IBM Notes Ablösung durch Microsoft und JobRouter® Digital Process Automation

• erlaubt auch die Ablösung komplexer Notes-Infrastrukturen
• bindet den E-Mail-Client von Microsoft Outlook unkompliziert in Prozesse ein und löst z. B. über E-Mail gesteuerte Freigaben entsprechend angelegter Prozessschritte aus
• erspart händische Programmierarbeit durch grafischen Prozess-Designer
• vereinfacht formulargetriebene Prozesse mit Untertabellen
• bietet als systemunabhängige Digitalisierungsplattform größere Performance durch extrem hohe Schnittstellenfreundlichkeit und Individualisierbarkeit
• ist modular erweiterbar und einfach skalierbar
• erklärt sich von selbst: äußerst geringer Schulungsaufwand

Markus Frauenreuther ist als Director Business Services & Solutions für die IT-Landschaft am Standort Mitterteich zuständig: „Eines unserer Hauptkriterien war, dass wir die Prozesse selbst designen und betreuen wollten.“ Zwei seiner Mitarbeiter hat er deshalb zunächst auf Einsteigerschulungen der beiden Hersteller geschickt, um anschließend zwei Standardprozesse in Eigenregie aufzusetzen: einen Reiseantrag und den Berechtigungsantrag für neue IT-Hardware. Die Unterschiede in der Bedienung zeigten sich früh, beispielsweise bei der Anpassung von Vorgängen. „Wir haben schnell festgestellt, dass wir mit der JobRouter-Oberfläche besser zurechtkommen. Diese ist selbsterklärend und weniger komplex – zwei Klicks und ein Vorgang ist geändert“, resümiert Markus Frauenreuther.

• Investitionssicherheit unabhängig vom Produktlebenszyklus
• Stand-Alone-Lösung frei von Systemabhängigkeiten
• Usability und Beherrschbarkeit für die IT-Fachabteilung und die Benutzer
• Offene Systemarchitektur für die Anbindung von vorgelagerten und Subsystemen unabhängig vom Produktlebenszyklus
• Transparente Kostenstruktur im Hinblick auf die Anschaffung und auf die laufende Betreuung

Auf der von ProComp installierten JobRouter-Testumgebung wurden im nächsten Schritt komplexere Workflows mit mehrstufigen und parallelisierten Freigaben in Angriff genommen, um sie nach Fertigstellung in das Produktivsystem zu übertragen. Musste beim alten System stets ein Notes-Entwickler bemüht werden, war das Team von Markus Frauenreuther nun erstmals in der Lage, mithilfe des JobRouter-Prozessdesigners neue Abläufe selbst einzurichten. Zunächst konzentrierte man sich darauf, papierbasierte in digitale Prozesse zu wandeln – zum Beispiel die Genehmigung von Werksführungen. Auch Bewilligungen, die jahrelang mittels E-Mail-Ketten durch die Abteilungen geleitet wurden, konnten zügig in einen JobRouter-Prozess übersetzt und wo erforderlich neu modelliert werden.

„Wir haben schnell Erfolge erzielt und die Akzeptanz für die neue Digitalisierungsplattform erhöht, indem wir umständliche und langwierige Abläufe zuerst digitalisiert haben“, sagt Markus Frauenreuther. Neue Mitarbeiter sind nicht mehr gezwungen, sich wochenlang in die komplexen Organisationsabläufe hineinzufinden und können viel schneller produktiv arbeiten. Vor allem die sogenannten Digital Natives erwarten von ihrem Arbeitgeber Schott, dass die Technik auf der Höhe der Zeit ist. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist letztlich auch standortunabhängig und mobil. Deshalb sind die Schott Auslandsniederlassungen via VPN angebunden und Freigaben können mittels E-Mail über mobile Endgeräte erteilt werden – JobRouter verarbeitet sie genauso wie direkte Eingaben.

Wie deutlich JobRouter die „Qualität, Geschwindigkeit und Transparenz“ in Prozessen steigern kann, zeigt Markus Frauenreuther zufolge der automatisierte Prüfprozess für Rohstoffzertifikate: Begleitscheine, die früher auf vielen Wegen vom Wareneingang zum Labor und zur Qualitätsabteilung weitergereicht wurden, werden jetzt als Scan oder Datei in einem JobRouter-Postfach gesammelt.

Ein Job überwacht das Postfach permanent und startet einen Workflow, sobald ein neues Dokument eintrifft. Durchschnittlich vier- bis fünfmal am Tag meldet JobRouter den drei Abteilungen parallel, dass ein neues Zertifikat geprüft werden muss. Sobald das System eine Kontrollbestätigung aus jeder Abteilung erhalten hat, verschlagwortet es das Dokument und legt es revisionssicher ab.

Der bislang umfangreichste neue Vorgang ist ein 4-M-Prozess: Wenn in der Serienfertigung beispielsweise ein Messgerät geändert werden soll, ist ein GMP-konformer Änderungsprozess erforderlich (Good Manufacturing Practice). Dabei sind die Auswirkungen der Änderung zu untersuchen, zu bewerten sowie Absicherungsmaßnahmen zu definieren und zu terminieren. Abschließend müssen die Ergebnisse dokumentiert werden. Dieser Kernprozess des betrieblichen Risikomanagements stellt für das Unternehmen eine Absicherung gemäß DIN EN ISO 9001 dar. Der alte Ablauf basierte auf einem gelenkten Dokument, das aufwändig auszufüllen war und von Entscheider zu Entscheider geschickt oder getragen wurde.

Heute existiert in JobRouter ein geführter Prozess „Änderungsantrag für die Serienfertigung“, der alle Beteiligten durch den komplexen Vorgang begleitet. Kein Mitarbeiter muss mehr recherchieren, wie ein Antrag zu stellen ist, wie die Abläufe sind und wer eingebunden werden muss. Bei der Umsetzung wurde das Schott-Team von ProComp unterstützt. Jede benötigte Information – ob technische Zeichnung, Skizze oder Foto – ist dem Prozess angehängt und liefert den Prozessbeteiligten einheitliche Entscheidungsgrundlagen. „Wie bei jeder agilen Entwicklung hatten wir mehrere Iterationsstufen und der Geschmack kam beim Essen, wie es so schön heißt“, fasst Markus Frauenreuther zusammen. „Wir haben gemerkt, welche große Flexibilität uns JobRouter bietet. Wir haben entschieden, weitere Personen in den 4-M-Prozess miteinzubinden. Das System macht es den Benutzern einfach, nimmt sie an die Hand und führt sie durch den Prozess.“

Auch Vorgänge, für die es zuvor keine komplett standardisierten Prozesse gab, können nun über JobRouter gesteuert werden. Der Prozess zur Herstellung von Mustern ist so ein Beispiel. Für kurze Glasrohrstücke, die ein Kunde als Produktmuster benötigt, existiert im ERP-System kein Artikel. Heute sammelt ein einfacher Prozess alle benötigten Informationen aus dem Vertrieb und von den Meistern aus der Produktion und übergibt sie an die Produktionsplanung – die Durchlaufzeit hat sich infolgedessen um die Hälfte verkürzt: auf lediglich zwei Tage.

Die von Schott selbst entwickelte Preislistenverwaltung ist ebenfalls an die Digitalisierungsplattform gekoppelt. Sobald eine Preisänderung im Subsystem gespeichert wird, verteilt und aktualisiert JobRouter den Wert entsprechend einem vorgegebenen Regelwerk. Auch bei Inventur- und Datenhygienemaßnahmen in der Benutzerverwaltung ist die Plattform sehr nützlich und generiert Übersichten über die Zugriffsberechtigungen aus angebundenen Schnittstellen.

Vorgänge in der Vertriebsabwicklung, darunter Bonusanträge und Reklamationen, werden ebenfalls über JobRouter gesteuert. „Wir arbeiten ständig an neuen Prozessen“, sagt Markus Frauenreuther. „Als nächstes prüfen wir den Einsatz einer portugiesischen JobRouter-Lösung für unser Werk in Brasilien. Die Kollegen von Schott Electronic Packaging in Landshut haben ebenfalls reges Interesse an einer JobRouter-Einführung bekundet.“