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Digitalisierung unter einem guten Stern

JobRouter auf mobilen Endgeräten

Der Berliner Mobilitätsdienstleister 4Service hat die Beauftragung, Steuerung und Verwaltung von Automotive-Aufträgen im B2C-Bereich digitalisiert. Mit Hilfe von JobRouter werden die Aufträge in den Prozessen der Fahrzeugaufbereitung und Fahrzeugverbringung papierlos abgewickelt. Von dieser Lösung profitieren bereits vier namhafte Automobilhersteller und Autohäuser mit ihren Niederlassungen in Berlin. Alle Beteiligten haben dabei unter anderem online und in Echtzeit Zugriff auf ein professionelles Daten-Management.

Die Mitarbeiter des Berliner Mobilitätsdienstleisters 4Service sind immer dann zur Stelle, wenn es auf reibungslose Einsätze ankommt: Ob ein Fahrzeug professionell aufbereitet werden soll, ein Flugzeug nach der Landung für den nächsten Start gereinigt werden muss, oder ein Kunde sich auf seinen Neuwagen freut. Dann nämlich verbringt – zumindest in Berlin – ein Fahrer von 4Service das Fahrzeug und übergibt den Schlüssel persönlich. Seit Anfang 2017 unterschreibt der Besitzer dann nicht mehr auf einem Papierübergabeprotokoll, sondern elektronisch auf dem Touchscreen eines Handys oder Tablets. Diese Digitalisierung des Hol- und Bring-Dienstes sowie des Fahrzeugaufbereitungsprozesses mit JobRouter dauerte rund ein halbes Jahr und heißt heute order.4service - für alle Beteiligten der Auftakt einer spannenden Reise in ein neues Dienstleistungszeitalter.

Klemmbrett ade

Klemmbrett ade

Schon länger suchte die Produktmanagerin Magdalena Jesionowska für 4Service nach einem System, um die internen Abläufe zu automatisieren, transparenter zu machen und die Dienstleistungsqualität zu verbessern. Die Kollegen sollten nicht mehr mit dem Klemmbrett unterwegs sein, die händische Eingabe mehrerer tausend Papieraufträge pro Monat in eine firmeneigene Datenbank war überholt und fehleranfällig; das Auftragsmanagement sollte nach innen und außen auf einer zeitgemäßen Basis orchestriert werden. 4Service wandte sich an den Digitalisierungsspezialisten pk systems GmbH. Das Berliner Beratungsunternehmen unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und ist autorisierter Partner im Förderprogramm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie „go-digital“.

Digitalisierungsstart im Automotive-Bereich

Digitalisierungsstart im Automotive-Bereich

Die Bestandsaufnahme und Analyse der 4Service-Geschäftsbereiche Automotive, Aviation und Transportation zeigte, dass die Prozesse im Automotive-Bereich als erstes Automatisierungsprojekt prädestiniert waren, boten sie doch die optimale Wertschöpfung, um die Digitalisierungsziele der Geschäftsleitung möglichst schnell in Umsetzung zu bringen: Prozessgeschwindigkeit und -transparenz, Langlebigkeit der technischen Umsetzung, sowie eine Verbesserung der Kundenbindung über alle internen und externen Schnittstellen hinweg. Schnell stach auch die Digitalisierungsplattform JobRouter alle in Frage kommenden Wettbewerbsprodukte aus. JobRouter erfüllt neben der Mobilfähigkeit alle Anforderungen, die für 4Service im Vordergrund stehen:

  • Das Lizenzmodell ist unabhängig vom Auftragsvolumen, also nicht transaktionsgebunden, sondern auf Userzahlen ausgerichtet,
  • die Software wird von einem deutschen Hersteller entwickelt und vertrieben, der deutschsprachige Support ist stets gewährleistet,
  • die sensiblen Kundendaten werden in einer deutschen Cloud nach den Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dem strengen deutschen Datenschutzgesetz gespeichert,
  • Schnittstellen zu allen Systemen können problemlos eingebunden werden: bei 4Service und in den Niederlassungen der Auftraggeber,
  • die Instanzfähigkeit von JobRouter erlaubt den Transfer und die individuelle Anpassung der Dienstleistungen auf andere Kunden des Dienstleisters 4Service.

In acht Wochen auf der Spur

In acht Wochen auf der Spur

Im Oktober 2016 wurden in JobRouter zunächst die Spezifikationen für die Fahrzeugverbringung angelegt, einen Monat später begann die agile Entwicklung der digitalen Prozesse durch pk systems. Im Februar 2017 konnten die ersten digitalen Aufträge im Tagesgeschäft abgearbeitet werden. Magdalena Jesionowska erinnert sich, dass grundlegende Themen wie die Verflechtung zum Auftraggeber und das komplexe Artikelsystem von Anfang an berücksichtigt werden mussten. „So haben wir sichergestellt, dass das Angebot der individuellen Pflegepakete im Servicebereich für Endkunden mit der Vertrags- und Abrechnungsstruktur für die Fahrzeugaufbereitung auch über JobRouter abgewickelt werden kann.“

Für die Pilotphase wurde die größte Niederlassung des Kunden gewählt, denn dort werden die meisten mit 4Service vereinbarten Leistungen genutzt. Acht Wochen nach dem Start des Piloten wurde die Digitalisierungsplattform JobRouter auf alle weiteren Niederlassungen in der Hauptstadt ausgerollt.

„Die Mietlizenz von JobRouter passt ideal zu unserem Geschäftsmodell – die Instanzen verleihen uns genau die Flexibilität, die wir benötigen.“

Magdalena Jesionowska
Produktmanagerin Automotive
4Service

„Die Mietlizenz von JobRouter passt ideal zu unserem Geschäftsmodell – die Instanzen verleihen uns genau die Flexibilität, die wir benötigen.“

Magdalena Jesionowska
Produktmanagerin Automotive
4Service

Komfortabel von null auf hundert

Komfortabel von null auf hundert

Bei 4Service und den Key Usern in der Hauptniederlassung freute man sich, dass mit JobSync ein JobRouter-Testsystem bereitstand, das es früh erlaubt, unter realen Bedingungen, Neuerungen mit JobRouter zu testen. So erschließt sich sofort, was sich in der Praxis bewährt und was noch besser geht. Die Umstellung von den Papierbelegen auf die mobilen Endgeräte verlief dabei dynamisch: Ab dem 6. Februar morgens ab sechs Uhr wurden alle neuen Aufträge rein elektronisch angenommen und disponiert. Als Übergangslösung für eine reibungslose Einführung für bereits Wochen im Voraus gebuchte Aufträge konnten auch die papierbasierten Bestandformulare in das neue JobRouter System eingepflegt werden.

Wenn heute ein Leasingrückläufer aufbereitet oder ein Ersatzfahrzeug zugestellt werden muss, wenden sich die Mitarbeiter in den Autohäusern nicht mehr telefonisch oder per Fax an die Disposition von 4Service, sondern buchen die Leistung einfach selbst im CI-gerecht gestalteten JobRouter Interface. Alle Auftragsarten sind in einer Artikelstruktur angelegt: Die Ozonbehandlung ist ein Artikel, die Nano-Versiegelung ebenso, und auch die Verbringung eines neuen Firmenwagens besitzt eine Artikelnummer. Sonderleistungen wie Nachtzuschläge oder Wartezeiten sind ebenfalls als Artikel angelegt und werden von JobRouter anhand der Uhrzeit erkannt und automatisch berechnet.

„Wichtig ist: bloß kein Tablet-Zoo! Bei der Auswahl ging es nicht nur um Usability und Integrationsfähigkeit, mit dem MDM sollte auch die Flexibilität für die Mitarbeiter sowie der Aufwand für Support und Softwareaktualisierung optimiert werden.“

„Wichtig ist: bloß kein Tablet-Zoo! Bei der Auswahl ging es nicht nur um Usability und Integrationsfähigkeit, mit dem MDM sollte auch die Flexibilität für die Mitarbeiter sowie der Aufwand für Support und Softwareaktualisierung optimiert werden.“

Treffpunkt Tiefgarage

Treffpunkt Tiefgarage

Damit die Fahrzeugübergabe auch in Tiefgaragen ohne WLAN und Netz reibungslos vonstattengeht, wurde auf Wunsch von 4Service ein Mobile Device Management (MDM) durch pk systems ins System integriert. Damit können sich die Fahrer von jedem Tablet aus anmelden und erhalten per E-Mail ein von JobRouter vorausgefülltes PDF-Übergabeprotokoll, das offline auf dem Tablet bearbeitet werden kann: Ob Schadensdokumentation, Unterschriften, Kilometerstände oder Zusatzleistungen – alles lässt sich auch ohne Netzverbindung eingeben. Sobald der Fahrer in die nächste Funkzelle eintaucht, liest JobRouter die Daten ein und sie stehen zur Prüfung und Abrechnung bereit, einschließlich automatisch berechneter Wartezeit. Das Servicepersonal von 4Service wurde hierfür mit einheitlichen Tablets ausgestattet.

Stille in der Dispo

Stille in der Dispo

Die körperlich spürbarste Veränderung im Arbeitsalltag erleben die Mitarbeiter in der Auftragsdisposition. Herrschte dort früher eine Geräuschkulisse wie im Call-Center, so hört man heute nur das Klackern der Tastaturen. Der Grund: Es gibt fast keine Rückfragen mehr, weil die Kunden den aktuellen Status ihres Auftrags selbst abfragen können. Die Personal- und Aufgabenplanung gestaltet sich viel einfacher, seit ersichtlich ist, wer welche Tätigkeit wann erledigt hat und wie ausgelastet die einzelnen Bereiche sind. Die neue Prozesstransparenz – eine generelle Stärke von JobRouter – hat die gesamte Kommunikation zwischen 4Service, dessen Mitarbeitern und seinen Kunden auf eine neue Ebene gehoben. Stress, Hektik und Disharmonie sind Schnee von gestern, das Arbeitsklima hat sich vollkommen verändert.

Livetracking im Tagesgeschäft

Livetracking im Tagesgeschäft

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung zeichnete sich einige Wochen nach der Umstellung ab: die Umsatzvorschau in Echtzeit. Je weniger alte Papieraufträge im Umlauf waren, desto klarer wurde die Antwort auf die Frage: Wo stehen wir eigentlich gerade? Die Anzahl der Tagesaufträge oder die kumulierte Anzahl des laufenden Monats kann nun auf Knopfdruck abgefragt werden. Das Livetracking ermöglicht nicht nur plausible Umsatz- und Liquiditätsprognosen – auch das interne Controlling kann die durchschnittliche Dauer einzelner Tätigkeiten in Echtzeit überprüfen und als Grundlage für Preiskalkulationen verwenden.

Durchdigitalisiert bis in die Buchhaltung

Durchdigitalisiert bis in die Buchhaltung

Insbesondere auch die Buchhaltung profitiert von einer ganz neuen Datenqualität und Unterstützung durch periphere JobRouter-Unterprozesse: Bevor die Abrechnung erstellt wird, prüfen die Auftraggeber alle durchgeführten Leistungen auf Plausibilität und bestätigen ihre Abnahme elektronisch. JobRouter organisiert anschließend die korrekte Zuordnung der digitalen Belege nach Kostenstellen und Standorten.

Bereit für weitere Digitalisierungsprojekte

Bereit für weitere Digitalisierungsprojekte

Magdalena Jesionowska ist äußerst zufrieden mit der Digitalisierung der Fahrzeugaufbereitung sowie des Hol- und Bringdienstes und kann bereits auf den Transfer der Leistungen auf weitere Kunden aus dem Automotive-Bereich verweisen: „Durch die Instanzfähigkeit konnten wir die JobRouter-Prozesse schnell und individuell auf weitere namhafte Kunden anpassen. Wir wissen um die Anforderungen unserer Kunden, die Aufträge transparent und revisionssicher abzubilden. Der Einsatz von order.4service ermöglicht genau dies und bringt unsere Dienstleistungsqualität auf ein neues höheres Level: Wir schaffen Transparenz in der gesamten Dienstleistungskette und wir bieten verlässliches Zeit- und Planungsmanagement in der Beauftragung sowie Auftragserbringung und -abrechnung. Mit JobRouter und dem Digitalisierungsspezialisten pk systems an unserer Seite fühlen wir uns hervorragend für die Digitalisierung weiterer Prozesse gerüstet.“

Vorteile von JobRouter

Vorteile von JobRouter

  • modernes Portal und User Frontend, nutzbar auf mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones
  • „spricht“ mit allen gängigen Schnittstellen, erleichtert Anbindung an Individualsoftware
  • keine initialen Lizenzkosten bei SaaS-Lizenzmodell (Software as a Service)
  • ermöglicht beliebig viele Instanzen/Mandanten – saubere logisch-inhaltliche Datentrennung und Individualisierbarkeit für Großkunden mit komplexen Anforderungen
  • deutscher Software-Hersteller
  • deutscher Support auf allen Ebenen: Hersteller – Service-Partner – Kunde
  • einmal erstellte Prozesstemplates lassen sich flexibel anpassen und für weitere Prozesse nutzen
  • hohe Prozesstransparenz: Jeder einzelne Vorgang kann auch nach Abschluss noch lückenlos nachvollzogen werden.

Projektdetails

Kunde
4S ServiceLogistics GmbH
Branche
Dienstleistungsunternehmen
Mitarbeiter
über 500
Vorgänge
ca. 6.000 im Monat
Datenbank
MSSQL, Microsoft Active Directory, MSSQL Reporting Services
Laufende Prozesse
Fahrzeug-Hol- und Bringdienst, Fahrzeugaufbereitung
Geplante Prozesse
Schadensmanagement, Flugzeugreinigung, Anbindung an Individual-ERP
4Service

Kurzprofil 4Service

Die 4Service Unternehmensgruppe – kurz 4Service – ist in den Geschäftsbereichen Automotive, Aviation und Transportation auf prozessorientierte und personalintensive Dienstleistungen spezialisiert und direkter Teil der Wertschöpfungskette seiner Kunden. Im Automotive-Bereich unterstützt 4Service seine Kunden mit Aufbereitungs-, Reinigungs- und Logistikprozessen für Fahrzeuge; an Flughäfen und für Airlines erbringt 4Service Land- und Airside-spezifische Dienstleistungen für B2B und B2C-Kunden – vom Gepäck-Wrapping und Servicedienstleistungen wie Lounge und Lost & Found sowie Gepäckaufbewahrung bis hin zur Flugzeuginnen- und Außenreinigung am Flughafen Leipzig/Halle. Im Transportation-Bereich übernimmt 4Service für Busunternehmen die Betriebshoflogistik sowie verbundene Leistungen und betreibt darüber hinaus selbst auch Busterminals, beispielsweise den neuen Fernbusterminal in Leipzig. Seit 1993 unterstützt 4Service seine Kunden im Mobilitätssektor und entwickelt seine Kompetenzen – insbesondere unter dem Aspekt der zunehmenden Digitalisierung – kontinuierlich weiter.