Direkt zum Hauptinhalt

JobRouter® Release 4.2

Funktionsreicher, leistungsstärker, nutzerfreundlicher

Axel Ensinger, Co-CEO & CPO bei JobRouter AG

06.03.2018

Unser Motto steht dieses Jahr ganz im Zeichen von Bewegung und Wandel: Es passiert viel auf dem Digitalisierungsmarkt und auch wir setzen auf viel und noch mehr: Mehr Intelligenz, mehr Solution Templates, mehr Zertifizierungen, mehr Cloud, mehr Support – und noch mehr Digital Office! Das zeigt sich besonders an der Funktionspalette unserer JobRouter® Digitalisierungsplattform, die mit dem Release 4.2 in den Bereichen Dokumenten- und Daten-Management kräftig erweitert wurde.

Mit JobViewer 2 haben wir eine neue Basis für die Arbeit mit Dokumenten in JobRouter® geschaffen, die wir in den kommenden Monaten weiter ausbauen und um viele spannende Funktionalitäten, wie das Signieren von Dokumenten ausbauen werden. Gleichzeitig haben wir mit JobRouter® 4.2 durch Integration einer neuen Messaging-Ebene den Grundstein gelegt, um Systemaktivitäten zukünftig nicht nur asynchron serverseitig, sondern direkt aus Dialogen heraus verwenden zu können.

Neben dem neu konzipierten JobViewer 2 wurden bestehende Komponenten wie JobPDF, JobData oder JobArchive weiter verbessert, um Ihre digitale Arbeitserfahrung noch benutzerfreundlicher und einfacher zu gestalten! Greifen Sie auf Ihre Inhalte, Daten und Dateien aus den unterschiedlichsten Prozessen unmittelbar zu, verarbeiten Sie diese weiter und schließen Sie Ihre Aufgaben entsprechend Ihrer Unternehmensanforderungen ab.

Finden Sie heraus, wie JobRouter 4.2 die digitale Arbeit ankurbelt und mit Dokumenten auf ein völlig neues Niveau hebt:

Mehr Dokumentenfunktionalität mit JobViewer 2

Mit der Einführung unseres Archivmoduls JobArchive wurde auch der Dokumentenviewer JobViewer in JobRouter® integriert. JobViewer ermöglicht die Darstellung von ca. 300 verschiedenen Dateitypen im Browser. Mit der immer intensivierten Integration der Dokumentenfunktionalitäten in den Workflow steigen aber auch die Anforderungen an den Viewer und die Möglichkeiten zur Interaktion.

Daher bietet JobRouter® 4.2 nun mit JobViewer 2 einen neuen Viewer, der wesentlich besser in JobRouter® integriert ist und über spannende, neue Funktionen verfügt. Dieser Viewer kann an allen Stellen zum Einsatz gebracht werden, an denen Dokumente angezeigt werden. JobViewer 2 ist dabei vor allem für die Arbeit mit typischen Unternehmensdokumenten und Belegen gedacht und unterstützt daher die folgenden Formate: PDF-, Bild-, Office- und Textdateien.

Snap & Drop – Einfache Erfassung von Indexdaten

Drag & Drop – Easy index data recording:

Snap & Drop – Einfache Erfassung von Indexdaten

Drag & Drop – Easy index data recording:

Bei der Ablage von Dokumenten ins Archiv und auch bei der Arbeit mit Dokumenten in einem Workflow müssen regelmäßig Informationen aus dem Dokument in den Indexdialog oder das Workflow-Formular überführt werden. Um Ihnen diese manuelle Arbeit zu ersparen, führt JobViewer 2 automatisch eine OCR über das Dokument aus, extrahiert die Texte und Informationen und stellt sie zum einfachen Erfassen zur Verfügung. Dabei können Anwender die Werte per Drag & Drop aus dem Dokument in Formularelemente einfügen. So können auch mehrere einzelne Wörter ganz einfach zusammengefasst oder ganze Zeilen und Abschnitte übertragen werden.

Die OCR kann dabei für sämtliche von JobRouter® unterstützte Sprachen eingesetzt werden und hat keine Begrenzung im Volumen. Auch die Anzahl der zu verwendenden Prozessorkerne kann beliebig angepasst werden, um auch in Systemen mit viel Zugriffslast schnell OCR-Daten erheben zu können.

Annotationen

Annotations with control function:

Annotationen

Annotations with control function:

Natürlich unterstützt JobViewer 2 Annotationen auf den Dokumenten. Durch die tiefe Integration werden dabei nun pro Annotationen sowohl der Erfasser als auch der Zeitpunkt der Erfassung gespeichert, so dass später transparent bleibt, wer welche Anmerkungen zu welchem Zeitpunkt auf dem Dokument angebracht hat. Neben Texten und einigen grafischen Elementen können auch Kontrollhaken in unterschiedlichen Farben auf dem Dokument angebracht werden. So können Sie z. B. schnell einzelne Positionen einer Rechnung abhaken.

Stempel mit digitalem Mehrwert

Stempel mit digitalem Mehrwert

Viele Anwender wünschen sich auch in einer digitalen Arbeitsumgebung gewohnte Elemente aus der Papierarbeit, beispielsweise Stempel, die zur Freigabe auf Dokumenten angebracht werden. Daher haben wir in JobViewer 2 digitale Stempel integriert. Diese werden vom Anwender innerhalb eines Workflows auf das Dokument angebracht und können anschließend nicht mehr entfernt werden. Im Gegenzug zur Verwendung von Stempeln in vielen klassischen ECM-Systemen werden diese komplett über den Workflow gesteuert. D. h. ein Stempel „Genehmigen“ steht nur zur Verfügung, wenn ein Vorgang für ein Dokument auch im Schritt „Genehmigung“ vorliegt. Im Anschluss daran kann der Stempel nicht mehr angebracht werden. Durch diese enge Verzahnung von Workflow und Dokumentenfunktionen entsteht also eine wesentlich sicherere Arbeitsumgebung für Dokumente und Prozesse. Prozessdesigner erzeugen die Stempel ganz einfach über unsere API aus dem Dialog heraus. Dabei können beliebig viele Stempel mit unterschiedlicher Beschaffenheit (Farbe, Name des Anwenders, Datum, …) definiert werden. Somit bringt JobRouter® die Arbeit mit digitalen Stempeln auf ein neues Level.

Optimierte Nutzererfahrung

Optimierte Nutzererfahrung

Durch die Neugestaltung des Viewers konnten auch Funktionen wie Blättern durch geklammerte Dateien innerhalb eines Dokuments wesentlich verbessert und für den Anwender schöner gestaltet werden. Auch der Download von Dokumenten ist für den Anwender leichter realisiert und bietet nun auch die Möglichkeit, zwischen dem Originaldokument, einem PDF mit Annotationen oder einem PDF ohne Annotationen zu wählen.

API-Unterstützung

Bei einer nahtlosten Integration von Dokumenten in den Workflow ist es ebenso wichtig, dass Prozessdesigner möglichst viel Freiheit in der Arbeit mit dem Viewer erhalten. Darum haben wir Funktionen zur Interaktion direkt integriert. So ist es z. B. möglich aus dem Formular heraus abzufragen, ob ein bestimmter Stempel bereits gesetzt wurde und nur dann das Senden des Schrittes zu erlauben. Anders herum kann auch beim Setzen eines Stempels eine Funktion im Formular unmittelbar ausgeführt werden, beispielsweise zum Senden des Schrittes.

Konfiguration

JobViewer 2 wird mit der Vorgängerversion JobViewer ausgeliefert. Sie entscheiden selbst, welchen Viewer Sie verwenden möchten. Diese Einstellung kann auch dynamisch abhängig von Dateitypen getroffen werden, so dass z. B. nicht unterstützte Dateien noch in JobViewer dargestellt oder direkt zum Download angeboten werden.

Export von archivierten Dokumenten

Um archivierte Dokumente automatisiert in Prozessen aus JobRouter® zu exportieren, steht in der Systemaktivität JobArchive nun eine Funktion „PDF exportieren“ zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie an beliebigen Stellen in einem Prozess Dokumente exportieren und diese in ein PDF-Dokument umwandeln. Es ist möglich zu wählen, ob Annotationen auf dem Dokument mit in die PDF-Datei verschmolzen werden sollen oder nicht. Voraussetzung für die Konvertierung ist, dass die Originaldateien von JobViewer unterstützt werden. Andernfalls werden die Originaldateien exportiert.

JobStart – Filter auf Anhänge

JobStart ermöglicht unter anderem das Überwachen von E-Mail-Postfächern auf neue E-Mails und kann auf dieser Basis neue Vorgänge initiieren. In vielen Einsatzszenarien werden dabei Anhänge wie Rechnungen an einen Vorgang übergeben. Da es vorkommen kann, dass in eine E-Mail integrierte Bilder (z. B. ein Werbebanner) als Anhang an eine E-Mail gehängt werden, können diese nun gezielt ausgefiltert werden. Nur die tatsächlichen Anhänge werden somit in den Prozess überführt. Die entsprechende Einstellung dazu nehmen Sie im E-Mail Importauftrag vor.

Dynamische Vorlagen in JobPDF

Das Modul JobPDF bietet JobRouter®-Prozessdesignern unter anderem die Möglichkeit, individuelle Dokumente im PDF-Format auf Basis einer Word-Vorlage zu erzeugen. Häufige Szenarien sind dabei Protokolle eines Workflow-Ablaufs oder auch das Erzeugen von Belegen sowie die Korrespondenz. Wurden bisher Prozesse mit vielen unterschiedlichen Vorlagen entwickelt, so war dazu jeweils eine Systemaktivität pro Vorlage notwendig. Auch dann, wenn sich die Vorlagen nur minimal unterschieden haben (z. B. in der Fußzeile). Um Prozessdesignern diesen Konfigurationsaufwand zu ersparen, kann fortan eine Word-Datei als zentrale Vorlage für eine Systemaktivität gewählt werden, welche dann zur Laufzeit dynamisch durch eine andere Vorlage ersetzt werden kann. Dafür benötigen Sie lediglich die entsprechenden Werte aus dem Workflow. Die Verknüpfungen werden sodann aus der zentralen Vorlage übernommen, welche das Maximum aller Verknüpfungen enthalten muss. Damit sparen Prozessdesigner viel wertvolle Arbeitszeit ein.

Selektive Auswahllisten in Indexdialogen

Je nach Einsatzzweck eines Archivs kann es vorkommen, dass sich einzelne Indexfelder auf Werte aus anderen Indexfeldern beziehen müssen. Existiert z. B. ein Indexfeld „Dokumenttyp“ und wählt man dort „Beleg“ aus, so könnte dem Anwender in einem weiteren Feld schon die Auswahl zwischen „Rechnung“, „Lieferschein“ und „Mahnung“ vorgegeben werden.

Wählt der Anwender hingegen „Korrespondenz“ als Dokumenttyp aus, werden im zweiten Feld Werte wie „Anfrage“ oder „Beschwerde“ zur Auswahl geboten. Mit JobRouter® 4.2 unterstützt das Archiv nun diese Verknüpfung von Indexfeldern über Variablen, die Sie in der Konfiguration eines Archivs bei der Definition der Abfragen hinterlegen können. Natürlich wird diese Abhängigkeit auch in den Archivansichten berücksichtigt, so dass dort ebenfalls im Filter immer nur die passenden Werte zur Auswahl stehen.

JobStart – Parallele Barcode-Verarbeitung

Neben dem E-Mail Import bietet JobStart auch eine Barcode-Verarbeitung, die häufig zum Trennen von gescannten Dokumenten verwendet wird. Große Bilddateien mit sehr vielen Seiten, wie man sie beispielsweise von Scan-Dienstleistern übermittelt bekommt, können dazu führen, dass andere Aufträge warten müssen. JobRouter® 4.2 unterstützt jetzt auch ein Pooling für die Barcode-Verarbeitung. Dadurch können sogar einzelne Dokumente, die Anwendern sofort zugestellt werden müssen, direkt verarbeitet werden. Lange Wartezeiten durch die Verarbeitung einer großen Datei entfallen somit. Dadurch kann JobStart für Projekte mit sehr großen Volumen eingesetzt werden.

Selektive Auswahllisten in JobData

Seit der Veröffentlichung von JobData in Version 4.1 haben sich viele JobRouter®-Anwender zur Verwendung des neuen Moduls entschieden und verwalten nun Stammdaten rund um ihre Prozesse im integrierten Modul. Wie auch in den Archiven, haben sich viele Anwender selektive Auswahllisten gewünscht, die aufeinander aufbauen. Mit Version 4.2 ist diese Funktion im Modul JobData integriert: Sie können bei der Definition von SQL-Abfragen einfach per Variable auf andere Spalten der JobData-Tabelle zugreifen, die Werte einschränken und die korrekte Eingabe von Daten sicherstellen.

Auswahl der JobData-Spalten durch den Anwender

JobData-Tabellen können über viele Spalten verfügen, in denen Informationen über prozessrelevante Stammdaten gespeichert sind. Bei der Arbeit mit den Daten hat jeder Anwender unterschiedliche Anforderungen, wie die Inhalte in den Spalten dargestellt werden sollen. Mit JobRouter® 4.2 können für einen Anwender freigegebene Spalten jetzt individuell ein- und ausgeblendet werden. Diese Einstellung speichert JobRouter® sogar über die Sitzung hinaus für das nächste Login am System.

Gruppierung von Rückgabewerten aus dem JobMind Bau-Dialog

JobMind Bau ist unser innovatives Modul für die Bearbeitung von Baurechnungen am Bildschirm. Hier können Baurechnungen in einem separaten Dialog einfach erfasst und korrigiert werden, - inklusive Kontierung. Da die Kontierung auf Positionsebene durchgeführt wird, muss anschließend in vielen Fällen noch eine Gruppierung nach Konten durchgeführt werden, bevor diese an die Buchhaltung übergeben werden kann. Bisher musste diese Aufgabe in einer PHP-Funktion gelöst werden. Nun ist es ein Standard-Feature von JobMind Bau. Eine Verknüpfung der Ziel-Untertabelle und deren Spalten reicht dabei aus und die Funktionalität ist im Handumdrehen integriert.

Dashboard-Kategorien

Anwender, die das JobRouter® Dashboard intensiv nutzen, greifen oft auf zahlreiche Widgets zu. Alle Widgets wurden bisher in einer Liste angezeigt. Es kann vorkommen, dass die Übersicht je nach Anzahl stark erschwert oder nicht mehr sichergestellt werden kann. Ab sofort können eigene Widgets auch JobRouter®-Kategorien zugeordnet werden, wodurch die Auswahl der Widgets wesentlich übersichtlicher und sinnvoller ist.

Erweiterung der dashboard API


Erweiterung der Dashboard APIFür Anwender, die selbst eigene Widgets erstellen, stehen nun neue Funktionalitäten in der Dashboard API zur Verfügung. Die Methoden hasUserAdminRights() und hasUserOwnProcesses() wurden hinzugefügt, so dass eine nachvollziehbare Rechteprüfung möglich ist. Die Methode getWidgetFileUrl() wurde hinzugefügt, um auch bei einem ausgelagerten Dashboard-Verzeichnis Zugriff auf Inhalte wie Bilder über den Browser zu ermöglichen.
 

PHP API

Prozessdesigner, die eigene PHP-Funktionen erstellen, profitieren von der neuen Funktion getFilesystemFilename(), welche den Dateinamen auf Dateisystemebene ermittelt. Dieser kann sich, bei der Verwendung von Sonderzeichen oder besonderen Zeichensätzen, vom hinterlegten Namen unterscheiden

JavaScript API

Die Funktionen jr_viewer_stamp_create, jr_viewer_stamp_activate, jr_viewer_stamp_remove wurden hinzugefügt, um Stempel zu einer JobViewer 2-Integration dynamisch zu verwalten. Nach dem Erstellen können die Stempel ,vom Anwender auf ein Dokument angebracht werden.

REST API

Immer mehr JobRouter®-Kunden und Partner verwenden die JobRouter® REST API zur Kommunikation aus anderen Anwendungen heraus oder zum Erstellen individueller Produkte zur Erweiterung des JobRouter®-Angebots. Um ihnen dabei einen leichteren Einstig in das Thema zu geben, haben wir neben der API-Referenz ein neues Handbuch mit Praxisbeispielen erstellt. Es kann von Prozessdesignern und Administratoren über das Handbuch-Menü aufgerufen werden. Das Handbuch ist auch über das JobRouter®-Verzeichnis unter dem Pfad help\german\rest_api_examples erreichbar.