Was Unternehmen bei der XRechnung beachten müssen
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Das XRechnungs-Format ist ein standardisiertes E-Rechnungsformat, das für den Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Das E-Rechnungsformat wird in Deutschland aufgrund der Verpflichtung durch das Wachstumschancengesetz immer häufiger verwendet. Welche Eigenschaften hat dieses Rechnungsformat und was müssen Unternehmen beachten? Antworten auf diese und zahlreiche weitere Fragen rund um das Thema XRechnung erhalten Sie in diesem Blogbeitrag.
Was ist das XRechnungs-Format?
Das XRechnungs-Format ist ein Standard für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in Deutschland. Es handelt sich um ein spezialisiertes E-Rechnungsformat, das für den Geschäftsverkehr mit Auftraggebern der öffentlichen Hand entwickelt wurde. XRechnungen basieren auf dem XML-Datenformat und sind maschinell lesbar, was eine automatisierte Rechnungsverarbeitung erlaubt. Möglich ist die Verwendung des XRechnungs-Formats seit November 2020, die Grundlage für seine Einführung war die europäische Norm EN-16931.
Ziel des XRechnungs-Formats ist es, im B2G-Geschäftsverkehr (Business-to-Government) zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern den Rechnungsaustausch zu vereinheitlichen. Dies soll eine höhere Effizienz im Rechnungswesen bei einer zugleich reduzierten Fehleranfälligkeit gewährleisten.
Durch das Wachstumschancengesetz wird das XRechnungs-Format für den Austausch von Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 zum Standard.
Welche Angaben muss eine XRechnung enthalten?
Eine XRechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Sie muss sowohl die Vorgaben der EU-Norm 16931 als auch die nationalen Vorgaben für eine gültige Rechnung nach § 14 UstG erfüllen. Rechnungen müssen unter anderem den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers enthalten. Alle Angaben können beispielsweise auf der Webseite des jeweiligen Landesamtes für Steuern nachgelesen werden. Die Finanzämter Baden-Württemberg geben in ihrem FAQ „Was ist bei der umsatzsteuerlichen Rechnungsstellung zu beachten?“ eine gute Übersicht.
Wann wird die XRechnung Pflicht?
Die Verpflichtung für den öffentlichen Sektor (B2G) gibt es bereits seit dem 27.11.2020. Durch das Wachstumschancengesetz gilt diese ab dem 01.01.2025 auch für den B2B-Bereich. Der Empfang von E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD Format muss ab dem Zeitpunkt unterstützt werden. Die Verpflichtung zum Versenden von E-Rechnungen ist ab dem 01.01.2027 Pflicht.
Die allgemeine Einführung der E-Rechnungspflicht wird durch das Wachstumschancengesetz unterstützt, das im März 2024 verabschiedet wurde. Dieses Gesetz soll die Digitalisierung und Effizienz im privaten Sektor fördern. Es hat zum Ziel, Verwaltungsprozesse zu modernisieren und mittels einheitlicher elektronischer Rechnungen die Kosten zu senken und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Zugleich bildet die E-Rechnungspflicht die Voraussetzung für die künftige Einführung einer Meldepflicht für Umsätze von B2B- (und B2G)-Transaktionen, mit der die Bundesregierung den Mehrwertsteuerbetrug bekämpfen will.
Das Wachstumschancengesetz setzt die Verwendung eines elektronischen Formats voraus, das der europäischen Norm 16931 entspricht. Diese Norm werden von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen (Ab Version 2.0.1) erfüllt. XRechnungen sind reine XML-Dateien. ZUGFeRD-Rechnungen werden als hybride Rechnungen bezeichnet, da ein PDF als Träger der XML-Rechnung genutzt wird. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (z.B. als reines PDF) oder in Papierform übermittelt werden, fasst das Gesetz unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammen.
Wer ist zur Verwendung von XRechnungen verpflichtet?
Unabhängig von der ab dem Jahr 2025 geltenden E-Rechnungspflicht sind öffentliche Verwaltungen schon seit einigen Jahren verpflichtet, im B2G-Geschäftsverkehr XRechnungen zuzulassen. Unternehmen, die Auftraggebern der öffentlichen Hand eine Rechnung für Arbeiten oder Dienstleistungen ausstellen, können dies – zumindest auf Bundesebene – bereits seit November 2020 im XRechnungsformat tun. Ab dem 1. Januar 2025 sind XRechnungen für alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern obligatorisch.
Diese Behörden akzeptieren XRechnungen
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Bundesbehörden
Alle Bundesbehörden müssen seit November 2020 elektronische Rechnungen im Format XRechnung akzeptieren und verarbeiten.
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Landesbehörden
Die Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung von XRechnungen gilt auch für die meisten Landesbehörden. Die genauen Regelungen und Umsetzungsfristen können von Bundesland zu Bundesland variieren. Zahlreiche Bundesländer haben jedoch bereits ähnliche Vorschriften wie der Bund eingeführt.
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Kommunale Behörden
Auch auf kommunaler Ebene wird zunehmend die Verpflichtung zur Nutzung der XRechnung eingeführt.
Ist eine XRechnung eine E-Rechnung?
Die XRechnung ist, ebenso wie etwa ZUGFeRD, ein spezialisiertes E-Rechnungsformat. Das XRechnungs-Format wurde spezifisch für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt und und basiert auf dem XML-Datenformat. Es entspricht den Anforderungen der EU-Norm EN 16931.
Nachfolgend einige Übersicht zur Einordnung der XRechnung:
1. Elektronisches Format: Die XRechnung wird ausschließlich in elektronischer Form erstellt, übermittelt und verarbeitet. Dank dem XML-Datenformat ist das Format maschinell lesbar, zudem ist die automatische Verarbeitung möglich.
2. Standardisierung: Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931, die sicherstellt, dass alle wesentlichen Rechnungsinformationen einheitlich strukturiert und übermittelt werden. Dies erleichtert die Integration in verschiedene Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
3. Verpflichtung für öffentliche Aufträge: In Deutschland sind öffentliche Auftraggeber seit November 2020 verpflichtet, elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format zu akzeptieren. Ab dem 1. Januar 2025 müssen gemäß dem Wachstumschancengesetz alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern ihre Rechnungen im XRechnungs-Format einreichen.
4. Ziele: Wie alle E-Rechnungen zielt die XRechnung darauf ab, den Rechnungsstellungsprozess zu digitalisieren, Fehler zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und die Bearbeitungszeit zu verkürzen, zudem reduziert sie den Papierverbrauch im Büro.
Was ist der Unterschied zwischen einer XRechnung und einer ZUGFeRD-Rechnung?
XRechnung ist ein standardisiertes E-Rechnungsformat, das spezifisch für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ebenfalls ein E-Rechnungsformat, das durch seine hybride Struktur und Flexibilität ist aber breiter einsetzbar ist, als die XRechnung.
- XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das speziell auf den elektronischen Rechnungsversand an öffentliche Verwaltungen in Deutschland zugeschnitten ist. Es entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist maschinell lesbar, was eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Seit November 2020 müssen öffentliche Auftraggeber in Deutschland Rechnungen im XRechnungs-Format akzeptieren.
- ZUGFeRD entspricht ebenfalls der EU-Norm EN 16931, ist aber ein hybrides Format, das sowohl eine XML- als auch eine PDF-Datei enthält. Dies ermöglicht es, die Rechnung sowohl maschinell als auch manuell zu verarbeiten. ZUGFeRD kann sowohl für B2B- als auch für B2G-Anwendungen eingesetzt werden. Das ZUGFeRD-Format umfasst mehrere Profile, wie Basic, Comfort und Extended, mit jeweils unterschiedlichen Informationsdichten, je nach den spezifischen Anforderungen der Rechnungsstellung.
| XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|
| Entspricht EN 16931 | Entspricht EN 16931 |
| XML-basiert | XML- und PDF-Datei |
| Maschinell zu verarbeiten | Maschinell und manuell zu verarbeiten |
| B2G-Anwendungen | B2B- und B2G-Anwendungen |
Was muss ich bei der Erstellung einer XRechnung beachten?
Die Erstellung einer XRechnung erfordert eine sorgfältige Dateneingabe und die Einhaltung technischer Standards. Spezialisierte Softwarelösungen, wie die JobRouter®-Digitalisierungsplattform erleichtern Ihnen die Erstellung von XRechnungen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer XRechnung
Die Erstellung einer XRechnung beinhaltet die folgenden Schritte:
1. Rechnungsdaten erfassen
- Erfassen Sie zunächst alle relevanten Rechnungsdaten, wie Angaben zu Rechnungsaussteller und -empfänger, Rechnungsbetrag, Leistungsdatum oder -zeitraum, Zahlungsbedingungen, Steuernummern, sowie ggf. der Bestellnummer.
2. Erstellen des XML-Dokuments
- Verwenden Sie eine spezielle Softwarelösung zur Erstellung von XRechnungen, um die gesammelten Daten in ein XML-Dokument im XRechnungs-Format zu konvertieren. Ein solches Tool stellt sicher, dass die Daten korrekt strukturiert und alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind.
3. Validierung
- Überprüfen Sie die erstellte XRechnung auf Fehler und stellen Sie sicher, dass sie den gesetzlichen Anforderungen und technischen Spezifikationen entspricht. Viele Softwarelösungen bieten integrierte Validierungsfunktionen an, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt ist.
4. Übermittlung
- Senden Sie die XRechnung an den Rechnungsempfänger. In Deutschland können XRechnungen über verschiedene Kanäle übermittelt werden, z.B. per E-Mail, über spezielle E-Rechnungsportale oder über das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online).
5. Archivierung
- Archivieren Sie die erstellte XRechnung gemäß den gesetzlichen Anforderungen, damit eine spätere Überprüfung – beispielsweise durch Finanzbehörden – möglich ist.
Wie sieht eine XRechnung aus?
Häufig gestellt Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab wann tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft?
Startdatum für die E-Rechnungspflicht ist der 1. Januar 2025, wobei die Einführung über mehrere Übergangsphasen erfolgt:
- ab 1. Januar 2025: Eine allgemeine E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) bzw. zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) gilt ab dem 1. Januar 2025. Ab diesem Zeitpunkt müssen Betriebe den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen.
- bis Ende 2027: Während einer Übergangsphase bis Ende 2027 können jedoch unter Einhaltung bestimmter Bedingungen auch weiterhin sonstige Rechnungen in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier ausgestellt werden.
- Ausnahme Kleinbeträge unter 250€: Trotz der grundsätzlichen E-Rechnungspflicht ist die Ausstellung einer E-Rechnung auch nach dem 1.1.2025 nicht in allen Fällen obligatorisch. Rechnungen für Kleinbeträge bis 250 EUR können gemäss Wachstumschancengesetz weiterhin als "sonstige Rechnungen" übermittelt werden, beispielsweise in Papierform oder als PDF.
Welche Übergangsfristen und Phasen der E-Rechnungspflicht gibt es?
Die Umstellung auf die obligatorische E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr erfolgt in mehreren Schritten:
- Unternehmen, die eine Rechnung für geleistete Arbeiten ausstellen, können dies für Arbeiten, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt wurden, weiterhin im herkömmlichen Format (Papier, PDF, Bilddatei) tun. Voraussetzung ist allerdings, dass der Empfänger zustimmt.
- Für Unternehmen, die im Vorjahr (d.h. 2026) einen Umsatz von maximal 800.000 EUR erwirtschaftet haben, gilt eine Verlängerung dieser Übergangsregel bis Ende 2027.
- Auch Unternehmen, deren Vorjahresumsatz die Umsatzgrenze von 800.000 EUR überschreitet, haben bis Ende 2027 die Möglichkeit, statt E-Rechnungen weiterhin sonstige Rechnungen in einem anderen elektronischen Format auszustellen – wenn der Empfänger zustimmt. Vorausgesetzt ist, dass die Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt nur für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 erzielt wurden.
Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht?
Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht kann für Unternehmen rechtliche Konsequenzen haben. In der Regel bestehen diese in Bußgeldern. Eine Abweichung vom vorgeschriebenen Format kann allerdings schlicht auch dazu führen, dass die betreffende Rechnung verspätet (oder überhaupt nicht) bezahlt wird.
Die juristischen Folgen sind wie folgt geregelt:
- Auf Bundesebene sind die juristischen Folgen in verschiedenen Gesetzen festgelegt, darunter im Umsatzsteuergesetz (UstG), im Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) und in der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO).
- Je nach Standort und Ort der Leistungserbringung müssen zudem Ländergesetze beachtet werden. Jedes Bundesland kann eigene Vorschriften zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht erlassen.
- In Verträgen mit öffentlichen Auftraggebern können spezifische Vertragsstrafen für die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht festgelegt sein, die zusätzlich zu den gesetzlichen Sanktionen greifen.