JobRouter® im Bil­dungs­sek­tor: Nahtlose Integration mit DATEV

Bestellwesen geht auch ohne ERP: Die Leipzig International School hat in den Ferien die Beschaffung von Schulmaterial und die Rechnungsprüfung digitalisiert. Nun managt JobRouter® die Kommunikation zwischen den Pädagogen und der Verwaltung und steuert den Datentransfer zur Buchhaltungssoftware DATEV.

Die Leipzig International School gGmbH (LIS) ist eine staatlich anerkannte Gesamtschule mit aktuell 950 Lernenden vom Kindergarten bis zur Allgemeinen Hochschulreife. Die Unterrichtssprache ist Englisch. Seit 2014 gehört auch eine Kita mit Krippenplätzen zur LIS, in der schon die Allerkleinsten ab dem 1. Geburtstag in das interkulturelle Umfeld hineinwachsen können. Anders als staatliche Schulen agiert die LIS unter der Trägerschaft einer Stiftung eher wie ein Unternehmen denn wie eine öffentliche Institution. Diese Unabhängigkeit bringt vorteilhafte Freiheiten mit sich – von der Lehrmittelauswahl bis hin zur modernsten technischen Ausstattung, die von einer schuleigenen IT-Abteilung betreut wird.

Während die Verwaltung in einem Nebengebäude auf dem Campus im Stadtteil Schleußig angesiedelt ist, hat die Kindertagesstätte einen eigens errichteten Neubau im Stadtteil Plagwitz bezogen. Diese räumliche Trennung verursachte bei der Materialbeschaffung, bei Abstimmungsprozessen und bei der Rechnungskontrolle durch Lehrerkräfte und ErzieherInnen einen hohen Aufwand. Zudem war es schwierig, den Bearbeitungsstatus im Blick zu behalten. Um den Verwaltungsaufwand der beiden Standorte zu reduzieren, suchte ein kleines Team aus IT-, Buchhaltungs- und Controlling-Kolleg:innen nach einer digitalen Lösung für das Dokumenten-Management. Die Software musste DATEV-kompatibel sein und sowohl die Rechnungsprüfung als auch die Beschaffung von Schulmaterialien auf ein zeitgemäßes digitales Level heben.

Bereits seit der Gründung arbeitet die Schule im Rechnungswesen mit der Software der DATEV eG. Was fehlte, war ein System für die aufwendigen papiergebundenen Prozesse in der Beschaffung und Rechnungskontrolle, auf das viele Anwender standortunabhängig zugreifen konnten. Im JobRouter-Partner Steigauf Daten Systeme aus Riemerling bei München fand der Leiter der IT-Abteilung, Stefan Kaudelka, schließlich einen IT-Dienstleister, der unter anderem auf DMS mit Schnittstellen zu DATEV spezialisiert ist.

Bereits die erste Präsentation der JobRouter-Digitalisierungsplattform erwies sich als Volltreffer: „Als wir gesehen haben, dass es mit JobRouter möglich ist, ohne weitere Umwege in DATEV zu arbeiten oder auch von DATEV aus in JobRouter nach Belegen zu suchen, war für uns klar, dass wir unsere Lösung gefunden hatten“, erinnert sich Stefan Kaudelka. „Für die Bestellabwicklung sollte kein Extraschritt notwendig sein, wie es bei einer anderen uns vorgestellten Software erforderlich gewesen wäre. Weil wir mit unseren 195 Kolleg:innen auf Englisch kommunizieren, hat uns zudem die Mehrsprachigkeit von JobRouter sofort überzeugt.“

Im Mai setzte sich das LIS-Team mit Steigauf zu einem dreitägigen Workshop zusammen und beschloss, im ersten Schritt die Anbindung an DATEV und den Beschaffungsprozess in Angriff zu nehmen. Das Go Live wurde sehr sportlich auf den Beginn des neuen Schuljahres gelegt: Anfang August.

Bevor das nächste Schuljahr beginnt, sollen auf Basis des digitalisierten Beschaffungsprozesses Bestellungen gebündelt werden, wo immer es möglich ist, um Einsparpotenziale zu realisieren. Stefan Kaudelka bilanziert: „Insgesamt hatten wir viele Wünsche und freuen uns, dass am Ende wirklich alles umgesetzt werden konnte! Von den Lehrern erhalten wir durchweg positives Feedback.“