Elektronische Signatur
Vertraulichkeitsvereinbarungen besser ohne Papier unterschreiben
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- Kategorie Geschäftsprozesse digitalisieren
Die elektronische Signatur löst das Unterzeichnen auf Papier ab. Bringen Sie Effizienz und Nachvollziehbarkeit in Ihre vertrauliche Dokumentenarbeit.
Wir starten mit diesem Blog eine Serie, in der unser Gastautor Johannes Leser, Geschäftsführer unseres Partners Namirial Deutschland, sukzessive Anwendungsfälle für elektronische Signaturen mit JobRouter Sign beleuchtet.
In diesem Bericht erfahren Sie, warum Sie für Vertraulichkeitsvereinbarungen Unterschriften der Beteiligten einholen sollten, dabei aber getrost auf Papier verzichten können.
Vertraulichkeitsvereinbarungen – Wann sind sie notwendig?
Erklärungen zur Verschwiegenheit spielen sowohl in der externen wie der internen Kommunikation eine wichtige Rolle.
- Vor Beginn einer Verhandlung oder während Ihres Verlaufs werden zwischen Geschäftspartnern häufig geheimhaltungsbedürftige Informationen, Daten und Unterlagen ausgetauscht. Dabei empfiehlt es sich dringend, die Geheimhaltung klar definierter vertraulicher Informationen gegenüber Dritten nachweisbar zu vereinbaren. Darüber hinaus kann es wichtig sein, Subunternehmer und Berater zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
- Mindestens genauso bedeutend ist die Vereinbarung der Geheimhaltung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen mit den Mitarbeitern des eigenen Unternehmens. In Deutschland gilt dazu seit 18. April 2019 das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) auf Basis der EU-Richtlinie 2016/943 zum Schutz von vertraulichem Know-how und vertraulichen Geschäftsinformationen (Know-How Richtlinie). Wer gegen die Verletzung von Geschäftsgeheimnissen juristisch vorgehen will muss seitdem "angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen" nachweisen können. Vor dem Inkrafttreten des GeschGehG genügte der subjektive Geheimhaltungswille. Hier besteht bei vielen Firmen Handlungsbedarf.
- Korrespondierend dazu wird in der EU-Verordnung 2016/679 (Datenschutzgrundverordnung, DSGVO) festgelegt, dass Mitarbeiter in Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Vertraulichkeit und die Wahrung von Datengeheimnissen zu verpflichten sind.
Mündliche vs. schriftliche Geheimhaltungsvereinbarungen
Grundsätzlich gibt es für diese Art von Vereinbarungen, die auch als Verschwiegenheitserklärung, Geheimhaltungsvereinbarung oder Non-Disclosure Agreement (NDA) bezeichnet werden, keine besondere Vorschrift zu ihrer Form, insbesondere keine Verpflichtung zur Schriftform. Sie könnten folglich auch mündlich abgeschlossen werden.
Aus gutem Grund verlassen sich immer weniger Unternehmen auf mündliche Absprachen. Im Streitfall ist entscheidend, dass ein Unternehmen nachweisen kann, dass eine Vereinbarung wirksam und nachweisbar geschlossen wurde.
Bislang werden Vertraulichkeitsvereinbarungen daher meist auf Papier ausgedruckt, versandt, von Hand unterschrieben, zurückgesendet und wandern ins Papierarchiv. Einige Firmen scannen die Dokumente, archivieren sie digital und vernichten die Originale. Ein umständlicher, teurer und zeitaufwändiger Prozess.
Verschwiegenheitsvereinbarungen digital signieren
Mehr Effizienz im digitalen Büro
Die gute Nachricht: Es geht auch ohne Papier – einfacher, schneller, billiger – kurzum: besser. Mit JobRouter Sign lassen sich Vertraulichkeitsvereinbarungen rasch, unkompliziert und beweiskräftig signieren. JobRouter Sign basiert auf dem weltweit von vielen Unternehmen genutzten Workflow des Vertrauensdienstleisters Namirial mit dem sich elektronische Signaturen unterschiedlichen Typs über verschiedene Verfahren erzeugen lassen. Namirial ist unter anderem als Vertrauensdiensteister gemäß EU-Verordnung 910/2014 (eIDAS) zertifiziert.
Jeder Unterzeichner kann auf einem Gerät seiner Wahl, egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop, beweiskräftig signieren. Versender der Vereinbarungen können automatisch auch festlegen wann ihre Kontakte an ausstehende Unterzeichnungen erinnert werden sollen. Und all dies direkt aus der gewohnten JobRouter-Umgebung heraus.
Für das Signieren von Vertraulichkeitserklärungen empfiehlt sich aufgrund des Beweiswertes die Anwendung fortgeschrittener elektronischer Signaturen. Diese Art der Signatur kann eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden, ermöglicht eine Identifizierung des Unterzeichners und ist mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten so verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
Nach der Unterzeichnung mit JobRouter Sign lässt sich die Unverfälschtheit einer signierten Vertraulichkeitsvereinbarung leicht in jedem PDF-Reader überprüfen. Außerdem gibt es zu jedem unterzeichneten Dokument auch ein Prozessprotokoll (Audit Trail), in dem alle Aktionen rund um das Signieren mit Zeit und Datum nachvollziehbar sind.
Unterschreiben ohne Papier ist folglich nicht nur einfacher, schneller, billiger sondern auch sicherer, beweiskräftiger und resistenter gegen Manipulationen. Es gibt also viele gute Gründe Vertraulichkeitsvereinbarungen besser mit JobRouter Sign unterschreiben zu lassen.
Aktualisierungen von Vertraulichkeitserklärungen zentral verwalten
In den letzten Monaten erreichen uns vermehrt Anfragen, ob es auch möglich ist, aktualisierte Versionen von Vertraulichkeitserklärungen gleichzeitig an alle Mitarbeiter zu senden. Kurze Antwort: Ja, klar. Viele Unternehmen berücksichtigen in Ihren existierenden Vertraulichkeitsvereinbarungen noch nicht soziale Medien, Cloud-Dienste oder firmenübergreifende Plattformen zur Kooperation zwischen Unternehmen. Daher müssen Sie neue Versionen ihrer Vertraulichkeitserklärungen erstellen und letztlich auch unterzeichnen lassen. Das Unterzeichnen kann dank JobRouter Sign nun ganz zügig und unkompliziert erfolgen.
Jeder Prozess in der JobRouter®-Digitalisierungsplattform basiert auf einem hinterlegten Rechte- und Rollen-Management. Dadurch können anfallende Aufgaben und personenbezogene Informationen zentral verwaltet und gesteuert werden. Jeder Mitarbeiter sieht nur die Informationen, die er auch sehen darf und kann diese ggf. bearbeiten. Das Unternehmen muss sich also um nichts weiter kümmern: Sofern eine neue Version der Vertraulichkeitserklärung vorliegt, wird diese automatisiert an alle betroffenen Mitarbeiter versendet – mit Signierfunktion via JobRouter Sign. Je nach Signaturverfahren, reicht schon ein Klick aus und der Prozess ist abgeschlossen!
Vertraulichkeitsvereinbarungen sind nur ein Beispiel für die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten von JobRouter Sign. In weiteren Blog-Posts werden wir weitere Anwendungsfälle beleuchten.
Die in diesem Blog-Post bereit gestellten Informationen ersetzen keine individuelle rechtliche Beratung, in der die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigt werden. Sie sollen Anhaltspunkte liefern für eine mögliche Interpretation der rechtlichen Rahmenbedingungen.
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Die JobRouter AG hat eine integrierte Lösung für das elektronische Signieren von Geschäftsdokumenten entwickelt. Die Namirial-Technologie bildet die Basis der JobRouter® Sign-Lösung, die ein Signieren von Dokumenten aus beliebigen Prozessen heraus ermöglicht.