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JobRouter-Digitalisierungsaward

Intuitivster Workflow: Das sind unsere Gewinner!

  • Erscheinungsdatum
  • Lesedauer
  • KategorieGeschäftsprozesse digitalisieren

Der JobRouter-Digitalisierungsaward zeichnet Unternehmen aus, die besonders spannende und innovative JobRouter®-Projekte umgesetzt haben. 2020 waren wir auf der Suche nach dem intuitivsten JobRouter®-Workflow, der dem Anwender eine besonders gute Benutzerfreundlichkeit (Usability) und ein hohes Nutzererlebnis (User Experience) bietet.

Wir stellen Ihnen die Gewinnerprojekte vor, weil das Thema viele Kunden und Partner interessiert und es sich hierbei um tolle Prozesse handelt. Trommelwirbel, hier kommen die Gewinner!

1. Platz

Das digitale Mitarbeitergespräch – Zech Management GmbH

Die Zech Management GmbH hatte im Vorfeld viele Anforderungen zu beachten – 3.200 Anwender, 9 verschiedene Gesprächsbögen für Mitarbeiter, Datenschutz und viele mehr. Dennoch setzte das Unternehmen das digitale Mitarbeitergespräch in nur einem halben Jahr um. Ziel war es, einen standardisierten Prozess zu implementieren, der die Anforderungen des Betriebsrates und der operativen Einheiten erfüllt. Außerdem sollten die Gesprächsbögen nicht nur standardisiert, sondern auch digitalisiert sein.

Das JobRouter®-Dashboard ist der Dreh- und Angelpunkt des gestalteten Prozesses. Damit hat das Unternehmen eine zentrale Plattform für alle Mitarbeitergespräche geschaffen. Über das Dashboard lassen sich Gespräche vereinbaren, öffnen und den Status sehen. Aber auch weitere Informationen wie technischer und fachlicher Prozessverantwortlicher sowie alle Handbücher zum Download stehen bereit.

Einblicke in das digitale Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräch anstoßen

Über den Reiter „Mitarbeitergespräche“ kann eine Führungskraft alle Mitarbeiternamen sehen und von dort aus das Gespräch anstoßen.

Mitarbeiter einladen

Die Daten des Vorgesetzten sowie des jeweiligen Mitarbeiters sind bereits voreingestellt. Anschließend bekommen Führungskraft und Mitarbeiter eine E-Mail mit entsprechenden Anweisungen. Auch über das Dashboard ist eine Übersicht über alle Termine einsehbar. Sowohl über das Dashboard als auch über die Mail können nun beide Parteien den Bogen öffnen.

Weg des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter kann sich nun optional auf das Gespräch vorbereiten. Mit dem Abschluss der Vorbereitung erhält der Mitarbeiter eine PDF mit dem ausgefüllten Bogen. Einige Daten, zum Beispiel Kompetenzen, werden an die Führungskraft gespiegelt. Die Führungskraft kann diese Informationen jedoch erst zum Zeitpunkt des Gesprächs sehen. Die Ziele aus dem letzten Gespräch werden herbei automatisch übernommen und müssen nicht mehr manuell ausgefüllt werden.

Weg der Führungskraft

Die Führungskraft kann sich ebenfalls auf das Gespräch vorbereiten und sich jederzeit eine PDF mit den bis dato ausgefüllten Informationen ausgeben lassen.

Am Tag des Gesprächs hinterlegt die Führungskraft die entsprechenden Informationen im Bogen und schickt diesen dem Mitarbeiter zur Freigabe. Der Mitarbeiter kann einen Korrekturwunsch äußern oder den Bogen freigeben. Mit der Freigabe wird ein Dokument in der digitalen Personalakte abgelegt. Außerdem erhalten beide Parteien noch einmal eine E-Mail mit dem entsprechenden Dokument.

2. Platz

Die standortübergreifende Urlaubsverwaltung – Arkil Holding GmbH

Die Arkil Holding GmbH hat ihren Sitz in Schleswig, Norddeutschland. Von dort hilft JobRouter® circa 134 Mitarbeitern und deren Vorgesetzten, verteilt auf fünf Standorte, bei der Urlaubsplanung.  

Aus einem „einfachen“ Antragsformular ist über die Zeit mithilfe des JobRouter-Partners Förde Digital ein komplexer Gesamtprozess entstanden. Dieser erlaubt es nicht nur, Urlaubsanträge zu genehmigen oder abzulehnen, sondern verteilt auch E-Mails mit Termindateien oder stellt unterschiedliche Urlaubstypen grafisch aufbereitet in einer Monatsansicht zur Verfügung.

Für die Anwender ist es somit leichter geworden, ihren Urlaub über Standortgrenzen hinweg und abteilungsintern zu planen. Bei Bedarf kann die persönliche Planung diskret erfolgen, ohne dass entsprechende Termine für Kollegen und Vorgesetzte sichtbar sind. Erst der eingereichte Antrag stellt jegliche Planung für die Abteilung transparent dar. Über eingebundene JobData-Tabellen werden in JobRouter® die Personalstammdaten gesteuert sowie diverse Logdaten und Urlaubsübersichten erfasst.

Einblicke in die standortübergreifende Urlaubsverwaltung

Urlaubsantrag aus Sicht des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter kann auswählen, ob er Termine für die Abteilung sichtbar anzeigen lassen möchte oder nicht. Diesen Status kann er über den gesamten Planungszeitraum ändern. In der Kalenderansicht ist anhand der unterschiedlichen Farben erkennbar, was für eine Art von Urlaub vorliegt. Termine, die zwar zur Freigabe eingereicht, aber noch nicht vom Abteilungsleiter genehmigt wurden, werden als halb eingefärbte Felder angezeigt.

Urlaubsantrag aus Sicht eines Abteilungsleiters

Der Abteilungsleiter kann eine monatliche Kalenderübersicht aufrufen und darin alle Urlaubseinträge überblicken. Im Kalender sieht der Abteilungsleiter den vorliegenden Antrag farblich hervorgehoben. Er kann den Antrag ablehnen, oder genehmigen. Bei einer Genehmigung werden vorab festgelegter Kollegenkreis automatisch mit einer Mailinformation und zugehöriger Termindatei informiert.

Die Urlaubsübersicht

In einem separaten Aufruf kann sich jeder Mitarbeiter die aktuelle Urlaubssituation für die gesamte Abteilung anzeigen lassen. Neben der Monatsansicht kann er eine komprimierte Anzeige erstellen, die alle genehmigten Urlaubszeiten über das Jahr verteilt anzeigt ("Druckansicht").

3.Platz

Der Briefgenerator – Gemeinhardt AG

Mit dem „Briefgenerator“ bietet die Gemeinhardt AG ihren Mitarbeitern eine einfache Methode an, automatisiert Briefe an Kunden und Lieferanten zu erstellen. Es ist möglich, einen individuellen Brief zu schreiben, als auch aus vorhandenen Briefvorlagen auszuwählen. Berechtigte Personen können neue Briefvorlagen im Prozess erstellen oder bearbeiten.

Der Prozess ersetzt die bis dato im Intranet abgelegten Word-Dokumente, welche umständlich gesucht, ausgefüllt, archiviert und gepflegt werden mussten. Mit einem Klick lässt sich der Briefgenerator über eine URL-Parameterübergabe aus anderen Prozessen heraus abrufen. Hierbei wird unter anderem der Empfänger und die benötigte Vorlage übergeben, so dass sich ein Brief bestenfalls mit nur zwei Mausklicks erzeugen und archivieren lässt.

Einblicke in den Briefgenerator

Verknüpfung zum ERP-System/Briefvorlage

Durch eine Verknüpfung zum ERP-System wird die benötigte Anschrift abgefragt und eingebunden - eine passende Briefanrede generiert sich automatisch. Außerdem lässt sich eine passende Vorlage auswählen.

Der Briefgenerator

Der Absendername und dessen Kontaktdaten werden aus dem aktuellen JobRouter®-Benutzer in den Brief integriert. Optional lässt sich eine Mitarbeiter-Unterschrift einbinden und das Briefpapier (Logo/Mandant) auswechseln.

Der Brief als PDF

Der erzeugte Brief – selbstverständlich E-Post geeignet – wird automatisch im entsprechenden Kundenarchiv abgelegt.

Wir sagen an dieser Stelle nochmal vielen Dank an alle Bewerber und freuen uns auf viele tolle Bewerbungen im nächsten Jahr! Es gibt natürlich auch wieder viele attraktive Preise zu gewinnen. Wer den Startschuss der Bewerbungsphase nicht verpassen möchte, sollte sich für unseren Newsletter registrieren.

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