Elek­tro­ni­sche Rech­nungs­ver­ar­bei­tung bei Scooter GmbH

• Verkürzt Durchlaufzeiten auf ein Minimum
• Spart Personalkosten und Verwaltungsaufwand
• Wart Fristen, ermöglicht die Nutzung von Skonti
• Erkennt Doubletten, Differenzen und Abweichungen zuverlässig
• Erlaubt Zugriff auf Vorgänge und Dokumente per Knopfdruck
• Reduziert Papierbedarf, Materialkosten, Lagerraum
• Archiviert alle Dokumente eines Unternehmens revisionssicher
• Ist zukunftsfähig, weil die Verarbeitung von Daten/ Dokumenten nach oben offen skalierbar ist

Zunächst denkt Kfz-Meister Fürst an ein digitales Archiv. Hintergrund sind die anfallenden Papierberge, die nicht nur verarbeitet sondern auch 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. An guten Tagen stapeln sich 300 Lieferantenrechnungen in den Gitterboxen der Buchhaltung, an sehr guten bis zu 500. Am Ende des Rechnungsverarbeitungsprozesses stehen vier Regalmeter voll mit Standardaktenordnern, rund 50 Stück - pro Monat!

Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung hat Fürst zu diesem Zeitpunkt nicht im Visier. Als er einem Vertriebspartner der JobRouter GmbH die Gitterboxen voller Rechnungen präsentiert, von denen manche zu 350 Seiten Umfang haben, wird klar: Ein Archivsystem schafft zwar Platz, zuvor aber muss die Rechnungsverarbeitung auf die richtige Spur gebracht werden.

Allein die positionsgenaue Prüfung der Eingangsrechnungen beschäftigt mehrere Vollzeitmitarbeiter und bremst die Durchlaufzeiten aus. Im wettbewerbsintensiven Online-Geschäft eine kritische Größe, die sich in den Kundenbewertungen niederschlagen kann. Fürst entscheidet sich für automatisierte, sichere und wesentlich schnellere Prozesse inklusive digitaler Archivlösung am Ende und gibt grünes Licht für das Workflow-Management-System JobRouter®.

Fürst erklärt, warum die Rechnungsverarbeitung im Reifenhandel so komplex ist: „Reifen sind eine spezielle Welt, die nicht ausschließlich auf Artikelnummern basiert.“ Also müssen die EAN Codes erfasst werden, das Reifenalter, die Label-Werte der Reifenindustrie. Hinzu kommt, dass die Belege der rund 450 Kreditoren aus dem In- und Ausland völlig uneinheitlich gestaltet sind. Die Herausforderung besteht darin, die relevanten Einzelpositionen zu identifizieren, damit der Rechnungsleser SmartFix diese automatisch korrekt erfasst.

Seit der Einführung des Workflow-Management-Systems JobRouter® wird eine Rechnung mit oben erwähntem Umfang in nur noch 20 Minuten eingelesen, geprüft und verarbeitet. JobRouter® gleicht die Bestelldaten im System mit den verifizierten Eingangsrechnungen ab. Im Hintergrund laufen automatisch komplexe Prüfprozesse ab, darunter auch ein Bankabgleich für Lieferanten mit Einzugsverfahren.

In den Ampelfarben Rot, Gelb, Grün werden den Mitarbeitern nur noch die Positionen und Rechnungen angezeigt, die manuell nachbearbeitet und freigegeben werden müssen. Doppelte Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen filtert das System zur Prüfung heraus, ebenso Differenzen zwischen Bestellsumme und Rechnungsbetrag, Mengen- oder Preisunstimmigkeiten. Am Ende werden die Buchungssätze im DATEV-Format für den Steuerberater automatisch richtig erstellt und übermittelt.

Die Anbindung der Schnittstellen - die Datenbanken mit den Bestelldaten, die ERP-Branchenlösung für den Kfz-Handel - gestaltet sich problemlos, weil JobRouter® sich nahtlos in jede Systemumgebung integrieren lässt. Schlussendlich werden alle digitalen Dokumente in JobArchive abgelegt, womit auch Fürsts ursprünglich anvisiertes Ziel zu 100 Prozent verwirklicht wird. Das passt zu Fürsts Leidenschaft für Automatisierung und technische Finessen, wie man auch in der nahezu vollautomatisch arbeitenden Reifenmontage und der innovativen Fahrzeugannahmestation sehen kann.

Geschäftsführer Fürst sieht seine Erwartungen an das Workflow-Management-System JobRouter® voll erfüllt. „Der Clou“ ist für Fürst, wie die Daten aus den unterschiedlichsten Dokumenten herausgelesen und verwertbar gemacht werden. Vorbei ist die Zeit des Ordnerwälzens. Fragen zum Status einer Bestellung oder Lieferung können per Knopfdruck geklärt werden. „Die Mitarbeiter aller Standorte gehen wichtige Aufgaben jetzt gezielter und zeitgerechter an, sie sind viel produktiver“, freut sich Fürst, der das integrierte Eskalationsstufenmanagement schätzt. Was muss bis wann von wem erledigt sein? Wird eine Aufgabe nicht plangemäß abgearbeitet, erhält der Vorgesetzte automatische eine Nachricht und kann seine Mannschaft instruieren.

Für Strategen wie Fürst stellt die Anschaffung des Workflow-Management-System JobRouter® ein klares Rechenexempel dar. „Ich stelle den Anschaffungskosten die Personalkosten für Neueinstellungen gegenüber. Im Ergebnis zeigt sich, dass sich JobRouter® in zwei Jahren amortisiert.“

Schon jetzt liegt die Zeitersparnis in der Rechnungsverarbeitung – je nach Saison – zwischen 60 und 80 Prozent. Und das ist gut so, denn das 30 Mann starke Team am Rendsburger Firmensitz stemmt ein rasantes Wachstum. Der Online-Handel GoodTires.de, der zunächst über die Auktionsplattform Ebay startete, wurde in den vergangenen zwei Jahren zweimal in Folge von der Bewertungsplattform Testsieger.de zum Preissieger gekürt. Da ist noch Luft nach oben für Unternehmer wie Andreas Fürst, die die Zeichen der Zeit - und den Stand der Technik – in Geschäftserfolg umzusetzen wissen.