Investitionsanträge mit JobRouter® für effizientere Geschäftsprozesse

Gerade in großen dezentralisierten Unternehmen wie Euromaster mit vielen Standorten ist es vonnöten den Überblick zu behalten. Investitionsanträge müssen vollständig ausgefüllt, sicher an die richtige Stelle zur Genehmigung weitergeleitet, fristgerecht bearbeitet und alle weiterführenden Aktionen gestartet werden. Anträge in Papierform bergen das Risiko, liegengelassen zu werden. Zudem fehlt der Überblick, wo sich welche Anträge befinden und in welchem Bearbeitungsstatus sie sind. Man entschied sich deshalb für das Workflow-Management-System JobRouter®, das Kontrolle und Transparenz im Unternehmen schaffen sollte.

Der Prozess "Investitionsantrag" wurde in Eigenentwicklung von Euromaster umgesetzt und dank der einfachen Handhabung für den Nutzer mit äußerst geringem Schulungsaufwand eingeführt.

Das Investitionsformular wird nun online in JobRouter® ausgefüllt. Um es dem Anwender so einfach wie möglich zu machen, kann er dabei auf vorhandene Datenbestände zugreifen. Während des Antrags wird bereits automatisch eine Inventarnummer generiert. Sobald das Formular ausgefüllt und ans System zurückgegeben wird, landet es bei der Fachabteilung, je nach Auswahl der Anlageklasse, im Einkauf, in der EDV, im Marketing oder bei Baumaßnahmen auch in der Immobilienabteilung zur fachlichen Prüfung. Hier wird geprüft bzw. sichergestellt, dass das beantragte Investitionsgut auch den strategischen Vorgaben entspricht.

Wie viele Instanzen eine Genehmigung durchläuft, hängt von der Höhe des Betrags ab. Denn für jeden einzelnen Benutzer sind Genehmigungslimits festgeschrieben. Je nach dem, wie hoch der Preis der beantragten Investition ist, kann ein Antrag zum Vorgesetzten, zu dessen Vorgesetzten, etc. bis hin zur Geschäftsführung gehen. Nach der finalen Genehmigung erhält die Fachabteilung automatisch den Bestellauftrag. All diese Informationen sind in JobRouter® hinterlegt, so leitet JobRouter® das elektronische Formular automatisch an die richtigen Personen weiter. Damit sichert JobRouter® den einwandfreien und korrekten Ablauf des Prozesses.

Wegen immer weitergehender Ideen wurde der Prozess regelmäßig weiterentwickelt und optimiert. Im Laufe der Zeit wurde auch das 4-Augen-Prinzip eingeführt. Dieses greift, wenn der Antragsteller ein Genehmigungslimit hat und der Antrag innerhalb seines Limits liegt. Dann muss dieser, zur Wahrung des 4-Augen-Prinzips, aus einer vordefinierten Liste eine Person auswählen, die seinen Antrag absegnet. Auf diese Weise soll auch bei Investitionsanträgen innerhalb eines Antraglimits sichergestellt werden, dass nur Anträge im Sinne des Unternehmens gestellt werden und mindestens eine Kontrollinstanz immer vorhanden ist.

JobRouter® ist ein Tool mit unbegrenzten Möglichkeiten, zugleich ist es trotzdem sehr einfach zu bedienen. Deshalb setzt Euromaster problemlos alle Prozessideen selbst um und ist in der Lage, schnell zu reagieren und Änderungen vorzunehmen. Durch die Prozesssicherheit und -transparenz werden Investitionsanträge auf kürzestem Wege durch das Unternehmen geleitet und der korrekte Ablauf wird garantiert. Die dadurch entstehende Effektivität und Effizienz im Prozess spart Zeit sowie Kosten und hält die Organisation schlank. Damit realisiert das Unternehmen konsequentes Lean Management.

• Völlige Transparenz über den jeweiligen Status eines Antrags
• Aufgrund der festgelegten Genehmigungslimits für jede einzelne Person, ist ein konsequentes Regelsystem implementiert und garantiert nur berechtigte Freigaben
• Prozesssicherheit
• Der Überblick über alle Investitionen ermöglicht eine optimale Steuerung und Verwaltung der Jahresbudgets
• Einfache und benutzerfreundliche Abwicklung
• Größtmögliche Prozessflexibilität durch pragmatische Handhabung von JobRouter