Eingehende Lieferantenrechnungen wurden bisher von der Buchhaltung eingescannt und nach manuell ausgelesener Bestellnummer an den entsprechenden Mitarbeitende per Mail gesandt, mit der Bitte die Rechnung freizugeben. Diese antworteten entweder direkt auf die Mail und erteilten darin deren Freigabe oder druckten die Rechnung aus, um sie zu unterschreiben und zurück an die Buchhaltung zu schicken, die dann ihrerseits die erteilte Freigabe ausdruckte, um sie hinter die Rechnung zu heften.
Nicht nur, dass dieses Vorgehen viel Zeit in Anspruch nahm, entstand zusätzlich auch ein erhöhtes Papieraufkommen, das immer mehr Ordner beanspruchte, da zu jeder Rechnung ein Extrablatt mit der Freigabe mit abgeheftet werden musste. Die Nachverfolgung der noch freizugebenden Rechnungen war ebenfalls mit erhöhtem Aufwand verbunden.
Bei einem aktuellen Volumen mit über 100 Rechnungen am Tag, Tendenz steigend, war schnell klar, dass eine professionelle Lösung gefunden werden musste. Rechnungen sollten im Idealfall im gleichen Monat verbucht werden, in dem sie eingegangen sind. Das nicht fristgerechte Bearbeiten sowie das Abhandenkommen einzelner Rechnungen sollten von nun an der Vergangenheit angehören. Nachdem man mehrere Systeme miteinander verglichen hatte, fiel die Wahl auf das Workflow-Management-System (WfMS) JobRouter®.
