Rech­nungs­prü­fung mit JobMind Bau bei der Arkil Holding

• JobMind Bau ermöglicht Rechnungskorrektur nach UStG
• ermöglicht Notizen und Änderungen direkt am Bildschirm
• unterstützt das parallele Durchblättern von Anhängen auf einem zweiten Viewer
• berechnet automatisch die korrigierten Rechnungssummen, Positionen, Werte und Überträge neu
• erlaubt das manuelle Eingreifen und Nachkorrigieren durch Sachbearbeiter, Bauleiter und andere Berechtigte
• erzeugt und exportiert automatisch eine korrigierte Version der Rechnung

Ursprünglich hatte Andreas Tusch auf der CeBIT nach einem Dokumenten-Management-System gesucht. „Jetzt haben wir eine Digitalisierungsplattform und schieben nicht Belege hin und her, sondern steuern Prozesse. Zu verdanken ist das dem JobRouter-Partner L und M Büroinformationssysteme GmbH aus Flintbek. Sie waren die einzigen, die uns mit dem JobRouter-Modul JobMind Bau zeigen konnten, dass die Rechnungskontrolle und –änderung wirklich funktioniert. Dem konnten wir vertrauen."

Zu den Entscheidungskriterien zählte für die SAW-Geschäftsführung auch:

• Komplett digitale Rechnungsbearbeitung bis zur Buchung
• Bessere Ausnutzung von Skonti
• 100-prozentige Transparenz und Nachvollziehbarkeit über Rechnungsstatus

„Der Workflow ist überall im Unternehmen gleich“, sagt der Wirtschaftsingenieur. Deshalb haben sich die Verantwortlichen dafür entschieden, gleich mit dem größten Unternehmenszweig zu starten. „Wenn wir den Workflow einmal aufgebaut haben, dann können wir alle Mandanten und unsere fünf Mischwerke mitbetreuen.“

Anderthalb Jahre später zeigt sich Andreas Tusch begeistert, dass "was vorne hereinkommt, auch hinten in Microsoft Dynamics NAVISION wieder herauskommt" und automatisch verbucht werden kann. Lobend hebt er hervor, dass JobMind Bau automatisch Korrekturrechnungen für den Lieferanten erstellt, verschickt und dadurch Gutschriften überflüssig macht.

Der Weg dorthin war schon recht steinig. Wenn man seit 20 Jahren eingespielte Abläufe auf ein elektronisches System übertragen will, dann wird die sprichwörtliche Baustelle verkehrtherum eingerichtet: Es geht weniger um das Übertragen von analogen Prozessen in digitale, es geht um Beziehungen und Bezüge. Mit intensiver Unterstützung durch L und M wurde eine Matrix entwickelt, die den Workflow-Verlauf im Unternehmen abbildet. Wer darf was wann? An welcher Stelle müssen in Einbahnstraßen Abzweigungen für zusätzliche Abstimmungsprozesse eingerichtet werden? Wann macht ein Kreisverkehr Sinn, um Aufgaben zur erneuten Bearbeitung an einen Kollegen zurückgeben zu können? Wie umgehe ich die normale Strecke über die Kostenstelle, um einen Vorgesetzten direkt für die Rechnungsfreigabe anzusteuern?

Das Prozessdenken mussten auch die Bauleiter und ihre Kollegen in der Buchhaltung trainieren, resümiert Andreas Tusch. „Einerseits sollte man frühzeitig alle Mitarbeiter ins Boot holen, andererseits sind persönliche Arbeitsgewohnheiten und Wünsche so früh wie möglich auszuklammern, sofern sie nicht für alle nützlich sind. Man verzettelt sich sonst in kleinteiligen Strukturen und hat plötzlich doppelt so viele Register in der digitalen Bauakte wie zuvor. Auch bei der Gestaltung von Dialogfenstern oder der Vergabe von Berechtigungen gemäß 'analogem Gewohnheitsrecht' kann das ausufern.“ In diesem Fall half es, die Handbremse zu ziehen, die Route zu überprüfen und erst dann wieder Gas zu geben – mit geduldigen Programmierern im eigenen Haus und beim betreuenden JobRouter-Partner L und M. Im Vergleich dazu war die Schnittstellenanbindung an Microsoft Dynamics eine Kleinigkeit.

April 2015: In Teamworkshops mit dem JobRouter-Partner L und M werden Abläufe aufgearbeitet und erste Belege über eine JobRouter-Testversion verarbeitet.

Februar 2016: In der Hauptverwaltung in Schleswig wird ein neuer OCR-Scanner aufgestellt, über den ab sofort alle eintreffenden Rechnungen zentral gescannt werden. Das Modul JobMind Head liest die Kopfdaten jeder Rechnung aus. Das Modul JobMind Bau erfasst jede einzelne Rechnungsposition und stellt sie den Bauleitern für die Weiterbearbeitung bereit. Im Hintergrund läuft eine permanente Rechnungskorrektur, selbstverständlich gemäß Umsatzsteuergesetz.

März 2016: Bei der SAW in Schleswig ist die komplette Umstellung der Rechnungsprüfung vollzogen. Alle Mitarbeiter arbeiten mit JobRouter und den beiden speziell für die komplexen Rechnungsprüfungsvorgänge in der Baubranche entwickelten Modulen.

Fest steht schon jetzt, dass mit dem schnellen Internet alle Bausekretariate von der digitalen Bauakte profitieren werden. Aktuell hat bereits die SAW-Außenstelle Kiel Zugriff auf die neuen Prozesse. Die ASA Bau in Greifswald wird ab dem 2. Quartal 2018 mit 50 Mbps auf die JobRouter-Cloud zugreifen. Bald können die Mitarbeiter auf den Baustellen vor Ort Fotos hochladen, die dann der digitalen Bauakte direkt zugeordnet und im JobRouter eigenen Archiv abgespeichert werden. Auch die Anlagenbuchhaltung wird dann im JobRouter-Prozess abgebildet werden. Andreas Tusch denkt ohnehin bereits in die Zukunft: an einen Urlaubsprozess, an die Neuorganisation der Dokumentenablage via JobRouter und an einen Prozess für die Führerscheinkontrolle. „Der Geschmack kommt beim Essen. Mit dem Lizenzsystem der JobRouter GmbH für den Mittelstand können wir sehr viel bewegen. Das ist vom Preis her für uns sehr attraktiv, auch im Vergleich zu anderen Softwareherstellern.“