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JobRouter®-Modul JobPDF

Der einfache Umgang mit PDF-Dateien

In vielen Prozessen gibt es Stellen, an denen mit PDF-Dokumenten gearbeitet werden muss. Häufig erfordern Projekte, dass Dokumente und Belege aus Prozessen heraus erstellt und in Workflows weiter verarbeitet werden. Diese Aufgaben löst das Modul JobPDF.

Auf Basis von XML-Templates erstellt das Modul bereits schöne, individuelle PDF-Dateien, liest Dateien oder Formulare aus und befüllt diese mit Prozessdaten. Neu ist die einfachere Erstellung von PDF-Dateien auf Basis von Word-Templates. Unter Einsatz von Serienbriefelementen ist eine Datei minutenschnell erzeugt. Zeitaufwendiges Einarbeiten in XML fällt damit komplett weg: Die sofortige Ansicht des Dokumentes erlaubt ein schnelles und direktes Eingreifen in die Dokumentgestaltung.

Ausfüllen und Auslesen von PDF-Formularen

JobPDF ermöglicht es, vorhandene PDF-Formulare auf Basis von Prozessdaten auszufüllen. In der Systemaktivität können Sie dazu einfach die Formularfelder mit den Daten des Workflows verknüpfen. Zudem ist es möglich, elektronisch ausgefüllte Formulare einzulesen und deren Inhalte im Prozess zu verwenden, indem die Formularfelder mit Workflow-Feldern verknüpft werden.

Trennen von PDF-Dateien

Zur Verarbeitung von PDF-Dateien gibt es in der Systemaktivität Funktionen zum Trennen von PDF-Dateien. Auf Basis der Prozessdaten können diese Dateien an beliebiger Stelle zerlegt, in eine Untertabelle gefüllt oder in einem Verzeichnis gespeichert werden.

PDF Dateien aus Word-Vorlagen generieren

Mit Templates – basierend auf Word-Dateien – erstellen Sie sich beliebig viele Vorlagen. Um die Gestaltung der Vorlagen einfach zu halten, ist die Verwendung von Serienbriefelementen in der Microsoft® Office-Anwendung sehr sinnvoll.

Verknüpfen von Vorlage und Prozess

Die erstellten Vorlagen werden im JobRouter®-Prozessdesigner hochgeladen und sind direkt mit einem Prozess und einer Version verbunden. Damit ist sichergestellt, dass nach einem Export- und Import oder dem Transfer eines ganzen Workflows mittels JobSync die passende Vorlage dem Prozess zugeordnet bleibt.

Sobald ein Template in JobPDF ausgewählt ist, erscheinen alle Serienbriefelemente als Eingabeparameter, die mit Prozess- oder Untertabellenfeldern verknüpft werden können. Alternativ werden sie mit einem festen Wert oder ganzen Tabellen dynamisch befüllt. Ebenso können Bilder in das Template eingefügt werden.

Integration der Vorganghistorie für Workflow-Protokolle

Eine besondere Funktion ist die automatische Integration der Vorgangshistorie. Damit lässt sich eine Tabelle an einer beliebigen Stelle innerhalb des Prozessablaufs in die Word-Datei einfügen. Die Vorgangshistorie beinhaltet alle abgearbeiteten Schritte mit Status, Bearbeiter sowie Ein- und Ausgangszeiten. So kann JobPDF einen Workflow-Vorgang als Protokoll zusammenfassen und im Corporate Design des Anwenders ausgeben.

Dokumentausgabe als Word- oder PDF-Datei

Die Ausgabe erfolgt entweder als Word-Datei oder als konvertierte PDF-Datei. Für die Konvertierung in PDF ist keine MS®-Office-Installation auf dem Server erforderlich.

JobPDF verfügt über folgende Features

JobPDF verfügt über folgende Features

  • Automatisches Ausfüllen von Word-Dokumenten
  • Einfache Erstellung von Templates mit Serienbriefelementen
  • Ausgabe der Word-Datei als PDF möglich
  • Dynamisches Ausfüllen von Tabellen
  • Möglichkeit zum dynamischen Einbinden von Texten und Bildern
  • Integration Vorgangshistorie
  • Einfache Integration in bestehende Prozesse
  • Definition beliebig vieler Templates
  • Verwendung eines Briefpapiers als Bild- oder PDF-Datei