Das JobRouter®-Modul JobArchive
Dokumenten-Management leichtgemacht mit einem integrierten digitialen Archiv
Das Modul JobArchive ist ein vollständig in JobRouter® integriertes ECM-System und erlaubt eine revisionssichere Archivierung von beliebigen Dokumenten aus mehrsprachigen Archiven sowie JobRouter®-Prozessen heraus.
Die Integration des Archives in die JobRouter®-Geschäftsprozesse erfolgt sowohl über eine Systemaktivität und ein Dialogelement als auch eine Dialogintegration zur Anzeige von Dokumenten im Viewer. Somit verschmelzen Prozessmanagement und Dokumenten-Management zu einer integrierten Lösung.
Vor allem beim Zugriff auf Dokumente innerhalb eines Prozesses profitiert der JobRouter®-Anwender davon, dass der Prozess die Rechte zur Dokumentenanzeige steuert. Das bedeutet, dass jeder der in JobRouter® an einem Vorgang arbeitet, für den bestimmte Dokumente relevant sind, diese Dokumente auch einsehen kann.
JobArchive verfügt über folgende Features
- Archivieren von beliebigen Dateien
- JobViewer-Komponente zur Anzeige von über 300 verschiedenen Dateitypen im Browser inklusive (s. Modulbeschreibung JobViewer)
- Per Dialogintegration lassen sich Dokumente elegant in JobRouter®-Formulare einbinden
- Verwendung verschiedener Speicheradapter
- Einfache Administration der Archive
- Revisionssichere Archivierung
- Versionskontrolle von Dateien
- De-Duplizierung von Dateien
- Nahtlose Integration in JobRouter
- Integrierte Rechtesteuerung zur Anzeige von Dokumenten aus dem Workflow
- Direkter Aufruf von Dokumenten aus der Eingangsbox
- JobArchive-Systemaktivität zum Ausführen von Aktionen in JobArchive (Archivieren, Indexdaten ändern, etc.)
- Mehrsprachige Archive über das Modul JobMultilanguage verfügbar
- Dokumentation sämtlicher Ereignisse des Dokumentes
- Aufruf von Dokumenten oder Trefferlisten aus externen Programmen
Nahtlose Integration in JobRouter®
In JobRouter® können Vertreter definiert oder Schritte anderen Anwendern zugewiesen werden - Diese Nutzer verfügen in diesem Fall und für den jeweiligen Vorgang über die entsprechenden Rechte, um die Dokumente anzusehen oder ggf. bearbeiten zu können. Der Aufbau einer zweiten, von JobRouter® unabhängigen Rechtestruktur, die dann kompliziert gepflegt und aktualisiert werden muss, entfällt komplett.
Das Modul JobArchive ist in der Basis-Version mit bis zu 1.000 Dokumenten in jeder JobRouter®-Installation inklusive.
JobArchive Modulbeschreibung
Automatisierte Abläufe dank Systemaktivität
Mit der JobArchive-Systemaktivität können Sie zentrale Funktionen des Archivs aus einem Prozess heraus steuern. Die Systemaktivität kann in jedem Prozess an beliebiger Stelle integriert werden.
Sie stellt die folgenden Funktionen zur Verfügung:
- Archivierung von Dokumenten
- Archivierung von PDF-Protokollen
- Ändern von Indexdaten
- Löschen von Dokumenten
- Lesen von Indexdaten
Dialogintegration
Die JobViewer-Dialogintegration ermöglicht es, Dokumente auf der rechten Seite eines Dialogs anzuzeigen.
Erweiterung um beliebige Archive
JobArchive bietet die Möglichkeit beliebig viele Archive anzulegen. Jedes Archiv kann beliebige Indexdaten verwalten. Dies können Textfelder, Zahlen, Dezimalzahlen oder Datumswerte sein.
Deduplizierung
Sie können in JobArchive die Option „De-Duplizierung“ aktivieren. Diese erkennt automatisch Dateien, die doppelt abgelegt werden und speichert diese nur ein Mal im Dateisystem. Dies funktioniert auch archivübergreifend.
Gerade bei der Archivierung von Dokumenten, die z.B. per E-Mail an verschiedene Empfänger im Unternehmen versendet wurden, kann es vorkommen, dass Dokumente mehrfach in verschiedenen Archiven mit unterschiedlichen Indexdaten abgelegt werden. Dies kann sinnvoll sein. Eine doppelte Speicherung auf dem Dateisystem ist allerdings unnötig.
Versionierung
Dokumente, die in JobArchive abgelegt werden, können mit Versionen versehen werden. Dabei kann auch eine automatische Versionskontrolle aktiviert werden, die bei Änderungen einer Datei eine neue Version erzeugt.
Mehrsprachige Archive (JobRouter® Enterprise)
Für jedes Archiv können sowohl für den Archivnamen als auch für die Indexspalten Übersetzungen hinterlegt werden. Diese Übersetzungen werden z.B. bei der Anzeige der Ergebnislisten verwendet und sorgen dafür, dass jeder JobRouter®-Anwender das Archiv in der für ihn definierten Sprache angezeigt bekommen. Diese Funktionalität steht nur in Verbindung mit der JobRouter®-Enterprise Edition zur Verfügung.
Revisionssichere Ablage
Für eine revisionssichere Ablage von Dokumenten kann jedes Archiv so eingestellt werden, dass das Löschen von Dokumenten nicht mehr zulässig ist. In diesem Fall können je nach Konfiguration zwar neue Revisionen eines Dokumentes erstellt und gespeichert werden, die einmal abgelegten Dokumente werden allerdings nicht mehr verändert.
Ereignisprotokoll
Für eine revisionssichere Ablage von Dokumenten ist es wichtig sämtliche Aktionen, die auf ein Dokument ausgeführt werden, dokumentieren zu können. Pro Archiv kann entschieden werden, welche Ereignisse protokolliert werden sollen. Sowohl das Ablegen, Verändern und Löschen von Dokumenten als auch das Lesen und Herunterladen können protokolliert werden.
Der Administrator hat Zugriff auf das Ereignisprotokoll und kann für die einzelnen Archive die protokolierten Ereignisse einsehen. Für jedes Ereignis wird eine Verknüpfung zum auslösenden Workflow gespeichert, wodurch auch im Nachhinein nachvollziehbar bleibt in welchem Kontext die Aktion durchgeführt wurde.
URL-Integration
In vielen Anwendungsfällen ist es notwendig Dokumente aus anderen Programmen heraus aufzurufen. So möchte man dem archivierten Beleg z. B. mit einem direkten Link aus dem ERP-System folgen können, ohne eine manuelle Suche im Archiv ausführen zu müssen.
JobArchive bietet hierfür eine URL-Integration, welche es erlaubt, individuelle URLs zu erstellen. Diese erzeugen daraufhin entweder genau ein Dokument oder eine Trefferliste. Dabei kann unterschieden werden, ob das Dokument im Viewer geöffnet werden soll oder nur als Download zur Verfügung steht.
Unterstützung verschiedener Speicheradapter
JobArchive erlaubt es, selbst zu wählen, wie Sie Ihre Dokumente abspeichern wollen.
Zur Auswahl stehen derzeit die folgenden Speicheradapter:
- Dateisystem (JobArchive-Standard): Dieser Speicheradapter sorgt dafür, dass die Dokumente im Dateisystem in einer automatisch erzeugten Verzeichnisstruktur gespeichert werden. Diese ist so entwickelt worden, dass in einem Archiv bis zu einer Billion Dokumente gespeichert werden können.
- FAST LTA Silent Cube: Für eine komplett revisisonssichere Archivierung von Dokumenten können die Silent Cubes von FAST LTA als Speicherort für JobArchive-Dokumente verwendetwerden, wodurch gespeicherte Dokumente nicht mehr geändert werden können. JobArchive überprüft bei der Archivierung automatisch, dass Dokumente tatsächlich erfolgreich auf dem Cube archiviert worden sind. Dadurch wird der komplette Prozess in JobRouter® revisionssicher gestaltet.
Unterstützung verschiedener Speicheradapter
JobArchive erlaubt es, selbst zu wählen, wie Sie Ihre Dokumente abspeichern wollen.
Zur Auswahl stehen derzeit die folgenden Speicheradapter:
- Dateisystem (JobArchive-Standard): Dieser Speicheradapter sorgt dafür, dass die Dokumente im Dateisystem in einer automatisch erzeugten Verzeichnisstruktur gespeichert werden. Diese ist so entwickelt worden, dass in einem Archiv bis zu einer Billion Dokumente gespeichert werden können.
- FAST LTA Silent Cube: Für eine komplett revisisonssichere Archivierung von Dokumenten können die Silent Cubes von FAST LTA als Speicherort für JobArchive-Dokumente verwendetwerden, wodurch gespeicherte Dokumente nicht mehr geändert werden können. JobArchive überprüft bei der Archivierung automatisch, dass Dokumente tatsächlich erfolgreich auf dem Cube archiviert worden sind. Dadurch wird der komplette Prozess in JobRouter® revisionssicher gestaltet.
Entdecken Sie Einsatzszenarien mit JobRouter®.
- Success Story
Digitale Kreditorenbuchhaltung & IT-Support-System
Ein großer Automobilzulieferer nutzt JobRouter®, um die Kreditorenbearbeitung und SAP-Integration zu automatisieren und ein IT-gestütztes Ticketing-System aufzubauen.
- Success Story
Elektronische Rechnungsverarbeitung mit JobRouter®
An guten Tagen stapelten sich 300 Rechnungen von Lieferanten in den Gitterboxen der Buchhaltung. An sehr guten Tagen sind es 500. JobRouter® wurde ausgewählt, um alle Niederlassungen zu verbinden und die Kreditorenbuchhaltung zu beschleunigen.
Was passiert, wenn der Speicherplatz vom JobRouter®-Archiv ausgeschöpft ist?
Worauf bezieht sich die Begrenzung von 5 Millionen Dokumenten? Auf alle jemals abgelegten Dokumente – auch gelöschte – oder nur die aktiven Dokumente?
Die Begrenzung bezieht sich auf die aktuell aktiven Dokumente im Archiv. Wurden beispielsweise bereits 4 Millionen Dokumente im JobRouter®-Archiv abgelegt, so können noch 1 Million weitere Dokumente abgelegt werden. Sind 2 Millionen Dokumente nicht mehr aufbewahrungspflichtig und werden gelöscht, steigt die Zahl der noch ablegbaren Dokumente auf 3 Millionen – der Speicherplatz orientiert sich folglich an der aktiven Belegung, nicht der Speicherung.
Bevor die Grenze erreicht wird (ab 90%) bekommen die Administratoren des Systems bei jedem Login sowie über den Admin Monitor und die Admin-Monitor-E-Mail regelmäßig einen entsprechenden Hinweis. Ist die Grenze erreicht, können keine weiteren Dokumente archiviert werden und Administratoren erhalten über die gleichen Wege eine Fehlermeldung. Für Anwender wird der Upload Button im Archiv ausgegraut und ist nicht mehr klickbar, auch über die REST-API oder Prozesse ist kein Upload möglich.
Grundsächlich haben Sie drei Möglichkeiten zur Verwaltung von Aufbewahrungsfristen:
Wie setze ich automatisierte Löschfristen im JobRouter®-Archiv?
Das Löschdatum steht zum Zeitpunkt der Archivierung fest
Dann ist es ratsam, dass Sie das Löschdatum mittels Systemaktivität setzen. Das System kümmert sich automatisiert um die Löschung des Dokuments, Ihr Speicherplatz passt sich automatisch an.
Wir empfehlen dieses Vorgehen:
Mit der Option „Löschdatum“ setzen Sie beim Erstellen der Archivierung das Löschdatum. Sie finden eine detaillierte Anleitung im Handbuch unter: https://portal.jobrouter.com/documentation/de/5.2/designer/designer_einstellungenundparameterfurdokumentbezogenefunktionen.html oder folgen dem Pfad > Prozessdesigner/Einstellungen und Parameter für dokumentbezogene Funktionen/Löschdatum.
Individuelles Löschen von Dokumenten
Sofern die automatisierte Löschung nicht im Vorfeld eingerichtet wurde, können Dokumente nach Alter und Dokumenttyp gefiltert und individuell geprüft sowie gelöscht werden. Darüber hinaus kann eine Massenlöschung durchgeführt werden.
Unter "Archiv verwalten -> Archiv -> Details" kann die Option "Unwiderrufliches Löschen" aktiviert werden anstelle eines Löschflags, sodass diese Daten unwiderruflich gelöscht werden. Mehr dazu im Handbuch unter https://portal.jobrouter.com/documentation/de/5.2/administrator/admin_archiveverwalten.html oder folgen Sie dem Pfad > Administrator / Archive verwalten / Unwiderrufliches Löschen.
Wie bearbeite ich das Löschdatum bei bereits archivierten Dokumenten im JobRouter®-Archiv?
Das Löschdatum wird im Laufe des Dokumentlebenszyklus bekannt
Das Löschdatum kann über JobRouter Bordmittel nur beim Archivieren festgelegt und nicht mehr verändert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Lösungsoption 1:
- Soll das Löschdatum nachträglich geändert werden, muss es in der Datenbank korrigiert werden. In JRDOCUMENTREVISIONS wird das Löschdatum definiert. Eine gekoppelte Spalte gibt es nicht. Es ist nur das "delete_date" betroffen.
- Sie sollten vorher ein Backup machen, um sicherzugehen. Ggf. ist es notwendig, dass Sie sich einen Datenbankspezialisten zu Rate ziehen. Unsere Beratung kann Ihnen ebenfalls über eine kostenpflichtige Dienstleistung helfen.
Lösungsoption 2:
- Erstellen Sie einen Prozess zur Verwaltung von Regeln, basierend auf der Dokumentenklasse und dem auslösenden Ereignis, das das Löschdatum bestimmt. Der Prozess kann regelmäßig automatisiert gestartet werden. Dazu wird im JobRouter®-Archiv Systemaktivität "Dokument löschen" genutzt https://docs.jobrouter.com/2024.4/de/designer/designer_jobarchive.html?q=jobarchive
- Wenn diese Option für Sie interessant ist, Sie den Prozess jedoch nicht selbstständig entwickeln möchten, wenden Sie sich an unser Team. Wir haben einen automatisierten Prozess zum Exportieren von Archivdokumenten mit automatischem Start & Ende sowie lückenloser Wiederaufnahme nach dem letzten heruntergeladenen Dokument entwickelt, den wir für diesen Zweck umbauen könnten.