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Fünf Jahre stabile Fixkosten

Kosteneinsparung mit JobRouter

Steigende Aufträge, zahlreiche Neueinstellungen und ein weitläufiges Firmengelände, auf dem alle neun Gesellschaften ansässig sind: Die pelzGROUP navigiert seit Jahren auf einem enormen Wachstumskurs – dank JobRouter bei stagnierenden Fixkosten in der Verwaltung.

Vorteile

Die Vorteile der Kosteneinsparung mit JobRouter

Vorteile

Die Vorteile der Kosteneinsparung mit JobRouter

... aus personeller Sicht

  • macht Arbeitsabläufe und Abstimmungsprozesse transparent
  • verwandelt datenbasierte Tätigkeiten in automatisierte Prozesse
  • behält stets den Überblick, auch bei tausendfach vorkommenden Aufgaben
  • erlaubt paralleles Arbeiten, verkürzt Wartezeiten, minimiert Fehlerquoten
  • ist der ideale Assistent für viele Bereiche: übernimmt selbstständig eine Vielzahl von Überwachungs-, Kontroll- und Bearbeitungsschritten
  • verteilt Aufgaben und stellt Daten auf Grundlage eines ausgearbeiteten Rechte- und Rollensystems bereit

... aus technischer Sicht

  • ermöglicht die Anbindung von neuen Systemen, Tools oder Anwendungen mit geringem Programmieraufwand
  • gestattet webbasierten Zugriff von jedem Arbeitsplatz und mobilen Endgeräten
  • stellt Abläufe sicher aufgrund von vordefinierten Prozessschritten sowie Vertreterregelungen und Eskalationsmöglichkeiten
  • ist Schnittstelle für automatisierte Aufgaben und Phasen z. B. in der Rechnungsverarbeitung
  • gibt Flexibilität durch Skalierbarkeit (Aufträge, User, Prozesse)
  • erlaubt Prozessänderungen oder Anpassungen auch im Nachhinein
  • verarbeitet sowohl Daten als auch Dokumente in beliebigen Input- und Output-Formaten

Projektdetails

Kunde
pelzGroup
Branche
Herstellung von Industrie-, Haushalts- und Hygieneartikeln
Mitarbeiter
750
Vorgänge
116.000/ Jahr
Datenbank
Individual-ERP, Finanzbuchhaltungs-Software Diamant, DocuWare
Laufende Prozesse
automatische Rechnungskontrolle, Ausgangsrechnungsprozess mit Rechnungsanhang, E-Mail-Rechnungsprozess, Erstfertigung, Lieferscheinprozess, Abfallverkäufe, Bestellfreigaben, Kontoauszugsverarbeitung
Geplante Prozesse
Investitionsanträge, Schulungsnachweise, Überwachung und Steuerung von QM-Dokumentationen, beginnend mit JobRouter®-Testdrive bis zum produktiven Prozess

Fünf Jahre stabile Fixkosten mit JobRouter©

„Produkte für ein schöneres Leben“ laufen bei der pelzGROUP, einem schleswig-holsteinischen Hersteller von Haushalts- und Hygieneartikeln, bereits seit 1948 vom Band. Unter Einsatz modernster Technologien entstehen hochwertige Produkte aus Watte, Vliesstoffen und Folien für Haushalt und Industrie. Zu den bekanntesten Marken der stark wachsenden Unternehmensgruppe zählen Q-tips, Pely und Cosmea.

Für die klimafreundliche, ressourcenschonende Herstellung von Haushaltsfolien wurde der Tochtergesellschaft pely-plastic GmbH & Co. KG der „Umweltpreis der Wirtschaft“ verliehen.(1) Der Geschäftsführer Dr. Nikolas P. Bastian wurde für  ein konsequentes Bekenntnis zur Nachhaltigkeit, zum Standort Deutschland und zur sozialen Verantwortung als „Familienunternehmer des Jahres“ ausgezeichnet.

Um das anhaltende Wachstum zu stemmen und dabei den Verwaltungsaufwand so schlank wie möglich zu halten, holten sich die Wahlstedter die Digitalisierungsplattform JobRouter an Bord.

Mehr Geschäft pro Kopf

Mehr Geschäft pro Kopf

Dass Geschäftserfolge auch viel Mehraufwand nach sich ziehen, sieht man besonders gut im Rechnungswesen: Waren es 2011 noch 27.000 Rechnungen pro Jahr, so sind es inzwischen 38.000 – das entspricht einem 40 Prozent höheren Belegaufkommen. „Manuell war die Kontierung nicht mehr zu stemmen“, erinnert sich der Prokurist Martin Schacht. Viele Freigabeprozesse „liefen“ damals noch im wahrsten Sinne des Wortes in Papierform über das große Werksareal. Beim Projektstart stand deshalb die Automatisierung der Rechnungsprüfung im Vordergrund.

"Ich hatte versprochen, die wachsende Belegmenge bei gleicher Personalstärke in der Buchhaltung und bei eingefrorenen Fixkosten abzuarbeiten. Das hat dank der Einführung von JobRouter wunderbar geklappt, denn diese Fixkosten halten wir seit acht Jahren.“

Martin Schacht, pelzGROUP
Martin Schacht
Authorized Signatory and Manager Finance and Accounting, Controlling, HR and IT
pelzGroup

"Ich hatte versprochen, die wachsende Belegmenge bei gleicher Personalstärke in der Buchhaltung und bei eingefrorenen Fixkosten abzuarbeiten. Das hat dank der Einführung von JobRouter wunderbar geklappt, denn diese Fixkosten halten wir seit acht Jahren.“

Martin Schacht, pelzGROUP
Martin Schacht
Authorized Signatory and Manager Finance and Accounting, Controlling, HR and IT
pelzGroup

Rückblickend erinnert sich Martin Schacht, dass innerhalb von acht Wochen alle neun Mandanten mit dem neuen Rechnungsprüfungsprozess arbeiten konnten. Rechnungsbelege werden seitdem grundsätzlich nicht mehr von Hand, sondern digitalisiert im System kontrolliert, kontiert und weiterverarbeitet.

Dass seine Buchhalter einen Großteil der Rechnungen erstmals in einer elektronischen Zahlvorschlagsliste sehen, ist Martin Schacht zufolge der Clou. Im Hintergrund übernimmt und automatisiert JobRouter aufwendige manuelle Prozesse: Rechnungen nach Fälligkeit unter Berücksichtigung der Zahltage einsortieren, Skonti analog der Zahlungsbedingungen abziehen, gemäß Vorgabe auswählen, welcher Betrag über welche Bank gezahlt werden soll, Summen ausrechnen sowie die automatisierte Übergabe der Datensätze an das Finanzbuchhaltungssystem erstellen. Dadurch spart die Abteilung pro Woche zwölf Arbeitsstunden ein – eine willkommene Veränderung, auch vor dem Hintergrund neu hinzugekommener Aufgaben und immer mehr rechtlicher Anforderungen, die ebenfalls zeitgerecht abgearbeitet werden müssen.

„Ein sehr gutes Gefühl“

„Wir wachsen stark und müssen uns permanent neu erfinden. In der JobRouter AG und dem IT-Dienstleister L und M haben wir Partner gefunden, die unsere Anforderungen und Abläufe sehr gut verstehen. Wir stehen gerade vor dem nächsten Sprung – der Aktivierung von Dunkelbuchungen, die wir jetzt vorbereitet und getestet haben und mit sehr gutem Gefühl starten werden. Dass wir in der Rechnungskontrolle diese Stufe automatischer Prozesse erreichen würden, hätten wir vorher nicht gedacht.“

Martin Schacht, pelzGROUP
Martin Schacht
Prokurist und Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Personal und IT
pelzGroup

„Ein sehr gutes Gefühl“

„Wir wachsen stark und müssen uns permanent neu erfinden. In der JobRouter AG und dem IT-Dienstleister L und M haben wir Partner gefunden, die unsere Anforderungen und Abläufe sehr gut verstehen. Wir stehen gerade vor dem nächsten Sprung – der Aktivierung von Dunkelbuchungen, die wir jetzt vorbereitet und getestet haben und mit sehr gutem Gefühl starten werden. Dass wir in der Rechnungskontrolle diese Stufe automatischer Prozesse erreichen würden, hätten wir vorher nicht gedacht.“

Martin Schacht, pelzGROUP
Martin Schacht
Prokurist und Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Personal und IT
pelzGroup

Vollautomatisch kontierte Intergroup-Belege

Vollautomatisch kontierte Intergroup-Belege

Entsprechendes gilt für die Intergroup-Belege über Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, die alle Geschäfte zwischen den Gesellschaften der pelzGROUP betreffen: Hier zieht sich JobRouter zu jedem Beleg automatisch die Buchungsinformationen aus dem ERP-System, liest die Daten aus, gleicht sie ab, kontiert vor, überträgt sie dann in die Software der Finanzbuchhaltung und legt sie nachher revisionssicher im Archiv ab – Anhänge wie Kontierungsprotokoll und Lieferscheine inklusive. Eine Herausforderung bei der Abbildung in einem digitalen Prozess stellten die verschiedenen umsatzsteuerrechtlichen Aspekte dar, die jedes international tätige Unternehmen bewältigen muss. Für mehr Sicherheit und ein Minimum an manueller Prüfung hat Softwareentwickler Philipp Czolbe ein Programm in den Rechnungsprüfungsprozess implementiert, das Abweichungen jeglicher Konstellation abgleicht und auf mögliche Probleme hinweist.

„Die automatische Verarbeitung der Intercompany-Handelswaren-Rechnungen ist uns ebenfalls sehr gut gelungen“, sagt Martin Schacht. Der Rechnungskreislauf ist nach innen und außen sehr komplex: Handels- und Drogerieketten erwarten von ihrem zertifizierten Lieferanten, dass er Warenströme bündelt und auch Produkte der Tochtergesellschaften über eine einzige Rechnung abwickelt. Innerhalb der pelzGROUP muss dazu ein Verkaufsprozess durchgeführt werden. Dieser wird manuell angestoßen und läuft anschließend – je nach Belegart – von selbst bis zur Kontierung bzw. bis zum virtuellen Zahlordner durch.

Automatisierte Rechnungskontrolle

Automatisierte Rechnungskontrolle

Auf der digitalen Agenda der pelzGROUP steht nun auch die vollautomatische Buchung, die in diesem Jahr aktiviert werden soll. Im Testlauf hat sich gezeigt, dass schon jetzt gut 6.500 der 15.000 Belege mit Bestellbezug automatisch durchgebucht werden könnten. Basis dafür ist die digitale Erfassung zehntausender Lieferscheine in der Materialwirtschaft, denn JobRouter bedient sich der Daten aus dem ERP-System. Die Wareneingänge werden hierbei vollautomatisch indexiert und mit Eingangsbelegen verknüpft, was die Suche nach einzelnen Lieferscheinen im Bedarfsfall kinderleicht macht. Immer dann, wenn JobRouter eine Abweichung entdeckt, sei es beim Preis, bei der Menge oder bei fehlenden Wareneingängen, erhält der zuständige Mitarbeiter eine detaillierte Meldung, der er gezielt nachgehen kann. Die Quote der automatisch in die Kontierung laufenden Rechnungen, die via E-Mail eingehen, liegt bereits bei stolzen 92 Prozent. Die Daten werden ausgelesen und in einen Prozess übernommen, sobald die Rechnung im E-Mail-Postfach eintrifft. Das spart das Einscannen und schont die Umwelt.

Martin Schacht hat jedoch 100 Prozent automatisch durchbuchbare Rechnungen mit Bestellbezug im Visier. Für die geplante Dunkelverarbeitung wurde der Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug deshalb sukzessive erhöht. Im gegenwärtigen Status sieht er eine „wirklich gute Qualität im fehlerfrei durchlaufenden Automatisierungsgrad, auf deren Basis nun auch offiziell der Schalter umgelegt werden kann.“

„Wir wollen Kopfwissen in Prozess- und Organisationswissen umwandeln. JobRouter ist dafür das ideale Tool.“

Martin Schacht, pelzGROUP
Martin Schacht
Prokurist und Leiter Finanz- & Rechnungswesen, Controlling, Personal und IT
pelzGroup

„Wir wollen Kopfwissen in Prozess- und Organisationswissen umwandeln. JobRouter ist dafür das ideale Tool.“

Martin Schacht, pelzGROUP
Martin Schacht
Prokurist und Leiter Finanz- & Rechnungswesen, Controlling, Personal und IT
pelzGroup

Viele Insellösungen und eine zentrale Plattform

Viele Insellösungen und eine zentrale Plattform

Zwischen ERP und Finanzsoftware spielt die Digitalisierungsplattform JobRouter eine Schlüsselrolle: Softwareentwickler Philipp Czolbe und das IT-Team füttern JobRouter nach und nach mit allen Prozessen, die helfen, den Verwaltungsaufwand – auch in anderen Abteilungen wie zum Beispiel Vertrieb, Marketing, Einkauf, oder Qualitätssicherung – zu vereinfachen und zu reduzieren. JobRouter kommuniziert mit der gesamten IT-Infrastruktur, tauscht Daten mit anderen Systemen aus und stellt diese im entsprechenden Prozess zur Verfügung. „Dadurch haben wir deutlich weniger Medienbrüche. Wenn wir nun eine der angebundenen Insellösungen auf eine neue Software umstellen – wie aktuell die Finanzbuchhaltungs-Software – ist der Programmieraufwand an den Schnittstellen viel geringer.“

Handlungsfähig trotz Umstellung der Finanzbuchhaltungs-Software

Handlungsfähig trotz Umstellung der Finanzbuchhaltungs-Software

Bestes Beispiel für die Schlüsselrolle der Digitalisierungsplattform ist die Ablösung der alten Finanzbuchhaltungs-Software durch eine neue: Während der nur einwöchigen Umstellungsphase, verbunden mit einem Stopp der Finanzbuchhaltungs-Software, erfolgte die Kontierung über JobRouter einfach weiter, sodass es zu keinem Zeitpunkt zu einem Bearbeitungsstau kam. Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse liefen ohnehin wie gewohnt über JobRouter. Mit dem Umstieg auf die neue Finanzbuchhaltungs-Software fand parallel eine Konzernkontenharmonisierung (Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger und Kreditoren) statt. Die neuen Nummern haben Philipp Czolbe und das IT-Team während der Umstellung im JobRouter hinterlegt, sodass während der Umstellungsphase mit den neuen Nummern reibungslos weitergearbeitet werden konnte. Diese wurden von JobRouter bei der Aufbereitung fälliger Belege im virtuellen Zahlordner automatisch erkannt und korrekt angewandt. Nach Abschluss der Umstellung konnten die gesammelten Buchungssätze reibungslos in die neue Finanzbuchhaltungs-Software Diamant mittels Webservice exportiert werden.

Erstfertigung: mit System innovativ

Erstfertigung: mit System innovativ

Auch in der Erstfertigung läuft vieles leichter, seit Abstimmungsprozesse durch JobRouter überwacht werden und der Entwicklungsstatus neuer Produkte und Verpackungsmaterialien jederzeit transparent nachvollziehbar ist: Wo Produktentwickler an neuen Wattepads aus Biobaumwolle tüfteln, Gefrierbeutel optimieren oder Q-tips aus nachwachsenden Rohstoffen testen, gilt es jeden Schritt strukturiert anzugehen und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Seit der Erstfreigabeprozess über JobRouter „läuft“, können zahlreiche Anfragen per Mausklick abgerufen und in der Plattform direkt bearbeitet werden. Statt Papier oder E-Mail, nutzen die Mitarbeiter jetzt zusätzlich JobRouter, um zentral auf ihre Aufgaben zuzugreifen oder beispielsweise große Bilddateien bereitzustellen. Änderungsvorschläge bei Farben, Formen oder Gewicht bleiben nicht mehr undiskutiert, weil das System daran erinnert. Ebenso ist klar und rückverfolgbar, ob jeder involvierte Mitarbeiter die für ihn wichtigen Einzelheiten kennt und ob er seine Freigabe erteilt hat. Damit kein Prozess ins Stocken gerät oder einem Kollegen Informationen fehlen, sorgt die JobRouter-Plattform mit E-Mail-Nachrichten und eingebetteten Links dafür, dass jeder seine aktuellen To-dos im Blick hat.

„Cockpitnaher Überblick“

"Wir haben zum Beispiel über Rollen, Eingangsboxen, Mandantennummern und entsprechende Syntax Strukturen angelegt, die einen cockpitnahen Überblick bieten. Jeder weiß jederzeit, was zu tun ist und die Bereichsleitung kann sich innerhalb einer Minute ein Bild machen: Wo gibt es einen Arbeitsstau? Wer braucht Unterstützung? Was läuft nicht automatisch durch? Die Digitalisierung analoger Abläufe hilft uns, das Wachstum gut zu bewältigen. Mit L und M und der JobRouter AG an unserer Seite haben wir Partner, die uns auf diesem Weg unterstützen.“

Mirko Trimpert
Finanzbuchhalter
pelzGROUP

„Cockpitnaher Überblick“

"Wir haben zum Beispiel über Rollen, Eingangsboxen, Mandantennummern und entsprechende Syntax Strukturen angelegt, die einen cockpitnahen Überblick bieten. Jeder weiß jederzeit, was zu tun ist und die Bereichsleitung kann sich innerhalb einer Minute ein Bild machen: Wo gibt es einen Arbeitsstau? Wer braucht Unterstützung? Was läuft nicht automatisch durch? Die Digitalisierung analoger Abläufe hilft uns, das Wachstum gut zu bewältigen. Mit L und M und der JobRouter AG an unserer Seite haben wir Partner, die uns auf diesem Weg unterstützen.“

Mirko Trimpert
Finanzbuchhalter
pelzGROUP

Betaversionen und Feedback-Schleifen

Betaversionen und Feedback-Schleifen

Für die Digitalisierung der nächsten Prozesse im Qualitätsmanagement, in der Forschung und Entwicklung sowie in der Logistik haben die Prozessverantwortlichen ihr eigenes Rezept abgeleitet, um die Abläufe geschmeidig umzustellen: kleine Pflichtenhefte erstellen, an einem frühen Zeitpunkt Betaversionen herausgeben, die Mitarbeiter testen lassen und Feedback einholen.

„JobRouter ist für mich ein Universalbaukasten.“

„JobRouter ist für mich ein Universalbaukasten, mit dem jedes Problem digital gelöst werden kann – insbesondere im Bereich der Digitalisierung von Arbeitsschritten. Die Skalierbarkeit von Prozessen spielt hierbei eine besondere Rolle, um auch neue Anforderungen, z. B. weitere Bearbeitungsschritte oder auch Auswertungen, abbilden zu können. Mit JobRouter können wir unsere Prozesse jederzeit den aktuellen Umständen anpassen.“

Philipp Czolbe
Softwarearchitekt
pelzGROUP

„JobRouter ist für mich ein Universalbaukasten.“

„JobRouter ist für mich ein Universalbaukasten, mit dem jedes Problem digital gelöst werden kann – insbesondere im Bereich der Digitalisierung von Arbeitsschritten. Die Skalierbarkeit von Prozessen spielt hierbei eine besondere Rolle, um auch neue Anforderungen, z. B. weitere Bearbeitungsschritte oder auch Auswertungen, abbilden zu können. Mit JobRouter können wir unsere Prozesse jederzeit den aktuellen Umständen anpassen.“

Philipp Czolbe
Softwarearchitekt
pelzGROUP

Prokurist Martin Schacht stellt JobRouter ein hervorragendes Zeugnis aus: „JobRouter übernimmt Routinearbeiten und lässt uns mehr Zeit für qualitative Aufgaben. Das jetzige Pensum hätten wir mit den damaligen Instrumenten nicht ansatzweise geschafft. Geschäftsleitung und Führungskräfte haben eine völlige Transparenz über die Qualität der Prozesse. Wir sehen früh, wo wir etwas weiter verbessern können. Meine persönlichen Highlights sind weit über 600 eingesparte Mannstunden bei der Zahlvorschlagsliste und die enorme Zeitersparnis bei der jährlichen Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer. Für mich ist die Digitalisierungsplattform JobRouter eine der wenigen Möglichkeiten, mit deren Hilfe wir Prozesse verschlanken und Fixkosten einsparen können.“

pelzGROUP

Kurzprofil pelzGROUP

Im Jahr 1948 legte der Gründer Willy Pelz mit der Herstellung von Watteerzeugnissen für die Baby- und Schönheitspflege den Grundstein für das Familienunternehmen, das heute als pelzGROUP in der dritten Generation geführt wird. Sitz der Pelz Holding GmbH und ihrer Tochtergesellschaften – W. Pelz GmbH & Co. KG, pely-tex GmbH & Co. KG, pely-plastic GmbH & Co. KG, Curatex GmbH sowie vier weiterer Gesellschaften – ist in Wahlstedt, Schleswig-Holstein. 
Innerhalb von 70 Jahren hat sich die Unternehmensgruppe zu einem der führenden europäischen Hersteller von Watte, Damenhygieneprodukten, Inkontinenzartikeln, Vliesstoffen und Polyethylenfolien für Haushalt und Industrie entwickelt. Neben den Markenartikeln Q-Tips, Pely, Jean Carol und Cosmea werden auch zahlreiche Artikel des täglichen Bedarfs für Eigenmarken namhafter Discounter und Supermärkte in Deutschland und Europa produziert. Der prämierte Arbeitgeber beschäftigt aktuell über 750 Mitarbeiter.

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