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Genehmigungen digital verwalten

Die Genehmigungsmatrix

Mitarbeiter stoßen immer wieder auf eine Vielzahl von Arbeitsabläufen, in denen Genehmigungen eine wichtige Rolle spielen. Vom Urlaubsantrag an den Vorgesetzten, über die Freigabe einer Reisekostenabrechnung bis hin zu komplexen Genehmigungs-Workflows nach dem Vier-Augen-Prinzip – zum Beispiel bei einer Budgetfreigabe.

Damit solche Genehmigungen reibungslos erteilt werden, müssen in einem Unternehmen Regeln und Zuständigkeiten vereinbart werden. Nur so können Mitarbeiter eine benötigte Freigabe oder Genehmigungen auch mit den richtigen Informationen bei den verantwortlichen Personen einholen.

Ein klar definierter Genehmigungs-Workflow umfasst dabei folgende Aspekte:

  • Die Dokumentation des Vorgangs
  • Die Weiterleitung des Vorgangs
  • Die Überprüfung des Vorgangs

Die Genehmigungsmatrix ist eine Entscheidungstabelle in JobRouter®. Hier können Rollen festgelegt werden, die Kostenänderungen entsprechend einer definierten Ebene genehmigen dürfen.

Die Dokumentation des Vorgangs

Die Dokumentation des Vorgangs

Die lückenlose Dokumentation des Ablaufs ist ein zentraler Punkt bei genehmigungspflichtigen Abläufen im Unternehmen. Ähnlich einer Checkliste, muss stets nachvollziehbar sein, welche Informationen bei der Entscheidung vorlagen und was genau geprüft wurde, um eine Genehmigung zu erteilen. In JobRouter® wird dazu eine Übersicht erstellt, die alle Genehmigungsabläufe zusammengefasst darstellt.

Die Weiterleitung des Vorgangs

Die Weiterleitung des Vorgangs

Der zweite zentrale Punkt für einen verlässlichen Genehmigungsablauf im Unternehmen ist die Abbildung einer geeigneten Organisationsstruktur. In einem Organigramm kann festgelegt werden, welche Personen in einem bestimmten Unternehmensbereich tätig sind und welche Rollen diese an verschiedenen Stellen ausfüllen: In der in JobRouter® hinterlegten JobData-Approval Matrix kann festgelegt werden, welche Personen im Unternehmen für welche Prozesse zuständig sind und wie viele Genehmigungsstufen Sie benötigen könnten.

Genehmigung nach dem Vier-Augen-Prinzip

Genehmigung nach dem Vier-Augen-Prinzip

Die eigentliche Genehmigung und Freigabe eines Vorgangs erfolgt durch die Überprüfung des Ablaufs nach festgelegten Regeln. Diese Regeln können je nach Unternehmen und Art der Genehmigung unterschiedlich komplex sein. Ein typisches Beispiel ist die Genehmigung nach dem Vier-Augen-Prinzip. Dies bedeutet, dass die Genehmigung mindestens von zwei unterschiedlichen Akteuren erfolgen muss. So kann beispielsweise bei Budgetfreigaben oder sicherheitsrelevanten Vorgängen sichergestellt werden, dass die Genehmigung nur durch eine wiederholte Freigabe erfolgt ist.

Regelbasierte Genehmigungen

Regelbasierte Genehmigungen

Einen Spezialfall zum Vier-Augen-Prinzip stellen regelbasierte Genehmigungen dar. Hier werden neben der Berechnung eines Laufweges auch weitere vorgangsspezifische Kriterien herangezogen. Im Dienstreiseantrag werden z. B. alle Anträge automatisch genehmigt, deren geschätzte Kosten unter 200 Euro liegen. Diese Regel (Schwellwert) wird in der oben beschriebenen Genehmigungsmatrix definiert.