Technische Do­ku­men­ta­ti­on & Rechnungen: KNUTH au­to­ma­ti­siert beides

• ermöglicht die vollautomatische Rechnungsverarbeitung (Dunkelverarbeitung) nach ZUGFeRD-Standard
• ist die Schnittstelle zwischen Rechnungseingang und -verarbeitung
• liest Rechnungsdaten auf Positionsebene aus und macht die manuelle Datenerfassung überflüssig
• ergänzt elektronische Rechnungen, indem es sich die Daten aus dem ERP-System zieht
• erlaubt die komplette Rechnungsstellung in eigenem Dokumentenlayout

• unterstützt webbasierte dezentrale, kollaborative Zusammenarbeit
• schreibt Versionen fort und speichert diese nachvollziehbar im Archiv
• ist besonders schnittstellenfreundlich und für jede Anbindung offen
• erlaubt die Programmierung beliebig vieler vor- und nachgelagerter Teilprozesse sowie gänzlich neuer Prozesse

„Wir hatten große Probleme, die Daten zugekaufter Maschinen und Produkte bei uns im Haus zu verifizieren und sie unseren Kunden und Partnern in der gewünschten Qualität zur Verfügung zu stellen“, erinnert sich Veit Becker. Er arbeitet als Marketingleiter in der Wasbeker Unternehmenszentrale und ist bei KNUTH zuständig für die internationale Projektkoordination. Für seine Kollegen ist es eine besondere Herausforderung sicherzustellen, dass technische Dokumentationen rechtzeitig – und damit noch vor der Lieferung der Produkte - eingehen und vollständig sind. Am Ende einer intensiven Suche nach einer geeigneten Software entschieden sich die Norddeutschen für JobRouter: Der JobRouter-Partner L und M hatte neben den Möglichkeiten automatisierter Prozesse und digitaler Dokumentation auch die elektronische Rechnungsverarbeitung vorgestellt. Auf die Entscheider bei KNUTH machte das System den robustesten Eindruck und bot zusätzlich nicht nur Marketing und Vertrieb, sondern auch vielen weiteren Abteilungen, Vorteile und Einsparpotenziale.

Viele Dokumentationen kommen aus Fernost, denn dort sitzen die meisten Lieferanten von KNUTH. Das erschwert nicht nur die Kommunikation. „Wir benötigen ausreichend Zeit, um die Dokumentationen zu prüfen, zu übersetzen, zu korrigieren und sie an die Kunden weiterzugeben“, umreißt Veit Becker die Zielsetzung. Dazu musste in einem Workshop mit dem JobRouter-Partner L und M zunächst der Ist-Zustand ermittelt werden:

Wann werden Dokumentationen angefordert, wie erreichen sie die Wasbeker Zentrale, wie werden sie intern geprüft und aufgearbeitet? Außerdem ist der Zeitpunkt wichtig, an dem die übersetzten Dokumente freigegeben und mit gelieferten sowie geprüften Maschinen „verheiratet“ werden. Später gilt es sicherzustellen, dass es sich bei den Dokumentationen stets um die aktuellste Version handelt.

Nach den umfangreichen Vorarbeiten war der JobRouter-Prozess selbst schnell und unkompliziert aufgesetzt. Zwei Schulungstage später nutzten die deutschen Kollegen das System bereits aktiv und begannen damit, die Ansprechpartner aus Fernost via VOIP-Telefonie und Screen Sharing in den neuen Prozess einzuführen.

Der Feinschliff folgte im laufenden Betrieb, denn dieser zeigt in der Regel, wo weitere Optimierungspotenziale schlummern. Im vorliegenden Fall waren es Funktionen zum Sortieren, Ordnen und Suchen, die hinzugefügt wurden, sowie ein trickreicher Datentransfer: Der Transfer großer Datenmengen nach Deutschland kann mit Problemen wie Verbindungsabbrüchen oder Dateigrößenbeschränkungen verbunden sein. Um das Problem zu lösen, wurde eine neue Upload-Möglichkeit geschaffen: Nun laden die Lieferanten aus beispielsweise Asien ihre Dokumente auf einer Standard-Website hoch. Für sie unsichtbar im Hintergrund, holt JobRouter die Dokumente ab und überführt die Daten in einen Prozess. So können die eingangs genannten Aufgaben – Prüfen, Übersetzen, Korrigieren und Freigeben – übersichtlich und nachvollziehbar abgearbeitet werden.

Ähnliches gilt übrigens auch für Kollegen, die nicht am Hauptsitz beheimatet sind. Sie arbeiten ebenfalls nicht in einem JobRouter-Workaround, sondern nutzen die von der Digitalisierungsplattform aufbereiteten und gelieferten Daten und Dokumente in der Cloud. Nachträglich eingebaut wurde zudem ein Prozessschritt, der es Kollegen aus anderen Abteilungen problemlos ermöglicht, benötigte Dokumente zu ziehen. Durch JobRouter veredelte Dokumente werden über eine Schnittstelle direkt ins ERP-System APplus übertragen und dort bereitgestellt.

Die strukturierte und verlässliche Informationsbereitstellung war ein zentrales Ziel. Bislang wurden Anforderungen für Maschinendokumentationen manuell abgearbeitet: Ein Mitarbeiter musste die entsprechende Dokumentation suchen, als E-Mail-Anhang laden und an den entsprechenden Kunden verschicken. Dieser Aufwand fällt fortan weg.

Nach der erfolgreichen Einführung der technischen Dokumentation begann das Unternehmen Ende 2016 damit, die elektronische Rechnungslegung im ZUGFeRD-konformen Standard umzusetzen. „Das ging auch relativ zügig. Nach zwei bis drei Wochen konnten wir den Prozess bereits testen und jetzt funktioniert der elektronische Rechnungsausgang problemlos“, bilanziert Veit Becker. Die Rechnungsdaten werden standardisiert im XML-Datenformat mit einer PDF/A3-Datei versendet. Der Vorteil ist, dass die XML-Daten maschinenlesbar sind und im Idealfall ohne menschliches Eingreifen komplett dunkel weiterverarbeitet werden können. Übersetzt und vereinfacht heißt das: Die Rechnung wird automatisch bezahlt. Dies setzt natürlich voraus, dass der Empfänger über eine entsprechende Software verfügt und die Rechnungsdaten mit den Auftragsdaten übereinstimmen.

Für den Werkzeugmaschinen-Spezialisten KNUTH ist es wichtig, dass die Rechnungen für die weltweit gefragten Maschinen digitalisiert abgearbeitet werden können.

Veit Becker lobt, dass „die elektronisch generierte Ausgangsrechnung einfach weniger fehleranfällig ist, als wenn viele manuelle Schritte unternommen werden müssen.“ Das Modul JobFerd holt die Rechnungs- und Kontaktdaten aus dem ERP-System, erzeugt die ZUGFeRD-konforme Rechnung im PDF-Format und öffnet ein Fenster, in dem bereits der Empfänger und ein Standardtext eingetragen sind. In der Buchhaltung werden die Daten nur noch geprüft, bevor die Rechnung dann auf Knopfdruck versendet wird.

Die Umwandlung der Rechnungsstellung für die Maschinen hatte ebenso Auswirkungen auf die Kleinteilrechnungen. Auch Eingangsrechnungen werden nun vollautomatisiert verarbeitet. JobRouter leitet die mittels OCR-Scanner erfassten Kopf- und Rechnungsdaten an das ERP-System weiter, übernimmt den Rechnungsversand sowie die revisionssichere Archivierung.

Im Hintergrund spielt sich das so ab: Per Post eintreffende Rechnungen werden eingescannt und an die Buchhaltung weitergeleitet, wo sie mit den per E-Mail eingegangenen Rechnungen erfasst und hinsichtlich der Kopfdaten gecheckt werden. Anschließend erfolgt die Zuweisung der Belege an die Rechnungsprüfer. In ihrer Eingangsbox zur Rechnungsprüfung können sie die Forderungen direkt auf der JobRouter-Oberfläche bestätigen, ablehnen oder aufgrund der Nichtzuständigkeit zurückweisen. Für den nächsten Schritt sind wieder die Buchhaltungsmitarbeiter zuständig: Sie buchen die Rechnungen und bereiten in JobRouter einen Zahlungslauf für die Geschäftsführung vor. Nach entsprechender Freigabe meldet das System der Buchhaltung in einer Übersicht, welche Rechnungen gezahlt werden können. Erledigte Rechnungen speichert die Digitalisierungsplattform anschließend revisionssicher in JobArchive.

Über die Rückmeldungen, die Veit Becker intern und von den Partnerunternehmen erhält, gibt er gerne Auskunft: „Die Kollegen aus der Technik äußern sich positiv. Auch die Kollegen aus Fernost freuen sich über die Vereinfachung bei der Strukturierung der technischen Dokumentationen. Die Kollegen aus dem Vertrieb sind nicht nur froh über den Rechnungs-Builder, sondern auch über die anderen Projekte, die wir mit JobRouter programmiert haben. Die Neuerungen in den Abläufen kommen bei den Kollegen richtig gut an."