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Digitale Auftragsbestätigung: So gelingt die automatische Verarbeitung

Eine digitale Auftragsbestätigung erleichtert im B2B das Versenden und die fehlerfreie Verarbeitung von Bestellungen. Als wichtiger Schritt des Procure-to-Pay-Prozesses (P2P) reduziert sie den manuellen Aufwand und beschleunigt die Abläufe im Einkauf. Die Digitalisierung der Auftragsbestätigung bietet auch für Sie viele Vorteile. Welche und wie Sie die Auftragsbestätigung schrittweise digitalisieren, erfahren Sie unter anderem in diesem Blogbeitrag.

Wann brauche ich eine digitale Auftragsbestätigung?

Eine digitale Auftragsbestätigung brauchen Sie immer dann, wenn…

  • Ihr Unternehmen viele Bestellungen tätigt oder abwickelt.
  • dabei mehrere Personen und Abteilungen zusammenarbeiten.
  • Sie rechtskonform dokumentieren müssen.

Je nach Perspektive ist das Unternehmen Sender oder Empfänger. Entweder wird die Auftragsbestätigung zur Bestätigung eines Auftrags erstellt und versendet oder nach einer aufgegebenen Bestellung empfangen. Bei der digitalen Auftragsbestätigung übernimmt ein ERP-System oder eine Digitalisierungsplattform mehrere Teilschritte wie den Empfang und das Abgleichen mit der Bestellung.

Digitale Auftragsbestätigung im P2P-Prozess

Die Auftragsbestätigung ist ein Schritt im P2P-Prozess. Sie  ist gesetzlich nicht verpflichtend, aber ein in der Praxis etablierter Standard. Ihr geht entweder eine Bestellung durch das Unternehmen voraus (Empfangen) oder ein Auftrag eines Kunden (Versenden).

Empfangen und mit der Bestellung abgleichen
Nachdem die Auftragsbestätigung per Post oder E-Mail eingegangen ist, muss sie mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen werden. Wenn alles stimmt, wird sie freigegeben und intern an relevante Abteilungen wie Einkauf,  Lager oder Finance  weitergegeben. Als geschäftsrelevantes Dokument muss sie rechtssicher archiviert werden.

Versenden und damit die Bestellung bestätigen
Wenn im Unternehmen eine Bestellung eingeht, werden zuerst die Lieferfähigkeit und weitere Details geprüft. Anschließend wird eine Auftragsbestätigung erstellt, die alle wichtigen Angaben der Bestellung wie Menge, Preis und Liefertermin enthält. Diese wird dann an den Kunden übermittelt und der Auftrag damit verbindlich bestätigt.

Grafik mit den Einzelschritten des Procure-to-Pay-Prozesses, in der die Auftragsbestätigung eingeordnet und hervorgehoben wird +
Einordnung der Auftragsbestätigung in den Procure-to-Pay-Prozess

Der Weg einer Auftragsbestätigung

Visualisierung der Teilschritte wenn eine Auftragsbestätigung empfangen wird
5 Teilschritte beim Empfang einer Auftragsbestätigung

Empfang und digitale Erfassung

Die Auftragsbestätigung wird vom Dienstleister empfangen – oft per E-Mail oder über ein zentrales Portal – und direkt in das interne System importiert sowie digital archiviert.

Vorprüfung und Vollständigkeitskontrolle

Es erfolgt eine erste Überprüfung, ob alle relevanten Informationen (z.B. Auftragsnummer, Artikel, Preise, Liefertermine und Zahlungsbedingungen) vollständig enthalten sind.

Datenabgleich mit der Bestellung

Die Inhalte der Auftragsbestätigung werden mit den internen Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen, um Unstimmigkeiten zu erkennen und zu klären.

Erfassung und Dokumentation

Nach erfolgreicher Validierung erfolgt die Erfassung der Auftragsbestätigung im ERP-System. Diese Daten bilden die Grundlage für weiterführende Prozesse wie Wareneingang und die digitale Rechnungsverarbeitung.

Archivierung

Abschließend wird die Auftragsbestätigung gemäß internen und gesetzlichen Vorgaben digital archiviert, sodass eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit sichergestellt ist.

Das sind die Vorteile der elektronischen Auftragsbestätigung

Sofortiger Versand per E-Mail oder Systemintegration

Revisionssicher, digitale Signatur möglich

Zentral abrufbar, jederzeit und ortsunabhängig

Geringes Fehlerrisiko durch systemgestützte Prozesse

Status und Bearbeitung digital nachvollziehbar

Kosteneinsparungen (kein Papier, Porto)

Schritt für Schritt: Wie digitalisiere und automatisiere ich Auftragsbestätigung?

Mit den folgenden Schritten digitalisieren und automatisieren Sie den Empfang von Auftragsbestätigungen in Ihrem Unternehmen:

1. Analysephase und Anforderungsdefinition

  • Erfassung der Eingangskanäle: Identifizieren Sie, ob die Bestätigungen per E-Mail, FTP, API oder über ein Webportal eintreffen.
  • Datenanforderungen: Legen Sie fest, welche Informationen (z. B. Auftragsnummer, Datum, Preise, Liefertermine) automatisiert erfasst werden sollen.
  • Systemlandschaft prüfen: Bestimmen Sie, welche internen Systeme (z. B. ERP, CRM) integriert werden müssen und welche Schnittstellen verfügbar sind.

2. Technologieauswahl

  • Belegerkennung und Dokumentenmanagement: Wählen Sie Softwarelösungen, die eingehende Dokumente automatisch erfassen und archivieren können.
  • API-Integration: Prüfen Sie, ob eine direkte Anbindung über APIs möglich ist, um Daten in Echtzeit zu übertragen.

3. Konzept und Architektur

  • Workflow-Definition: Erstellen Sie ein detailliertes Konzept, das den Datenfluss vom Eingang der Auftragsbestätigung bis zur Integration in Ihr System abbildet.
  • Fehler- und Ausnahmebehandlung: Definieren Sie, wie das System bei fehlenden oder fehlerhaften Daten automatisch reagieren soll (z. B. Benachrichtigungen, manuelle Prüfprozesse).

4. Implementierung

  • Schnittstellen programmieren: Entwickeln Sie die nötigen Schnittstellen, um eingehende Dokumente automatisch zu importieren.
  • Belegerkennung konfigurieren: Richten Sie Tools ein, die die relevanten Daten aus den Dokumenten extrahieren und in ein strukturiertes Format überführen.
  • Integration in Back-End-Systeme: Sorgen Sie dafür, dass die extrahierten Daten nahtlos in Ihre ERP-/CRM-Systeme überführt werden.

5. Testphase

  • Funktionstests: Simulieren Sie verschiedene Szenarien (unterschiedliche Formate, fehlerhafte Daten) und überprüfen Sie, ob die Prozessautomatisierung korrekt arbeitet.
  • Pilotphase: Führen Sie einen schrittweisen Rollout durch, um erste Erfahrungen zu sammeln und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

6. Schulung und Rollout

  • Mitarbeiterschulung: Schulen Sie relevante Mitarbeitende im Umgang mit dem neuen System und den neuen Prozessen.
  • Stufenweise Implementierung: Starten Sie mit einem kontrollierten Rollout, um den Übergang reibungslos zu gestalten.

7. Monitoring und Optimierung

  • Überwachung des Systems: Etablieren Sie ein Monitoring, um die Funktionalität und Performance des automatisierten Prozesses kontinuierlich zu prüfen.
  • Feedback- und Optimierungsprozesse: Sammeln Sie Rückmeldungen und führen Sie regelmäßige Updates durch, um den Prozess an sich ändernde Anforderungen anzupassen.

Wie Sie Auftragsbestätigungen digital verwalten

Um Auftragsbestätigungen zu automatisieren, gibt es unterschiedliche Lösungsansätze. Zwei gängige Möglichkeiten sind der Einsatz eines ERP-Systems versus einer ganzheitlichen Digitalisierungsplattform.

Visualisierung der Vor- und Nachteile von ERP-Systemen und Digitalisierungsplattform in tabellarischer Form
Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile von ERP-Systemen und Digitalisierungsplattform

ERP-System

  • Integration: Ermöglicht eine nahtlose Einbindung in bestehende Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Lagerverwaltung und Produktion.
  • Workflow-Automatisierung: Automatisierte Prozesse sind häufig standardisiert und in den Kernprozessen verankert.

ERP-Systeme bieten eine effiziente Lösung für Unternehmen, die bereits integrierte Prozesse haben und standardisierte Abläufe bevorzugen.

JobRouter®-Digitalisierungsplattform

  • Fokus auf Dokumentenprozesse: Entwickelt, um verschiedene Dokumente (Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine etc.) digital zu erfassen und zu verarbeiten.
  • Erweiterte Funktionen: Integrierte Technologien wie OCR, KI-basierte Datenextraktion und automatische Validierung sorgen für eine flexible und präzise Verarbeitung.
    Dynamische Tools rund um Workflow-Management ermöglichen eine individuelle Anpassung an spezifische Anforderungen.

Digitalisierungsplattformen eignen sich besonders, wenn es um die flexible und umfassende Automatisierung unterschiedlicher Dokumente geht – auch wenn dies mit höheren Kosten und komplexeren Integrationen verbunden sein kann.
 

3 Gründe, elektronische Auftragsbestätigungen mit JobRouter® zu verwalten

  • Erkennt viele Eingangskanäle und unstrukturierte Auftragsbestätigungen
  • Stellt die Daten zur weiteren Bearbeitung im Prozess bereit
  • Automatisiert repetitive Aufgaben und entlastet so die Mitarbeitenden im Einkauf

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