Au­to­ma­ti­sche Rech­nungs­prü­fung mit JobOrder Match bei Elek­tro-Ma­te­ri­al AG

• Ideal für zentrale automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
• Verarbeitet Daten aus OCR-Erkennung und/oder vorhandenem Warenwirtschaftssystem
• Kann die Kopfdaten und die Positionsdaten der Eingangsrechnung auswerten
• Vergleicht die Rechnungsdaten mit den Bestelldaten und einem Wareneingang
• Kann bei 100 Prozent Übereinstimmung vollautomatische Buchung und Zahlung veranlassen (Dunkelverarbeitung)
• Filtert abweichende Positionen automatisch heraus und übergibt sie an zuständige Mitarbeiter

„Ursprünglich ging es uns um einfaches und rationelles Arbeiten“, sagt Peter Ammann, IT-Projektleiter in der Zürcher EM-Zentrale. Man habe eine Lösung gesucht, um zentralisiert Materialrechnungen mit Bestellungen abgleichen zu können und Abweichungen zügiger aufzuspüren. "Kopfdatenabgleich" stand auf der Anforderungsliste. Beinahe hätten sich die Handelsspezialisten auch mit dem reinen Abgleich der Basics, nämlich Kreditoren-, Bestellungs- und Rechnungsnummer sowie Betrag inklusive Mehrwertsteuer, abgefunden. Wenn nicht ein Schweizer Vertriebspartner JobRouter® vorgestellt und den Positionsabgleich mittels des Moduls JobOrder Match demonstriert hätte. Plötzlich stand die Möglichkeit einer vollautomatischen Rechnungsverarbeitung im Raum. Bei einer Flut an Eingangsrechnungen pro Jahr ein Traumszenario.

Der Weg zum Traumziel ist bekanntlich ein steiniger. Die Schweizer, deren Heimat zu 40 Prozent von alpinem Gelände bestimmt ist, gingen die Herausforderung - von dezentral zu zentral, über 10 Standorte hinweg, in Deutsch, Französisch, Italienisch - pragmatisch an. Für die Digitalisierung des Rechnungsprüfungsprozesses über JobRouter® machten sie eine Bestandsaufnahme. Welche Lieferantenschnittstellen gibt es? Welcher Mitarbeiter hat welche Rollen? Wie hat die Nachprüfung von Bestellungen und Differenzen zu erfolgen?

Eine Scansoftware und ein externer Dienstleister für den Rechnungsscan wurden ausgewählt; die Grundlage dafür, dass JobRouter® bei der Verarbeitung von Papierdokumenten einen guten Job macht. Die Pilotstandorte wurden herausgepickt, die Etappenziele festgesteckt: Schritt 1: Die wichtigsten Lieferanten zuerst. Schritt 2: Volumen hochfahren. Obwohl das Projektteam vor dem Jahreswechsel 2014 in den Startlöchern stand, entschied man sich, den Umstieg erst mit Beginn des neuen Geschäftsjahres zu vollziehen.

In den Pilotstandorten sind die Berge der Papierrechnungen inzwischen kleiner geworden, weil der Großteil bereits über den Scan-Dienstleister abgewickelt wird. Die Daten aus den Belegköpfen und den einzelnen Rechnungspositionen wandern via Schnittstelle in JobRouter®. Was früher viele fleißige Hände und scharfe Blicke erforderte, läuft nun automatisch über JobRouter® und vorgelagerte Prüfregeln. Vereinfacht dargestellt verbindet das Workflow-Management-System die Rechnungsdaten mit den Bestelldaten aus dem Warenwirtschaftssystem, stellt die erforderlichen Überprüfungen an und leitet bei 100 Prozent Übereinstimmung den Buchungsprozess und den Zahlungslauf automatisch ein. „Die Dunkelverarbeitung ist der Idealvorgang, der vor Jahren noch undenkbar gewesen wäre. Im Moment schaffen wir 80 Prozent“, freut sich Ammann, legt aber gleich nach: „Das ist noch unbefriedigend. Wir hoffen, das auf 90 bis 95 Prozent anheben zu können. Bei uns ist der Automatisierungsgrad der Gradmesser für den Erfolg des Projektes.“

JobOrder Match sorgt dafür, dass man sich in der gewonnen Zeit gezielt auf fehlerhafte Rechnungen konzentrieren kann. Das Modul übergibt diese zur Klärung automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter. Bei einer Mengenabweichung beispielsweise benennt der Dialog eindeutig die abweichende Position, rechnet den Differenzbetrag aus und blendet gleichzeitig das Originaldokument ein.

Der Erfolg lässt sich messen. IT-Projektleiter Ammann sagt: „Mit der Digitalisierung haben wir eine höhere Qualität. Gleichzeitig lassen sich die Durchlaufzeiten von dem Bestellabgleich bis zur Verbuchung und Bezahlung der Rechnungen signifikant senken." Noch liegen keine konkreten Auswertungen zur Zeit- und Kostenersparnis, ob Mannstunden oder Archivierungskosten, vor.

Schon jetzt ist klar, wodurch JobRouter® sprichwörtlich bares Geld einbringt: Durch den Zeitvorteil werden in höherem Maße Skonti ausgenutzt. Auch die Lieferkonditionen lassen sich besser hinsichtlich der Einhaltung kontrollieren und zudem aushandeln. „Der Zentraleinkauf hat nun jederzeit Zugriff auf aktuelle Preise, Rabatte und Volumen und den Status einer Rechnung. Jetzt können wir besser verhandeln“, ergänzt Samuel Neuenschwander, Leiter des Rechnungswesens. Beide Interviewpartner äußern sich zuversichtlich in Bezug auf weitere Vorteile, wenn erst die restlichen sieben EM-Standorte auf den digitalen Prozess umgestellt sind. Dazu werden derzeit die französischen und italienischen Dialoge definiert und Bedienungsanleitungen für die Kollegen übersetzt.