Kre­di­to­ren­work­flow und Rech­nungs­le­sung bei der MSG eG

• Ideal für zentrale automatisierte Eingangsrechnungserkennung und -zuordnung
• Verarbeitet Daten aus E-Mail-Rechnungen und Rechnungs-Scans
• Liest Kopfdaten - Datum, Rechnungsnummer, Summe, Steuer, Währung - automatisch aus
• Ermöglicht Indexierung, Verschlagwortung und Archivierung in Verbindung mit JobArchive

Dass bereits der zweiwöchige Testbetrieb Anfang November so gut funktionierte, lag an der guten Vorbereitung der Schifffahrtsspezialisten. Frau Brücks Projektteam hatte eine detaillierte Auswertung erarbeitet, die zum Beispiel Geschäftsbereiche und Kategorien beinhaltete, außerdem Belegzu- und -abflüsse, Zuständigkeiten, Prüfregeln und Schnittstellen zum Warenwirtschaftssystem und der Dispositionssoftware.
Zuvorderst sollten die vertrauten Postmappen elektronisch abgebildet werden, damit auch Rechnungen aus dem Hauptgeschäft, der Binnenschifffahrt und den Nebenbereichen Werkstatt und Bunkerbetrieb den richtigen Abteilungen zufließen.

Auch die Priorisierung der durchlaufenden Mitgliederrechnungen musste sichergestellt werden. Die Genossenschaft verschafft den Mitgliedern nicht nur Frachtaufträge und Planungssicherheit. Sie macht ihnen darüber hinaus das Leben auf dem Wasser leichter, indem sie deren Betriebsrechnungen erfasst, bucht, bezahlt und dann Monatsabrechnungen erstellt. Auf Basis der Vorbereitungen konnte der Test - vom Rechnungseingang über die formale und sachlich-rechnerische Prüfung bis zur Kontrolle - zum Laufen gebracht werden

Kerstin Brück war überrascht, dass nicht jeder Bereich einen eigenen Workflow erforderte. Bereits nach dem ersten Tag war ein „Gerippe da, das vernünftig aussah“. Im Vergleich zum Schiffssonar ist die elektronische „Ortung“ der Belege richtig simpel: Jeder Rechnung wird ein Barcode aufgeklebt, bevor sie durch einen im LAN hängenden Kopierer mit Scanfunktion wandert. Der Strichcode aktiviert das Modul JobMind Head, welches automatisch die Kopfdaten der Rechnung erkennt und die ausgelesenen Daten in einen JobRouter®-Prozess verfrachtet.

Von über 95 Prozent der deutschsprachigen Rechnungen liegen nun zentral die Rechnungsnummer, das Datum, die Summen und Steuern im System vor und können über Buchungsmasken weiterbearbeitet werden. Bei den Rechnungen aus den Niederlanden oder Belgien werden immerhin rund 80 Prozent der Kopfdaten korrekt erkannt. JobRouter® angelt sich den passenden Kreditor aus dem Rechnungswesen und zeigt die Zahlungsvereinbarung mit an.

Bereits während des ersten Tests wurden die Anwender ins Boot geholt, Fragen beantwortet, Anregungen aufgenommen. Die Archivierung aller anfallenden Belege war ebenfalls auf Anhieb geglückt. JobRouter® transportiert sämtliche Daten und Dokumente sicher an die Endstation, den Hafen namens JobArchive, wo sie revisionssicher aufbewahrt werden. Ende November wurden die Prozesse auf den endgültigen Kurs gebracht. Im Modul JobArchive wurden Berechtigungsgruppen eingerichtet. So hat jede Gruppe einen eigenen digitalen Ablagecontainer und unerlaubte Zugriffe bleiben verwehrt. Hauseigene Rechnungsnummern dienen nun elektronisch als interne Koordinaten zur Orientierung und zum Filtern.

Seit JobRouter® zu den Bordmitteln gehört, werden regelmäßig Skontofristen gewahrt. „Das war früher problematisch, wenn durch den Postweg zwischen der Werft in Dorfprozelten und der Zentrale in Würzburg Zeit verloren ging“, erinnert sich Brück. Diese Hektik habe man sich nun gespart. Die Vorsysteme, die bereits beim Frachtabschluss zu erwartende Eingangsrechnungen generieren, werden jetzt mit der JobRouter®-Suite in die Dispositionssoftware importiert. Nach der Verarbeitung holt JobRouter® die Datensätze ab und liefert sie in die Buchhaltung.

„So schaff´ ich gern“, lobt Kerstin Brück. Um es den Kollegen einfacher zu machen, wurden Felder mit vertrauten Begriffen belegt. Die Anwenderschulungen hat sie tätigkeitsbezogen gestaltet und durch Hardcopies ergänzt. Auch die Schlagwortsuche sei ein beliebter Vorgang. Vorteilhaft sei zudem, die Anzeige eines Verlaufsprotokolls, in welchem nachvollzogen werden kann wann, welche Schritte von wem bearbeitet wurden. Das PDF hängt dem Archivierungsprotokoll bei.

„Es ist Wahnsinn, was die Schnittstelle von JobRouter® leistet“, freut sich die IT-Administratorin. Das Workflow-Management-System ist an das Warenwirtschaftssystem angebunden und ordnet die Wareneingänge den Rechnungen zu, zum Beispiel Kraftstoff für den Bunker- oder Material für den Reparaturbetrieb. Angezeigt wird die Summe pro Wareneingang und was bearbeitet wurde. „Die Transparenz ist viel größer, wir haben ein deutlich besseres Controlling. Wenn ein Anruf eingeht oder eine Mahnung nachzuvollziehen ist, können wir jederzeit den Status einer Rechnung einsehen oder uns im Archiv ruckzuck die Daten ziehen. Man hat einfach alles, was man braucht“, bilanziert sie.