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Solution Template

Dienstreiseantrag digitalisieren – Das Formular war gestern!

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist mobil, doch auch heute reisen Arbeitnehmer ziemlich umher

Solution Template

Digitaler Dienstreiseantrag mit JobRouter®

Mit dem JobRouter® Solution Template Dienstreiseantrag können Sie alle Anfragen zu Dienstreisen effizient managen: Sie erfassen, prüfen und buchen die Anfragen komplett digital und erhalten genau die Informationen, die zur Entscheidungsfindung relevant sind! In nur wenigen Stunden ist das Template installiert, konfiguriert und einsatzbereit! Zusätzliche Anpassungen sind natürlich jederzeit möglich.

Das steckt im Solution Template:

Dienstreiseantrag stellen

 Starten Sie den Schritt über beispielsweise Ihre JobRouter® Eingangsbox und wählen Sie den Antragsteller sowie eventuelle Mitfahrer aus, laden Sie entsprechende Dokumente hoch und geben Sie Details zur Dienstreise und Finanzierung an. Beispielsweise können Sie den Zeitplan festlegen und als iCal exportieren.

Ressourcen beantragen

Wählen Sie die zur Verfügung stehenden Ressourcen aus, geben Sie den Bedarfszeitraum an und ggf. weitere Wünsche. Fertig.

Reisebericht erstellen

Am Ende des Formulars können Sie entscheiden, ob ein Reisebericht erstellt werden soll. Der erstellte Bericht wird dem Antragssteller nach Abwicklung der Dienstreisebuchung per E-Mail geschickt.

Dienstreiseantrag prüfen und genehmigen

Dienstreiseanträge kommen in der Eingangsbox Dienstreise (Prüfung) des Vorgesetzten an. Dieser kann die Dienstreise genehmigen, unter einer definierten Bedingung genehmigen oder unter einer Begründung zur Korrektur schicken oder ablehnen. Darüber hinaus kann der Antragssteller aufgefordert werden, seinen Antrag zu korrigieren.

Ressourcen durch Back-Office buchen

Nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten (über die angelegte Genehmigungsmatrix) können die beantragten Ressourcen gebucht werden. Bei einem Antrag, in welchem ein Vorschuss in Anspruch genommen wurde, werden zwei Schritte gestartet. Ein Schritt geht an die Buchhaltung, um den Vorschuss an den Antragssteller auszuzahlen, den anderen Schritt bekommt das Back-Office zugewiesen.

Vorschuss bearbeiten

Der zuständige Mitarbeiter in der Buchhaltung bekommt gleichzeitig eine E-Mail, in der er darauf hingewiesen wird, dass ein Vorschuss an den Antragssteller ausgezahlt werden kann. Anträge ohne Vorschuss landen in der Eingangsbox Dienstreise (Buchung),

Buchung abschließen

Nachdem die benötigten Ressourcen durch das Back-Office gebucht wurden, erhält der Antragssteller eine Information per E-Mail. Dieser E-Mail werden alle dienstreisebezogenen Unterlagen angehängt.

Digitaler Dienstreiseantrag Features

  • Reisezeitraum in Outlook exportierbar
  • Eingabe eines Vorschusses möglich
  • Vorlagen für wiederkehrende Reisen möglich
  • Kompakter Reiseplan oder Detaillierter möglich.
  • Übersichtliche Ressourcenbuchung
  • Automatischer Start des Templates Reisekostenabrechnung möglich