E-Rechnungspflicht 2025 – Juristischer Rahmen & EU-Kontext
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- Autor Stefan Weimann
- Kategorie Dokumentenmanagement
Erfahren Sie alles zu den Hintergründen der E-Rechnungspflicht und Geltungsbereichen: Wachstumschancengesetz, UstG, EN-16931 und praktische Beispiele.
Mit dem 1. Januar 2025 trat in Deutschland die E-Rechnungspflicht für den unternehmerischen B2B-Bereich in Kraft. Damit setzt der Gesetzgeber einen Meilenstein: Erstmals werden Form, Inhalt und Fristen gesetzlich verbindlich vorgeschrieben.
In diesem Beitrag beleuchten wir die rechtlichen Grundlagen und den europäischen Normrahmen. Für konkrete Umsetzungstipps empfehlen wir unseren weiterführenden Artikel E-Rechnungspflicht für Unternehmen: Infos + praktische Tipps.
Rechtliche Grundlage
Wie regeln Wachstumschancengesetz und UstG die E-Rechnungspflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt durch das Wachstumschancengesetz, das verschiedene Paragrafen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) anpasst. Ziel ist es, den elektronischen Rechnungsaustausch im B2B-Bereich zu vereinheitlichen und die Grundlage für eine künftige digitale Umsatzsteuer-Berichterstattung zu schaffen. Besonders relevant sind die §§ 14, 27, 33 und 34 UstG, , die sowohl technische als auch organisatorische Vorgaben enthalten:
- § 14 UStG definiert die E-Rechnung als strukturiertes, maschinenlesbares Format,
- § 27 UStG regelt die Übergangsfristen bis zur vollständigen Pflicht,
- §§ 33 und 34 UStG schaffen die Grundlage für künftige digitale Meldeverfahren.
Für Unternehmen bedeutet das: Die E-Rechnung wird nicht nur Pflicht, sondern ein zentraler Bestandteil moderner, digitaler Geschäftsprozesse – mit langfristigen Vorteilen bei Effizienz, Transparenz und Steuerkonformität.
§ 14 UStG – Definition und Anforderungen an eine E-Rechnung
§ 14 UStG legt fest, was künftig als ordnungsgemäße Rechnung gilt: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das maschinenlesbar und damit automatisch verarbeitbar ist. Nur Rechnungen, die den europäischen Standard EN-16931 erfüllen und alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten, gelten als gesetzeskonform. Auch sogenannte “Sammelrechnungen” über mehrere getätigte Leistungen innerhalb eines Kalendermonats sind im E-Rechnungsformat erlaubt.
Beispiel der Regelung aus der Praxis:
- Eine Agentur stellt ihre Rechnungen bisher als PDF aus Word heraus und verschickt sie per E-Mail. Seit 2025 ist das nicht mehr ausreichend. Die Agentur muss ein strukturiertes Format laut EN-16931 (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) nutzen, damit die Rechnung vom ERP- oder Buchhaltungssystem des Kunden automatisch eingelesen werden kann.
- Ein Maschinenbauer nutzt ein ERP-System, das XML-Dateien nach EN-16931 erzeugen kann – diese gelten als E-Rechnung, wenn alle Pflichtfelder enthalten sind.
- Ein Software-Anbieter hat ein Geschäftessen vereinbart. Die Kosten liegen bei 500 Euro und werden bar beglichen. Auch in diesem Fall greift dei E-Rechnungspflicht, es gelten keine gesonderten Regelungen. Dennoch gibt es Spielraum: Vorerst kann eine “Sonstige Rechnung”, beispielsweise ein Kassenbeleg erstellt und im Nachgang mit einer E-Rechnung korrigiert werden. Bis 2027 gibt es hierzu Ausnahmeregelungen.
§ 14 UStG legt fest, was künftig als ordnungsgemäße Rechnung gilt: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das maschinenlesbar und damit automatisch verarbeitbar ist. Nur Rechnungen, die den europäischen Standard EN-16931 erfüllen und alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten, gelten als gesetzeskonform. Auch sogenannte “Sammelrechnungen” über mehrere getätigte Leistungen innerhalb eines Kalendermonats sind im E-Rechnungsformat erlaubt.
Beispiel der Regelung aus der Praxis:
- Eine Agentur stellt ihre Rechnungen bisher als PDF aus Word heraus und verschickt sie per E-Mail. Seit 2025 ist das nicht mehr ausreichend. Die Agentur muss ein strukturiertes Format laut EN-16931 (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) nutzen, damit die Rechnung vom ERP- oder Buchhaltungssystem des Kunden automatisch eingelesen werden kann.
- Ein Maschinenbauer nutzt ein ERP-System, das XML-Dateien nach EN-16931 erzeugen kann – diese gelten als E-Rechnung, wenn alle Pflichtfelder enthalten sind.
- Ein Software-Anbieter hat ein Geschäftessen vereinbart. Die Kosten liegen bei 500 Euro und werden bar beglichen. Auch in diesem Fall greift dei E-Rechnungspflicht, es gelten keine gesonderten Regelungen. Dennoch gibt es Spielraum: Vorerst kann eine “Sonstige Rechnung”, beispielsweise ein Kassenbeleg erstellt und im Nachgang mit einer E-Rechnung korrigiert werden. Bis 2027 gibt es hierzu Ausnahmeregelungen.
💡Wichtig
Rechnungen, die lediglich als PDF-Datei per E-Mail verschickt werden, erfüllen diese Anforderungen nicht mehr und gelten steuerlich als „sonstige Rechnung“. Lesen Sie dazu das offizielle BMF-Schreiben: „Einführung der obligatorischen E-Rechnung ab 1. Januar 2025“ (15.10.2024).
§ 27 UStG – Übergangsregelungen und Fristen
§ 27 UStG wurde erweitert, um die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht zu ermöglichen. Der Paragraf regelt, wann Unternehmen welche Pflichten erfüllen müssen und in welchem Zeitraum Übergangslösungen zulässig sind.
Die wichtigsten Fristen:
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Bis Ende 2026: Übergangsfrist, in der weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDF- oder Papierrechnungen zulässig sind, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 2028: Allgemeine Pflicht für E-Rechnungen nach EN-16931 für alle Unternehmer – außer Kleinunternehmer (§ 19 UStG).
Beispiel der Regelung in der Praxis:
- Ein Handwerksbetrieb, der bislang Papierrechnungen verschickt, darf diese bis Ende 2026 weiter nutzen. Ab 2027 muss er sein Faktura-System umstellen, damit es strukturierte E-Rechnungen erzeugen kann.
§ 27 UStG wurde erweitert, um die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht zu ermöglichen. Der Paragraf regelt, wann Unternehmen welche Pflichten erfüllen müssen und in welchem Zeitraum Übergangslösungen zulässig sind.
Die wichtigsten Fristen:
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Bis Ende 2026: Übergangsfrist, in der weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDF- oder Papierrechnungen zulässig sind, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 2028: Allgemeine Pflicht für E-Rechnungen nach EN-16931 für alle Unternehmer – außer Kleinunternehmer (§ 19 UStG).
Beispiel der Regelung in der Praxis:
- Ein Handwerksbetrieb, der bislang Papierrechnungen verschickt, darf diese bis Ende 2026 weiter nutzen. Ab 2027 muss er sein Faktura-System umstellen, damit es strukturierte E-Rechnungen erzeugen kann.
Geregelte Ausnahmen
Besonderheiten laut BMF – FAQ E-Rechnung:
- Soziale Einrichtungen oder gemeinnützige Organisationen sind betroffen, soweit sie als Unternehmer auftreten (z. B. für steuerpflichtige Umsätze).
- Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.
§§ 33 und 34 UStG – Steuerliche Begleitregelungen zur E-Rechnung
Diese Paragrafen enthalten flankierende Anpassungen des Umsatzsteuerrechts, um die Umstellung auf elektronische Rechnungen rechtssicher zu gestalten. Sie betreffen insbesondere:
- die technische Kommunikation mit der Finanzverwaltung,
- künftige digitale Meldepflichten für Umsatzsteuerdaten und
- die Übermittlung strukturierter Rechnungsdaten als Basis für ein elektronisches Meldesystem.
Bedeutung für die Praxis
- Stand heute ist noch nicht klar, wie die konkrete Umsetzung der Datenübermittlung an das Finanzamt gestaltet sein wird, beispielsweise durch ein zentrales Meldesystem. Dies wird aktuell noch geprüft. Was jedoch klar ist: Die Grundlage für die Übermittlung der Daten einer E-Rechnung (z. B. Rechnungsdatum, Betrag, Umsatzsteuer) an das Finanzamt wird durch §§ 33 und 34 UStG geschaffen.
Diese Paragrafen enthalten flankierende Anpassungen des Umsatzsteuerrechts, um die Umstellung auf elektronische Rechnungen rechtssicher zu gestalten. Sie betreffen insbesondere:
- die technische Kommunikation mit der Finanzverwaltung,
- künftige digitale Meldepflichten für Umsatzsteuerdaten und
- die Übermittlung strukturierter Rechnungsdaten als Basis für ein elektronisches Meldesystem.
Bedeutung für die Praxis
- Stand heute ist noch nicht klar, wie die konkrete Umsetzung der Datenübermittlung an das Finanzamt gestaltet sein wird, beispielsweise durch ein zentrales Meldesystem. Dies wird aktuell noch geprüft. Was jedoch klar ist: Die Grundlage für die Übermittlung der Daten einer E-Rechnung (z. B. Rechnungsdatum, Betrag, Umsatzsteuer) an das Finanzamt wird durch §§ 33 und 34 UStG geschaffen.
Sonderregelungen
Welche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gibt es?
Grundsätzlich sind alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmer erbringen von der E-Rechnungspflicht betroffen. Das bedeutet: Sobald Rechnungen zwischen zwei Unternehmen mit deutscher Umsatzsteuer ausgestellt werden, müssen diese schrittweise in strukturiertem, maschinenlesbarem Format erfolgen.
Diese Pflicht gilt jedoch nicht für alle Transaktionen und nicht in allen Fällen. Die nachfolgende Tabelle zeigt die wichtigsten Ausnahmen laut UStG und BMF-Schreiben:
| Ausnahmebereich | Beschreibung | Rechtsgrundlage / Quelle |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen, aber Empfangspflicht bleibt bestehen. | BMF FAQ E-Rechnung (2024) |
| Kleinbetragsrechnungen (< 250 €) | Keine Pflicht gegenüber Privatpersonen. | § 33 UStDV |
| B2C-Rechnungen | Keine Pflicht gegenüber Privatpersonen. | § 14 UStG |
| Umsätze, die nach § 4 UStG steuerfrei sind | Diese sind genau definiert und umfassen bestimmte Gesundheits-, Bildungs- oder Finanzdienstleistungen. | UStG § 4 |
| Grenzüberschreitende Leistungen | Noch keine E-Rechnungspflicht im EU- oder Drittland-Geschäft – wird in der EU jedoch vorbereitet (Stichwort VAT in the Digital Age). | EU-Initiative ViDA |
Konkretes Beispiel aus der Praxis
- Ein Handwerksbetrieb mit 600.000 Euro Jahresumsatz kann 2026 noch PDF-Rechnungen verschicken, muss aber spätestens ab 2028 auf E-Rechnungen umstellen.
- Ein gemeinnütziger Verein, der teilweise steuerpflichtige Leistungen anbietet, muss für diesen Bereich E-Rechnungen empfangen können, auch wenn er für seine ideellen Tätigkeiten nicht betroffen ist.
Europäischer Kontext
Warum basiert die E-Rechnungspflicht auf dem Standard EN-16931?
Die deutsche E-Rechnungspflicht ist Teil einer europäischen Initiative zur Vereinheitlichung des elektronischen Rechnungswesens. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den Standard EN-16931 eingeführt hat. Ziel ist ein einheitlicher, interoperabler Rechnungsdatenaustausch innerhalb der Europäischen Union – unabhängig von Software, Unternehmensgröße oder Land.
Vor der Einführung existierten europaweit hunderte Formate mit unterschiedlichen Strukturen und Datenfeldern. EN-16931 schafft hier eine gemeinsame Basis: ein einheitliches semantisches Datenmodell für Rechnungen, das rund 160 standardisierte Felder umfasst – von Rechnungsnummer und Steuerinformationen bis hin zu Zahlungsdaten. Dadurch können Rechnungen maschinenlesbar und automatisiert verarbeitet werden, ohne dass manuelle Anpassungen nötig sind.
Der Standard lässt den Mitgliedsstaaten bewusst Spielraum für nationale Ausprägungen, sogenannte CIUS-Profile (Core Invoice Usage Specifications). So kann jedes Land eigene Pflichtfelder oder sprachliche Besonderheiten definieren, ohne die EU-weite Kompatibilität zu verlieren. In Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.1.1) als konforme Formate zugelassen.
Der EN-16931-Standard ist damit technisches Rückgrat und strategisches Instrument zugleich. Er schafft europaweit vergleichbare digitale Prozesse, reduziert Medienbrüche und erleichtert perspektivisch auch eine elektronische Umsatzsteuer-Meldung. Deutschland profitiert von der Anschlussfähigkeit des Systems und der Möglichkeit, E-Rechnungen grenzüberschreitend und automatisiert auszutauschen.
Welche EU-Staaten beteiligen sich an der E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht kann also als Teil eines euroopaweiten Digitalisierungsschritts gesehen werden, an dem sich zahlreiche Mitgleidsstaaten schon jetzt beteiligen.
- In Italien, Frankreich, Polen und Spanien ist die B2B-E-Rechnung bereits vollständig verpflichtend oder in der Umsetzung.
- Mit der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ plant die EU-Kommission, E-Rechnungen bis 2030 EU-weit zu harmonisieren und Echtzeit-Meldeverfahren für Umsatzsteuerdaten einzuführen.
- Weltweit gilt bereits in Ländern wie Mexiko, Brasilien oder Chile eine flächendeckende E-Rechnungspflicht – dort oft kombiniert mit Echtzeit-Validierung durch die Steuerbehörde.
Für international tätige Unternehmen heißt das: Eine zukunftssichere Lösung sollte mehrere Formate (z. B. XRechnung, Factur-X, FatturaPA) und Übertragungswege (Peppol, API, E-Mail) unterstützen, um Compliance in verschiedenen Ländern sicherzustellen.
Nachgefragt
Unser Rechnungsexperte Stefan Weimann ordnet den Standard EN-16931 ein
Stefan war als Produktentwickler bei JobRouter schon bei den Anfängen der digitalen Rechnungsverarbeitung und ZUGFeRD beteiligt. Er weiß, wie sich der Markt, die Anforderungen und die Lösungen entwickelt haben.
- Die E-Rechnungspflicht basiert auf den Vorgaben des EN-16931-Standards. Wieso sind Unternehmen dann verunsichert oder schieben die Umsetzung auf?
Der EN-16931-Standard ist eine EU-Norm und regelt für die E-Rechnungspflicht das strukturierte Datenformat von elektronischen Rechnungen in der gesamten Europäischen Union. Die Mitgliedsstaaten sind dazu verpflichtet, die Norm umzusetzen. Grundsätzlich ist damit ein europäischer Rechnungsdatenaustausch möglich. Die einzelnen Mitglieder können eigene Anpassungen vornehmen und ihre jeweiligen Anforderungen einarbeiten, ohne von der Norm abzuweichen.
In der Praxis ergeben sich für Unternehmen dadurch Fragen, die vor einer Einführung der E-Rechnung geklärt werden müssen:- Welche Formate entsprechen der EN-16931?
- Welches Format nutze ich zum Versenden?
- Wie bekomme ich ein Rechnungsbild?
- Welche Änderungen ergeben sich in meinem Arbeitsablauf?
- Welche Software kann ich einsetzen, um den gesetzlichen Pflichten nachzukommen?
Manche dieser Fragen können generell beantwortet werden. Aber gerade die unternehmensspezifischen Eigenschaften der Rechnungsprüfung müssen im Kontext der Einführung berücksichtigt werden. Hier ist es sinnvoll, sich einen entsprechenden Kompetenzträger mit ins Haus zu holen.
E-Rechnungspflicht - und weiter?
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist mehr als eine technische Umstellung – sie ist ein tiefgreifender Schritt zur Harmonisierung des europäischen Rechnungswesens. Durch das Wachstumschancengesetz wird die rechtliche Grundlage geschaffen, die Unternehmen bis 2028 vollständig umsetzen müssen.
Für die Praxis heißt das: Rechtsrahmen verstehen, Fristen beachten und sich frühzeitig vorbereiten. Wer konkrete Handlungsempfehlungen sucht, findet diese in unserem Hauptartikel zur E-Rechnungspflicht.
FAQ zur E-Rechnung
Welche Änderungen ergeben sich durch die E-Rechnungspflicht im Arbeitsablauf?
Die E-Rechnung ersetzt manuelle Tätigkeiten wie das Abtippen von Daten oder das Prüfen von Papierbelegen. Dafür entstehen neue Aufgaben:
- Validierung von Pflichtfeldern,
- Freigabe-Workflows,
- Schnittstellen-Management mit ERP, Buchhaltung und DMS.
Tipps zur Prozessgestaltung finden Sie in Herausforderungen und typische Fehler bei der Einführung der E-Rechnung.
Welche Formate entsprechen der EN-16931?
In Deutschland erfüllen XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.1.1, außer Profile MINIMUM & BASIC-WL) die Anforderungen der europäischen Norm EN-16931. Beide Formate sind rechtsgültig und verpflichtend akzeptiert.
Welches Format sollte ich zum Versenden von E-Rechnungen nutzen?
Das passende Format zum Versenden von E-Rechnungen (Ausgangsrechnungen) hängt vom Empfänger ab:
- Für E-Rechnungen an Behörden (B2G) ist die XRechnung vorgeschrieben.
- Für B2B eignet sich oft das ZUGFeRD-Format für E-Rechnungen, da es neben strukturierten Daten auch ein PDF-Bild enthält und somit lesefreundlicher ist. Es gibt jedoch auch bei der XRechnung die Möglichkeit zur Visualisierung, wie Sie beispielsweise in JobRouter® E-Invoice angeboten wird.
Mehr zum Vergleich lesen Sie in Technische Anforderungen an E-Rechnungen – Formate, Übermittlung und Software.
Werden auch Gutschriften und Dauerrechnungen von der Pflicht erfasst?
Ja, grundsätzlich gelten Gutschriften, Dauerrechnungen und Lastschriften als Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Auch sie müssen künftig in strukturiertem Format erstellt und verarbeitet werden – sofern sie umsatzsteuerlich relevant sind.
Wie unterscheidet sich die E-Rechnungspflicht in Deutschland von anderen EU-Ländern?
Deutschland führt die Pflicht stufenweise ein, während Länder wie Italien, Frankreich und Polen bereits eine vollständige B2B-Pflicht mit Echtzeit-Meldung eingeführt haben. Deutschland folgt damit einem sanfteren Übergangsmodell, das den Unternehmen mehr Vorbereitungszeit bietet.
Welche Konsequenzen drohen, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht erfülle?
- steuerlich nicht anerkannt werden,
- zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen,
- und Bußgelder oder Verzögerungen bei Zahlungen nach sich ziehen.
- Zudem drohen Reputationsrisiken gegenüber Geschäftspartnern.
Wie erkenne ich, ob eine Rechnung EN-16931-konform ist?
Ob eine Rechnung mit dem Standard EN-16931-konform ist, lässt sich über Validierungstools oder Softwarelösungen prüfen. Eine EN-16931-konforme E-Rechnung enthält bestimmte Pflichtfelder (z. B. Rechnungsnummer, USt-ID, Steuerbetrag, Lieferdatum) und liegt als strukturierte XML-Datei oder hybrides Format (z. B. ZUGFeRD) vor.
Gibt es Sonderregelungen für gemeinnützige oder soziale Einrichtungen?
Ja, es gitb Sonderregelungen für gemeinnützige oder soziale Einrichtungen bei der E-Rechnungspflicht. Sie sind dann betroffen, wenn sie steuerpflichtige Umsätze erzielen (z. B. aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben).
Für ihre ideellen, nicht umsatzsteuerpflichtigen Tätigkeiten gilt die Pflicht nicht.
Welche technischen Voraussetzungen muss meine Buchhaltungssoftware für E-Rechnungen erfüllen?
Ihre Software muss EN-16931-konforme Rechnungsformate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) unterstützen, XML-basierte Datenstrukturen erzeugen und Schnittstellen zu ERP-, DMS- oder Finanzbuchhaltungssystemen bieten.
Zudem sollte sie Updates für zukünftige Steuer- und Formatänderungen automatisch unterstützen.
Wie regelt die E-Rechnungspflicht grenzüberschreitende Rechnungen?
Für grenzüberschreitende Leistungen innerhalb der EU oder in Drittländer gilt aktuell keine nationale E-Rechnungspflicht. Allerdings ist eine EU-weite Einführung im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ vorgesehen – mit dem Ziel, einheitliche Echtzeit-Meldeverfahren für Umsatzsteuerdaten bis 2030 einzuführen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden (B2C)?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für den B2B-Bereich (Business-to-Business). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) oder Endverbraucher dürfen weiterhin in Papier- oder PDF-Form erstellt werden.
Was passiert, wenn ich nach 2027 eine Rechnung als PDF verschicke?
Ab 2027 (bzw. spätestens 2028) gelten PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Das kann bedeuten, dass der Vorsteuerabzug beim Empfänger verloren geht und die Rechnung nicht steuerlich anerkannt wird.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, wenn sie selbst Rechnungen erhalten. Sie können freiwillig E-Rechnungen ausstellen, wenn ihre Software dies unterstützt.