Was Unternehmen bei der XRechnung beachten müssen

Das XRechnungs-Format ist ein standardisiertes E-Rechnungsformat, das für den Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Das E-Rechnungsformat wird in Deutschland aufgrund der Verpflichtung durch das Wachstumschancengesetz immer häufiger verwendet. Welche Eigenschaften hat dieses Rechnungsformat und was müssen Unternehmen beachten? Antworten auf diese und zahlreiche weitere Fragen rund um das Thema XRechnung erhalten Sie in diesem Blogbeitrag.

Das XRechnungs-Format ist ein Standard für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in Deutschland. Es handelt sich um ein spezialisiertes E-Rechnungsformat, das für den Geschäftsverkehr mit Auftraggebern der öffentlichen Hand entwickelt wurde. XRechnungen basieren auf dem XML-Datenformat und sind maschinell lesbar, was eine automatisierte Rechnungsverarbeitung erlaubt. Möglich ist die Verwendung des XRechnungs-Formats seit November 2020, die Grundlage für seine Einführung war die europäische Norm EN-16931.

Ziel des XRechnungs-Formats ist es, im B2G-Geschäftsverkehr (Business-to-Government) zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern den Rechnungsaustausch zu vereinheitlichen. Dies soll eine höhere Effizienz im Rechnungswesen bei einer zugleich reduzierten Fehleranfälligkeit gewährleisten.

Durch das Wachstumschancengesetz wird das XRechnungs-Format für den Austausch von Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 zum Standard.

Eine XRechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Sie muss sowohl die Vorgaben der EU-Norm 16931 als auch die nationalen Vorgaben für eine gültige Rechnung nach § 14 UstG erfüllen. Rechnungen müssen unter anderem den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers enthalten. Alle Angaben können beispielsweise auf der Webseite des jeweiligen Landesamtes für Steuern nachgelesen werden. Die Finanzämter Baden-Württemberg geben in ihrem FAQ „Was ist bei der umsatzsteuerlichen Rechnungsstellung zu beachten?“ eine gute Übersicht.

Die Verpflichtung für den öffentlichen Sektor (B2G) gibt es bereits seit dem 27.11.2020. Durch das Wachstumschancengesetz gilt diese ab dem 01.01.2025 auch für den B2B-Bereich. Der Empfang von E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD Format muss ab dem Zeitpunkt unterstützt werden. Die Verpflichtung zum Versenden von E-Rechnungen ist ab dem 01.01.2027 Pflicht.

Die allgemeine Einführung der E-Rechnungspflicht wird durch das Wachstumschancengesetz unterstützt, das im März 2024 verabschiedet wurde. Dieses Gesetz soll die Digitalisierung und Effizienz im privaten Sektor fördern. Es hat zum Ziel, Verwaltungsprozesse zu modernisieren und mittels einheitlicher elektronischer Rechnungen die Kosten zu senken und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Zugleich bildet die E-Rechnungspflicht die Voraussetzung für die künftige Einführung einer Meldepflicht für Umsätze von B2B- (und B2G)-Transaktionen, mit der die Bundesregierung den Mehrwertsteuerbetrug bekämpfen will.

Das Wachstumschancengesetz setzt die Verwendung eines elektronischen Formats voraus, das der europäischen Norm 16931 entspricht. Diese Norm werden von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen (Ab Version 2.0.1) erfüllt. XRechnungen sind reine XML-Dateien. ZUGFeRD-Rechnungen werden als hybride Rechnungen bezeichnet, da ein PDF als Träger der XML-Rechnung genutzt wird. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (z.B. als reines PDF) oder in Papierform übermittelt werden, fasst das Gesetz unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammen.

Unabhängig von der ab dem Jahr 2025 geltenden E-Rechnungspflicht sind öffentliche Verwaltungen schon seit einigen Jahren verpflichtet, im B2G-Geschäftsverkehr XRechnungen zuzulassen. Unternehmen, die Auftraggebern der öffentlichen Hand eine Rechnung für Arbeiten oder Dienstleistungen ausstellen, können dies – zumindest auf Bundesebene – bereits seit November 2020 im XRechnungsformat tun. Ab dem 1. Januar 2025 sind XRechnungen für alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern obligatorisch.

Die XRechnung ist, ebenso wie etwa ZUGFeRD, ein spezialisiertes E-Rechnungsformat. Das XRechnungs-Format wurde spezifisch für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt und und basiert auf dem XML-Datenformat. Es entspricht den Anforderungen der EU-Norm EN 16931.

Nachfolgend eine Übersicht zur Einordnung der XRechnung:

1. Elektronisches Format: Die XRechnung wird ausschließlich in elektronischer Form erstellt, übermittelt und verarbeitet. Dank dem XML-Datenformat ist das Format maschinell lesbar, zudem ist die automatische Verarbeitung möglich.

2. Standardisierung: Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931, die sicherstellt, dass alle wesentlichen Rechnungsinformationen einheitlich strukturiert und übermittelt werden. Dies erleichtert die Integration in verschiedene Buchhaltungs- und ERP-Systeme.

3. Verpflichtung für öffentliche Aufträge: In Deutschland sind öffentliche Auftraggeber seit November 2020 verpflichtet, elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format zu akzeptieren. Ab dem 1. Januar 2025 müssen gemäß dem Wachstumschancengesetz alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern ihre Rechnungen im XRechnungs-Format einreichen.

4. Ziele: Wie alle E-Rechnungen zielt die XRechnung darauf ab, den Rechnungsstellungsprozess zu digitalisieren, Fehler zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und die Bearbeitungszeit zu verkürzen, zudem reduziert sie den Papierverbrauch im Büro.

XRechnung ist ein standardisiertes E-Rechnungsformat, das spezifisch für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ebenfalls ein E-Rechnungsformat, das durch seine hybride Struktur und Flexibilität ist aber breiter einsetzbar ist, als die XRechnung.

• XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das speziell auf den elektronischen Rechnungsversand an öffentliche Verwaltungen in Deutschland zugeschnitten ist. Es entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist maschinell lesbar, was eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Seit November 2020 müssen öffentliche Auftraggeber in Deutschland Rechnungen im XRechnungs-Format akzeptieren.
• ZUGFeRD entspricht ebenfalls der EU-Norm EN 16931, ist aber ein hybrides Format, das sowohl eine XML- als auch eine PDF-Datei enthält. Dies ermöglicht es, die Rechnung sowohl maschinell als auch manuell zu verarbeiten. ZUGFeRD kann sowohl für B2B- als auch für B2G-Anwendungen eingesetzt werden. Das ZUGFeRD-Format umfasst mehrere Profile, wie Basic, Comfort und Extended, mit jeweils unterschiedlichen Informationsdichten, je nach den spezifischen Anforderungen der Rechnungsstellung.

Die Erstellung einer XRechnung erfordert eine sorgfältige Dateneingabe und die Einhaltung technischer Standards. Spezialisierte Softwarelösungen, wie die JobRouter®-Digitalisierungsplattform erleichtern Ihnen die Erstellung von XRechnungen.