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Kontrolle im Cockpit

Rechnungsfreigabe und Bestellprozess aus einem Guss

Von 70 auf über 750 Mitarbeiter, von einem Standort auf insgesamt neun: Die Geschwindigkeit, mit welcher der Automobildienstleister ASAP in den letzten fünf Jahren gewachsen ist, ist atemberaubend. Um bei dieser Entwicklung nicht aus der Kurve zu fliegen, müssen „die Basics in einem Unternehmen wirklich funktionieren“, betont CEO Michael Neisen. Zwei der Basics, die der Kostenkontrolle dienen, der Rechnungsfreigabeprozess und der Bestellprozess, werden seit kurzem über das Workflow-Management-System JobRouter®gesteuert.

Die Vorteile des elektronischen Bestellprozesses mit JobRouter® auf einen Blick

Die Vorteile des elektronischen Bestellprozesses mit JobRouter® auf einen Blick

  • stellt investitions- und bestellgrößenabhängige Freigabehierarchie sicher
  • gewährt Überblick und Kontrolle von Budgets und Ausgaben nach Kostenstellen
  • vermeidet redundante Prozesse, mehr Kontrolle auch bei dezentralem Einkauf
  • verkürzt Durchlaufzeiten und verringert Verwaltungsaufwand
  • ermöglicht die Skonti-Ausnutzung durch automatischen Abgleich Bestellung/Rechnung
  • holt Bestellhistorien per Knopfdruck auf den Schirm
  • reduziert den Papierbedarf
  • vereinfacht Bestandshaltung, Inventar- und Inventurlisten
  • erleichtert Budgetplanungen in Folgezeiträumen

Projektdetails

Kunde
ASAP Holding GmbH, Gaimersheim
Branche
Automobilzulieferindustrie
Mitarbeiter
über 750 Mitarbeiter an 9 Standorten
Vorgänge
35 Bestellungen / Tag
Datenbank
Microsoft SQL
Laufende Prozesse
E-Rechnung, Aufgabenprozess, Bestellprozess
Geplante Prozesse
Urlaubsprozess, Stammdaten, Ein- und Austrittsprozess ///// Besonderheiten: Anbindung an Projektcontrolling, Intranet, DATEV Projektdauer: Elektronische Rechnungsprüfung 5 Monate, Bestellprozess 3 Monate Betreuender Partner: Logo ProComp Professional Computer GmbH ProComp Professional Computer GmbH Industrieallee 1 95615 Marktredwitz
Statue "Der Visionär" im Büro von Michael Neisen

Lange suchte das Management-Duo Michael Neisen und Gürsel Sen nach einer Lösung für ihr Führungs-Cockpit. Während der für die Finanzen zuständige CFO Gürsel Sen das papierlose Büro priorisiert, lautet Neisens Wunsch: ein Multifunktionstool mit den Qualitäten eines perfekten Sekretärs. Oder nennen wir es, passend zur Branche, das allwissende Fahrerassistenzsystem für den Manager. An welchem Standort auch immer sich Neisen gerade aufhält, zeigt ihm die Anwendung die benötigten Informationen mit wenigen Klicks an. Parallel dazu hat er die nächsten Termine auf dem Schirm, trackt delegierte Aufgaben über ein Dashboard und arbeitet das Tagesgeschäft ab. Doch Neisen wurde enttäuscht. Mehrfach. Am Ende gewinnt ein Modell, das typisch ist für den Automobilbau: Eigenentwickelte Applikationen plus zugekaufte Komponenten - darunter JobRouter® - ergeben das ganze Bild.

Vogelperspektive auf die automobile Zukunft

Vogelperspektive auf die automobile Zukunft

Dimensionen und Details des Bildes werden deutlich, zoomt man in die Vogelperspektive. Die Zentrale der ASAP Holding und der Sitz zweier Tochterfirmen, ASAP Electronics und ASAP Engineering, befinden sich in Gaimersheim bei Ingolstadt. Weitere Engineering-Standorte und Betriebsstätten sind in Heilbronn, Neckarsulm, Böblingen, Rüsselsheim, Weissach, Kassel, Wolfsburg, Hannover und München angesiedelt.

Das Geschäftsfeld Engineering steht für Entwicklungsdienstleistungen, welche die automobile Zukunft im Blick haben: Karosserieleichtbau, E-Mobilität, Fahrwerksregelsysteme, Elektrik und Elektronik. Im Geschäftsbereich Technical Service bietet ASAP technische Dienstleistungen in den Bereichen Produktion und Montage. Vom General Service erhalten Hersteller und Systemlieferanten Unterstützung in Querschnittsfunktionen, zum Beispiel im Projekt- und Qualitätsmanagement. Das unabhängige Prüfzentrum testet, misst und validiert eine Vielzahl elektronischer und mechatronischer Komponenten und Systeme.

Fine-tuning für Freigabeprozesse

Fine-tuning für Freigabeprozesse

Damit der Motor des Geschäftsbetriebs ruhig läuft, darf „das operative Business nicht durch administrative Prozesse unnötig belastet werden“, sagt der Diplom-Ingenieur für Fahrzeugtechnik Neisen. Seine To-do-Liste ist bestimmt vom engen Kontakt zu den Geschäftsführern und Leitern aller Bereiche.

Als 2014 der Rechnungsfreigabeprozess über JobRouter® abgebildet wird, bestand laut Neisen die größte Herausforderung in den Schnittstellen zum Projektcontrolling der einzelnen Standorte und zu DATEV. Denn jeder Standort hat seine eigene Kreditoren-/Debitoren-Buchhaltung und einen definierten Freigabeumfang. Oberhalb einer bestimmten Wertgrenze müssen Rechnungen und Bestellungen zudem vom CFO oder CEO freigegeben werden. Die Daten fließen der zentralen Buchhaltung der Holding zu, die ihrerseits weitere Prozesse abarbeitet. Nachdem der Rechnungsfreigabeprozess im Workflow-Management-System JobRouter® rund läuft, wird der Bestellprozess aufgesetzt. Neu daran ist neben dem standardisierten Ablauf auch die zentrale Erfassung.

„Entscheider sollten sich in Bezug auf JobRouter® zuerst Gedanken machen: Welche Informationen brauche ich als Manager idealerweise als Onepager? Zweitens: Mit kleinen Schritten anfangen und die Gestaltung von Prozessen in kleinen Teams entwickeln. Drittens: eigene Ressourcen aufbauen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist es absolut erforderlich, eine verantwortliche Person zu integrieren, die sich explizit um diese Business Intelligence Themen kümmert, sie begleitet und anpasst.“

Michael Neisen
CEO
ASAP Holding GmbH

„Entscheider sollten sich in Bezug auf JobRouter® zuerst Gedanken machen: Welche Informationen brauche ich als Manager idealerweise als Onepager? Zweitens: Mit kleinen Schritten anfangen und die Gestaltung von Prozessen in kleinen Teams entwickeln. Drittens: eigene Ressourcen aufbauen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist es absolut erforderlich, eine verantwortliche Person zu integrieren, die sich explizit um diese Business Intelligence Themen kümmert, sie begleitet und anpasst.“

Michael Neisen
CEO
ASAP Holding GmbH

Elektronischer Bestellprozess rollt an

Elektronischer Bestellprozess rollt an

Nun ist so ein Bestellprozess eigentlich eine simple Sache: Man weiß, was fehlt, sucht das Passende heraus, vergleicht Angebote, entscheidet und bestellt. Liegt der Auftragswert über einem bestimmten Budget, muss der Chef unterschreiben. Oder der Chef vom Chef. Die Geschäftsführung der Holding entscheidet über Investitionen, zum Beispiel in Infrastrukturmaßnahmen, umfangreichere Mobiliaranschaffungen, Prüfstände, CAD-Anlagen, IT-Güter, Fahrzeuge. Wichtig beim Freigabeprozess sind Neisen zufolge nicht nur die Freigabehäkchen, sondern immer wieder auch die zentralen Themen Schnelligkeit, Nachvollziehbarkeit und stringente Umsetzung.

Was das ASAP Team zum Ende des laufenden Geschäftsjahres noch stärker schätzen wird: Der elektronische Bestellprozess mittels JobRouter® ist nicht nur schneller und besser kontrollierbar als ein herkömmlicher in Papierform. Er hilft auch, Budgets einzuhalten und liefert verlässliche Werte für zukünftige Budgetierungen.

Ordnung im Cockpit

Ordnung im Cockpit

Das Führungsduo der ASAP Holding, Gürsel Sen (links) und Michael Neisen

Wenn es im Getriebe knirscht, liegt der Fehler oft in der Technik oder Mechanik. Hakt es in der Administration, so liegt es häufig am Fahrer, pardon, am Menschen. Neisen sieht das ganz pragmatisch. „Gestalte ich Prozesse elektronisch, werden potenzielle Fehlerquellen beim Weiterleiten von Papierunterlagen eliminiert.“ Wie der Bordcomputer im Auto zeigt die Erinnerungsfunktion von JobRouter® wichtige Intervalle an. Das Workflow-Management-System bezieht und liefert Daten und Dokumente und sorgt dafür, dass alle verbundenen Systeme haben, was sie benötigen.

Wachstum in der Spur

Wachstum in der Spur

Michael Neisen hat noch viele Wünsche, um das Wachstum der ASAP Holding in der Spur zu halten: Der automatisierte Eintritts- und Austrittsprozess für Mitarbeiter ist einer davon. Ziel ist, die einzelnen Bestandteile der Systemlandschaft zu einem Ganzen zu verzahnen. Das gilt für das Bewerbermanagement, für das ein eigenes Programm geschrieben wurde, ebenso wie für die Projektcontrolling-Software, welche die alten Excel-Tabellen verbannt hat. Das Intranet muss verkabelt werden, die DATEV-Anbindung auch, das CAD sowieso. Die ersten Meter zur Harmonisierung der Komponenten sind zurückgelegt. Nun gilt es, die nächsten Stellschrauben ins Visier zu nehmen. „Das ist das Schöne an JobRouter®“, bilanziert Neisen, „dass wir eine Softwarebasis gekauft haben, auf der wir nach unseren eigenen Anforderungen entsprechende Workflows integrieren können.“

ASAP Holding GmbH

Kurzprofil ASAP Holding GmbH

The ASAP Holding GmbH is a service and development partner of the largest German car manufacturers. The automotive service provider with its business areas in Engineering, General Service and Technical Service delivers services for all stages of the automotive life cycle and is also operating an independent test center for electric and electronic car components and systems. The holding was founded in 2010 by Michael Neisen (CEO) and Gürsel Sen (CFO). The foundation for the ASAP group was already laid by Sen in September 2007 with the founding of ASAP Engineering in Heilbronn. Headquarters of the holding is in Gaimersheim near Ingolstadt. More than 750 employees work at nine locations. In 2014, the holding won the award "Finalist at the Grand Prize for Small and Medium-sized Businesses".