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Die fünf häufigsten Fragen zur elektronischen Signatur in Corona-Zeiten

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Die Corona-Krise verlangt Privatpersonen wie Unternehmen viel ab. Vor allem die Minimierung von sozialen wie beruflichen Kontakten hat massive Auswirkungen auf unser Leben. Ein „neuer“ Alltag muss her, insbesondere auch um den Geschäftsbetrieb weiter aufrechtzuhalten. Elektronische Signaturen sind dafür wie gemacht – die Google-Suchanfragen haben sich im Vergleich zu den Vormonaten deutlich erhöht. Das ist kein Wunder, denn digitale Unterschriften sind eine gute Möglichkeit, in Zeiten von Social Distancing geschäftsfähig zu bleiben, und beispielsweise Verträge aus dem Homeoffice zu unterschreiben. Deshalb kommen gerade momentan viele Fragen zum Thema elektronische Signaturen bei Kunden und Interessenten auf. Wir haben uns mal umgehört – bei unserem E-Signatur-Experten Namirial und intern. Die fünf häufigsten Fragen und Antworten erfahren Sie hier.

1. Wie erstelle ich eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist zunächst ein Datensatz, der anderen elektronischen Daten wie beispielsweise einem PDF-Dokument beigefügt wird, und die der Anwender dann zum Unterzeichnen verwendet. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Daten, die in Verbindung mit elektronischen Zertifikaten für natürliche oder juristische Personen (zum Beispiel Unternehmen) erzeugt werden. Technisch spricht man dann auch von digitalen Signaturen. Das ist eine Methode zur Erzeugung elektronischer Signaturen mit Hilfe von Verschlüsselungsverfahren (Kryptografie).

Die Zertifikate können lokal auf dem Rechner des Anwenders, im Rechenzentrum eines Unternehmens oder bei einem Vertrauensdienstleister gespeichert sein. Der Vorteil: Sie können so von überall und jedem Endgerät aus elektronisch unterschreiben. In der Praxis ist das ganz einfach. Sie erhalten üblicherweise eine E-Mail mit der Aufforderung einen Link anzuklicken. Daraufhin öffnet sich im Browser ein PDF-Dokument. Nach Prüfung des Inhalts wählen Sie aus, wie Sie das Dokument unterschreiben wollen – zum Beispiel durch Eingabe des Namens, Klicken, Unterzeichnen mit dem Finger oder Eingabe einer Transaktionsnummer nach Erhalt einer SMS.

2. Welche Signaturarten gibt es?

Juristen unterscheiden nach qualifizierten, fortgeschrittenen und einfachen elektronischen Signaturen.

Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist lt. BGB in ihrer Rechtswirkung der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Erzeugt werden qualifizierte elektronische Signaturen auf Basis eines qualifizierten elektronischen Zertifikates, das nach Identifizierung der Unterzeichner von einem Vertrauensdienstleister bereitgestellt wird. Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, können auf ihre Authentizität und Integrität hin überprüft werden. Qualifizierte elektronische Signaturen sind einzusetzen, wenn es für den Anwendungsfall eine Vorschrift zur Schriftform gibt. Dies ist allerdings bei den allermeisten Geschäftsprozessen nicht der Fall.


Fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur erlaubt ebenfalls die Prüfung von Authentizität und Integrität eines Dokumentes. Die Signaturart muss mit Mitteln erzeugt werden, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann. Sie muss ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet sein und dadurch seine Identifizierung ermöglichen. Außerdem muss sie mit den Daten, auf die sie sich bezieht, verknüpft sein, damit eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.


Einfache elektronische Signatur

Einfache elektronische Signaturen erfüllen die geschilderten Anforderungen nur teilweise und haben daher tendenziell einen geringen, zuweilen auch ungenügenden Beweiswert. Sie sind nur für Vorgänge einzusetzen, die mit einem geringen rechtlichen Risiko einhergehen. Dies können zum Beispiel interne Prozesse wie Urlaubsanträge oder Rechnungsfreigaben sein.

3. Wie schnell kann ich digitale Unterschriften umsetzen?

Die Geschwindigkeit hängt davon ab, wie Ihr Prozess aussieht und welche Anforderungen Sie haben: Wenn Sie nur Dokumente unterschreiben wollen, und keinen vor- oder nachgestellten Prozessschritte haben, ist eine reine Signaturlösung eine gute und vor allem schnelle Wahl für Sie. Wollen Sie aber Workflows automatisieren und haben Sie mehrere Freigabeschleifen, dann sollten Sie auf eine Prozessautomatisierungssoftware setzen.

Auch hier gibt es Unterscheidungen: Mit einer Prozessvorlage für elektronische Signaturen können Sie sehr schnell, innerhalb weniger Stunden, elektronisch unterschreiben, da Sie hier bereits mit einer fertigen, aber dennoch anpassbaren Lösung arbeiten. Umfangreiche Anforderungen oder die Umsetzung von Neukundenprojekten lassen sich in der Regel binnen weniger Tage implementieren. Mit einem Modul zur elektronischen Signatur können Sie vor allem komplexere Anwendungsfälle abbilden (siehe auch nachfolgende Frage).

4. Was kosten elektronische Signaturen?

Die Kosten elektronischer Signaturen lassen sich nicht so einfach pauschalisieren. Es kommt auf Ihre Prozesse und auf Ihre Dokumente an, die Sie unterschreiben lassen möchten. Im Prinzip gibt es drei Bausteine, aus denen sich die Kosten zusammensetzen:

Kosten elektronische Signatur

Am Anfang steht die Frage, wie Sie Prozesse oder Dokumente nutzen möchten, aus der Cloud oder On-Premises. Dadurch definiert sich bereits der erste Kostenbaustein: Am schnellsten und besonders günstig geht das bei JobRouter mit den Cloudpakten. Die Prozessvorlage für elektronische Signaturen, 30 Signaturvorgänge sowie ein weiteres Template nach Wahl sind sogar beim kleinsten Paket gratis dabei. Mit einer Prozessvorlage sparen Sie grundsätzlich Geld, da in der Regel nur wenig Anpassungen notwendig sind. Voraussetzung ist, dass Sie Prozesse (zum Beispiel eine Angebotsannahme) haben, die sich standardisiert abbilden lassen.

Sind Ihre Prozesse oder Signaturvorgänge komplexer oder suchen Sie nach einer Lösung, die haargenau Ihre Unternehmensstruktur widerspiegelt, ist ein Modul für elektronische Signaturen das Mittel der ersten Wahl. Eine individuelle Anpassung braucht aber mehr Zeit und ist mit höheren Kosten verbunden.

Zuletzt ist noch die Frage offen, wie viele Dokumente (unabhängig von der Anzahl der Unterschriften) Sie signieren möchten. Dazu gibt es verschiedene Pakete– je mehr Dokumente Sie buchen, umso teurer das Paket.

5. Sind elektronische Signaturen rechtsgültig?

Für die meisten alltäglichen Rechtsgeschäfte ist keine besondere Form vorgeschrieben. Als Beweismittel vor Gericht sind Dokumente mit jeglicher Form einer elektronischen Signatur zugelassen (vgl. eIDAS-Verordnung, Absatz 49). Der entscheidende Unterschied liegt im Beweiswert. Mit fortgeschrittenen elektronischen Signaturen lässt sich ausreichend sicher nachweisen, dass sie tatsächlich von dem angegebenen Absender stammen (Authentizität) und seither nicht verändert wurden (Integrität). Dieser Beweis kann auch im gerichtlichen Verfahren geführt werden.

In bestimmten Fällen, wie beispielsweise Verbraucherkrediten unter Teilzeitarbeitsverträgen, ist Schriftform vorgeschrieben, die nach §§ 126 Abs. 3 und 126a BGB nur eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt.

Im Zweifel gilt: Erkundigen Sie sich bei zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern wie beispielsweise unserem Partner Namirial, welche Signaturart für Ihre Geschäftsprozesse in Frage kommen.

Wie Sie sehen, stellen elektronische Signaturen ein breites und komplexes Anwendungsfeld dar. Doch wenn Sie sich näher mit dem Thema auseinandersetzen, merken Sie ebenfalls: Die investierte Zeit lohnt sich. Elektronischen Signatur sorgt nicht nur für eine reibungslose Fortsetzung Ihrer geschäftlichen Aktivitäten, sondern bringt auch mehr Transparenz, Komfort und Eindeutigkeit in Ihre digitalen Prozesse.

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