Rechnungsfreigabe und Bestellprozess aus einem Guss

• stellt investitions- und bestellgrößenabhängige Freigabehierarchie sicher
• gewährt Überblick und Kontrolle von Budgets und Ausgaben nach Kostenstellen
• vermeidet redundante Prozesse, mehr Kontrolle auch bei dezentralem Einkauf
• verkürzt Durchlaufzeiten und verringert Verwaltungsaufwand
• ermöglicht die Skonti-Ausnutzung durch automatischen Abgleich Bestellung/Rechnung
• holt Bestellhistorien per Knopfdruck auf den Schirm
• reduziert den Papierbedarf
• vereinfacht Bestandshaltung, Inventar- und Inventurlisten
• erleichtert Budgetplanungen in Folgezeiträumen

Dimensionen und Details des Bildes werden deutlich, zoomt man in die Vogelperspektive. Die Zentrale der ASAP Holding und der Sitz zweier Tochterfirmen, ASAP Electronics und ASAP Engineering, befinden sich in Gaimersheim bei Ingolstadt. Weitere Engineering-Standorte und Betriebsstätten sind in Heilbronn, Neckarsulm, Böblingen, Rüsselsheim, Weissach, Kassel, Wolfsburg, Hannover und München angesiedelt.

Das Geschäftsfeld Engineering steht für Entwicklungsdienstleistungen, welche die automobile Zukunft im Blick haben: Karosserieleichtbau, E-Mobilität, Fahrwerksregelsysteme, Elektrik und Elektronik. Im Geschäftsbereich Technical Service bietet ASAP technische Dienstleistungen in den Bereichen Produktion und Montage. Vom General Service erhalten Hersteller und Systemlieferanten Unterstützung in Querschnittsfunktionen, zum Beispiel im Projekt- und Qualitätsmanagement. Das unabhängige Prüfzentrum testet, misst und validiert eine Vielzahl elektronischer und mechatronischer Komponenten und Systeme.

Damit der Motor des Geschäftsbetriebs ruhig läuft, darf „das operative Business nicht durch administrative Prozesse unnötig belastet werden“, sagt der Diplom-Ingenieur für Fahrzeugtechnik Neisen. Seine To-do-Liste ist bestimmt vom engen Kontakt zu den Geschäftsführern und Leitern aller Bereiche.

Als 2014 der Rechnungsfreigabeprozess über JobRouter® abgebildet wird, bestand laut Neisen die größte Herausforderung in den Schnittstellen zum Projektcontrolling der einzelnen Standorte und zu DATEV. Denn jeder Standort hat seine eigene Kreditoren-/Debitoren-Buchhaltung und einen definierten Freigabeumfang. Oberhalb einer bestimmten Wertgrenze müssen Rechnungen und Bestellungen zudem vom CFO oder CEO freigegeben werden. Die Daten fließen der zentralen Buchhaltung der Holding zu, die ihrerseits weitere Prozesse abarbeitet. Nachdem der Rechnungsfreigabeprozess im Workflow-Management-System JobRouter® rund läuft, wird der Bestellprozess aufgesetzt. Neu daran ist neben dem standardisierten Ablauf auch die zentrale Erfassung.

Nun ist so ein Bestellprozess eigentlich eine simple Sache: Man weiß, was fehlt, sucht das Passende heraus, vergleicht Angebote, entscheidet und bestellt. Liegt der Auftragswert über einem bestimmten Budget, muss der Chef unterschreiben. Oder der Chef vom Chef. Die Geschäftsführung der Holding entscheidet über Investitionen, zum Beispiel in Infrastrukturmaßnahmen, umfangreichere Mobiliaranschaffungen, Prüfstände, CAD-Anlagen, IT-Güter, Fahrzeuge. Wichtig beim Freigabeprozess sind Neisen zufolge nicht nur die Freigabehäkchen, sondern immer wieder auch die zentralen Themen Schnelligkeit, Nachvollziehbarkeit und stringente Umsetzung.

Was das ASAP Team zum Ende des laufenden Geschäftsjahres noch stärker schätzen wird: Der elektronische Bestellprozess mittels JobRouter® ist nicht nur schneller und besser kontrollierbar als ein herkömmlicher in Papierform. Er hilft auch, Budgets einzuhalten und liefert verlässliche Werte für zukünftige Budgetierungen.

Michael Neisen hat noch viele Wünsche, um das Wachstum der ASAP Holding in der Spur zu halten: Der automatisierte Eintritts- und Austrittsprozess für Mitarbeiter ist einer davon. Ziel ist, die einzelnen Bestandteile der Systemlandschaft zu einem Ganzen zu verzahnen. Das gilt für das Bewerbermanagement, für das ein eigenes Programm geschrieben wurde, ebenso wie für die Projektcontrolling-Software, welche die alten Excel-Tabellen verbannt hat. Das Intranet muss verkabelt werden, die DATEV-Anbindung auch, das CAD sowieso. Die ersten Meter zur Harmonisierung der Komponenten sind zurückgelegt. Nun gilt es, die nächsten Stellschrauben ins Visier zu nehmen. „Das ist das Schöne an JobRouter®“, bilanziert Neisen, „dass wir eine Softwarebasis gekauft haben, auf der wir nach unseren eigenen Anforderungen entsprechende Workflows integrieren können.“