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Von der Idee zur Umsetzung

Die elektronische Signatur in Banken

  • Erscheinungsdatum
  • Lesedauer
  • Autoren Robert Eickmeyer, Julia Köhler
  • KategorieDigitalisierung nach Fachbereichen

Mit wenigen Klicks ein Bankkonto eröffnen oder Aktien kaufen: Wir spüren in vielen Lebenssituationen, dass die Digitalisierung von Banken voranschreitet. Kreditgenehmigungen, Bonitätsprüfungen oder Verbraucherkredite sind nur einige weitere Beispiele für interne und externe Prozesse in Banken. Seit einiger Zeit gibt es bei diesen Abläufen vermehrt einen treuen Begleiter – die elektronische Signatur. Sie sorgt dafür, dass Verträge oder Freigaben schneller und effizienter ablaufen können.

Stakeholder und Kontakte in Banken

Warum die elektronische Signatur für Banken relevant ist

Durch digitale Signaturverfahren wird die Prozessautomatisierung in Banken allgemein unterstützt. Die Beschleunigung von Geschäftsprozessen sowie Kosteneinsparungen sind nur zwei Beweggründe, warum gerade Banken die elektronische Unterschrift einführen und nutzen, sagen Experten der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC.  

In einer immer stärker wachsenden digitalen Welt sind es nicht zuletzt Kundenanforderungen oder -gewohnheiten, die den Digitalisierungswunsch von Banken weiter vorantreiben. Unsere Gesellschaft hat ein Bewusstsein für Nachhaltigkeit entwickelt – weg von Papier, hin zu digitalen Prozessen. Zudem ist der digitale Wandel schon in vielen anderen Lebensbereichen bei uns angekommen. Wir können einkaufen, Freunde treffen oder unsere Lieblingsserien schauen – alles online und virtuell. Das ist gewissermaßen normal für uns geworden. Diese „Normalität“ fordern wir auch für Bankgeschäfte. Aus diesem Grund gelten Omnikanal-Konzepte als erfolgs- und zukunftsweisend. Aus der Perspektive der Banken bedeutet dies nicht nur Anforderungen von Kunden zu erfüllen, sondern diese langfristig zu binden. Zudem gewinnt die Dunkelverarbeitung zunehmend an Bedeutung. Hiermit sind automatisierte Geschäftsprozesse gemeint, die Kunden weder sehen noch beeinflussen können. Robotic Process Automation ist hierbei sehr beliebt und trägt ähnlich wie die elektronische Signatur durch eine effiziente und schnelle Abwicklung zur Kundenzufriedenheit bei.

Zusätzlich hält uns die Corona-Pandemie vor Augen, wie wichtig Digitalisierung ist. Insbesondere die Notwendigkeit remote oder von Zuhause zu arbeiten und sich damit auch entsprechende Handlungsfähigkeit zu sichern, treibt Unternehmen und Banken gleichermaßen an, digitale Projekte stärker zu forcieren. Die elektronische Unterschrift ist hierbei die perfekte Komponente, um Vertragsabschlüsse oder ähnliches ortsunabhängig durchzuführen.

Was eine gute Lösung für Banken mitbringen muss

Es liegt auf der Hand, dass Bankprozesse sensible Daten beinhalten. Diese gilt es vollumfänglich zu schützen. Daher muss die gewählte Signaturlösung alle gesetzlichen und compliance-relevanten Aspekte abdecken. Hinzukommen viele verschiedene Zuständigkeitsbereiche in Banken, bei deren Datenaustausch untereinander ebenfalls höchste Sicherheit gewährleistet werden muss. Ein entscheidender Vorteil von elektronischen Signaturen ist deren Unveränderbarkeit: Unterschriften können später nicht ergänzt oder manipuliert werden. Dies ist technisch wie auch prozessual ausgeschlossen.

Anwendungsfälle elektronische Signatur

Eine gute Lösung sollte zusätzlich die Komplexität im Bankengeschäft berücksichtigen; das heißt, adaptierbar sein und Vertretungsberechtigungen, Prozessabfolgen wie auch mögliche dezentrale Strukturen beachten. Falls sich Zuständigkeiten ändern, ist dafür gesorgt, dass immer die richtigen Personen die entsprechenden Dokumente zum Signieren erhalten. 

Banken sollten zudem auf eine Software setzen, die alle Kundenschnittstellen (Kundenportale- und Plattformen, CRM-Systeme etc.) berücksichtigen kann, um eine kundenzentrierte Integration der elektronischen Signatur entlang der Customer Journey zu ermöglichen.

Diese Punkte gibt es bei der Implementierung zu beachten

Ein Signaturprozess lässt sich anhand vier allgemeiner Fragen umsetzen:

1. Welche Art von Dokument soll unterschrieben werden? Daraus abgeleitet: Welche Art von Signatur ist notwendig?

2. Falls qualifizierte elektronische Signatur: Wie viele verschiedene Unterzeichner gibt es und wie oft unterzeichnen diese?

3. Liegen die zu unterzeichnenden Dokumente final vor oder werden diese im Laufe des Prozesses erstellt?

4. Wie läuft der Signaturprozess ab?

Anhand der Dokumentenart und der benötigten Beweiskraft, entscheidet sich, ob mit einfacher, fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur unterschrieben werden kann oder muss. Banken haben erfahrungsgemäß viele Dokumente, die intern erstellt und am Ende von allen Beteiligten inklusive der Geschäftsführung unterschrieben werden müssen; zum Beispiel Kreditgenehmigungen, Bonitätsprüfungen, Kunden-Ratings usw. Diese werden vornehmlich in Word erstellt, von verschiedenen Fachabteilungen sowie Personen ausgefüllt, genehmigt, am Ende unterschrieben und abgelegt. Qualifizierte elektronische Signaturen sind mit eigenhändigen Unterschriften gleichzusetzen und kommen zum Einsatz, wenn für den Anwendungsfall die sogenannte Schriftformerfordernis gilt (BGB §126). Dies ist allerdings nur bei sehr wenigen Bankprozessen wie beispielsweise dem Verbraucherkredit vorgeschrieben.

Bankprozesse in der JobRouter®-Digitalisierungsplattform

Soll ein Bankprozess mit der JobRouter®-Digitalisierungsform umgesetzt werden, so kann sowohl die Erstellung, Genehmigung als auch die Signatur des Dokumentes in der Software ablaufen. Es besteht die Möglichkeit, die Word-Vorlage mit Seriendruckfeldern sowie Unterschriften-Platzhaltern zu erweitern. Mit Seriendruckfeldern lassen sich gesammelte Informationen während eines Prozesses automatisch ins Dokument übernehmen. Liegt das Dokument bereits final vor, kann es einfach hochgeladen und ebenfalls mit Unterschriften-Platzhaltern versehen werden. Ist der Prozessablauf geklärt (wer unterschreibt, wie wird unterschieben und in welcher Reihenfolge) lässt sich der eigentliche Signaturprozess umsetzen.

In JobRouter® ist es möglich, das Dokument direkt per E-Mail an die ausgewählten Unterzeichner zu senden. Handelt es sich bei diesen Personen um interne Anwender mit Zugriff auf JobRouter®, lässt sich das Dokument auch über die Eingangsbox bereitstellen und von dort unterschreiben. Dies hat den großen Vorteil, dass jederzeit ersichtlich ist, bei wem das Dokument gerade zur Unterschrift liegt. Außerdem können beteiligte Personen über hinterlegte Termine automatisch und regelmäßig an die fällige Unterschrift erinnert werden.

Auch wenn schon einige Finanzinstitute auf elektronische Signaturen setzen, gibt es noch Luft nach oben. Die Umsetzung ist gar nicht so schwer, eröffnet aber eine Vielzahl neuer Chancen und Potentiale. PwC und JobRouter unterstützen Sie gerne dabei! 

Über die Autoren

  • Julia Köhler

    Julia Köhler ist Unternehmensberaterin bei PwC mit Schwerpunkt auf Strategie und Implementierung von Portal- und Plattformlösungen. Dabei unterstützt sie Kunden insbesondere bei der Einführung von Workflow-Lösungen mit Fokus auf Kundeninteraktion und digitale Signaturen.

  • Robert Eickmeyer

    Robert Eickmeyer ist Unternehmensberater bei PwC, sein Fokus liegt auf der Digitalisierung von Produkten und Prozessen. Er berät Mandanten von PwC beim Aufbau neuer Geschäftsmodelle. Innerhalb des Unternehmens leitet Robert Eickmeyer das deutsche Digital Identity Team.

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