Bildung - Digitale Toolbox

Die Hochschule automatisiert den Bestellprozess für Workshops, & Werkstattaufträge, so dass Studenten ihre Träume verwirklichen können.

In den Werkstätten der Hochschule Konstanz Technik, Wirtschaft und Gestaltung (HTWG) werden nicht nur Laborversuche, Studienarbeiten und Ideen für Abschlussarbeiten umgesetzt – auch Kindheitsträume werden im Maßstab 1:1 wahr! Bis ein schwimmendes Schneemobil vom Stapel läuft oder ein Rennwagen die Box verlässt, müssen unzählige Werkstattaufträge abgearbeitet werden. Das Workflow-Management-System JobRouter® verwandelt den Werkstattauftrag in einen digitalen Prozess.

Die Vorteile des Werkstattauftrags mit JobRouter® auf einen Blick

ermöglicht schlanken, durchgängigen, einfach bedienbaren Prozess
lässt sich individuell auf Standards des Öffentlichen Diensts anpassen
berücksichtigt Kapitel-Titel-Kostenstellen-Funktionalität
reduziert Durchlaufzeiten, Papierverbrauch, administrativen Aufwand
gewährt den Prozessbeteiligten zentrale Zugriffsmöglichkeit
erlaubt Eskalationsstufen, z. B. Stellvertreter-Benachrichtigung
unterstützt Controlling durch Auswertung jedes Prozessschritts
lässt sich nahtlos in vorhandene, heterogene Systemlandschaft einfügen
ermöglicht Auswertungsberichte zur Nutzenanalyse

Projektdetails

Kunde: Hochschule Konstanz Technik, Wirtschaft und Gestaltung
Branche: Staatliche Hochschule
Mitarbeiter: 430 Mitarbeiter
Vorgänge: 500 Vorgänge / Jahr

Datenbank: Microsoft SQL Server
Laufende Prozesse: Anbindung an Intranet, Windows-, Apple- und Linux-Betriebssysteme

Digitaler Werkstattauftrag mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform

Die Mechanische Werkstatt von Werkstattleiter Jürgen Romer ist ein Paradies für WissenschaftlerInnen und angehende IngenieurInnen: Neben modernen CNC-Maschinen ist im Bereich Mechanik, Feinmechanik und Schlosserei alles vorhanden, was das Erfinderherz begehrt. Besonders schnell schlagen die Herzen von Studierenden, Professoren und MitarbeiterInnen, wenn der Startschuss zur Formula Student fällt. Dann zeigt sich, ob der jährlich eigens konstruierte und selbst gebaute Bolide das studentische Racing Team der HTWG aufs Siegertreppchen bringt. Die Werkstätten sind mit ihrem Know-how unterstützend tätig, zahlreiche wichtige Bauteile werden dort gefertigt.

Lange vor dem Rennstart, noch bevor das erste Metallteil zerspant wird, muss ein ordnungsgemäßer Werkstattauftrag eingereicht werden. In der über 100-jährigen Geschichte der HTWG geschieht das noch ganz traditionell in Papierform – nicht mehr zeitgemäß für eine Hochschule, die sich beständig weiterentwickelt und für ihre Fortschrittlichkeit immer wieder ausgezeichnet wird.

Öffentlicher Dienst

Jedes Werkstattformular, so es korrekt ausgefüllt ist und die erforderlichen Zeichnungen und Daten anhängen, wandert durch viele Stationen - Postfächer, Hände, Ordner. Immerhin: Für seine acht Mann starke Mechanische Werkstatt führt Werkstattleiter Romer seit Jahren eine Access-Datenbank, in die er alle Antragsdaten einpflegt. „Einschließlich der Material- und Stundenauflistung verursachte das alte Formular dem technischen Betriebsleiter und uns Werkstattleitern erhöhten Aufwand“, sagt Jürgen Romer.

„Bei der Wahl einer geeigneten Software haben wir uns auf den lokalen JobRouter-Partner verlassen“, sagt Ludger Belke, Abteilungsleiter Information und Kommunikation (IuK). „Unsere Kanzlerin [Anm.: der HTWG] signalisierte nach kurzer Zeit, dass unsere Anforderungen an eine geeignete Software mit dem Workflow-Management-System JobRouter® zu erfüllen sind.“ Mit Romers Datenbank als Schlüssel für das Pflichtenheft erfolgt die Entwicklung des JobRouter®-Prototypen im Turbogang - und erfüllt die Hochschulvorgaben auf Anhieb. Einen halben Workshop-Tag später gehen die HTWG-ler in die erste Testphase.

Ich verspreche mir für die Zukunft schnellere Durchläufe und kürzere Prüfzeiten, weil kein Antrag mehr ungeklärt liegenbleibt. Auch kurzfristig einzuplanende Hausreparaturen lassen sich nun unkompliziert beantragen. Das ist für die Gebäudeinstandhaltung und die Sicherheit auf dem Campus ein großer Vorteil.

Für mich als Werkstattleiter und für meine Kollegen in der Holz- und Elektrowerkstatt wird sich der administrative Aufwand stark reduzieren.

Jürgen Romer
Werkstattleiter, Mechanische Werkstatt HTWG
Hochschule Konstanz

2 x 4 h + 1 TL = 100 Prozent Workflow

Die Ergebnisse aus dem ersten Testlauf (TL), unter anderem die hochschultypische Finanzstruktur mit Kapitel-Titel-Kostenstellen-Funktionalität, werden am zweiten vierstündigen Workshop-Tag in JobRouter® integriert und sorgen damit für eine bessere Auswertungsmöglichkeit der eingehenden Werkstattaufträge. Für Romer ein Segen, denn „beim Kostenstellensystem haben oft Angaben gefehlt“. IuK-Leiter Belke gelangt bei den Modifizierungen zu der Erkenntnis, dass JobRouter® „gut steuerbar ist und Änderungen einfach eigenständig vorgenommen werden können.“ Ihm zufolge waren nach dem zweiten Testlauf keine Änderungen mehr erforderlich. Der Workflow funktionierte bei allen 15 durchgespielten Standardabläufen hundertprozentig. Rückblickend vergleicht Belke den Entwicklungsprozess mit „effizientem Rapid Prototyping, das die Dienstleistungskosten lobenswert gering gehalten hat.“

Ein Highlight: der elektronische Rückfragebutton

Der erste elektronische Workflow im Bereich der Werkstätten an der Hochschule Konstanz vereinfacht und beschleunigt zahlreiche Abläufe: Der Button des Zurückfragens ist Belke zufolge „ein großes Highlight. Bei jedem Bearbeitungsschritt kann ich elektronisch nachfragen.“ Durch die Möglichkeit, Auswertungen auf jedes beliebige Datenfeld zu fahren, werde man in Zukunft für das Berichtswesen und die interne Steuerung „über ein hervorragendes Zahlenwerk verfügen.“

Werkstattleiter Romer begrüßt die besseren Möglichkeiten der Auswertungen von aktuellen Aufträgen. Die Qualität der Antragstellung werde deutlich erhöht - auch durch die dem Auftrag beizufügenden Dokumente. CAD-Zeichnungen können einfach hochgeladen, angehängt und von den jeweils Beteiligten eingesehen werden.

Als IuK-Leiter sehe ich in JobRouter® einen Selbstläufer. Bei 29 weiteren Systemen, die wir nutzen, werden wir wenig Aufwand in der Betreuung von JobRouter® haben. Dank der guten Zusammenarbeit mit dem Vertriebspartner haben wir mit JobRouter® ein Problem gelöst, an dem wir seit vielen Jahren gearbeitet haben.

Ich werde das Workflow-Management-System im Kollegenkreis an anderen Hochschulen als aktuelle Technologie mit guter Funktionalität sicher vorschlagen.

Ludger Belke
Abteilungsleiter Information und Kommunikation
Hochschule Konstanz

Am Ende: alles ganz einfach

Ab dem Wintersemester 2015/2016 wird JobRouter® seinen Dienst als neues Tool in den Werkstätten der HTWG antreten. Dass rund 100 involvierte Professoren und Bedienstete die elektronische Lösung rasch akzeptieren werden, daran hat IuK-Leiter Belke keinen Zweifel: „Durch die Farbgestaltung und die Pflichtfelder ist die Nutzung der JobRouter®-Maske selbsterklärend. Für die Auftragsbeschreibung ist viel mehr Platz. Außerdem können die Professoren unkompliziert Studenten als Ansprechpartner benennen.“

Rückfragen werden sich auf ein Minimum reduzieren. Das ausgediente Formular darf zum Papierfliegerbasteln genutzt werden, wobei an Thermik, Aerodynamik und Reichweite gefeilt werden kann – ganz nach Tradition der Konstanzer Ingenieursschmiede.

Die Wurzeln der Hochschule Konstanz Technik, Wirtschaft und Gestaltung (HTWG) reichen zurück auf das 1906 als private Lehranstalt gegründete Technikum Konstanz. Nach der Verstaatlichung 1934 und einer kurzzeitigen Stilllegung 1945 erfolgt 1971 die Umwandlung zur Fachhochschule Konstanz. Das Ausländerstudienkolleg eröffnet 1983. Die HTWG ist Mitglied des von ihr initiierten Verbunds Internationale Bodensee-Hochschule. Der Verbund ermöglicht Studierenden aus den Bodenseeanrainerstaaten das länder- und institutsübergreifende Forschen und Lehren. Darüber hinaus unterhält die HTWG Partnerschaften zu Hochschulen in der ganzen Welt. Insgesamt 34 Bachelor- und Master-Abschlüsse können an sechs Fakultäten der HTWG erworben werden: Architektur und Gestaltung, Bauingenieurwesen, Elektrotechnik und Informationstechnik, Informatik, Maschinenbau, Wirtschafts-, Kultur- und Rechtswissenschaften. Ausgezeichnet wurde die HTWG unter anderem für die beste deutsche Vier-Sterne-Hochschulbibliothek (Bibliotheksindex BIX) und als beste Hochschule in Sachen Weiterbildung (Stiftungsrat für die Deutsche Wissenschaft 2004). Zum Wintersemester 2015/2016 erreicht die Zahl der eingeschriebenen Studenten erstmals die angestrebte Zielmarke von 5.000 Studierenden.