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JobRouter® & Microsoft Outlook

Revisionssichere Archivierung mit JobRouter® und Microsoft Outlook

Die moderne Bürokommunikation hat sich mit der Technologie stark weiterentwickelt. Doch neben Chat-Tools wie Slack und RocketChat sowie Kollaborationsplattformen zu denen Trello oder Google Docs zählen, setzen 90 Prozent der Mitarbeiter weiterhin auf E-Mails zur internen und externen Kommunikationsabwicklung. Je mehr E-Mails verschickt und empfangen werden, desto komplexer wird es: Es fehlt an Übersichtlichkeit und ebenso oft an Speicherkapazitäten.

Mit den JobRouter® Komponenten zum agilen Dokumenten-Management kann die Koordination, Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von digitalisierten Dokumenten und Daten gezielt gesteuert werden. Dabei passt sich die JobRouter®-Plattform sowohl den Anforderungen des Unternehmens an, als auch den bereits vorhandenen Systemen und Arbeitsweisen: Mit dem Add-In JobMail Connect verbindet sich JobRouter® beispielsweise direkt zum Microsoft Outlook Client, über den E-Mails revisionssicher in einem digitalen Archiv verwaltet und gespeichert werden können.

E-Mails automatisiert aus dem Postfach archivieren

Zur Entlastung der E-Mail-Systeme und um eine zentrale Ablage im Dokumenten-Pool zu schaffen, integriert das Modul JobMail Connect JobRouter®-Archive in Microsoft Exchange und alle Outlook-Versionen ab 2010.

Fortan können alle in Outlook vorhandenen E-Mails über einen Ablagedialog verschlagwortet und im Langzeitformat (PDF) oder im originären Outlook Format (MSG) archiviert werden. Ihre archivierten Dokumente sind revisionssicher abgelegt, langzeitarchiviert und jederzeit auffindbar. Zudem können bereits archivierte E-Mails erkannt und E-Mail-Anhänge automatisch aus Outlook gelöscht werden – das spart enorm viel Platz in Ihrem Postfach.

Ihr Nutzen

Produkt Features und Vorteile

  • Vollständige Integration in den Outlook-Mail-Client
  • Archivieren und Öffnen direkt aus Outlook
  • Archivieren im PDF- oder originären MSG-Format
  • Ergänzung der Indexdaten um feste Werte und individuelle Ablage Masken
  • Integriertes Online-Update und automatische Konfigurationsverteilung per E-Mail
  • Optionale SQL Abfragen zur Indexerweiterung
  • Kennzeichnung und Bereinigung der E-Mails
  • Vollständig Unterstützung von Outlook 2010, 2013 & 2016
  • Modul

    JobMail Connect - E-Mails direkt aus Outlook archivieren

    Mit dem JobMail Connect Modul können Sie JobRouter®-Archive mit Microsoft Exchange und Outlook verbinden und E-Mails direkt speichern oder wiederfinden. Archivierte Dokumente stehen zur Überarbeitung zur Verfügung.

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    Das Bauunternehmen eliminiert 80.000 Papierdokumente pro Jahr und optimiert mit JobRouter® das komplette Projektmanagement im Wohnungsbau und die Kundenfreigabe.

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