Przykład użycia
Cyfrowe zarządzanie umowami
Dlaczego zarządzanie umowami? Cyfrowy proces zarządzania umowami wspiera cały cykl życia klienta. Obejmuje wszystkie etapy, które przetwarzają dane zawarte w umowach, lub ich wymagają.
Zarządzanie umowami w JobRouter® łączy informacje i źródła, usprawnia etapy pośrednie oraz przypisuje szablony i załączniki wszystkim zangażowanym stronom. Wiążą się z tym procesy, które z kolei obejmują zarządzanie dostawcami, sprzedawcami, partnerami, klientami lub pracownikami. Zarządzanie umowami dotyczy zatem nie tylko kontraktów, ale także wszystkich zaangażowanych interfejsów. Płynna wymiana informacji w zautomatyzowanym, cyfrowym procesie zarządzania ostatecznie pomaga namacalnie i trwale zwiększyć efektywność Twojej firmy.
Po utworzeniu, podpisaniu i złożeniu umów proces zarządzania umowami zapewnia przejrzysty wgląd w dane. W końcu umowy często mają daty końcowe, w których muszą zostać rozwiązane, odnowione lub zmienione. Często takie terminy nie zostają dopilnowane, co wtedy? W najlepszym wypadku nic się nie dzieje. W najgorszym przypadku firma ponosi nieplanowane i niechciane koszty. Cyfrowe zarządzanie umowami ma zatem zasadnicze znaczenie dla terminowego przypominania o zobowiązaniach.
Platforma cyfryzacji JobRouter® oferuje szeroką gamę funkcji i modułów, które pomogą Ci zarządzać umowami i osiągnąć doskonałość operacyjną. Platforma umożliwi:
- Automatyczne generowanie umów.
- Centralne zarządzanie i archiwizowanie umów.
- Automatyczne przechwytywanie danych.
- Monitorowanie ważnych terminów.
- Przypisywanie uprawnień.
- Wyszukiwanie treści umów za pomocą słów kluczowych.
- Automatyczne wysyłanie przypomnieńlub powiadomień.
- i wiele więcej!
Cyfrowe zarządzanie umowami nie tylko poprawia przejrzystość pracy, ale także pomaga zaoszczędzić prawdziwe pieniądze. Z nami stworzysz biuro bez papieru!
Procesy w cyfrowym zarządzaniu umowami - przykłady
Archiwizacja umów
Zeskanowane umowy są rejestrowane wraz ze wszystkimi ważnymi metadanymi. Obejmuje to na przykład; numer umowy, rodzaj umowy, data rozpoczęcia, czas trwania, data zakończenia umowy, terminy, przypomnienia, koszty i wiele innych wartości.
Załączniki
Czasami konieczne jest dołączenie do umowy dodatkowych dokumentów. Nie ma znaczenia, czy są to przedłużenia umowy, korespondencja e-mailowa, czy np. plik zip. Wszystkie dokumenty można zapisać w JobRouter® w sposób zabezpieczony przed audytem w odpowiednim archiwum.
Zarządzanie uprawnieniami
Do każdej umowy można przypisać trzy różne uprawnienia: Właściciel, osoba odpowiedzialna i przeglądający. Nadają one różne prawa dostępu do konkretnych dokumentów.
Uwagi
Do każdej umowy możesz dołączać indywidualne komentarze i opatrzyć je znacznikiem czasu jako swojego rodzaju „notatką”.
Przypomnienie e-mailem
JobRouter® informuje Cię drogą mailową o wszystkich umowach, gdy zbliża się ich automatyczne odnowienie. Dzięki temu możesz śledzić aktualne umowy i nieprzegapiając żadnych ważnych terminów.
Wysyłanie umów
JobRouter® umożliwia również wysyłanie umów i załączników za pomocą formularza. Nie jest do tego wymagany klient pocztowy, wysyłanie odbywa się wyłącznie za pośrednictwem JobRouter®. Dodatkowo platforma cyfryzacji rejestruje, kto i kiedy otrzymał jakie dokumenty.
Wysyłanie wypowiedzeń
Proces ten umożliwia wszystkim użytkownikom posiadającym odpowiednie uprawnienia, stworzenie zawiadomienia i przesłanie go w formacie PDF do partnera kontraktowego. Opcjonalnie, powiadomienie można również dołączyć do umowy w formacie PDF jako załącznik.
Korzyści
Cyfrowe zarządzanie umowami
- Większa przejrzystość, zgodność, bezpieczeństwo i kontrola
- Archiwizacja przetestowana podczas audytów pod kątem zgodności z wymogami prawnymi
- Koniec z niedopatrzonymi upływającymi terminami, z JobRouter® możesz łatwo śledzić ważne daty
- Jeden punkt kontaktowy dla wszystkich dokumentów
- Zmniejszone koszty dzięki przypomnieniom o terminach wypowiedzenia