Wie TimePartner die elek­tro­ni­sche Per­so­nal­ak­te für 8.000 Mitarbeiter di­gi­ta­li­siert hat

Die herkömmliche Abwicklung verlangte jahrelang Engelsgeduld von Reichel und seinem Team. Täglich landeten E-Mails mit hunderten eingescannten Tätigkeitsberichten aus den Niederlassungen in der Hamburger Zentrale. Diese mussten überprüft werden, ob sie vollständig, plausibel und mitarbeiter- sowie kundenseitig unterschrieben sind. Nach der Verarbeitung wurden diese in handsortierter Reihenfolge mit der Rechnung versendet.

Eine einzige Monatsrechnung mit 20 entliehenen Mitarbeiter umfasste 80 bis 90 Blatt Papier - bei mehreren tausend Rechnungen im Jahr ein ressourcenzehrender Ablauf.

Das Problem: Zusätzlich zum Porto- und Transportaufwand war die manuelle Kontrolle und Weiterverarbeitung der unkommentierten, unsortierten Scandateien sehr personalintensiv und zeitaufwendig. Eine elektronische Lösung musste her. „Wir brauchten einen zertifizierten Prozess und zertifizierte Systeme, schließlich auch neue Scanner“, resümiert Reichel. Zudem galt es, einen erfahrener Projektpartner zu finden, der Umstellungsprozesse dieser Größenordnung gestalten konnte.

Zwei Punkte waren Reichel zufolge essentiell: Die elektronische Aktenführung und die Verarbeitung der Tätigkeitsnachweise für die Lohnberechnung und die Rechnungsstellung als Teil der Personalakte. Damit die Akten digitalisiert werden können, müssen Scanner mehr können als kopieren. Ein Dokumenten-Nummernsystem hilft beim Lesen lernen. Die Nummerncodes werden auf das Papier gebracht, damit der OCR-Leser SmartFix die relevanten Felder erkennt und ausliest. Nachdem Daten und Dokumente in digitaler Form vorliegen, kommt das Workflow-Management-System JobRouter® zum Einsatz und zeigt, wie effizient Arbeitsabläufe in der Personalabteilung vonstattengehen können.

Sein Talent liegt in der Zusammenführung und Zuordnung von Informationen und Aufgaben. JobRouter® stellt nicht die elektronische Personalakte dar, sondern ist der Botendienst, der den Anwendern hilft, produktiv zu sein. JobRouter® arbeitet klaglos mit jedem System zusammen und schafft jedes Arbeitspensum. Das Workflow-Management-System macht das zeitgerechte Abarbeiten von Aufgaben und das Kombinieren, Auswerten und Ordnen von Daten zum Kinderspiel – vorausgesetzt, man hat Zugriff. Denn Datenschutz genießt im Personalbereich oberste Priorität. „Wir haben ein Berechtigungssystem entwickelt, das schon beim Einloggen in Windows prüft, wer was darf“, sagt Reichel.

JobRouter® identifiziert Personalnummern, gleicht Personaldaten ab und stellt geprüfte Werte in Erfassungsmasken ein. Durch automatische Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen fallen Unstimmigkeiten sofort auf. Schließlich führt JobRouter® die Rechnungsformulare mit den bereits erfassten Tätigkeitsnachweisen zusammen und stellt diese für den elektronischen oder postalischen Versand bereit.

Vor dem Versand aber wird via JobRouter® eine Vorlaufrechnung nach dem Vier-Augen-Prinzip mit der Niederlassung abgestimmt. Am Ende transportiert das Workflow-Management-System alle Daten und Dokumente zum Archivsystem, wo sie revisionssicher abgelegt werden.

Florian Reichel schätzt die enorme Qualitätssteigerung innerhalb der elektronischen Personalakte. Wenn er kontrollieren will, ob alle Sicherheitsunterweisungen vorhanden sind, selektiert er nach der entsprechenden Dokumententypennummer.

Ruft ein Kunde bezüglich einer Rechnungsunstimmigkeit an, greift er - ohne den Schreibtisch zu verlassen oder bei Dritten nachhaken zu müssen - auf die Matchingdatenbank zu, filtert den Mitarbeiter heraus und lässt sich von JobRouter® zugeordnete Tätigkeitsnachweise und Rechnungen anzeigen. „Grundsätzlich sind viele Arbeitsschritte leichter und effektiver“, fasst Reichel zusammen. Ein Niederlassungsleiter könne jederzeit prüfen, ob die Anzahl der Mitarbeiter mit den vorhandenen Arbeitsverträgen übereinstimme. „Dazu muss er nicht mal aufstehen.“

Die Digitalisierung verändert auch die Zusammenarbeit mit den Kollegen. Deutlich wird dies am Beispiel einer Stichprobe bei einer Revision: Mitarbeiter in unzähligen Niederlassungen mussten ihre Arbeit unterbrechen, sich durch Aktenberge blättern und Papierpäckchen schnüren. Heute bekommen sie im Idealfall nicht einmal mit, dass eine Prüfung läuft, denn JobRouter® zieht die benötigten Daten blitzschnell aus den virtuellen Schubladen. Kontaktanlässe widmen sich heute dem Kerngeschäft – der Personaldienstleistung, welche von einem perfekten Zusammenspiel von Lohnbuchhaltung und Rechnungswesen profitiert.