Digital-Nachhilfe nicht nötig
JobRouter®-Anbindung an DATEV
Bestellwesen geht auch ohne ERP: Die Leipzig International School hat in den Ferien die Beschaffung von Schulmaterial und die Rechnungsprüfung digitalisiert. Nun managt JobRouter® die Kommunikation zwischen den Pädagogen und der Verwaltung und steuert den Datentransfer zur Buchhaltungssoftware DATEV.
Advantages
Die Vorteile der JobRouter Plattform in der DATEV-Anbindung
- nahtlose Anbindung ohne Unterbrechung des Workflows
- JobRouter® sammelt, prüft und validiert alle Informationen, die für die Kontierung und anschließende Verbuchung in DATEV benötigt werden
- erlaubt die Synchronisierung in beide Richtungen: aus DATEV kann auch auf JobRouter® zugegriffen werden
- lenkt DATEV-Fehlermeldungen durch Fehlerbehandlungsroutinen
- ermöglicht Echtzeitkontrollen
- schließt den Prozess inklusive revisionssicherer Archivierung ab
Projektdetails
- Kunde
- Leipzig International School gGmbH
- Branche
- Internationale Gesamtschule in freier Trägerschaft mit angeschlossener Kita und Krippe
- Mitarbeiter
- 195
- Laufende Prozesse
- Bestellprozess, Rechnungsprüfung Module: JobRouter® Professional, JobArchive, Angebundene Systeme: DATEV
Digital-Nachhilfe nicht nötig
Die Leipzig International School gGmbH(LIS) ist eine staatlich anerkannte Gesamtschule mit aktuell 950 Lernenden vom Kindergarten bis zur Allgemeinen Hochschulreife. Die Unterrichtssprache ist Englisch. Seit 2014 gehört auch eine Kita mit Krippenplätzen zur LIS, in der schon die Allerkleinsten ab dem 1. Geburtstag in das interkulturelle Umfeld hineinwachsen können. Anders als staatliche Schulen agiert die LIS unter der Trägerschaft einer Stiftung eher wie ein Unternehmen denn wie eine öffentliche Institution. Diese Unabhängigkeit bringt vorteilhafte Freiheiten mit sich – von der Lehrmittelauswahl bis hin zur modernsten technischen Ausstattung, die von einer schuleigenen IT-Abteilung betreut wird.
Während die Verwaltung in einem Nebengebäude auf dem Campus im Stadtteil Schleußig angesiedelt ist, hat die Kindertagesstätte einen eigens errichteten Neubau im Stadtteil Plagwitz bezogen. Diese räumliche Trennung verursachte bei der Materialbeschaffung, bei Abstimmungsprozessen und bei der Rechnungskontrolle durch Lehrerkräfte und ErzieherInnen einen hohen Aufwand. Zudem war es schwierig, den Bearbeitungsstatus im Blick zu behalten. Um den Verwaltungsaufwand der beiden Standorte zu reduzieren, suchte ein kleines Team aus IT-, Buchhaltungs- und Controlling-KollegInnen nach einer digitalen Lösung für das Dokumenten-Management. Die Software musste DATEV-kompatibel sein und sowohl die Rechnungsprüfung als auch die Beschaffung von Schulmaterialien auf ein zeitgemäßes digitales Level heben.
Prüfungsaufgabe: Was passt zu DATEV?
Bereits seit der Gründung arbeitet die Schule im Rechnungswesen mit der Software der DATEV eG. Was fehlte, war ein System für die aufwendigen papiergebundenen Prozesse in der Beschaffung und Rechnungskontrolle, auf das viele Anwender standortunabhängig zugreifen konnten. Im JobRouter-Partner Steigauf Daten Systeme aus Riemerling bei München fand der Leiter der IT-Abteilung, Stefan Kaudelka, schließlich einen IT-Dienstleister, der unter anderem auf DMS mit Schnittstellen zu DATEV spezialisiert ist.
Bereits die erste Präsentation der JobRouter-Digitalisierungsplattform erwies sich als Volltreffer: „Als wir gesehen haben, dass es mit JobRouter möglich ist, ohne weitere Umwege in DATEV zu arbeiten oder auch von DATEV aus in JobRouter nach Belegen zu suchen, war für uns klar, dass wir unsere Lösung gefunden hatten“, erinnert sich Stefan Kaudelka. „Für die Bestellabwicklung sollte kein Extraschritt notwendig sein, wie es bei einer anderen uns vorgestellten Software erforderlich gewesen wäre. Weil wir mit unseren 195 Kolleg:innen auf Englisch kommunizieren, hat uns zudem die Mehrsprachigkeit von JobRouter sofort überzeugt.“
Im Mai setzte sich das LIS-Team mit Steigauf zu einem dreitägigen Workshop zusammen und beschloss, im ersten Schritt die Anbindung an DATEV und den Beschaffungsprozess in Angriff zu nehmen. Das Go Live wurde sehr sportlich auf den Beginn des neuen Schuljahres gelegt: Anfang August.
Erster Schultag mit JobRouter
Als das Lehrerkollegium aus den Sommerferien zurückkehrte, hatte der JobRouter-Bestellprozess den ersten Schultag lange hinter sich. So konnte nicht nur die Lehrerschaft, sondern auch die neue Kollegin, die für die Beschaffung eingestellt wurde, direkt auf das neue System trainiert werden. Schon in den ersten Wochen zeigte sich, dass der JobRouter-Workflow richtig gut funktionierte. Das Unterrichtsmaterial für das neue Schuljahr konnte nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier, d. h. mit weniger Rückfragen und ohne Ausnahmeregelungen bestellt werden. Ein Grund dafür ist auch, dass das elektronische Formular die von den Papierbestellungen gewohnten Angaben abfragt.
Bestellprozess ganz easy
Der digitalisierte Bestellprozess „EasyOrder“ verspricht bereits mit dem selbstgewählten Namen eine einfache und intuitive Anwendung. Sobald sich eine Lehrkraft in das Schulsystem einloggt, kann sie auf JobRouter zugreifen. Um neues Schulmaterial zu bestellen, kann zwischen gespeicherten Favoriten oder einer neuen Blanko-Bestellanfrage ausgewählt werden. Die Lieferanten sind in einem Auswahl-Menü hinterlegt. Soll bei einem anderen Anbieter bestellt werden, wird dessen URL einfach in das entsprechende Feld kopiert. Kinderleicht ist nun auch die Bestellung von beispielsweise Mathematikbüchern in Australien oder Kleingeräten für den Unterricht in den USA, da JobRouter die Fremdwährungen für das interne Controlling automatisch in Euro umrechnet.
Volle Budgetkontrolle
„Ein großer Vorteil für die Lehrkräfte, aber auch für uns, ist die automatische Budgetkontrolle“, freut sich Anne Winkler, die als Financial Controller den Blick auf das große Ganze hat. Pro Schuljahr dürfen LehrerInnen und ErzieherInnen frei über ein Budget verfügen, das sich nach dem Fach oder der Betreuungsform richtet. Das Lehr- und Lernmaterial orientiert sich dabei an dem Curriculum internationaler Schulen. Sobald eine neue Bestellung in JobRouter erzeugt wird, zeigt die Plattform das verringerte Restbudget an. Muss der Bestellauftrag seitens der Buchhaltung abgelehnt werden, wird der Auftraggeber nicht nur via Prozessrückmeldung über die Ablehnungsgründe und mögliche Bestellalternativen unterrichtet, sondern sieht auch sofort sein ursprüngliches Budget.
Diese Transparenz hatten wir früher nicht. Ein überschrittenes Budget ist erst aufgefallen, wenn die Ware bereits im Haus war und die Rechnung gebucht wurde. Heute können wir direkt beim Antrag reagieren und bei einem kritischen Budget zum Beispiel nach einem günstigeren Anbieter suchen.
Anne Winkler
Financial Controller
Leipzig International School
Nach den Ferien: automatische Rechnungsprüfung
Die JobRouter-Schulung der 195 Anwender wurde dezentral durch die Bereitstellung eines eigens erstellten Online User Guide, der die einzelnen Schritte mithilfe von visuellen Elementen erläutert, effizient umgesetzt. Seit der Zündung der zweiten Stufe – der automatischen Rechnungsprüfung in JobRouter – profitiert die Buchhaltung von einem transparenten Prozess, der jede Eventualität abdeckt. Diesmal wurden die Winterferien genutzt, um die Kontrolle der Rechnungen pünktlich zum zweiten Halbjahr zu automatisieren. Seitdem werden die jährlich rund 2.000 Rechnungen eingescannt, die Bestellvorgänge über JobRouter den Belegen zugeordnet und über einen JobRouter-Prozess geprüft. Nach der Freigabe übergibt JobRouter die Daten an DATEV, dort werden sie verarbeitet und verbucht. Abschließend werden alle Belege in JobArchive revisionssicher archiviert – ebenfalls ganz automatisch.
Eine längere Bearbeitungszeit durch die Rechnungsfreigabe auf Papier gibt es heute nicht mehr. Wenn Lehrkräfte Material bestellen wollen, sehen sie schon auf der Startseite, ob noch Belege aus vorangegangenen Aufträgen zu überprüfen sind. Wir haben jederzeit den vollen Überblick und können überall eingreifen, auch Prozesse abbrechen und Rechnungen an andere Personen verweisen. Zudem erinnert JobRouter die zuständigen KollegInnen automatisch an zu prüfende Rechnungen. Perfekt!
Rita Hilbich
Chief Accountant
Leipzig International School
Bevor das nächste Schuljahr beginnt, sollen auf Basis des digitalisierten Beschaffungsprozesses Bestellungen gebündelt werden, wo immer es möglich ist, um Einsparpotenziale zu realisieren. Stefan Kaudelka bilanziert: „Insgesamt hatten wir viele Wünsche und freuen uns, dass am Ende wirklich alles umgesetzt werden konnte! Von den Lehrern erhalten wir durchweg positives Feedback.“
Nachgefragt
Im Interview spricht Stefan Kaudelka, Head of ICT, Leipzig International School, über die Entscheidung für die Digitalisierungsplattform JobRouter® und das große Projekt:
- Herr Kaudelka, als IT-Leiter haben Sie Erfahrung mit Umstellungsprojekten. Hatten Sie keine Zweifel wegen des sportlichen Termins?
SK: „Da gab es nicht den Hauch eines Zweifels. Eine Schule denkt ja in Schuljahren, deshalb war der Semesterbeginn für uns wichtig. Trotz des engen Terminplans gab es keinerlei Reibungsverluste. Wir haben uns mit Steigauf bereits im Mai gut abgestimmt und das hat von allen Seiten prozessual und kommunikativ richtig gut funktioniert.“
- Welches Fazit können Sie nach gut neun Monaten mit JobRouter bereits ziehen?
„Wir können aus dem Rechnungsprozess nun beispielsweise Rückschlüsse ziehen, die uns vorher so nicht oder nur auf Umwegen möglich waren. Beispielsweise kann man aus DATEV über JobRouter auf die Belege zugreifen.“
- Welchen Rat würden Sie anderen Bildungsinstitutionen geben, die sich mit dem Thema Prozessdigitalisierung beschäftigen?
„Man muss für sich selbst wissen, was der Wunschprozess ist, welche Personen in das Projekt eingebunden werden können, wie der Informationsfluss läuft, welche Rückkopplungen und Entscheidungsmittel einzuplanen sind. Wenn man das weiß, kann man schnell zum Ziel kommen.“
Kurzprofil Leipzig International School
Die Leipzig International School gGmbH (LIS) ist eine staatlich anerkannte Gesamtschule, an der Lernende von der Grundschule bis zur Hochschulreife in kleinen Klassen mit maximal 20 Kindern unterrichtet werden. Die Unterrichtssprache ist Englisch – abgesehen von den Fächern Deutsch und weiteren Fremdsprachen. Seit der Gründung 1992 wird an der LIS nach dem internationalen englischen Lehrplan unterrichtet. Am Ende der 10. Klasse kann ein internationaler, der mittleren Reife gleichwertiger Schulabschluss erworben werden. In Klasse 12 legen die Schülerinnen und Schüler das International Baccalaureate Diploma (IB Diploma) ab. Das IB Diploma berechtigt weltweit zur Aufnahme eines Hochschulstudiums. In das interkulturelle Umfeld können schon die Allerkleinsten ab dem 1. Geburtstag hineinwachsen, ihnen bietet die LIS im Stadtteil Plagwitz eine Kita mit Krippenplätzen. Im Jahr 2017 wurde die Trägerschaft vom Gründerverein in die Stiftung Leipzig International School überführt.