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Zeiteinsparung bei der Freigabe von Rechnungen
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Zeiteinsparung bei der Erfassung von Rechnungsbelegen
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mehr Freude bei der Arbeit für alle Beteiligten
Baurechnungen digital bearbeiten mit JobRouter®
- Bauleitung entlasten
- Rechnungen nach § 13 UStG digital prüfen
- Von manuellen Prozessen loslösen und Zeit einsparen
Papierbasierte Rechnungsprozesse kosten vor allem eins: Zeit und Nerven. Digitalisieren und Automatisieren Sie Ihren Rechnungsworkflow!
Warum Sie digitale Rechnungsprüfung für den Bau einsetzen sollten
- Die digitale Rechnungsprüfung entlastet Bauleiter:innen bei der aufwändigen Prüfung von Rechnungen.
- Rechnungen lassen sich am Bildschirm nach § 13 Umsatzsteuergesetz (UStG) prüfen.
- Sie sparen Zeit, beispielsweise durch die automatische Berechnung von Zwischen- und Endsummen.
- Die digitale Rechnungsprüfung minimiert den aufwändigen Papierprozess und ermöglicht Änderungen direkt und komfortabel am Bildschirm.
- Sie können einen Freigabe-Workflow mit beliebig vielen Stufen und Beteiligten erstellen.
- Lieferanten erhalten automatisch die korrigierten Baurechnungen.
E-Rechnungspflicht für Unternehmen
Wussten Sie, dass Sie ab 2025 zur elektronischen Rechnung verpflichtet sind?
Unternehmen in Deutschland müssen ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen, sukzessive digital verarbeiten sowie versenden können. Ist Ihr Bauunternehmen schon darauf vorbereitet? Die Zeit läuft! Unser Blogpost gibt Ihnen wertvolle Tipps und eine Checkliste zur praktischen Umsetzung.
E-Rechnungspflicht für Unternehmen
Wussten Sie, dass Sie ab 2025 zur elektronischen Rechnung verpflichtet sind?
Unternehmen in Deutschland müssen ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen, sukzessive digital verarbeiten sowie versenden können. Ist Ihr Bauunternehmen schon darauf vorbereitet? Die Zeit läuft! Unser Blogpost gibt Ihnen wertvolle Tipps und eine Checkliste zur praktischen Umsetzung.
Webinar-Aufzeichnung
Vom Papierchaos zum digitalen Durchbruch: Die E-Rechnungspflicht in Europa
Automatisiert, nachvollziehbar, eindeutig – Baurechnungen mit JobMind Bau verarbeiten
JobMind Bau ist ein Modul zur intelligenten Auswertung und Bearbeitung von Dokumenten speziell aus der Baubranche und punktet mit folgenden Features:
- Korrigiert Rechnungen nach § 13 UStG (Baubranche)
- Notizen und Änderungen auf Positionsebene direkt am Monitor
- Summen werden nach Änderungen automatisch neu berechnet
- Zwei Viewer – zum Ändern sowie zum Blättern eines Dokuments
- Komplett webbasiert (keine Client-Installation notwendig)
Das Modul ist ein integrativer Bestandteil der JobRouter®-Digitalisierungsplattform. Sie modellieren und steuern Ihren Rechnungsprozess und korrigieren Ihre Baurechnung daher komplett in einem System. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere besondere Funktionen zu nutzen. Darunter zählen unter anderem Vertretungsregelungen, E-Mail-Benachrichtigungen oder Eskalationen. So können Sie gescannte Rechnungen automatisch in das System importieren oder E-Mail-Postfächer auf neue Dokumente überwachen. Mit der Komponente JobArchive lassen sich alle Rechnungen zusätzlich revisionssicher in ein digitales Archiv ablegen – selbstverständlich zugriffsgeschützt. So einfach kann digitale Rechnungsverarbeitung für den Bau sein!
Eingangsrechnungsverarbeitung: 100 Prozent digital von Anfang bis Ende
Sie können JobRouter® für alle Stufen eines Rechnungsworkflows nutzen – von der Überwachung der E-Mail-Postfächer über die Datenextraktion der Rechnung bis hin zur Freigabe durch verschiedene Abteilungen und der Verbuchung durch ein Buchhaltungssystem.
KI-basierte Extraktion der Rechnungsdaten
JobMind Bau führt die Analyse der Eingangsrechnung in Kombination mit der JobMind Cloud durch. Dabei werden alle Daten mittels OCR-Technologie aus dem Beleg extrahiert und anschließend analysiert. So entfällt das mühselige, manuelle Erfassen der Informationen. Im Workflow sind alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Daten oder Rechnungsposition verfügbar.
Datenerfassung und -zuordnung
Mithilfe von Standardfunktionen lassen sich Beträge ergänzen und Zwischensummen bilden. Fehlende Betragspositionen oder Zwischensummen können Sie einfach nachtragen.
Rechnungen kürzen
Sind Beträge oder Mengen der in Rechnung gestellten Positionen nicht korrekt, können Sie die Inhalte der Felder ebenfalls anpassen. JobMind Bau kümmert sich dann um die visuelle Kürzung der Rechnung.
Positionen streichen
Sind aufgelistete Positionen nicht geleistet oder geliefert worden, können Sie mit JobMind Bau auch einzelne Positionen streichen. Verwenden Sie dazu einfach das Kontextmenü der entsprechenden Zeile.
Werte automatisch neu berechnen
Egal welche Änderungen Sie an den Beträgen vornehmen: JobMind Bau berechnet alle Zwischensummen und den Endbetrag gemäß Paragraph 13 UStG neu und ändert die Summen ebenfalls auf dem Dokument.
Betrags- und Mengenprüfungen vornehmen
Bei einer sachlichen Rechnungsprüfung kontrollieren Sie, ob die berechnete Ware geliefert bzw. die Leistung erbracht worden ist. Mithilfe der Kontrollkästchen können Sie detailliert festhalten, dass die Position bzw. der Betrag bereits geprüft ist. Die Prüfung ist visuell auf dem Dokument mit einem grünen Haken markiert.
Anmerkungen erstellen
Bringen Sie gegebenenfalls Textannotationen auf dem Dokument an, die später der Lieferant zu sehen bekommt.
Korrigierte PDF-Datei
Die Änderungen, Kürzungen und Anmerkungen werden abschließend in eine neue PDF-Datei eingefügt, die Sie dem Lieferanten vorlegen können.
Dies ist ein YouTube-Video. Wenn Sie dieses Video abspielen, erklären Sie sich mit den Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von Google einverstanden und stimmen auch unseren Datenschutzbestimmungen zu.
JobMind Bau ist einzigartig: Digitale Rechnungsprüfung war noch nie so einfach!
Per Smartphone oder Tablet ist die Freigabe Ihrer Rechnungen von überall aus möglich!
Rechnungsverarbeitung mit JobRouter® in der Cloud oder On-Premises
Funktionsübersicht
Workflowstart:
- Automatische Überwachung von Rechnungseingängen in E-Mail-Postfächern
- Scan von Rechnungen über die JobRouter® App
- Überwachung von Dateiverzeichnissen mit automatischem Upload
- Manuelles Hochladen der Belege
Rechnungserkennung:
- Automatische Extraktion der Rechnungsdaten per KI und Bereitstellung im Workflow
- Inkl. Extraktion der Positionsdaten der Rechnungen
- Automatische Lieferantenerkennung und Zuordnung
- Automatisches Auslesen von ZugFeRD-Rechnungen
- Starten von Workflows auf Basis von Events durch Zapier-Integration
Freigabe-Workflow:
- Mehrstufige Rechnungsfreigabe
- Mobile Freigabe von Rechnungen über die Smartphone-App
- Beliebig viele Eskalationsszenarien (z.B. über E-Mail-Erinnerung)
- Ad-hoc-Workflows
- Rollen- und Rechtesystem zur Steuerung von Zugriff und Zuordnung von Aufgaben
- Integrierte Vertretungsregelung
- Komplettes Audit-Trail über alle Freigabeschritte
Archivierung:
- Dauerhafte Archivierung der Rechnungen in einem zertifizierten Archiv
- Volltext- und Schlagwortsuche über alle archivierten Rechnungen
- Anbindung an bestehende DMS-Lösungen möglich
Buchung:
- Integration in bestehendes ERP
- Anbindung an DATEV und andere Buchhaltungssysteme
Mehr als 10.000 Digitalisierungsprojekte bei über 2.000 Kunden
Rechnung digital prüfen – so macht es das Bauunternehmen Arkil Holding GmbH
Ursprünglich hatte das Bauunternehmen Arkil Holding GmbH nach einem Dokumentenmanagementsystem gesucht – und die Digitalisierungsplattform JobRouter® gefunden. Dank der Plattform und dem Modul JobMind Bau war es möglich, die digitale Rechnungsprüfung zu verbessern. Circa 80 Prozent der Rechnungen lassen sich nun vollautomatisch über das ERP-System verbuchen.
Das System ist genial. Wir haben es seit einem Jahr im Einsatz und auch beim ersten Jahresabschluss hat alles wunderbar geklappt. Wirtschafts- und Betriebsprüfer können alle Vorgänge hervorragend nachvollziehen.
Andreas Tusch
Projektcontroller
Arkil Holding GmbH
Durch die JobRouter®-Plattform profitieren Sie von…
- einer KI-Technologie, um Rechnungen zu erfassen.
- Rechtssicherheit bei der Freigabe und Archivierung von Rechnungen.
- einem guten Überblick über alle Rechnungen und deren aktuellen Bearbeitungsstatus.
- eigens gestalteten Abläufen für Ihren Freigabeworkflow.
- automatisierter Regelfunktion, um Bearbeitungsfristen einzuhalten und zu überwachen.
- Anbindungunsmöglichkeiten für ihre bestehenden Software-Systeme (ERP, Finanzbuchhaltung, …).
Durch die JobRouter®-Plattform profitieren Sie von…
- einer KI-Technologie, um Rechnungen zu erfassen.
- Rechtssicherheit bei der Freigabe und Archivierung von Rechnungen.
- einem guten Überblick über alle Rechnungen und deren aktuellen Bearbeitungsstatus.
- eigens gestalteten Abläufen für Ihren Freigabeworkflow.
- automatisierter Regelfunktion, um Bearbeitungsfristen einzuhalten und zu überwachen.
- Anbindungunsmöglichkeiten für ihre bestehenden Software-Systeme (ERP, Finanzbuchhaltung, …).
Verknüpfen Sie JobRouter® mit über 2.000 Apps via Zapier-Integration
Zapier ist eine Online-Plattform, mit der sich Aufgaben und Arbeitsabläufe zwischen unterschiedlichen Web-Apps automatisieren lassen. Ohne auch nur eine Zeile Code zu schreiben, können Sie durch simples Zusammenklicken zweier oder mehrerer Apps kleine Workflows erstellen.
Für JobRouter®-Anwendende gibt es auf einen Schlag Schnittstellen zu über 2000 Web-Apps, darunter zum Beispiel Twitter, Facebook, Trello, Slack, diverse Google-Dienste (Forms, Spreadsheet, Drive, …), Microsoft Office 365, Amazon, Salesforce, LinkedIn und viele mehr.
Verknüpfen Sie JobRouter® mit über 2.000 Apps via Zapier-Integration
Zapier ist eine Online-Plattform, mit der sich Aufgaben und Arbeitsabläufe zwischen unterschiedlichen Web-Apps automatisieren lassen. Ohne auch nur eine Zeile Code zu schreiben, können Sie durch simples Zusammenklicken zweier oder mehrerer Apps kleine Workflows erstellen.
Für JobRouter®-Anwendende gibt es auf einen Schlag Schnittstellen zu über 2000 Web-Apps, darunter zum Beispiel Twitter, Facebook, Trello, Slack, diverse Google-Dienste (Forms, Spreadsheet, Drive, …), Microsoft Office 365, Amazon, Salesforce, LinkedIn und viele mehr.
Höchste Sicherheit für Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse
Anwenderinnen und Anwender vertrauen JobRouter
