Seit der Einführung des Workflow-Systems erfährt Herr Lindenberg eine Entlastung in einigen Bereichen. Mit JobRouter® konnten nicht nur die Verwaltungskosten und –zeit stark reduziert werden, sondern auch die Fehlerquellen zu einem hohen Prozentsatz eliminiert werden.
Durch die Dokumentation können alle Projekte und Aufträge bis zum kleinsten Schritt zurückverfolgt werden, gleichzeitig werden alle Dokumente revisionssicher abgelegt und sind so in Kürze wieder auffindbar. Dies verbessert nicht nur die internen Prozesse und macht die Kunden zufriedener, sondern spielt auch eine wichtige Rolle für die einmal jährlich stattfindende Prüfung, der sich die TÜg unterziehen muss, um Neutralität und Qualität vorweisen zu können. Denn auch die neutralen Sachverständiger der TÜg unterliegen einem stringenten Regelwerk und müssen sich an Terminüberwachungsgrundsätze und ethische Regeln halten.
Die Prozesse müssen nicht manuell auf Korrektheit und Vollständigkeit überprüft werden. Durch die in JobRouter® hinterlegten Eskalationsregeln, sind für alle wichtigen Schritte feste Zeiträume angegeben, in der eine Aktivität erfolgt sein muss.
Ist dies nicht der Fall, wird automatisch eine Mail generiert und an den Geschäftsführer weitergeleitet. Dieser hat somit über alle Projekte volle Transparenz und Kontrolle, ohne großen Aufwand und das von jedem beliebigen Ort aus. Durch die Zeitüberwachung konnte die Durchlaufzeit von der Begutachtung bis hin zum Abschluss von bis zu drei Monaten auf drei bis vier Wochen reduziert werden. Das Unternehmen arbeitet so nicht nur wirtschaftlicher, sondern trägt auch maßgeblich zur Kundenzufriedenheit bei.
Durch die webbasierte Oberfläche ist der Zugriff auf JobRouter® ortsunabhängig möglich. So haben die Auditoren die Möglichkeit, direkt nach jedem Audit alle Tatsachenfeststellungen direkt im Workflow-Management-System einzupflegen, der die Informationen direkt weiterleitet.
JobRouter® ersetzt aufwendige Kontrollen
JobRouter® ist quasi das gute Gewissen, das die aufwendige Kontrollfunktion automatisch übernimmt und gleichzeitig als Beweismittel dient. Über das eingeführte Zertifizierungstagebuch sieht Herr Lindenberg alle Terminverschiebungen, -überschreitungen und den genauen Ablauf eines jeden Projektes. Er hat so die Möglichkeit am Ende des Jahres seine Mitarbeiter zu bewerten und umgekehrt ihnen so ein Anreizsystem zu bieten. Entsprechend können verschiedene Bonuszahlungen vorgenommen werden.
