Beschaffungsprozesse: Ende-zu-Ende Digitalisierung hilft bei Einkaufsentscheidungen
JobRouter® Portal Edition bindet Geschäftspartner und Kunden in Unternehmensprozesse ein
Mannheim, 14. September 2023 – Purchase-To-Pay(P2P)-Prozesse werden jährlich hundert- oder gar tausendfach durchlaufen – trotz Digitalisierung haben Unternehmen aber mit dem Datenmanagement zu kämpfen. In der PwC-Studie „Digital Procurement Survey 2022“ ist für 55 Prozent der 800 weltweit befragten Unternehmen die Qualität der Einkaufsdaten nicht hoch genug, um sie für die Entscheidungsfindung zu nutzen. „Beschaffungsprozesse sind oft nicht Ende-zu-Ende digitalisiert. Damit fehlt den Unternehmen eine entscheidende Basis für sichere Entscheidungen“, sagt Marcus Nagel, Co-CEO der JobRouter AG. In der JobRouter®-Digitalisierungsplattform können Unternehmen ihre P2P-Prozesse für C-Teile, also Objekte mit geringem Wert und hoher Beschaffungsmenge wie Arbeitskleidung, Büromaterialien oder Dienstleistungen, digital abbilden. Der JobRouter® P2P-Prozess umfasst alle Arbeitsschritte – von der Bedarfsmeldung über den Einkauf bis hin zur Bezahlung.
Mit der neuen Portallösung ist es nun auch möglich, eine unbegrenzte Anzahl externer User – beispielsweise Lieferanten – anzubinden. User können Rechnungen übermitteln, den Zahlungsstatus überprüfen oder Rabatte in Anspruch nehmen. Die Informationen befinden sich in einer getrennten Umgebung, sodass sensible interne Daten geschützt bleiben.
Zügige und transparente P2P-Prozesse
Rechnungen werden häufig doppelt ausgestellt, gehen verloren oder werden sogar noch manuell verarbeitet. Lange Freigabeprozesse verzögern Zahlungen an Lieferanten. Das wirkt sich negativ auf die Geschäftsbeziehung aus. „Mithilfe eines automatisierten Purchase-To-Pay-Prozesses sind alle Informationen gebündelt, was einen effizienten und transparenten Ablauf gewährleistet. Mitarbeiter sind in der Lage, schneller Auskünfte zu erteilen und verbringen weniger Zeit mit administrativen Routineaufgaben“, so Nagel. Mitarbeiter melden beim JobRouter® P2P-Prozess einen Bedarf, den die Einkaufsabteilung prüft und freigibt. Ein Zusteller liefert die bestellte Ware und sendet die Rechnung dann an die Buchhaltung. Diese gleicht die Rechnung mit der Bestellung ab und gibt, wenn alles korrekt ist, die Zahlung anschließend frei. Durch Eskalationsregeln warnt das System Mitarbeiter, wenn eine Fristüberschreitung droht, und stellt eine pünktliche Bezahlung sicher. Der Bearbeitungsstand ist jederzeit nachvollziehbar. Für die Rechnungsverarbeitung können Anwender die Plattform an alle gängigen ERP, FiBu- oder Warenwirtschaftssysteme anbinden, darunter SAP oder DATEV. Unternehmen erfüllen mit JobRouter die Vorgaben für die voraussichtlich ab 01.01.2025 schrittweise eingeführte E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Nutzer können selbst optimieren
Die Software prüft Rechnungen zudem automatisiert und kann sie an verschiedene Nutzer zur Freigabe weiterleiten – das unterstützt Fraud Prevention. Um Optimierungspotenziale aufzudecken, können Anwender Key Performance Indicators generieren und ihre Prozesse kontinuierlich anpassen: Ist beispielsweise die Bearbeitungszeit von Bestellungen, Bestellanforderungen oder Rechnungen zu lang, können Nutzer analysieren, welcher Schritt besonders viel Zeit beansprucht.
Mehr zum Thema Purchase-To-Pay-Prozesse und dem Digitalisierungsstand in Unternehmen gibt es im JobRouter Infosheet.
Bilder zum Download
Kurzprofil JobRouter AG
Die JobRouter AG ist ein global aktiver Anbieter von Lösungen zur digitalen Unternehmenstransformation und Hersteller einer branchenübergreifenden Low-Code-Digitalisierungsplattform. Mit dieser unterstützt JobRouter seit 2003 Unternehmen aller Größen dabei, Workflows zu optimieren, Daten und Dokumente effizient zu verwalten und interne sowie externe Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Die modular angelegten Bausteine der JobRouter®-Technologie erlauben es zudem, die Lösungen den Anforderungen entsprechend zu erweitern und individuell zu organisieren. Unternehmen erhalten so ein umfassendes und auf sie zugeschnittenes System mit einer Vielzahl agiler Schnittstellen.
Gemeinsam mit einem internationalen Netzwerk aus über 200 Partnern und eigenen Niederlassungen in Großbritannien und den USA, liefert die JobRouter AG an mittlerweile über 2.000 Kunden weltweit. Dazu zählen führende Unternehmen wie ABUS, Euromaster, GARTNER, HARIBO, HELMA Eigenheimbau, Klöckner & Co., Prodinger oder die Universität Bern.
Die JobRouter AG hat ihren Hauptsitz in Mannheim. Weitere Informationen stehen unter www.jobrouter.com bereit.