Przejdź do głównej treści
A young woman looks intently at the monitor of a laptop. She is processing a wide variety of contracts with JobRouter.

Przykład użycia

Cyfrowe zarządzanie umowami

Dlaczego zarządzanie umowami? Cyfrowy proces zarządzania umowami wspiera cały cykl życia klienta. Obejmuje wszystkie etapy, które przetwarzają dane zawarte w umowach, lub ich wymagają.

Zarządzanie umowami w JobRouter® łączy informacje i źródła, usprawnia etapy pośrednie oraz przypisuje szablony i załączniki wszystkim zangażowanym stronom. Wiążą się z tym procesy, które z kolei obejmują zarządzanie dostawcami, sprzedawcami, partnerami, klientami lub pracownikami. Zarządzanie umowami dotyczy zatem nie tylko kontraktów, ale także wszystkich zaangażowanych interfejsów. Płynna wymiana informacji w zautomatyzowanym, cyfrowym procesie zarządzania ostatecznie pomaga namacalnie i trwale zwiększyć efektywność Twojej firmy.

Po utworzeniu, podpisaniu i złożeniu umów proces zarządzania umowami zapewnia przejrzysty wgląd w dane. W końcu umowy często mają daty końcowe, w których muszą zostać rozwiązane, odnowione lub zmienione. Często takie terminy nie zostają dopilnowane, co wtedy? W najlepszym wypadku nic się nie dzieje. W najgorszym przypadku firma ponosi nieplanowane i niechciane koszty. Cyfrowe zarządzanie umowami ma zatem zasadnicze znaczenie dla terminowego przypominania o zobowiązaniach.

Platforma cyfryzacji JobRouter® oferuje szeroką gamę funkcji i modułów, które pomogą Ci zarządzać umowami i osiągnąć doskonałość operacyjną. Platforma umożliwi:

  • Automatyczne generowanie umów.
  • Centralne zarządzanie i archiwizowanie umów.
  • Automatyczne przechwytywanie danych.
  • Monitorowanie ważnych terminów.
  • Przypisywanie uprawnień.
  • Wyszukiwanie treści umów za pomocą słów kluczowych.
  • Automatyczne wysyłanie przypomnieńlub powiadomień.
  • i wiele więcej!

Cyfrowe zarządzanie umowami nie tylko poprawia przejrzystość pracy, ale także pomaga zaoszczędzić prawdziwe pieniądze. Z nami stworzysz biuro bez papieru!

Procesy w cyfrowym zarządzaniu umowami - przykłady

+
+

Archiwizacja umów

Zeskanowane umowy są rejestrowane wraz ze wszystkimi ważnymi metadanymi. Obejmuje to na przykład; numer umowy, rodzaj umowy, data rozpoczęcia, czas trwania, data zakończenia umowy, terminy, przypomnienia, koszty i wiele innych wartości.

+

Załączniki

Czasami konieczne jest dołączenie do umowy dodatkowych dokumentów. Nie ma znaczenia, czy są to przedłużenia umowy, korespondencja e-mailowa, czy np. plik zip. Wszystkie dokumenty można zapisać w JobRouter® w sposób zabezpieczony przed audytem w odpowiednim archiwum.

+
+
+

Zarządzanie uprawnieniami

Do każdej umowy można przypisać trzy różne uprawnienia: Właściciel, osoba odpowiedzialna i przeglądający. Nadają one różne prawa dostępu do konkretnych dokumentów.

+

Uwagi

Do każdej umowy możesz dołączać indywidualne komentarze i opatrzyć je znacznikiem czasu jako swojego rodzaju „notatką”.

+
+
+

Przypomnienie e-mailem

JobRouter® informuje Cię drogą mailową o wszystkich umowach, gdy zbliża się ich automatyczne odnowienie. Dzięki temu możesz śledzić aktualne umowy i nieprzegapiając żadnych ważnych terminów.

+

Wysyłanie umów

JobRouter® umożliwia również wysyłanie umów i załączników za pomocą formularza. Nie jest do tego wymagany klient pocztowy, wysyłanie odbywa się wyłącznie za pośrednictwem JobRouter®. Dodatkowo platforma cyfryzacji rejestruje, kto i kiedy otrzymał jakie dokumenty.

+
+
+

Wysyłanie wypowiedzeń

Proces ten umożliwia wszystkim użytkownikom posiadającym odpowiednie uprawnienia, stworzenie zawiadomienia i przesłanie go w formacie PDF do partnera kontraktowego. Opcjonalnie, powiadomienie można również dołączyć do umowy w formacie PDF jako załącznik.

Korzyści

Cyfrowe zarządzanie umowami

  • Większa przejrzystość, zgodność, bezpieczeństwo i kontrola
  • Archiwizacja przetestowana podczas audytów pod kątem zgodności z wymogami prawnymi
  • Koniec z niedopatrzonymi upływającymi terminami,  z JobRouter® możesz łatwo śledzić ważne daty
  • Jeden punkt kontaktowy dla wszystkich dokumentów
  • Zmniejszone koszty dzięki przypomnieniom o terminach wypowiedzenia
do góry