pelzGROUP: Fünf Jahre stabile Fixkosten dank au­to­ma­ti­sier­ter Rech­nungs­ver­ar­bei­tung

... aus personeller Sicht

• macht Arbeitsabläufe und Abstimmungsprozesse transparent
• verwandelt datenbasierte Tätigkeiten in automatisierte Prozesse
• behält stets den Überblick, auch bei tausendfach vorkommenden Aufgaben
• erlaubt paralleles Arbeiten, verkürzt Wartezeiten, minimiert Fehlerquoten
• ist der ideale Assistent für viele Bereiche: übernimmt selbstständig eine Vielzahl von Überwachungs-, Kontroll- und Bearbeitungsschritten
• verteilt Aufgaben und stellt Daten auf Grundlage eines ausgearbeiteten Rechte- und Rollensystems bereit

... aus technischer Sicht

• ermöglicht die Anbindung von neuen Systemen, Tools oder Anwendungen mit geringem Programmieraufwand
• gestattet webbasierten Zugriff von jedem Arbeitsplatz und mobilen Endgeräten
• stellt Abläufe sicher aufgrund von vordefinierten Prozessschritten sowie Vertreterregelungen und Eskalationsmöglichkeiten
• ist Schnittstelle für automatisierte Aufgaben und Phasen z. B. in der Rechnungsverarbeitung
• gibt Flexibilität durch Skalierbarkeit (Aufträge, User, Prozesse)
• erlaubt Prozessänderungen oder Anpassungen auch im Nachhinein
• verarbeitet sowohl Daten als auch Dokumente in beliebigen Input- und Output-Formaten

Dass seine Buchhalter einen Großteil der Rechnungen erstmals in einer elektronischen Zahlvorschlagsliste sehen, ist Martin Schacht zufolge der Clou. Im Hintergrund übernimmt und automatisiert JobRouter aufwendige manuelle Prozesse: Rechnungen nach Fälligkeit unter Berücksichtigung der Zahltage einsortieren, Skonti analog der Zahlungsbedingungen abziehen, gemäß Vorgabe auswählen, welcher Betrag über welche Bank gezahlt werden soll, Summen ausrechnen sowie die automatisierte Übergabe der Datensätze an das Finanzbuchhaltungssystem erstellen. Dadurch spart die Abteilung pro Woche zwölf Arbeitsstunden ein – eine willkommene Veränderung, auch vor dem Hintergrund neu hinzugekommener Aufgaben und immer mehr rechtlicher Anforderungen, die ebenfalls zeitgerecht abgearbeitet werden müssen.

Entsprechendes gilt für die Intergroup-Belege über Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, die alle Geschäfte zwischen den Gesellschaften der pelzGROUP betreffen: Hier zieht sich JobRouter zu jedem Beleg automatisch die Buchungsinformationen aus dem ERP-System, liest die Daten aus, gleicht sie ab, kontiert vor, überträgt sie dann in die Software der Finanzbuchhaltung und legt sie nachher revisionssicher im Archiv ab – Anhänge wie Kontierungsprotokoll und Lieferscheine inklusive. Eine Herausforderung bei der Abbildung in einem digitalen Prozess stellten die verschiedenen umsatzsteuerrechtlichen Aspekte dar, die jedes international tätige Unternehmen bewältigen muss. Für mehr Sicherheit und ein Minimum an manueller Prüfung hat Softwareentwickler Philipp Czolbe ein Programm in den Rechnungsprüfungsprozess implementiert, das Abweichungen jeglicher Konstellation abgleicht und auf mögliche Probleme hinweist.

„Die automatische Verarbeitung der Intercompany-Handelswaren-Rechnungen ist uns ebenfalls sehr gut gelungen“, sagt Martin Schacht. Der Rechnungskreislauf ist nach innen und außen sehr komplex: Handels- und Drogerieketten erwarten von ihrem zertifizierten Lieferanten, dass er Warenströme bündelt und auch Produkte der Tochtergesellschaften über eine einzige Rechnung abwickelt. Innerhalb der pelzGROUP muss dazu ein Verkaufsprozess durchgeführt werden. Dieser wird manuell angestoßen und läuft anschließend – je nach Belegart – von selbst bis zur Kontierung bzw. bis zum virtuellen Zahlordner durch.

Auf der digitalen Agenda der pelzGROUP steht nun auch die vollautomatische Buchung, die in diesem Jahr aktiviert werden soll. Im Testlauf hat sich gezeigt, dass schon jetzt gut 6.500 der 15.000 Belege mit Bestellbezug automatisch durchgebucht werden könnten. Basis dafür ist die digitale Erfassung zehntausender Lieferscheine in der Materialwirtschaft, denn JobRouter bedient sich der Daten aus dem ERP-System. Die Wareneingänge werden hierbei vollautomatisch indexiert und mit Eingangsbelegen verknüpft, was die Suche nach einzelnen Lieferscheinen im Bedarfsfall kinderleicht macht. Immer dann, wenn JobRouter eine Abweichung entdeckt, sei es beim Preis, bei der Menge oder bei fehlenden Wareneingängen, erhält der zuständige Mitarbeiter eine detaillierte Meldung, der er gezielt nachgehen kann. Die Quote der automatisch in die Kontierung laufenden Rechnungen, die via E-Mail eingehen, liegt bereits bei stolzen 92 Prozent. Die Daten werden ausgelesen und in einen Prozess übernommen, sobald die Rechnung im E-Mail-Postfach eintrifft. Das spart das Einscannen und schont die Umwelt.

Martin Schacht hat jedoch 100 Prozent automatisch durchbuchbare Rechnungen mit Bestellbezug im Visier. Für die geplante Dunkelverarbeitung wurde der Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug deshalb sukzessive erhöht. Im gegenwärtigen Status sieht er eine „wirklich gute Qualität im fehlerfrei durchlaufenden Automatisierungsgrad, auf deren Basis nun auch offiziell der Schalter umgelegt werden kann.“

Zwischen ERP und Finanzsoftware spielt die Digitalisierungsplattform JobRouter® eine Schlüsselrolle: Softwareentwickler Philipp Czolbe und das IT-Team füttern JobRouter® nach und nach mit allen Prozessen, die helfen, den Verwaltungsaufwand – auch in anderen Abteilungen wie zum Beispiel Vertrieb, Marketing, Einkauf, oder Qualitätssicherung – zu vereinfachen und zu reduzieren. JobRouter® kommuniziert mit der gesamten IT-Infrastruktur, tauscht Daten mit anderen Systemen aus und stellt diese im entsprechenden Prozess zur Verfügung. „Dadurch haben wir deutlich weniger Medienbrüche. Wenn wir nun eine der angebundenen Insellösungen auf eine neue Software umstellen – wie aktuell die Finanzbuchhaltungs-Software – ist der Programmieraufwand an den Schnittstellen viel geringer.“

Bestes Beispiel für die Schlüsselrolle der Digitalisierungsplattform ist die Ablösung der alten Finanzbuchhaltungs-Software durch eine neue: Während der nur einwöchigen Umstellungsphase, verbunden mit einem Stopp der Finanzbuchhaltungs-Software, erfolgte die Kontierung über JobRouter einfach weiter, sodass es zu keinem Zeitpunkt zu einem Bearbeitungsstau kam. Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse liefen ohnehin wie gewohnt über JobRouter. Mit dem Umstieg auf die neue Finanzbuchhaltungs-Software fand parallel eine Konzernkontenharmonisierung (Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger und Kreditoren) statt. Die neuen Nummern haben Philipp Czolbe und das IT-Team während der Umstellung im JobRouter hinterlegt, sodass während der Umstellungsphase mit den neuen Nummern reibungslos weitergearbeitet werden konnte. Diese wurden von JobRouter bei der Aufbereitung fälliger Belege im virtuellen Zahlordner automatisch erkannt und korrekt angewandt. Nach Abschluss der Umstellung konnten die gesammelten Buchungssätze reibungslos in die neue Finanzbuchhaltungs-Software Diamant mittels Webservice exportiert werden.

Auch in der Erstfertigung läuft vieles leichter, seit Abstimmungsprozesse durch JobRouter® überwacht werden und der Entwicklungsstatus neuer Produkte und Verpackungsmaterialien jederzeit transparent nachvollziehbar ist: Wo Produktentwickler an neuen Wattepads aus Biobaumwolle tüfteln, Gefrierbeutel optimieren oder Q-tips aus nachwachsenden Rohstoffen testen, gilt es jeden Schritt strukturiert anzugehen und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Seit der Erstfreigabeprozess über JobRouter® „läuft“, können zahlreiche Anfragen per Mausklick abgerufen und in der Plattform direkt bearbeitet werden. Statt Papier oder E-Mail, nutzen die Mitarbeiter jetzt zusätzlich JobRouter®, um zentral auf ihre Aufgaben zuzugreifen oder beispielsweise große Bilddateien bereitzustellen. Änderungsvorschläge bei Farben, Formen oder Gewicht bleiben nicht mehr undiskutiert, weil das System daran erinnert. Ebenso ist klar und rückverfolgbar, ob jeder involvierte Mitarbeiter die für ihn wichtigen Einzelheiten kennt und ob er seine Freigabe erteilt hat. Damit kein Prozess ins Stocken gerät oder einem Kollegen Informationen fehlen, sorgt die JobRouter®-Plattform mit E-Mail-Nachrichten und eingebetteten Links dafür, dass jeder seine aktuellen To-dos im Blick hat.

Für die Digitalisierung der nächsten Prozesse im Qualitätsmanagement, in der Forschung und Entwicklung sowie in der Logistik haben die Prozessverantwortlichen ihr eigenes Rezept abgeleitet, um die Abläufe geschmeidig umzustellen: kleine Pflichtenhefte erstellen, an einem frühen Zeitpunkt Betaversionen herausgeben, die Mitarbeiter testen lassen und Feedback einholen.

Prokurist Martin Schacht stellt JobRouter® ein hervorragendes Zeugnis aus: „JobRouter® übernimmt Routinearbeiten und lässt uns mehr Zeit für qualitative Aufgaben. Das jetzige Pensum hätten wir mit den damaligen Instrumenten nicht ansatzweise geschafft. Geschäftsleitung und Führungskräfte haben eine völlige Transparenz über die Qualität der Prozesse. Wir sehen früh, wo wir etwas weiter verbessern können. Meine persönlichen Highlights sind weit über 600 eingesparte Personenstunden bei der Zahlvorschlagsliste und die enorme Zeitersparnis bei der jährlichen Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer. Für mich ist die Digitalisierungsplattform JobRouter® eine der wenigen Möglichkeiten, mit deren Hilfe wir Prozesse verschlanken und Fixkosten einsparen können.“