Digitales Vor­schlags­we­sen bei Euromaster: Mit­ar­bei­ter­ideen au­to­ma­ti­siert erfassen und belohnen

Um bei einem dezentralen Unternehmen wie Euromaster mit deutschlandweit ca. 2.500 Mitarbeitern sowie 320 Filialen ein funktionierendes, übergreifendes Vorschlagswesen zu realisieren, war eine exakte Planung im Voraus von besonderer Bedeutung. Vorschläge müssen verständlich und vor allem inhaltlich richtig formuliert werden. Für die Umsetzung dieses Prozesses wählte Euromaster das Workflow-Management-System JobRouter®. Euromaster war sich sehr sicher, alle Anforderungen mit diesem System erfüllen und eine möglichst zeitnahe Umsetzung realisieren zu können.

• Schaffung eines Anreizsystems für Mitarbeiter
• Kompetenzen der Mitarbeiter werden besser ausgeschöpft
• Einfache Abwicklung des Vorgangs
• Eskalationsregeln sichern die termingerechte Bearbeitung
• Stärkeres Involvement der Mitarbeiter fördert die Unternehmensidentifikation
• Steigernder Unternehmenserfolg
• Professionalisierung des Unternehmens

• Möglichkeit, Ideen und Vorschläge einzubringen
• Beteiligung am Unternehmenserfolg
• Belohnung durch Prämien Anreizsystem
• Sicherheit, dass gemachte Vorschläge auch tatsächlich bearbeitet werden
• Gerechter und systematischer Ablauf der Bearbeitung
• Automatische Benachrichtigungen an wichtigen Punkten wie z. B. die Freigabe durch den Vorgesetzten

Zunächst setzte sich die Personalabteilung zusammen und legte den Ablauf durch das Unternehmen fest, den ein Vorschlag eines Mitarbeiters zu durchlaufen hat. Dabei kristallisierte sich heraus, dass dieser Prozess viele Fehlerquellen birgt, von der richtigen Formulierung über die Freigabe des zugehörigen Vorgesetzten bis zur entsprechenden Prämienauswahl. Es wurde analysiert, an welchen Stellen mögliche Rückfragen oder Unklarheiten auftauchen können und wo welche Instanzen zur Kontrolle eingeschaltet werden müssen.

Zudem wurde ein Prämiensystem entworfen um die Motivation der Mitarbeiter für Vorschläge zu erhöhen und entsprechende Ideen, die schließlich zum Unternehmenserfolg beisteuern, zu belohnen. Die erarbeiteten Anforderungen flossen bei der Implementierung des Prozesses direkt mit ein.

Seit der Einführung des innerbetrieblichen Vorschlagswesens mit JobRouter®, erfreut sich das Unternehmen an reger Beteiligung seiner Mitarbeiter. JobRouter® erfährt eine sehr hohe Akzeptanz und wird intensiv genutzt. Bereits nach einem halben Jahr seit Produktivgang sind weit über 100 Mitarbeitervorschläge eingegangen.

Möchte ein Mitarbeiter nun einen Verbesserungsvorschlag machen, startet dieser in JobRouter® den Prozess „MasterIdee“ und gibt im Freitextfeld seine Idee ein. Über den Klick auf Senden gelangt ein Vorschlag zunächst immer an den Leiter für Sicherheit und Qualität (S&Q-Leiter). Wenn keine Rückfragen bestehen oder diese per Rückfragefunktion in JobRouter® geklärt wurden, leitet der S&Q-Leiter den Vorschlag weiter an den entsprechenden Vorgesetzten und bekommt den Vorgang entweder mit einer Ablehnung oder Freigabe wieder zurück. Nach einer Freigabe gelangt der Vorschlag zur betroffenen Abteilung.

Bei einer positiven Zustimmung, wählt der Gutachter an anderer Stelle im Prozess eine Prämie aus der erstellten Prämienmatrix aus. Anschließend wird das Ganze zurück zum S&Q-Leiter geschickt. Dieser überprüft die Vollständigkeit der Angaben und sendet den Vorgang weiter an den Betriebsrat. Eine finale Abstimmung zur Prämie erfolgt in einer kurzen Besprechung zwischen Betriebsrat, Gutachter sowie S&Q-Leiter. Abschließend klickt der Leiter für S&Q ein letztes Mal auf den Senden-Button. Hiernach läuft alles Weitere automatisch. Beispielsweise wird die Personalabteilung informiert, welche Prämie sie an welchen Mitarbeiter auszuzahlen hat und auch der Mitarbeiter erhält eine Information über die finale Absegnung und Prämie.

Im kompletten Prozess sind Eskalationsregeln hinterlegt, die die einzelnen Instanzen daran erinnern, wenn sie die Bearbeitungszeit überschritten haben. Zudem besteht an jeder Stelle die Möglichkeit einen Vorgangsschritt mit einer Rückfrage zurückzusenden oder zurückzuweisen, wenn beispielsweise ein falscher Gutachter ausgewählt wurde. An jeder Stelle des Prozesses wird durch die entsprechende Konfiguration gewährleistet, dass keine Lücken entstehen können und der Prozess korrekt abläuft.