Reisekostenabrechnung leicht gemacht – dank neuer GoBD
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- Kategorie Geschäftsprozesse digitalisieren
Alles, was Sie jetzt wissen müssen
Wer digital unterwegs sein will, hat es nicht immer leicht. Man sagt zwar, wo ein Wille ist, ist auch ein Weg, geltende Grundsätze können jedoch oft der Spielverderber sein: An Regelungen sollte man sich schließlich halten. So war bei der digitalen Datenverarbeitung zunächst vieles ungeklärt. Eine Neufassung der seit 2014 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bringt nun Licht ins Dunkle. Die Neufassung ist ab 01.01.2020 gültig und vom Bundesfinanzministerium herausgegeben. Sie regelt die Digitalisierung der Buchführung neu. Wir erklären Ihnen, was die Änderungen für Sie und Ihre digitalen Prozesse, zum Beispiel mit der JobRouter® App, bedeutet.
Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:
- Mobiles Scannen ist zulässig
- Mobiles Scannen ist auch im Ausland erlaubt
- Verbringung von Papierbelegen ins Ausland mit nachgelagerter Digitalisierung ist möglich
- Aufbewahrung von Konvertierungen statt der Originalversion ist unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt
Mobiles Scannen ist zulässig
Ein wichtiger Punkt für die digitale Datenverarbeitung ist vor allem die anerkannte Zulässigkeit von mobilen Scanunterlagen: Aktuellen technischen Entwicklungen kommt man in der neuen GoBD mit der Bezeichnung „bildliches Erfassen“ anstatt „Scannen“ nach. Der neue Begriff impliziert auch mobiles Scannen, womit die notwendigen Rahmenbedingungen gesetzt wurden. Zuvor herrschte bei vielen Unternehmen Unsicherheit, wie mit fotografierten Belegen mittels Smartphones oder Tablets umzugehen ist. Für JobRouter®-Anwender heißt das, dass nun offiziell Reiskostenbelege wie Taxi-, Restaurant-, oder Hotelrechnungen abfotografiert und beispielsweise per JobRouter® App bearbeitet werden können. Gleiches gilt für die Einzelerfassung von Rechnungen.
Mobiles Scannen ist auch im Ausland erlaubt
Zudem sind die mobil gescannten Belege auch dann gültig, wenn sie im Ausland entstanden sind – das ist beispielsweise bei einer Dienstreise wichtig. Außerdem ist es so möglich, Reisekostenabrechnungen noch direkt vor Ort einzureichen und dazugehörige Prozesse in Gang setzen. Auch das macht die Arbeit mit der JobRouter® App einfacher. Was zusätzlich vorliegen muss, ist eine Verfahrensdokumentation.
Verbringung von Papierbelegen ins Ausland mit nachfolgender Digitalisierung ist möglich
Außerdem war bisher die Verbringung von Papierbelegen ins Ausland mit nachgelagerter Digitalisierung umstritten. Dank der GoBD-Neufassung ist dies nun zulässig. Einzige Bedingung: Die bildliche Erfassung muss zeitnah nach dem Verbringen der Papierbelege erfolgen.
Aufbewahrung von Konvertierungen statt der Originalversion ist unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt
Wurden früher Originalversionen in eigene Formate (Inhouse-Formate) konvertiert, so waren beide Versionen zu archivieren. Die umgewandelte Variante war zudem als solche zu kennzeichnen. Diese darf nun stattdessen aufbewahrt werden, wenn sie eine vergleichbare oder höhere maschinelle Auswertbarkeit besitzt. Eine entsprechende Verfahrensdokumentation ist notwendig.
Mit der Neuregelung der GoBD hat das Bundesfinanzministerium ein wichtiges Signal gesetzt und die digitale Erfassung von Belegen für Ihre Buchhaltung einfacher gemacht. Ein bedeutender Meilenstein – auch für die Nutzung mit der JobRouter® App!