Paradies für Forscher

Elektronische Wareneingangsprozesse unterstützen die Qualitätssicherung und steigern die Produktivität.

Was haben Krokodile, Kröten und Krustenechsen, was Forscher gerne hätten? Peptide! Peptide sind kurze Aminosäureketten, die zum Beispiel im Speichel oder in anderen Drüsensekreten der Tiere stecken. Diese und andere in der Natur vorkommende Eiweißbausteine können synthetisch per Peptidsynthese nachgebaut werden. Bei der auf Rohstoffe für die Peptidsynthese spezialisierten Iris Biotech GmbH landen deshalb tagtäglich Wunschlisten von Wissenschaftlern aus aller Welt. Seit 2015 erleichtert das Workflow-Management-System JobRouter^® den komplexen Wareneingangsprozess des Reagenzien-Handelsunternehmens.

Die Vorteile des elektronischen Wareneingangs mit JobRouter®

ermöglicht wesentlich kürzere Bearbeitungszeiten
steigert die Effizienz durch Wegfall des Papierprotokolls
erhöht die Nachvollziehbarkeit, aktuelle Status sind jederzeit einsehbar
verträgt sich mit jeder Schnittstelle und arbeitet systemunabhängig
ist höchst flexibel und unendlich skalierbar
erleichtert die konsequente Anwendung von QM-Verfahren und -Methoden
ist Industrie 4.0-kompatibel

Projektdetails

Kunde: Iris Biotech GmbH
Branche: Life Science
Mitarbeiter: 17
Vorgänge: ca. 4.000 pro Jahr

Datenbank: Microsoft SQL, ERP BüroWARE
Laufende Prozesse: Wareneingang, Protokollierungsprozess, Angebotsprozess
Geplante Prozesse: Umstellung auf JobRouter® 4.0, Installation eines Testsystems für zukünftige Prozesse

Voll dokumentiertes Qualitätsmanagement mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform

Für die Erforschung von Therapien und die Herstellung von Arzneimitteln braucht die Wissenschaft immer neue Substanzen. Gerade in der organischen Chemie kommen diese mitunter aus den abenteuerlichsten Ecken der Welt. Die Suche nach geeigneten Stoffen in der richtigen Qualität und benötigten Menge ist kompliziert, Einkauf und Import sind es ebenfalls. Forschungsinstitute, Universitätslaboratorien und unternehmenseigene F&E-Abteilungen der Pharma- und Biotech-Branche zählen deshalb auf spezialisierte Händler wie Iris Biotech aus dem oberfränkischen Marktredwitz. Über 6.000 Reagenzien – von wenigen Gramm bis hin zu einigen Kilos – hat der Life Science Händler im Programm; den größten Teil stellen ungewöhnliche Aminosäuren dar, die wichtige Bausteine für die Arzneimittelentwicklung oder den Transport von Medikamenten im menschlichen Körper realisieren. Diese sogenannten Building Blocks sind auch in Medikamenten, Impfstoffen und Antibiotika gefragt und werden unter anderem im Kampf gegen Diabetes, Krebs und Alzheimer erforscht und angewendet.

„Lange nach einer schnittstellenfreundlichen Lösung gesucht, die auch das Qualitätsmanagement unterstützt“

So komplex wie die ganze Thematik sind auch die Kontrollen des Wareneingangs, denn: Was potenziell toxisch bis tödlich wirkt, muss umfangreich rückverfolgbar dokumentiert und mit den meist obligatorischen Analysezertifikaten ausgestattet werden. Lange und in alle Richtungen hatte der Geschäftsführer Steffen Tropitzsch nach einer Softwarelösung gesucht, die gleichzeitig absolut sicher und dennoch flexibel genug ist, um den händischen Wareneingang weitgehend zu digitalisieren. 2015 wurde er fündig – vor der Haustür.

Auf Anhieb eine Stunde am Tag gespart

Das in Marktredwitz beheimatete IT-Software- und Systemhaus ProComp stellte Tropitzsch das Workflow-Management-System JobRouter^® vor. Binnen zwei Monaten lief der Prozess: „Als wir gehört haben, dass auch Fresenius JobRouter^® einsetzt, hatten wir erst recht ein gutes Gefühl. An einem Mittwoch wurde das System aufgesetzt, donnerstags haben wir bereits damit gearbeitet und freitags haben wir festgestellt, dass wir sofort richtig viel Zeit einsparen“, erinnert sich Steffen Tropitzsch.

Die Ersparnis beträgt eine ganze Stunde am Tag und das allein beim Erstellen der dreiseitigen Eingangsprotokolle! Denn was nach anschauen – auspacken – abhaken – weiterreichen klingt, ist in der durchregulierten Branche ein sehr (zeit-)aufwendiges Prozedere: Zuerst werden die Bestelldaten mit der gelieferten Ware abgeglichen. Das geschieht für jede einzelne Position einer Lieferung und wird inzwischen über das automatisch gestartete Eingangsprotokolls in JobRouter^® erledigt, der mit einem Umweg über eine Datenbank auf das ERP-System BüroWARE zugreift. Noch vor dem Öffnen weiß die zuständige Mitarbeiterin, welche Analysezertifikate sie gleich im Päckchen vorfinden sollte. Vordefinierte Transporttemperatur, Chargennummer, Menge, Lieferantenkopfdaten und vieles mehr sind im Dokument aufgelistet. Anschließend prüft sie die Umverpackung, kontrolliert die Temperatur der gelieferten Ware und stellt so sicher, dass die Kühlkette eingehalten worden ist.

Mit JobRouter® können wir Dinge tun, die vorher unmöglich waren.

Das Workflow-Management-System JobRouter® hat sich binnen eines dreiviertel Jahres amortisiert und damit noch schneller, als wir ursprünglich erwartet hatten. Ein großer Vorteil ist die Systemunabhängigkeit. Man ist völlig frei darin, eigene Prozesse zu definieren und nach Bedarf anzupassen. Dabei besteht nicht nur die Möglichkeit, Daten aus verschiedensten Systemen zu holen, sondern man kann auch Fehlerquellen drastisch reduzieren. Das macht die tägliche Arbeit einfacher und unterstützt uns ganz klar auch im Vertrieb. Ist man wie wir im internationalen Umfeld tätig, hilft JobRouter® sprachliche Grenzen zu überwinden und zeigt die gewünschten Begriffe passend an. Damit kann man richtig gut arbeiten.

Steffen Tropitzsch
Geschäftsführer
Iris Biotech GmbH

Nach der Wareneingangsprüfung wird der Prozess innerhalb von JobRouter^® an die Qualitätskontrolle weitergegeben. Dort laufen die ankommenden Waren chargenbezogen auf und werden Stück für Stück abgearbeitet. Nach erneuter Kontrolle verschiedener Parameter werden die Etiketten und die Analysenzertifikate der Iris Biotech erstellt. Um hundertprozentig sicher zu sein, dass diese die richtigen Daten enthalten, werden sie via JobRouter^® einem weiteren Mitarbeiter innerhalb der Qualitätskontrolle zugewiesen und von diesem überprüft.

Nach finaler Freigabe durch die Qualitätskontrolle - der Prozess beinhaltet Prüfkriterien, Dokumente und Hinweise via JobRouter^® - wird der Wareneingang automatisch ins Warenwirtschaftssystem eingebucht.

Knifflige Sonderzeichen, clevere Alternative

Soll beispielsweise ein Fläschchen mit einem Peptid noch am selben Tag an einen Kunden versendet werden, wird es also neu etikettiert und mit allen erforderlichen Parametern und Zertifikaten auf Briefpapier mit Iris Biotech-Logo ausgestattet. Auch dieser Schritt ist ein Unterprozess in JobRouter^®, der aufgrund chemischer Zeichensätze und über 6.000 verschiedener Artikel etwas verzwickter zu lösen war. Anstatt sich in endloser Programmierarbeit zu verzetteln, wurde eine Abkürzung über vorhandene Worddokumente genommen. Diese lassen sich als Blankovorlagen unkompliziert vom Fileserver laden, werden von JobRouter^® mit Kopfdaten befüllt, falls nötig editiert und zusammen mit dem Originalzertifikat in die Qualitätskontrolle gebeamt. Hier wird unter anderem sichergestellt, dass sowohl Kunde als auch Lieferant füreinander qualifiziert sowie liefer- bzw. bezugsberechtigt sind und jeder Bestellkunde genau die für ihn bestimmte Charge erhält. Bevor die Ware schließlich den Postweg antritt, durchläuft sie nach dem Vier-Augen-Prinzip erneut eine strenge Abschlusskontrolle.

Integrierter Angebots-Wecker

Zeitgleich mit JobRouter^® zog eine Microsoft SQL-Datenbank in die IT-Landschaft von Iris Biotech ein. Sie erweitert einerseits die Grenzen des ERP-Systems und ist andererseits eine ideale Spielwiese für JobRouter^®, indem sie alle Daten aufnimmt und vorhält, mit denen das Workflow-Management-System die tägliche Arbeit effizienter und angenehmer macht.

Diplom-Kaufmann Tropitzsch schwärmt vom neuen Überblick bei den Spezialangeboten, denn Substanzen, die nur schwer verfügbar sind, müssen manuell angefragt und außerhalb des Webshops abgewickelt werden. „Früher haben wir unsere Angebote in einer ellenlangen, unübersichtlichen Excel-Tabelle aufgelistet, in der Mitarbeiter nie gleichzeitig arbeiten konnten. Jetzt wickeln wir diese Angebote smart und sehr elegant via JobRouter^®ab und haben auch die Altdaten in die Datenbank übernommen. Heute erinnert uns JobRouter^® auch daran, nachzuhaken, wenn ein Angebot nicht in einer Bestellung mündet. Mit ein paar Klicks weiß der Vertrieb, wer die Substanz bereits angefragt hat, zu welchem Preis sie angeboten werden kann oder bereits geliefert wurde. Für die Angebotsabgabe muss deshalb nicht erneut beim Lieferanten nachgefragt werden. Das hohe Reaktionsvermögen ist auch für unsere Kunden von Vorteil. Mit JobRouter^® stellen wir schnell und einfach sicher, dass unterschiedliche Einkäufer einheitliche und somit faire Preise gewährt bekommen.“

Iris Biotech GmbH wurde 2001 im oberfränkischen Marktredwitz gegründet - zunächst mit einem Produktsortiment von 50 Substanzen. Innerhalb von 15 Jahren wurde ein Portfolio von deutlich über 6.000 Produkten aufgebaut, das weiterhin stetig wächst. Der Geschäftsführer von Iris Biotech – Steffen Tropitzsch – stammt aus einer auf Reagenzien spezialisierten Handelsfamilie und setzt somit die Passion für die Welt der organischen Chemie in der vierten Generation fort. Gegenstand ist der Handel mit Reagenzien und Applikationstechnologien für die Peptidsynthese, Drug-Delivery-Systeme und Diagnostik. Die Kunden des weltweit tätigen Unternehmens kommen aus über 30 Nationen und sind in den Bereichen Arzneimittelforschung, Hochschulen und Forschungsinstitutionen angesiedelt. Für Startups und Spinn-offs übernimmt das Handelshaus den Vertrieb von neu entwickelten Substanzen. Zum Mitarbeiterstamm zählen promovierte Chemiker und Biochemiker, Chemie-Ingenieure, Chemisch-technische Assistenten sowie Angestellte mit kaufmännischem Hintergrund, aus dem Speditions- und Verwaltungsbereich.