Überzeugende Dokumentenfunktionalitäten

Bei der Ablage von Dokumenten ins Archiv und auch bei der Arbeit mit Dokumenten in einem Workflow müssen regelmäßig Informationen aus dem Dokument in den Indexdialog oder das Workflow-Formular überführt werden. Um Ihnen diese manuelle Arbeit zu ersparen, führt JobViewer 2 automatisch eine OCR über das Dokument aus, extrahiert die Texte und Informationen und stellt sie zum einfachen Erfassen zur Verfügung. Dabei können Anwender die Werte per Drag & Drop aus dem Dokument in Formularelemente einfügen. So können auch mehrere einzelne Wörter ganz einfach zusammengefasst oder ganze Zeilen und Abschnitte übertragen werden.

Die OCR kann dabei für sämtliche von JobRouter® unterstützte Sprachen eingesetzt werden und hat keine Begrenzung im Volumen. Auch die Anzahl der zu verwendenden Prozessorkerne kann beliebig angepasst werden, um auch in Systemen mit viel Zugriffslast schnell OCR-Daten erheben zu können.

Viele Anwender wünschen sich auch in einer digitalen Arbeitsumgebung gewohnte Elemente aus der Papierarbeit, beispielsweise Stempel, die zur Freigabe auf Dokumenten angebracht werden. Daher haben wir in JobViewer 2 digitale Stempel integriert. Diese werden vom Anwender innerhalb eines Workflows auf das Dokument angebracht und können anschließend nicht mehr entfernt werden. Im Gegenzug zur Verwendung von Stempeln in vielen klassischen ECM-Systemen werden diese komplett über den Workflow gesteuert. D. h. ein Stempel „Genehmigen“ steht nur zur Verfügung, wenn ein Vorgang für ein Dokument auch im Schritt „Genehmigung“ vorliegt. Im Anschluss daran kann der Stempel nicht mehr angebracht werden. Durch diese enge Verzahnung von Workflow und Dokumentenfunktionen entsteht also eine wesentlich sicherere Arbeitsumgebung für Dokumente und Prozesse. Prozessdesigner erzeugen die Stempel ganz einfach über unsere API aus dem Dialog heraus. Dabei können beliebig viele Stempel mit unterschiedlicher Beschaffenheit (Farbe, Name des Anwenders, Datum, …) definiert werden. Somit bringt JobRouter® die Arbeit mit digitalen Stempeln auf ein neues Level.

 

Natürlich unterstützt JobViewer 2 Annotationen auf den Dokumenten. Durch die tiefe Integration werden dabei nun pro Annotationen sowohl der Erfasser als auch der Zeitpunkt der Erfassung gespeichert, so dass später transparent bleibt, wer welche Anmerkungen zu welchem Zeitpunkt auf dem Dokument angebracht hat. Neben Texten und einigen grafischen Elementen können auch Kontrollhaken in unterschiedlichen Farben auf dem Dokument angebracht werden. So können Sie z. B. schnell einzelne Positionen einer Rechnung abhaken.

Optimierte Nutzererfahrung

Durch die Neugestaltung des Viewers konnten auch Funktionen wie Blättern durch geklammerte Dateien innerhalb eines Dokuments wesentlich verbessert und für den Anwender schöner gestaltet werden. Auch der Download von Dokumenten ist für den Anwender leichter realisiert und bietet nun auch die Möglichkeit, zwischen dem Originaldokument, einem PDF mit Annotationen oder einem PDF ohne Annotationen zu wählen.

API-Unterstützung

Bei einer nahtlosten Integration von Dokumenten in den Workflow ist es ebenso wichtig, dass Prozessdesigner möglichst viel Freiheit in der Arbeit mit dem Viewer erhalten. Darum haben wir Funktionen zur Interaktion direkt integriert. So ist es z. B. möglich aus dem Formular heraus abzufragen, ob ein bestimmter Stempel bereits gesetzt wurde und nur dann das Senden des Schrittes zu erlauben. Anders herum kann auch beim Setzen eines Stempels eine Funktion im Formular unmittelbar ausgeführt werden, beispielsweise zum Senden des Schrittes.