Beschaffungsprozesse: Ende-zu-Ende Digitalisierung hilft bei Einkaufsentscheidungen

Mannheim, 14. September 2023 – Purchase-To-Pay(P2P)-Prozesse werden jährlich hundert- oder gar tausendfach durchlaufen – trotz Digitalisierung haben Unternehmen aber mit dem Datenmanagement zu kämpfen. In der PwC-Studie „Digital Procurement Survey 2022“ ist für 55 Prozent der 800 weltweit befragten Unternehmen die Qualität der Einkaufsdaten nicht hoch genug, um sie für die Entscheidungsfindung zu nutzen. „Beschaffungsprozesse sind oft nicht Ende-zu-Ende digitalisiert. Damit fehlt den Unternehmen eine entscheidende Basis für sichere Entscheidungen“, sagt Marcus Nagel, Co-CEO der JobRouter AG. In der JobRouter^®-Digitalisierungsplattform können Unternehmen ihre P2P-Prozesse für C-Teile, also Objekte mit geringem Wert und hoher Beschaffungsmenge wie Arbeitskleidung, Büromaterialien oder Dienstleistungen, digital abbilden. Der JobRouter^® P2P-Prozess umfasst alle Arbeitsschritte – von der Bedarfsmeldung über den Einkauf bis hin zur Bezahlung.

Mit der neuen Portal Edition ist es nun auch möglich, eine unbegrenzte Anzahl externer User – beispielsweise Lieferanten – anzubinden. User können Rechnungen übermitteln, den Zahlungsstatus überprüfen oder Rabatte in Anspruch nehmen. Die Informationen befinden sich in einer getrennten Umgebung, sodass sensible interne Daten geschützt bleiben.

Zügige und transparente P2P-Prozesse

Rechnungen werden häufig doppelt ausgestellt, gehen verloren oder werden sogar noch manuell verarbeitet. Lange Freigabeprozesse verzögern Zahlungen an Lieferanten. Das wirkt sich negativ auf die Geschäftsbeziehung aus. „Mithilfe eines automatisierten Purchase-To-Pay-Prozesses sind alle Informationen gebündelt, was einen effizienten und transparenten Ablauf gewährleistet. Mitarbeiter sind in der Lage, schneller Auskünfte zu erteilen und verbringen weniger Zeit mit administrativen Routineaufgaben“, so Nagel. Mitarbeiter melden beim JobRouter^® P2P-Prozess einen Bedarf, den die Einkaufsabteilung prüft und freigibt. Ein Zusteller liefert die bestellte Ware und sendet die Rechnung dann an die Buchhaltung. Diese gleicht die Rechnung mit der Bestellung ab und gibt, wenn alles korrekt ist, die Zahlung anschließend frei. Durch Eskalationsregeln warnt das System Mitarbeiter, wenn eine Fristüberschreitung droht, und stellt eine pünktliche Bezahlung sicher. Der Bearbeitungsstand ist jederzeit nachvollziehbar. Für die Rechnungsverarbeitung können Anwender die Plattform an alle gängigen ERP, FiBu- oder Warenwirtschaftssysteme anbinden, darunter SAP oder DATEV. Unternehmen erfüllen mit JobRouter die Vorgaben für die voraussichtlich ab 01.01.2025 schrittweise eingeführte E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.  

Nutzer können selbst optimieren

Die Software prüft Rechnungen zudem automatisiert und kann sie an verschiedene Nutzer zur Freigabe weiterleiten – das unterstützt Fraud Prevention. Um Optimierungspotenziale aufzudecken, können Anwender Key Performance Indicators generieren und ihre Prozesse kontinuierlich anpassen: Ist beispielsweise die Bearbeitungszeit von Bestellungen, Bestellanforderungen oder Rechnungen zu lang, können Nutzer analysieren, welcher Schritt besonders viel Zeit beansprucht.

Mehr zum Thema Purchase-To-Pay-Prozesse und dem Digitalisierungsstand in Unternehmen gibt es im JobRouter Infosheet.