Intuitiver, smarter, moderner

Das Herzstück des JobRouter® Prozessdesigners ist und bleibt das Flow-Chart zur Modellierung der Geschäftsprozesse. Genau an diesem zentralen Punkt setzt JobRouter® 5 an. In neuem Gewand und attraktivem Layout macht es noch mehr Spaß, seine Geschäftsprozesse zu automatisieren. Low-Code Prozessdesign mit JobRouter® ist intuitiv und leicht bedienbar: Sämtliche Symbole für Schritte, Systemaktivtäten und weitere Workflow-Elemente wurden überarbeitet und in ein neues, ansprechendes Design überführt.

Prozessdesigner profitieren vor allem von einer wesentlich einfacheren und intuitiveren Bedienung der Prozessgrafik. So können sie z. B. neue Schritte einfach via Drag & Drop in die Grafik ziehen. Dabei dient eine neue, übersichtliche Bibliothek mit Suchfunktion als Orientierung.

Die Bibliothek fasst alle unterschiedlichen Prozessaktivitäten inklusive sämtlicher Systemaktivitäten in einer Übersicht zusammen, aus der unmittelbar gewählt werden kann. Natürlich lässt sich diese Liste auch durchsuchen, so dass Anwender sofort die relevanten Aktionen finden und verwenden können. Die verbesserte Usability ermöglicht es auch Einsteigern, schnell eigene Prozessmodelle zu entwerfen.

Einzelne Workflow-Schritte können ganz einfach und intuitiv mittels der Maus miteinander verbunden werden, so dass auch ungeübte Prozessdesigner sofort mit dem Erstellen eigener Prozesse beginnen können. Dabei kann in der Modellierung nach wie vor zwischen rein grafischen Linien zur Darstellung von regelbasierten Verbindungen sowie Folgeschritten unterschieden werden.

Ab sofort kann das Flow-Chart stufenlose gezoomt und somit genau an die Anforderungen des Prozessdesigners angepasst werden. Um schnell die Übersicht über einen Prozess zu erhalten, steht eine Übersicht des kompletten Prozessablaufs oder alternativ auch einzelner Teilbereiche bereit.

Ganz besonders bei umfangreichen Prozessen hilft die neue Funktion zum Markieren mehrerer Elemente, sobald Prozesse angepasst werden müssen. Prozessdesigner markieren hierfür einfach mehrere Elemente oder einen Teilbereich der Grafik und können daraufhin Aktionen für alle markierten Elemente durchführen, z. B. alle Elemente an eine neue Position verschieben und somit Platz für weitere Workflow-Schritte im Ablauf generieren. Das aufwändige Verschieben von einzelnen Elementen entfällt komplett.

Mittels eines Klicks können Anwender die komplette Prozessgrafik als Bilddatei exportieren und beispielsweise für die Dokumentation des Prozesses verwenden.

Um einen Prozess effizient optimieren zu können oder einen Überblick über kritische Prozessschritte zu erhalten, wurde die JobRouter®-Heatmap entwickelt. Mit dieser neuen Ansicht im Prozessdesigner steht eine Funktionalität zur Verfügung, um auf Basis der Prozessgrafik zu visualisieren, wie intensiv bestimmte Schritte verwendet werden und wie typische Prozessabläufe aussehen.  Dabei haben Anwender die Wahl sowohl die Liegezeiten als auch die Häufigkeit der einzelnen Schritte darstellen zu lassen, um unterschiedliche Sichten auf die Daten zu erhalten.

Damit beim Update auf JobRouter® 5 kein großer Aufwand entsteht, wird in den Prozessen das Flowchart automatisch auf das neue Design angepasst und neu skaliert.

Prozessdesigner profitieren von der Möglichkeit, eigene Templates für häufig verwendete PHP- oder JavaScript-Funktionen zu hinterlegen. Diese Templates werden neben den von JobRouter® bereitgestellten Vorlagen im Skripte-Designer für PHP sowie für JavaScript zur Verfügung gestellt. Indem Prozessdesigner auf Templates zurückgreifen, um eigene Skripte zu erstellen, kann die Dauer für das Prozessdesign wesentlich verkürzt werden.

Ein Highlight für Prozessdesigner ist die Möglichkeit, komplette Archivdefinitionen zu exportieren und in anderen Systemen wieder zu importieren. Dabei werden nicht nur die Definition des Archivs, sondern auch alle Archivansichten, Ergebnislisten sowie Dialoge übertragen. Die Übertragung eines Archivs z. B. vom Entwicklungs- in das Produktionssystem ist daher in wenigen Sekunden erledigt.

In JobArchive abgelegte Dokumente können mit JobRouter® 5 auf Dateisystemebene verschlüsselt gespeichert werden. Darüber hinaus kann diese Einstellung für jeden Datenspeicher separat getroffen werden. Durch die Verschlüsselung sind die Dokumente bei unbefugtem Zugriff auf das Dateisystem geschützt.

Mit JobViewer 2 können Anwender Annotationen in Form von Texten, Objekten oder Kontrollhaken virtuell auf den Dokumenten anbringen. Das jüngste JobRouter® 5 Releases zeigt nun auch den jeweiligen Autor an, sobald die Maus über eine Annotation geführt wird.

Die Volltextsuche im Archiv ist eine wesentliche Funktion für alle Anwender. Schnell können Dokumente gefunden werden, ohne dass über die Indexfelder gesucht werden muss. Mit JobRouter® Version 5 werden nun auch E-Mail-Dateien (Format msg oder eml) bei der Volltextsuche unterstützt.

Seit JobRouter® 4.3 steht mit dem Document Hub eine persönliche Dokumentenablage für alle Anwender zur Verfügung. Hier können Dokumente vom Desktop oder aus der Mobile App heraus abgelegt und später im Workflow oder Archiv verwendet werden.

JobRouter® 5 ermöglicht nun eine Suche über alle abgelegten Dokumente, um die Arbeit zu beschleunigen. Zusätzlich können abgelegte Dokumente auf den Desktop heruntergeladen werden. Um auch den Weg von Dokumenten aus dem Prozess in den Document Hub zu ermöglichen, können diese direkt aus dem integrierten Viewer übertragen werden. Das bedeutet dass z. B. Dokumente aus einem Workflow über den Document Hub ins Archiv übertragen oder für andere Prozesse verwendet werden können.

Mit der JobRouter®-Systemaktivität JobPDF können Prozessdesigner nun auch angehängte oder archivierte Dokumente mitsamt den Annotationen als PDF-Datei exportieren. Dabei können alle von JobViewer 2 unterstützten Anzeigeformate in PDF konvertiert werden. Der Export kann sowohl in den Prozess (z. B. für den späteren Versand via E-Mail) oder ins Dateisystem erfolgen.

Auch mehrseitige Dialoge werden in der mobilen App unterstützt und ermöglichen somit das Erstellen von komplexeren mobilen Applikationen. Zu den einzelnen Seiten kann direkt navigiert werden. Alternativ können Anwender einfach mit einer Wischbewegung durch die einzelnen Seiten blättern. Um diese einzelnen Seiten angenehm zu strukturieren, unterstützt die mobile Darstellung mit dem Update Sektionen. Dem Dialogaufbau sind so keine Grenzen gesetzt.

Eine neue Möglichkeit, welche die Browser-basierte mobile Variante bisher nicht unterstützt hatte, ist der Zugriff auf Untertabellen in mobilen Dialogen. Fortan ermöglicht die JobRouter® App wesentlich vielseitigere Dialoge. Beispielsweise kann in Rechnungseingangsprozessen auf die Positionsdaten zugegriffen werden oder bei einem Posteingangsprozess können mehrere Personen zur Weiterleitung ausgewählt werden. Schließlich ist es möglich, Untertabellen je nach Bedarf für die Darstellung auf einem Smartphone zu formatieren.

JobRouter®-Anwender können direkt aus den Workflow-Dialogen heraus Scan-Vorgänge starten und ganz einfach ein- oder mehrseitige Dokumente erfassen. Diese werden automatisch an den Workflow angehängt und können sofort weiterbearbeitet werden. Alternativ können Dokumente und Bilder direkt vom Gerät angehängt werden. Eine nahtlose Integration des Document Hub in den Workflow darf dabei nicht fehlen.

Anwender können aus dem Dialog direkt auf den Document Hub zugreifen und Dokumente, die ein Anwender zuvor erfasst hat, an den Prozess anhängen. Wie im Desktop kann dabei entschieden werden, ob das Dokument weiterhin im Document Hub vorliegt oder nach der Verarbeitung im Prozess gelöscht wird.

Die Verwendung des Smartphones für den Zugriff auf JobRouter® Workflow-Schritte bietet auch neue Möglichkeiten durch native Funktionalitäten. So können Anwender z. B. direkt aus dem Dialog heraus Anrufe tätigen, Nachrichten schreiben oder direkt mit dem Finger auf dem Touchscreen eine Unterschrift tätigen (Zusatzmodul). Das neue Feld für Annotationen ermöglicht zudem, Zeichnungen in einen Prozess zu integrieren, die beispielsweise auf einem Tablet mit einem Stift erstellt wurden.

Für Einsatzszenarien rund um die Erfassung von Belegen oder für den EInsatz in der Logistik enthält die JobRouter® App einen Barcode-Reader (Zusatzmodul). Darüber können aus Dialogen heraus ganz einfach Barcodes per Kamera erfasst und gelesen werden. Natürlich unterstützt die JobRouter® App alle gängigen 1D & 2D Barcodes und deckt damit alle erdenklichen Szenarien ab.

Manche mobilen Anwendungsfälle erfordern das Erfassen von Vorgänge aus dem Offline-Modus. Dies können Szenarien im Außendienst oder auch im Lager sein.

Für solche Anforderungen bietet die JobRouter® App zwei Szenarien:

1. Zum einen können Dokumente jederzeit offline im Document Hub erfasst und anschließend in den Vorgängen weiterverarbeitet werden, mobil oder am Desktop.
    
2. Zum anderen können Startschritte, die keinen direkten Zugriff auf Datenbanken oder Drittsysteme benötigen, heruntergeladen und offline gestartet werden (Zusatzmodul).

Dabei kann der Startschritt komplett inklusive Dokumentenanhänge bearbeitet und gesendet werden und wird automatisch bei nicht vorhandener Internetverbindung in einer Ausgangsbox gespeichert. Ist die Verbindung wieder vorhanden, wird der Schritt automatisch gesendet.

Natürlich kann auch in mobilen Dialogen in der JobRouter® App die JavaScript-API für den Dialog verwendet werden. Somit greifen Anwender auf zahlreiche Funktionen zu, wie z.B. das Ein- und Ausblenden von Elementen oder der Zugriff auf bestimmte Werte. Diese bieten die gleichen Gestaltungsmöglichkeiten, wie in den Desktopdialogen. Prozessdesigner haben daher die Möglichkeit, spannende Dialoge zu entwickeln.