Przejdź do głównej treści

Procesy zgodne z RODO dzięki JobRouter®

RODO - nie ma powodów do paniki!

Usprawnij swoje procesy zgodnie z RODO: 6 możliwych zastosowań procesów zgodnych z RODO dzięki platformie cyfrowej automatyzacji procesów JobRouter®.

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych weszło w życie 25 maja 2016 roku. Teraz, dwa lata później zastąpi istniejącą dyrektywę o ochronie danych 95/46/WE. Nie zmieni ono całkowicie przepisów dotyczących ochrony danych w Unii Europejskiej, ale zaostrzy je i ujednolici. W praktyce oznacza to dodatkowy wysiłek dla wszystkich, którzy pracują z danymi osobowymi.

W przypadku firm pojawiły się nowe wymogi w zakresie przejrzystości i informacji, które należy uwzględnić przy wdrażaniu nowych technologii lub metod pracy (prywatność w fazie projektowania/domyślna ochrona prywatności). Z tego względu konieczne jest dokładne udokumentowanie, które dane są przechowywane w procesie przez osobę, która może je pobrać i usunąć, jeśli to konieczne, i udowodnić, że kroki te zostały podjęte. Naruszenie nowych przepisów może skutkować surowymi karami w wysokości do 20 milionów euro lub 4 procent rocznego globalnego obrotu. Zgodność z przepisami jest monitorowana przez organ nadzorczy UE ds. ochrony danych oraz sądy.

Narzędzia i technologie cyfrowe oparte na cyfrowych procesach i kompleksowych przepływach pracy mogą pomóc w zredukowaniu pracy manualnej i kosztów. Jednocześnie automatyzacja zapewnia identyfikowalność i bezpieczeństwo wszystkim zaangażowanym. Wybraliśmy sześć przykładów cyfrowych procesów JobRouter® zgodnych z RODO, aby zaprezentować tę wartość dodaną:

 

Rozwiązanie

Proces JobRouter® automatycznie kompiluje te dane - nawet z różnych źródeł (systemów, baz danych) - i bezpośrednio je przesyła. Przykładowo proces może być zainicjowany automatycznie przy pomocy formularza dostępnego na stronie internetowej, co może znacznie skrócić czas przetwarzania. Klient miałby zapewnione bezpieczeństwo swoich danych, a firma byłaby w stanie potwierdzić, że wypełniła swój obowiązek informacyjny.

 

Rozwiązanie

Cyfrowe sprawozdania z kosztów poniesionych podczas podróży oferowane przez JobRouter® łączą wszystkie informacje i udostępniają je wszystkim pracownikom i działom w indywidualnym przepływie pracy.

Rozwiązanie

JobRouter® może być wykorzystywany do obsługi procesów, takich jak zarządzanie aplikacjami w ramach jednej platformy i wysyłania plików do pracowników, zapisywania ich i usuwania, gdy tylko upłynie ustawowy okres przechowywania. Możliwe jest zaciemnienie wrażliwych treści dla niektórych pracowników lub włączenie kolejnych poziomów udostępniania. Wszystkie te dane są zawsze administrowane w JobRouter®, nie opuszczają systemu i można nimi zarządzać automatycznie. I choć firma nie zajmuje się administrowaniem, otrzymuje pełne bezpieczeństwo i kontrolę.

 

Rozwiązanie

Z JobRouter® jako centralną platformą automatyczne przepływy pracy mogą zostać zorganizowane tak, aby w odpowiednim czasie pobierały i usuwały informacje z różnych systemów i baz danych. Możliwe jest rozróżnienie pomiędzy treścią danych a obowiązkiem usunięcia oraz wygaszania danych podstawowych krok po kroku, aż nie będą już dostępne żadne dane osobowe. Przykładowo bardzo przydatne może być usunięcie informacji o karcie kredytowej kupującego lub danych bankowych kupującego po dokonaniu płatności, ale jednoczesne przechowywanie informacji dotyczących zakupu w celach gwarancyjnych do daty wygaśnięcia. Dzięki JobRouter® można z łatwością i w opłacalny sposób sprostać temu wyzwaniu poprzez proste kontrolowanie czasu i zarządzanie stałymi danymi w poszczególnych systemach.

 

Rozwiązanie

Te i podobne procesy można z łatwością wdrażać dzięki JobRouter®. Po wcześniej określonym czasie do klienta automatycznie przesyłany jest e-mail lub wiadomość z informacją o dostępnych na jego temat danych. Można to połączyć z zapytaniem klienta o to, czy wciąż chce korzystać z usług i, jeśli tak, z prośbą o dodatkowe dane. Dzięki otwartej komunikacji i przejrzystości danych firma może budować zaufanie. Bez dodatkowego wysiłku zwiększa tym samym zadowolenie klienta, a przepisy dotyczące ochrony danych są nie tylko przestrzegane, ale mogą stać się zaletą.

 

Rozwiązanie

Aby spełnić to wymaganie, konieczne są regularne audyty i dobra dokumentacja wszystkich procesów, właścicieli procesów, uczestników oraz przechowywanych i wykorzystywanych danych. JobRouter® upraszcza wszystkie te zadania. Wszystkie procesy JobRouter® są zawsze automatycznie dokumentowane i zawierają wszystkie informacje o planowanym przebiegu procesu, jak również dostępie do procesu i wszystkich kolejnych krokach. Oznacza to, że wszystkie procesy mogą być certyfikowane bez dodatkowego wysiłku, co upraszcza obowiązek audytu. Audyty można z powodzeniem przeprowadzać i kończyć w ciągu kilku godzin.

Co chcesz teraz zrobić?

  • Kup Solution Template (szablon rozwiązań)

    Nie chcesz już dłużej czekać? Ten proces jest dostępny jako gotowe do wykorzystania i wdrożenia rozwiązanie. Szybko i w prosty sposób dostosujemy standardową wersję do Twoich wymagań i struktury Twojego przedsiębiorstwa.

  • Szablon Rozwiązań

    Procesy zgodne z RODO dzięki JobRouter®

    Szablon RODO JobRouter® umożliwia przetwarzanie wniosków o kontrolę i usunięcie danych w sposób szybki, możliwy do śledzenia i przejrzysty dzięki półautomatycznym procesom.

  • Szablon Rozwiązań

    Zautomatyzowane rozwiązania dotyczące zarządzania umowami

    Optymalnie określony proces zarządzania umowami wspiera cały cykl życia klienta, obejmując wszystkie kroki, które zawierają, przetwarzają lub wymagają danych umownych.

do góry