrere Komponenten, sprich Kernfunktionen, die sich wie folgt zusammensetzen:
- Dokumentenmanagement (DMS)
- Records Management
- Business Process Management (BPM) bzw. Workflow Management
- Kollaboration
- Web Content Management (WCM(S))
All diese Bereiche fallen unter den Mantel der „Verwaltung“:
- Das Dokumentenmanagement sowie das Web Content Management richten sich an die Verwaltung der Dokumente und Inhalt, lokal oder in der Cloud/Internet.
- Das Records Management beschreibt die Verwaltung von Schriftgut und Ablage.
- Das Workflow Management definiert die Vorgangsverwaltung.
3. ECM-System Funktion: Store | Sichern
Dokumente, Inhalte, Daten – alle werden im Unternehmen aufbewahrt, jedoch mit unterschiedlichem Zweck und Ziel. Dabei muss zwischen der temporären Speicherung bzw. Ablage (Store) und der Langzeitarchivierung (Preserve) unterschieden werden. Diese müssen grundlegend verschiedene rechtliche Vorgaben und Richtlinien erfüllen.
Die Informationen, die weder in einem Archiv gespeichert werden müssen, noch sinnvoll darin verwahrt werden können, werden kurzfristig im Unternehmen abgelegt. Die Ablage umfasst dabei vier zu definierende Komponenten:
- Ein bestimmter Speicherort (Repository)
- Verwaltungskomponenten für den Speicherort (Library Services)
- Speichertechniken (Technlogies)
- Sicherheitstechniken (umschließt gesamtes ECM-System)
Sämtliche Informationen und Inhalte sind damit nicht allein abgelegt, sondern bleiben jederzeit auffindbar und griffbereit. Denn: Um das Chaos der Ablage langfristig in den Griff zu bekommen, braucht es ein flexibles und gleichermaßen regelbasiertes System, dessen Technologie Erweiterungen und Aktualisierungen zulässt und festgesetzte Vorgaben einhält.
4. ECM-System Funktion: Preserve | Aufbewahren
Lange Zeit blieb das Papierdokument das Mittel der Wahl – meist aus nur einem Grund: der Entsprechung rechtlicher Vorgaben. Im Gegensatz zum digitalen Dokument schien Papier schwer manipulierbar, die Aufbewahrung sicher. Doch in den vergangenen Jahren hat das digitale Dokumentenmanagement stark zugelegt und bietet mittlerweile ein Funktionsspektrum, das jedes Papierdokument in den Schatten stellt.
Neben der Langzeitarchivierung in digitalen, revisionssicheren Archiven mit Verfahrensdokumentation, stechen die digitale Signatur, digitale Stempel, Versionierungund Zugriffskontrollesowie das automatisierte Löschen von Dokumenten nach einer definierten Frist als besondere Vorteile heraus.
Selbstverständlich benötigt es eine starke Technologie im ECM-System, um diese Vorteile voll auszuschöpfen und den sich wandelnden rechtlichen Vorgaben (GoBD) gerecht zu werden. Doch abgesehen vom Funktionsumfang der Software bleibt eine Maxime gleich: Das digitale Dokument darf nach der Langzeitarchivierung nicht verändert werden können. So wird es dank OCR-Technologie beispielsweise möglich, analoge Akten schnell und unkompliziert in eine digitale Struktur zu überführen und langfristig zu sparen.
Obwohl die Langzeitarchivierung in digitalen Archiven weitaus weniger Raum einnimmt als Aktenberge und Ordner, steigen die Datenmengen in Zeiten von Big Data unermesslich. Deshalb spielen Speichersystemkomponenten eine wichtige Rolle (Wikipedia):
- WORM (Write Once Read Many) rotierende digital optische Speichermedien
- WORM-Tape (Magnetband mit WORM-Eigenschaften)
- Content-Addressed Storage (CAS) magnetische Festplattenspeicher
- Network Attached Storage (NAS) / Storage Area Network (SAN) Dateiserver.
- Mikrofilm (Mikroform nach DIN)
- Papier
5. ECM-System Funktion: Deliver | Ausgeben
Was das ECM-System für die Mitarbeitenden so wertvoll macht, ist schließlich die Deliver-Phase. Diese wird oft mit der Bereitstellung der Dokumente, Informationen und Inhalte gleichgesetzt, wie das Output-Management sie beschreibt. Mitarbeitende nutzen diese Daten dann innerhalb ihrer Aufgaben und Geschäftsabläufe (Workflows).
Damit die Ausgabe so komfortabel wie möglich abläuft, muss die Komponente drei Gruppen von Funktionen und Medien umfassen:
- Transformation Technologies (COLD/ERM, Personalization, XML, Portable Document Format /PDF, Konverter und Betrachter, Compression, Syndication) – für die verlustfreie, kontrollierte und nachvollziehbare Umwandlung.
- Security Technologies (PKI / Public Key Infrastructure, Digital Signatures, Digital Rights Management) – für die Sicherheit in allen Komponenten und Phasen des Dokumentlebenszyklus sowie für zertifizierbare Prozesse.
- Distribution (Internet, Extranet und Intranet, E-Mail und Fax, EDI, XML, SMS, Datenträger, Ausgabemedien und Papier) – für die Ausgabe und Verteilung von Medien und Inhalten auf unterschiedlichsten Kanälen.
Doch damit nicht genug: Diese Bereitstellung von Inhalten schafft weitaus größeres Potenzial. Dank eines ECM-Systems ist es möglich, Analysen und Berichte in Sekundenschnelle zu erhalten und die Zusammenhänge zwischen Daten, Arbeitsschritten oder Kundenbeziehungen zu erkennen. Eine gute Übersicht bekommen Mitarbeiterbeitende über personalisierbare und individualisierbare Dashboards mit Visualisierungen der Daten (Diagramme, Kennzahlen …) sowie Heatmaps zu bestehenden Prozessen. Diese können ebenso exportiert und in anderen Prozessen bereitgestellt werden.
Schließlich bleibt festzuhalten: Digitale und sinnvoll automatisierte Workflows und Geschäftsprozesse sind der Schlüssel zu mehr Produktivität und Effizienz bei der täglichen Arbeit. Ein ECM-System lässt sich wunderbar in diese digitalisierten Dokumentenvorgänge einbinden.5. ECM-System Funktion: Deliver | Ausgeben
Darum profitieren Sie von einer ECM-Software
Ein ECM-System bzw. eine Digitalisierungsplattform, um alle Unternehmensinhalte und dokumentbezogenen Geschäftsprozesse zu verwalten, bietet einen umfassenden Mehrwert für jede Abteilung und jeden Mitarbeitenden. Einige Vorteile zeigen sich erst im Laufe der Anwendung, andere werden sofort sichtbar. In jedem Fall ist ausschlaggebend, dass die Arbeit mit einer ECM-Software klaren Regeln folgt und auf einer durchdachten Struktur bzw. Datenarchitektur fußt.
Wer profitiert von einem ECM-System?
Die breit angelegte Funktionalität und der große Wirkungskreis eines ECM-Systems bringen Vorteile für das gesamte Unternehmen. Konkret profitieren diese Beteiligten:
- Management und Entscheidende
- alle Abteilungen – auch die interne IT
- Geschäftspartner und Kunden
Darum profitieren Sie von einer ECM-Software
Ein ECM-System bzw. eine Digitalisierungsplattform, um alle Unternehmensinhalte und dokumentbezogenen Geschäftsprozesse zu verwalten, bietet einen umfassenden Mehrwert für jede Abteilung und jeden Mitarbeitenden. Einige Vorteile zeigen sich erst im Laufe der Anwendung, andere werden sofort sichtbar. In jedem Fall ist ausschlaggebend, dass die Arbeit mit einer ECM-Software klaren Regeln folgt und auf einer durchdachten Struktur bzw. Datenarchitektur fußt.
Wer profitiert von einem ECM-System?
Die breit angelegte Funktionalität und der große Wirkungskreis eines ECM-Systems bringen Vorteile für das gesamte Unternehmen. Konkret profitieren diese Beteiligten:
- Management und Entscheidende
- alle Abteilungen – auch die interne IT
- Geschäftspartner und Kunden
Vorteile von ECM in der Verwaltung
Genehmigungsprozesse
Die Verwaltung benötigt eigentlich eines: Freigaben. Doch zumeist ebenso Zeit und Nerven. Denn oft warten Mitarbeitende in der Verwaltung sehr lange auf Freigaben, Rückfragen oder mehrere Abstimmungsrunden entstehen.
Mit einem ECM-System lassen sich solche Genehmigungsprozesse straffen, da Berechtigungen sowie Vertreterregelungen und Eskalationen dokumentbezogen oder bereichsbezogen gesetzt werden und automatisiert laufen. Es wird protokolliert, wer wann auf Content zugegriffen oder diesen bearbeitet hat. In diesem Fall setzt die Versionierung ein, womit jedes Dokument nachvollziehbar und eindeutig bleibt. Alle Informationen sind transparent angelegt und tragen so zu einem sicheren Umgang mit Dokumenten und einer übersichtlichen Genehmigungsmatrix bei.
Genehmigungsprozesse sind zum Beispiel:
Informationsprozesse
Wenn Prozesse langsam durchlaufen oder ins Stocken kommen, liegt es oft an fehlenden Informationen. Auch hier kann ein ECM-System unterstützen, indem es Datensilos eliminiert, Systeme vernetzt und Medienbrüche schließt. Dafür werden Informationen zusammengeführt, zentral gespeichert und in beliebigen Prozessen bereitgestellt. Unter dem Stichwort des Information Lifecycle Management wird das Wissen eines Unternehmens gesammelt und geschützt. Keine Infos gehen verloren, alles kann wiedergefunden werden.
Informationsprozesse spielen eine Rolle in:
Vorteile von ECM in der Personalabteilung
Digitale Personalakte / Bewerbermanagement
In der HR-Abteilung gibt es viele Prozesse, die gut digitalisiert und automatisiert werden können – da sie viele Papierdokumente oder dokumentbezogene Schritte und Korrespondenzen beinhalten. Das Bewerbermanagement zählt zu den zeitintensivsten und aufwendigsten Prozessen. Wenn diese schlecht gemanagt werden, das Unternehmen seiner Informationspflicht nicht nachkommt oder Bewerbungsanfragen erst spät beantwortet werden, kann das dem Image des Unternehmens nachhaltig schaden.
Setzt es hingegen moderne Lösungen wie ein ECM-System ein, werden Bewerber:innen stets abgeholt und erhalten ein positives Bild vom zukünftigen Arbeitgeber: digitale Bewerbermappe, automatisierte Antwortschreiben, die Zuteilung von Bewerbungsunterlagen an entsprechende Führungskräfte, Terminabsprachen und die Ablage von bewerbungsbezogenen Korrespondenzen bzw. das Zusenden weiterführender Dokumente, sind nur einige Beispiele. Hinzu kommt, dass rechtliche Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten (DSGVO) automatisch eingehalten werden.
- Aufbewahren von Personaldokumenten z.B. via digitaler Personalakte
- Mitarbeiter-Onboarding
- DSGVO-Konformitaet
Weitere mögliche Prozesse im HR:
- Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten
- Anlage von digitalen Personalakten
- Verteilung von Gehaltsabrechnungen
- Verwaltung von Urlaubsanträgen
- Dienstreiseabrechnung
- Onboarding / Offboarding
Vorteile von ECM im Finanzwesen
Buchhaltung – optimierter Cashflow
In der Finanzabteilung eines Unternehmens stapeln sich die Papiere – so war es vielleicht einmal. Dank eines effizienten Enterprise Content Managements, können beliebige Rechnungen heute digital beglichen, abgelegt, bearbeitet und revisionssicher archiviert werden. Es kann somit die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Partnern nachhaltig stärken und das Gefühl von Zuverlässigkeit intensivieren.
Im Gegensatz zum zeitintensiven postalischen Rechnungsversand, kann der Prozess einer digitalen Rechnungsabwicklung auf Tage reduziert und eine optimale Nachvollziehbarkeit erreicht werden. Darüber hinaus vermeidet das Unternehmen im schlimmsten Fall Mahnungen aufgrund der optimierten Rechnungsverarbeitung, während es im besten Fall Rabatte und Skonti nutzen kann.
Rechnungswesen – Digitale Rechnungsverarbeitung
Der Klassiker unter den digitalisierbaren Prozessen, das Evergreen des digitalen Dokumentenmanagements: die Eingangsrechnungsverarbeitung. Kein Prozess ist so papierintensiv und in allen Bereichen vorhanden und gesetzlich reglementiert wie die Verarbeitung von Rechnungen. Um diese zu digitalisieren, müssen zumindest ein Dokumentenmanagementsystem (Erfassung), Buchhaltungssystem (Buchung) und ERP-System (Datenübertragung) zusammenspielen.
Ein ECM-System umschließt diese Softwarepakete und verteilt die Daten und Informationen entsprechend bzw. baut einen vereinfachten und geregelten Workflow für die Rechnungsverarbeitung. Prüfung, revisionssichere Archivierung und Abgleich mit steuerrechtlichen Vorgaben – vollends automatisch.
Vorteile von ECM im Einkauf
Vertragsmanagement
Auch die Digitalisierung von Verträgen bzw. die Arbeit mit Verträgen gehört zu den wichtigsten Prozessen, die mit einem ECM-System abgebildet werden können. Sprach man früher von der Vertragsverwaltung, umfasst das moderne Vertragsmanagement deutlich mehr digitalisierte und automatisierte Arbeitsschritte. Von der ersten Korrespondenz über das Aufsetzen von Verträgen bis hin zu Genehmigungsprozessen, Abstimmungsphasen (Versionierung) und der rechtsgültigen Signatur, Archivierung und ggf. Löschung, können alle Arbeitsschritte im Vertragslebenszyklus digital erledigt werden.
NDA’s und sensible Informationen können mittels Berechtigungsverwaltungen eindeutig reguliert werden. Mitarbeitende erhalten nur die Informationen, die sie benötigen oder sehen dürfen. Dies bringt einerseits mehr Transparenz in den Prozess, andererseits können Unternehmen gesetzlichen und rechtlichen Vorgaben sehr viel entspannter nachkommen.
Rechtssicherheit bei digitalen Dokumenten und digitaler Signatur
Wenn es früher noch Diskussionen gab, so ist es heute eindeutig geklärt: Die meisten Dokumententypen können rechtssicher digital signiert werden. Damit wird das Dokument in Papierform mehr und mehr obsolet. Es gibt nach wie vor streng reglementierte Bereiche, in denen handsignierte Dokumente zwingend verlangt werden, diese bilden jedoch einen kleinen Teil. Die digitale Signatur bietet auch Vorteile für die Geschäftsbeziehung, denn Verträge oder Genehmigungen kommen schneller zustande, die Korrespondenz gerät nicht auf die Wartespur und umliegende Geschäftsvorgänge können beschleunigt werden.
Dokumente sind digital und jederzeit auf allen Endgeräten verfügbar, oft reicht ein Klick zur rechtskonformen Unterschrift. Die Eindeutigkeit der digitalen Signatur erleichtert schließlich auch anderen Abteilung (z.B. Buchhaltung, Verwaltung) die Arbeit und kann im Falle von rechtlichen Fragen helfen, um Unklarheiten zu bereinigen. Medienbrüche können damit geschlossen werden. Drucker und Scanner bleiben still.
Vorteile von ECM im Vertrieb
Digitale Angebotsdokumentation
Angebote schreiben kann so einfach sein, wenn das ECM-System unterstützt! Auch hier können Funktionen zur Versionierung, Content- und Informationsbereitstellung sowie die Erteilung von Freigaben den Prozess beschleunigen und mehr Sicherheit ins Tagesgeschäft bringen. Das führt im besten Fall zu schnelleren Abschlüssen und bringt dem Unternehmen finanzielle Vorteile. Der Vertrieb arbeitet effektiver, aus mehr Angeboten resultieren mehr Abschlüsse.
Digitale Korrespondenz
Einem Angebot gehen meist Korrespondenzen voraus oder sie schließen daran an. Manchmal per Mail und Webanwendung, doch Telefon, Brief und Fax sind immer noch gängige Kommunikationswege. Das erschwert den Überblick, die Ablage der unterschiedlichen Formate und Dateitypen und die schnelle Einsicht in den Status quo.
Ein ECM-System kann sowohl strukturierte als auch nicht strukturierte Daten sinnvoll und konsolidiert ablegen, so dass Informationen immer und jederzeit verfügbar sind. Antwortzeiten können dadurch verkürzt werden. Doch viel wichtiger: Die herausgegebenen Informationen sind deutlich genauer und fundierter. Damit kann die Zufriedenheit auf Unternehmensseite ebenso wie auf Kundenseite enorm steigen und langfristig auf hohem Niveau bleiben.
Vorteile von ECM im Customer Care
Support – gesteigerte Kundenzufriedenheit
Die Kundenzufriedenheit ist für die meisten Unternehmen erfolgsentscheidend. Reaktionszeit, Zuverlässigkeit der Informationen und die Angebotsauswahl sind wichtige Faktoren, die mit Hilfe eines ECM-Systems positiv beeinflusst werden können. Digitale und digitalisierte Dokumente sind nicht nur leichter auffindbar und jederzeit verfügbar, sie können auch wesentlich besser indexiert und durchsucht bzw. durch interaktive Links vernetzt werden. Zudem liefern konsolidierte Daten Analysen in Echtzeit und bieten damit mehr Spielraum für attraktive Angebote. Kunden bekommen darüber hinaus das Gefühl, dass das Unternehmen sie kennt und schnell auf ihre Bedürfnisse oder Probleme reagiert.
Das Enterprise Content Management unterstützt durch die Bereitstellung von Informationen aus unterschiedlichen Systemen letztlich die Mitarbeitenden dabei, den bestmöglichen Service zu bieten und die Kundenbeziehung noch lohnender zu gestalten.
ECM-Management mit JobRouter®: Unsere Digitalisierungsplattform leistet mehr
Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform deckt alle Funktionen eines ECM-Systems vollumfänglich ab. Als Enterprise Content Management System kann JobRouter® den vollständigen Dokumentenworkflow digitalisieren und sinnvoll automatisieren. Die Einsatzmöglichkeiten in Bezug auf Ihr Content Management sind mit JobRouter® endlos.
ECM-Funktionen von JobRouter®
- Deduplizierung
- Versionierung
- Verschlagwortung
- Volltextsuche
- Dokumenten-Viewer
- Parallele Bearbeitung
- Stapelverarbeitung
- Automatische Belegerkennung
- Stammdatenverwaltung
Doch unser Ansatz geht weiter als herkömmliche ECM-Lösungen: JobRouter® arbeitet prozessorientiert statt dokumentenbasiert. Damit steht der Prozess im Herzen der Automatisierung. Das bedeutet, dass Sie sämtliche Geschäftsprozesse digital abbilden und automatisieren können – ganz gleich, ob Dokumente bzw. Content verarbeitet werden oder nicht. Als Unternehmen erhalten Sie dabei die größtmögliche Flexibilität für Ihre individuellen Geschäftsprozesse und gehen keinerlei Kompromisse ein.
ECM-Management mit JobRouter®: Unsere Digitalisierungsplattform leistet mehr
Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform deckt alle Funktionen eines ECM-Systems vollumfänglich ab. Als Enterprise Content Management System kann JobRouter® den vollständigen Dokumentenworkflow digitalisieren und sinnvoll automatisieren. Die Einsatzmöglichkeiten in Bezug auf Ihr Content Management sind mit JobRouter® endlos.
ECM-Funktionen von JobRouter®
- Deduplizierung
- Versionierung
- Verschlagwortung
- Volltextsuche
- Dokumenten-Viewer
- Parallele Bearbeitung
- Stapelverarbeitung
- Automatische Belegerkennung
- Stammdatenverwaltung
Doch unser Ansatz geht weiter als herkömmliche ECM-Lösungen: JobRouter® arbeitet prozessorientiert statt dokumentenbasiert. Damit steht der Prozess im Herzen der Automatisierung. Das bedeutet, dass Sie sämtliche Geschäftsprozesse digital abbilden und automatisieren können – ganz gleich, ob Dokumente bzw. Content verarbeitet werden oder nicht. Als Unternehmen erhalten Sie dabei die größtmögliche Flexibilität für Ihre individuellen Geschäftsprozesse und gehen keinerlei Kompromisse ein.