Der Prozess kann über den Schritt „Spesenabrechnung erstellen“ von jedem Mitarbeiter gestartet werden. Dabei kann der Mitarbeiter die Spesenabrechnung für sich selbst oder für andere Kollegen erfassen.
Einfache Erfassung der Belege
Zunächst wird per Kalender der Reisebeginn sowie das Reiseende gewählt und in einem Freitextfeld der Reisezweck und das Ziel erfasst. Die zu erfassenden Spesenpositionen sind in Spesenkategorien unterteilt. Zur Verfügung stehen allgemeine Spesen, Bewirtungen, Geschenke, Hotelkosten, Kilometer-, Übernachtungs- und Verpflegungspauschale. Abhängig von der zuvor ausgewählten Spesenkategorie, steht in einer weiteren Spalte eine Auswahlliste der Spesenarten zur Verfügung. Für die Spesenkategorie „Allgemeine Spesen“ stehen beispielsweise Taxi-, Bahnfahrten, Flüge etc. zur Auswahl.
Die Inhalte der Auswahllisten wurden anhand der besonderen Anforderung von Metzler definiert. Entsprechend der Spesenkategorie müssen verschiedene Daten erfasst werden, daher wurde pro Kategorie eine individuelle Erfassungsmaske angelegt und entsprechende Pflichtfelder definiert. In den sogenannten Spesendetails können dann entsprechende Informationen wie z. B. Betrag, gefahrene Kilometer, Spesenpauschalen, Währung usw. eingegeben werden. Im Falle von ausländischer Währung wird der erstattungsfähige Betrag über einen hinterlegten Wechselkurs automatisch umgerechnet.
Im Erfassungsdialog sowie in den Eingabemasken der einzelnen Spesenkategorien stehen dem Erfasser kontextintensive Anleitungen und Hilfedokumente, wie z.B. Gesetzesauszüge, interne Arbeitsanweisungen und Anwenderhandbücher zur Verfügung.
Dort kann nachgeschlagen werden, wenn beispielsweise Unklarheit über die richtige Spesenart oder -kategorie besteht oder wenn man wissen möchte, wie und in welcher Reihenfolge der Erfassungsdialog auszufüllen ist. Wird die Erfassung nicht vom Reisenden selbst, sondern z.B. durch ein Sekretariat vorgenommen, erhält der Reisende die erstellte Abrechnung über einen Prozessschritt zur Prüfung und Freigabe.
